Đánh dấu màu: Phát hiện các mục nhập trùng lặp trong Excel

Xác định sự trùng lặp bằng các dấu màu

Có lẽ bạn cũng biết điều đó. Bạn làm việc với các bảng và danh sách dài trong Excel và sau đó là: Bạn có các mục nhập trùng lặp trong bản ghi của mình. May mắn thay, Excel cung cấp các tùy chọn khác nhau để nhanh chóng nhận ra các mục nhập và giá trị trùng lặp và tự động đánh dấu chúng.

Hiển thị các giá trị và số trùng lặp trong danh sách Excel với màu sắc

Một cách để so sánh các giá trị và số trùng lặp là thông qua định dạng có điều kiện. Để sử dụng chức năng này trên danh sách hoặc bảng của bạn, hãy sử dụng các chức năng sau:

1. Chọn ô đầu tiên hoặc trực tiếp tất cả các ô mà bạn muốn áp dụng định dạng có điều kiện

2. Trong ruy-băng, nhấp vào "Định dạng có điều kiện" trong "Bắt đầu" và "Kiểu".

   

3. Sau đó, một menu thả xuống sẽ mở ra. Chọn "Quy tắc đánh dấu ô" và sau đó chọn "Giá trị trùng lặp …".

   

4. Trong trường đầu tiên của menu “Giá trị trùng lặp”, hãy chọn “Sao chép”.

   

5. Trong bước tiếp theo, bạn chỉ định màu mà các mục trong danh sách trùng lặp sẽ được đánh dấu. Để làm điều này, hãy nhấp vào mũi tên và chọn màu mong muốn.

6. Các mục trùng lặp trong danh sách được đánh dấu bằng màu này.

7. Đóng cửa sổ hộp thoại bằng "OK".

Hoàn thành! Bảng được đánh dấu bằng màu sau đó trông giống như sau:

Nếu bạn chỉ chọn một ô lúc đầu, bạn có thể dễ dàng chuyển định dạng. Bạn có thể chỉ cần chuyển chức năng cho toàn bộ bảng hoặc các khu vực cụ thể

Mẹo: Cũng có thể định dạng có điều kiện cho các khu vực không có dữ liệu

Mẹo sau đây cũng rất hữu ích: Bạn không thể chỉ áp dụng định dạng đã chọn cho các vùng đã được viết. Bạn cũng có thể mở rộng định dạng cho các khu vực chưa được điền vào. Nếu bạn nhập dữ liệu vào đó vào thời điểm sau đó, các mục nhập trùng lặp sẽ được hiển thị ngay lập tức.

Phương pháp này hoạt động chính xác như thế nào để tìm các giá trị trùng lặp trong Excel?

Thủ tục này sử dụng định dạng có điều kiện. Với định dạng có điều kiện, Excel cung cấp một công cụ linh hoạt để định dạng danh sách và bảng hiện có vẫn sẽ được tạo. Bạn có thể chỉ cần đánh dấu bất kỳ khu vực nào mà bạn muốn áp dụng định dạng. Việc định dạng cũng tính đến các giá trị mới. Chúng được so sánh với các bản ghi dữ liệu hiện có và nếu cần, được đánh dấu phù hợp.

Đánh dấu các tên xuất hiện hai lần trong bảng Excel bằng màu

Các mục nhập trùng lặp cũng phổ biến trong các bảng chứa họ và tên. Trong ví dụ của chúng tôi, danh sách trong cột A đã được sắp xếp theo họ. Sự kết hợp giữa họ và tên có thể xuất hiện hai lần, chẳng hạn như Berger, Matthias hoặc Herbert, Friedrich.

Đánh dấu các tên trùng lặp trong bảng bằng màu

Trong ví dụ này, có thể hợp lý khi đánh dấu các tên xuất hiện hai lần bằng màu. Điều đó sẽ xảy ra khi các tên nằm dưới nhau. Và nếu cả họ và tên đều giống nhau. Để thực hiện việc này, hãy tiến hành như sau:

1. Trong ruy-băng, nhấp vào "Định dạng có điều kiện" trong "Bắt đầu" và "Kiểu".

2. Bây giờ hãy nhấp vào "Quy tắc mới".

   

3. Một hộp thoại xuất hiện. Nhấp vào "Sử dụng công thức để xác định các ô cần định dạng".

   

4. Sau đó, nhập hoặc sao chép công thức sau vào trường "Định dạng giá trị mà công thức này là đúng":
   = VÀ (A2 = A3; B2 = B3)

5. Nó sẽ giống như thế này:

   

6. Bây giờ chọn mục "Định dạng …".

7. Một hộp thoại xuất hiện: Bây giờ hãy nhấp vào tab "Điền vào".

   

8. Bây giờ hãy nhấp vào một màu mong muốn. Điều này cho phép bạn chỉ định màu mà các giá trị trùng lặp sẽ được đánh dấu.

   

9. Kết thúc lựa chọn bằng "OK" và cũng đóng hộp thoại trước đó bằng "OK".

Chính xác thì điều gì sẽ xảy ra khi làm điều này để hiển thị các tên trùng lặp?

Nếu bây giờ có dữ liệu mà định dạng áp dụng, chúng được đánh dấu bằng màu đã chọn trước đó. Tất cả các ô có tên trùng lặp được đánh dấu bằng màu vàng. Kết quả trông như thế này:

Lưu ý cho người dùng các phiên bản Excel cũ hơn

Một thủ tục hơi khác là cần thiết cho các phiên bản Excel cũ hơn (trước Excel 2007). Chuyển đến menu "Định dạng" và chọn "Định dạng có điều kiện". Bây giờ hãy nhấp vào “Công thức IS”. Nhập hoặc sao chép công thức được đề cập ở điểm 4 ở đó. Trong "Định dạng", bạn cũng có thể chọn màu ô mong muốn.

Ảnh chụp màn hình được chụp bằng Excel phiên bản 2016.

Câu hỏi thường gặp

Tôi có thể hiển thị các giá trị chỉ xuất hiện một lần và không phải hai lần không?

Vâng, điều đó là có thể. Để thực hiện việc này, hãy chọn trong “Định dạng có điều kiện” và “Giá trị trùng lặp…”, thay vì “Nhân đôi”, chức năng “Duy nhất”. Sau đó, bạn sẽ chỉ thấy các giá trị xuất hiện một lần duy nhất trong vùng được đánh dấu.

Làm cách nào để so sánh toàn bộ sổ làm việc Excel với nhau?

Có thể so sánh toàn bộ sổ làm việc, nhưng chỉ với các phiên bản Office Professional Plus (2013, 2016, 2022-2023) của Excel và Microsoft 365 Apps for Enterprise. Tại đây, bạn có thể nhập toàn bộ sổ làm việc trong "So sánh dữ liệu" và so sánh chúng.