Cách lưu bảng Excel và sổ làm việc trong Excel 2007 và Excel 2010 để có thể dễ dàng mở chúng trong Excel 2003.
Với Excel 2007, Microsoft đã giới thiệu một định dạng dữ liệu mới về cơ bản cho các tệp Excel. Các tệp Excel được lưu dưới dạng tệp XML. Tệp mà bạn lưu trên đĩa cứng của mình với tên "Lập kế hoạch" được lưu theo mặc định là "Planning.xls" bằng Excel cho đến và bao gồm cả phiên bản 2003. Với phiên bản 2007, tệp được lưu dưới dạng "Planning.xlsx". Ngoài định dạng XLSX, Excel còn chứa các định dạng tệp khác cho macro, phần bổ trợ, v.v.
Định dạng dữ liệu mới có nghĩa là các phiên bản Excel cũ hơn chỉ có thể mở sổ làm việc đã được lưu bằng Excel 2007 hoặc 2010 nếu chương trình chuyển đổi thích hợp ("bộ chuyển đổi") được cài đặt. Mặc dù trình chuyển đổi này được cung cấp miễn phí trên Internet, nhưng các vấn đề thường phát sinh do trình chuyển đổi không được cài đặt hoặc nội dung từ sổ làm việc bị mất khi chuyển đổi.
Cách kiểm tra và khắc phục tính tương thích của các tệp Excel của bạn
Để ngăn điều này xảy ra với bạn, Excel 2007 trở lên cung cấp cho bạn một kiểm tra tính tương thích. Điều này đảm bảo rằng không có vấn đề tương thích. Việc kiểm tra xác định tất cả các sự cố tương thích tiềm ẩn và giúp bạn giải quyết chúng.
Nếu bạn đang làm việc trên sổ làm việc ở chế độ được gọi là tương thích, trong đó sổ làm việc ở định dạng dành cho Excel 97-2003 và không phải ở định dạng Excel 2007/2010 (.XLSX), việc kiểm tra tính tương thích sẽ tự động được thực hiện khi sổ làm việc đã được lưu.
Lưu và mở tệp Excel trên các phiên bản cũ hơn
Để kiểm tra thủ công tính tương thích của sổ làm việc Excel 2007/2010, hãy tiến hành như sau:
Mở sổ làm việc bạn muốn kiểm tra tính tương thích trong Excel 2007 hoặc Excel 2010. Để thực hiện việc này, hãy bấm vào nút Office (Excel 2007) hoặc menu FILE (Excel 2010) rồi chọn lệnh MỞ. Trong danh sách TÌM KIẾM VÀO, kích hoạt ổ đĩa, thư mục hoặc vị trí lưu trữ Internet với sổ làm việc mà bạn muốn mở. Sau đó chọn thư mục bằng một cú nhấp chuột và xác nhận điều này bằng nút MỞ.
Để chạy kiểm tra tính tương thích, hãy bấm vào nút Office (Excel 2007) hoặc menu TỆP (Excel 2010), sau đó bấm CHUẨN BỊ rồi bấm CHẠY KIỂM TRA TƯƠNG THÍCH
Hình sau cho thấy lệnh gọi kiểm tra tính tương thích trong Excel 2007:
Sau khi gọi lệnh, một hộp thoại xuất hiện trong đó tất cả các vấn đề tương thích của sổ làm việc hiện tại được hiển thị.
Bấm vào nút SAO CHÉP VÀO TẤM MỚI nếu bạn muốn có một trang tính riêng để báo cáo về tất cả các vấn đề được liệt kê trong trường TÓM TẮT.
Nếu bạn muốn sổ làm việc của mình được kiểm tra tính tương thích mỗi khi bạn lưu nó trong tương lai, hãy chọn hộp kiểm KIỂM TRA TƯƠNG THÍCH KHI LƯU SỔ CÔNG VIỆC NÀY.
Nếu quá trình kiểm tra tính tương thích cho thấy các vấn đề mà Excel có thể khắc phục, bạn sẽ được cung cấp nút KHẮC PHỤC.
Nếu bạn cần giải quyết các vấn đề lớn hơn, bạn có thể sử dụng nút HELP, nút này cung cấp thêm thông tin về cách giải quyết vấn đề.
Nếu việc kiểm tra tính tương thích không giúp được bạn, bạn có thể chỉ cần lưu các tệp Excel mà bạn đã tạo bằng các phiên bản Excel mới hơn ở định dạng Excel cũ.
Lưu các tệp Excel mới hơn ở định dạng cũ - đó là cách nó hoạt động
- Mở sổ làm việc bạn chọn.
- Nhấp vào Nút Office và chọn chức năng "Lưu dưới dạng".
- Trong danh sách "Lưu dưới dạng", hãy kích hoạt cài đặt "Sổ làm việc Microsoft Excel 5.0 / 95 (* .xls)".
- Chọn nơi lưu tệp.
Excel hiện lưu tệp ở định dạng tệp XLS. Sau đó, bạn có thể mở sổ làm việc bằng Excel 95, Excel 97, Excel 2000, Excel XP và Excel 2003.
Nếu sổ làm việc chứa các chức năng hoặc cài đặt chỉ có sẵn kể từ Excel 2007, các phần tử này sẽ không được chuyển vào tệp đã lưu. Nếu đúng như vậy, Excel sẽ thông báo cho bạn về điều này bằng một cửa sổ thông báo:
