Chèn và chỉnh sửa đầu trang và chân trang - dễ dàng hơn bạn nghĩ!
Với các thiết lập về cỡ chữ và kiểu chữ cũng như khoảng cách dòng, các tài liệu văn bản đã có thể được thiết kế một cách hấp dẫn nhờ các chức năng trong Word. Nếu bạn cũng thêm đầu trang và chân trang chứa thêm thông tin, tài liệu của bạn sẽ xuất hiện có cấu trúc hơn. Người đọc có thể xem nhanh dữ liệu quan trọng khi họ thiết lập trang. Theo quy tắc, đầu trang hoặc chân trang chứa số trang của tệp của bạn. Nhưng làm thế nào bạn có thể thiết lập và chỉnh sửa đầu trang và chân trang?
Chức năng cần thiết: đánh số trang trong tài liệu Word
Làm việc với số trang là điều cần thiết, đặc biệt là khi viết các chữ cái dài hơn. Bởi vì điều đó không chỉ làm cho việc đọc dễ dàng hơn mà còn làm cho văn bản rõ ràng hơn. Để chèn số trang vào vùng chân trang hoặc trong đầu trang:
-
Chọn tab Chèn và nhấp vào Số trang.
-
Sử dụng menu thả xuống để chọn từ “Đầu trang”, “Cuối trang”, “Lề” hoặc “Vị trí hiện tại”.
-
Chọn một trong các thiết kế hoặc tìm kiếm thêm trong Office.online.
Trong những trường hợp ngoại lệ - ví dụ: vì bạn đính kèm trang tiêu đề và mục lục ở phía trước - việc đánh số chỉ nên bắt đầu từ một trang nhất định của tài liệu và một số trang nhất định: bạn đặt điều này trong "Định dạng số trang". Nếu đầu trang hoặc chân trang trên trang cuối cùng trông khác với phần còn lại của tài liệu, bạn có thể thay đổi điều này trong tệp chỉ bằng một vài cú nhấp chuột.
Đầu trang và chân trang của Word: chèn thông tin quan trọng
Hầu hết người dùng đều sử dụng chức năng đánh số trang ở phần chân trang trong Word. Nhưng chương trình cho phép nhiều mục đích sử dụng có thể khác. Ví dụ: bạn có thể tạo tham chiếu chéo tự động giữa các chú thích cuối trang hoặc chèn đầu đề hoặc tên đường dẫn vào chân trang hoặc đầu trang của tài liệu.
Tiêu đề của tài liệu, tên tác giả hoặc ngày tháng và địa điểm cũng có thể được thêm vào chân trang hoặc đầu trang. Trong khi tiêu đề thường tìm thấy vị trí của nó trong đầu trang, bạn có thể đặt tác giả, địa điểm và ngày tháng ở chân trang. Bạn có thể chỉnh sửa cả hai dễ dàng bằng cách nhấp đúp vào cạnh trên hoặc cạnh dưới của trang Word. Khu vực văn bản sau đó có màu xám lốm đốm, trong khi phần đầu và chân xuất hiện bằng các chữ cái màu đen. Đánh dấu màu của trường sau đó sẽ đóng lại.
Điều cần biết:Microsoft Word chỉ sử dụng màu văn bản khác nhau để đánh dấu vùng đã chỉnh sửa từ vùng không hoạt động. Trong phiên bản in, văn bản đầu trang, chân trang và nội dung có cùng màu văn bản theo mặc định.
Cấu trúc và hiệu quả: cá nhân hóa tiêu đề
Bạn đang viết một văn bản và có hướng dẫn cụ thể cho bố cục? Bạn có tự chịu trách nhiệm về thiết kế và bạn có muốn làm cho tài liệu hấp dẫn nhất có thể không? Việc thiết lập đầu trang và chân trang cho phép người đọc nắm bắt thông tin một cách nhanh chóng. Đồng thời, định dạng bổ sung đóng vai trò như một hướng dẫn, đặc biệt nếu tài liệu văn bản dài hơn hoặc thậm chí có nhiều chương.
Mặc dù đầu trang và chân trang có thể được thiết lập chỉ trong vài bước, các cài đặt trước giúp bạn dễ dàng sử dụng các tùy chọn khác nhau của chương trình hơn. Đặc biệt khi định dạng được sử dụng cho nhiều tài liệu, nó sẽ giúp lưu cài đặt mong muốn của bạn. Ví dụ: các dòng trên cùng và dưới cùng của các mẫu tài liệu có thể được xác định trước, để bạn có thể gọi chúng lên bất kỳ lúc nào và dễ dàng nhúng chúng vào một tài liệu mới.
Các từ, câu hoặc tiêu đề chương riêng lẻ có thể được lưu dưới dạng cái gọi là phần nhanh. Bạn có thể chèn chúng vào chân trang hoặc đầu trang bằng cách nhấp đúp vào vùng tài liệu trên hoặc dưới. Tại thời điểm này, bạn cũng sử dụng chức năng StyleRef của Word. Ứng dụng này cho phép bạn thêm tiêu đề chương và tiêu đề vào văn bản của mình dưới dạng các trường đã lưu trong các phần nhanh của bạn. Macro trong Word cũng giúp đơn giản hóa việc xử lý: bạn có thể sử dụng macro để gọi các lệnh hoặc đầu vào thường dùng chỉ bằng một cú nhấp chuột, do đó tiết kiệm thời gian cho chính bạn.
Quan điểm khác: Xóa cấu trúc trong tài liệu Word của bạn
Khi nói đến việc phối hợp các tài liệu hoặc tab khác nhau, Microsoft Word cung cấp các tùy chọn khác nhau để tổ chức và cấu trúc tệp của bạn. Ví dụ: một mặt, bạn có thể truy cập nhanh chóng và cụ thể các tài liệu được sử dụng gần đây và do đó chuyển đổi giữa một số tệp hiện tại. Mặt khác, chương trình cũng cung cấp các tùy chọn tổ chức khác nhau trong một tài liệu.
Ví dụ: có thể hữu ích khi hiển thị tên tệp đầy đủ trong đầu trang hoặc chân trang để đảm bảo rằng tài liệu chính xác đang được chỉnh sửa. Tùy thuộc vào lượng không gian được yêu cầu trong dòng, vạch phân chia cũng có thể được thiết lập theo ý muốn.
Ngoài ra còn có tùy chọn thêm các phần tử khác vào đầu trang hoặc chân trang, ví dụ:
- tiêu đề
- Thông tin chương
- Phần
Phương pháp này cũng có thể được sử dụng để giới thiệu một cấu trúc rõ ràng. Nếu cần, bạn có thể lưu nó dưới dạng mẫu định dạng.
Thực hiện điều chỉnh: Thiết lập đầu trang và chân trang
Những thay đổi liên tục đối với bố cục và định dạng của tài liệu giúp cải thiện liên tục bức tranh tổng thể. Ngoài ra còn có tùy chọn chỉnh sửa đầu trang và chân trang trong quá trình tạo: ví dụ: nếu bạn quyết định sau đó bỏ qua tất cả các chú thích trong văn bản của mình, thì cũng có thể được chỉnh sửa loại bỏ cùng một lúc.
Nếu bố cục bị thay đổi - ví dụ từ định dạng dọc sang ngang - thì định dạng của chân trang của bạn có thể thay đổi. Đầu trang và chân trang được xoay ở định dạng ngang cũng có thể được thay đổi và điều chỉnh theo yêu cầu của bạn. Cuối cùng, tài liệu sẽ đáp ứng mong đợi của bạn.
Ví dụ: nếu không phải tất cả thông tin bạn muốn đưa vào văn bản đều vừa với chân trang, bạn có thể làm cho lề cho dòng dưới cùng và trên cùng nhỏ hơn. Điều này cung cấp cho bạn nhiều không gian hơn cho thông tin của bạn.
Kết luận: đầu trang và chân trang trong Word
Chỉnh sửa khung tài liệu cung cấp cho bạn một cách để gán các chữ cái hoặc các tài liệu khác cho cả giai đoạn và tác giả. Bạn cũng có thể sử dụng nó để cá nhân hóa các tài liệu văn bản theo ý muốn. Các chức năng trường, trích dẫn, mẫu và mục lục cung cấp một tùy chọn khác để sáng tạo và cá nhân hóa tài liệu. Các siêu liên kết cũng giúp bạn có thể điền vào các tài liệu thông tin hữu ích và khiến chúng trở nên thú vị hơn.
Để trao đổi với những người khác, cũng có thể hữu ích khi lưu các tệp dưới dạng PDF. Hãy nhớ sửa lại tài liệu trước vì thường không thể thực hiện thay đổi ở định dạng PDF hoàn chỉnh. Điều tương tự cũng áp dụng cho các bản dịch tích hợp, việc tạo các mẫu tự và danh sách nguồn. Có thể sửa chữa, ví dụ, bằng cách sử dụng chức năng "Tìm & Thay thế". Điều này cũng sẽ giúp bạn thêm các bổ sung có liên quan.
Hỏi & Đáp
Các phần nhanh trông như thế nào trong Word và chúng được sử dụng như thế nào?
Phần nhanh là các phần tử văn bản có thể được định vị trong đầu trang hoặc chân trang chỉ trong một vài bước. Các từ hoặc tổ hợp từ khác nhau được ẩn sau các khối xây dựng. Ví dụ: bạn có thể lưu một chủ đề, tác giả của văn bản hoặc kết hợp các số dưới dạng một thành phần nhanh và chèn nó vào nơi bạn muốn.
StyleRef là gì?
StyleRef là một chức năng trường Word cho phép người dùng lưu trữ các tham chiếu trong đầu trang hoặc chân trang. Các đề mục hoặc tiêu đề chương được lưu dưới dạng các phần nhanh và có thể được chèn vào khu vực phía trên hoặc phía dưới của tài liệu Word của bạn theo yêu cầu.
