Đây là cách bạn tạo một số chữ ký cho một tài khoản thư và quyết định cái nào sẽ được chèn vào thư.
Nếu bạn thiết lập hai hoặc nhiều chữ ký cho một tài khoản thư và muốn nối một trong những chữ ký này vào cuối thư, bạn có một số tùy chọn:
-
Nếu bạn sử dụng một trong các chữ ký trong hầu hết các email và chỉ thỉnh thoảng cần một hoặc hai (các) chữ ký khác, thì hãy tiến hành như sau: Xác định một chữ ký được sử dụng thường xuyên hơn qua "Tools, Options, Email-Format, Signatures", để nó tự động được thêm vào cuối mỗi email cho tài khoản này (thêm về điều này trong mẹo này). Bạn xác định chữ ký thứ hai (như được mô tả bên dưới) dưới dạng mô-đun văn bản tự động - ngay khi bạn muốn sử dụng chữ ký này, hãy xóa chữ ký được chèn tự động và sau đó chèn mô-đun văn bản chữ ký.
-
Nếu trên thực tế, bạn sử dụng luân phiên cả hai chữ ký, thì bạn xác định một mô-đun văn bản riêng biệt cho từng chữ ký và chèn chữ ký thích hợp vào cuối thư; Sau đó, bạn có thể tiết kiệm cho mình nhu cầu tạo chữ ký thông qua "Thêm, Tùy chọn, Định dạng E-Mail, Chữ ký".
-
Khả năng thứ ba, nhưng dễ xảy ra lỗi: Bạn nhập văn bản của chữ ký 1 và chữ ký 2 là một Chữ ký. Sau đó, Outlook sẽ chèn cả hai văn bản vào mọi email và bạn phải xóa văn bản chữ ký không phù hợp trước khi gửi (nếu không người nhận sẽ ngạc nhiên tại sao địa chỉ của bạn lại xuất hiện hai lần ở cuối email).
Cách xác định chữ ký dưới dạng mô-đun văn bản (điều này chỉ khả thi nếu Word được thiết lập làm trình chỉnh sửa thư trong Outlook):
1. Trong cửa sổ thư trong Outlook hoặc trong tài liệu Word, hãy nhập văn bản mà bạn muốn lưu dưới dạng mô-đun văn bản chữ ký và định dạng nó; văn bản cũng có thể có nhiều đoạn văn và thậm chí cả đồ họa.
2. Đánh dấu câu chuyện và nhấn ALT + F3.
3. Chức năng autotext bây giờ hiển thị một hộp thoại trong đó bạn nhập tên viết tắt cho mô-đun văn bản (phần đầu của văn bản được gợi ý); hoàn thành mục nhập bằng "OK".
Xin lưu ý: Chức năng Autotext phân biệt giữa chữ hoa và chữ thường: Ví dụ: nếu bạn nhập "Kiểm tra" làm chữ viết tắt, bạn cũng phải nhập "Kiểm tra" (chứ không phải "kiểm tra") để gọi mô-đun văn bản.
Nếu bạn nhập từ viết tắt của chữ ký vào email trong tương lai, một chú giải công cụ sẽ xuất hiện trong đó phần đầu của mô-đun văn bản có thể được nhìn thấy. Sau đó nhấn Enter để bao gồm chữ ký hoàn chỉnh trong thư thay vì viết tắt.
