Bất kỳ ai làm việc với danh sách đều quen thuộc với vấn đề trùng lặp: Chúng xâm nhập với tốc độ cực nhanh khi bạn nhập. Bạn có biết rằng Excel có một công cụ tiêu chuẩn mà bạn có thể sử dụng để tự động tìm và xóa các bản sao không? Tôi sẽ cho bạn biết làm thế nào để làm điều đó
Thật dễ dàng để xóa danh sách của bạn
Bạn có một danh sách CD từ một nhà bán lẻ nhạc ①. Khi bạn lần đầu tiên nhìn vào bảng, bạn sẽ nhận thấy rằng hai album nhạc đã được thu âm hai lần.
Để tự động phát hiện và loại bỏ các bản sao của một danh sách, hãy sử dụng lệnh Loại bỏ các bản sao:
- Chọn bất kỳ ô nào trong danh sách.
- Trên ruy-băng, bấm vào tab dữ liệu.
- Trong nhóm chỉ huy Công cụ dữ liệu kích hoạt biểu tượng cho lệnh Loại bỏ các bản sao②.
- Hộp thoại mở ra Loại bỏ các bản sao. Vì bạn đã chọn một ô trong danh sách ở bước đầu tiên, nên Excel thường tự động nhận dạng cấu trúc và độ dài của danh sách.
- Đánh dấu vào hộp kiểm Ngày có tiêu đề: Nó phải được kích hoạt ③, vì dòng đầu tiên trong danh sách của chúng tôi chứa các nhãn của danh sách.
- Dưới cột tất cả các nhãn cột trong danh sách của bạn sẽ được sử dụng làm hộp kiểm. Các cột có hộp kiểm được kích hoạt sẽ được kiểm tra xem có trùng lặp không. Nếu, như trong ví dụ của chúng tôi, tất cả các cột đều được kích hoạt, thì việc kiểm tra xem liệu một bản ghi dữ liệu có các giá trị cột giống nhau có xuất hiện nhiều hơn một lần trong danh sách hay không.
- Xác nhận cài đặt của bạn bằng cách nhấp vào VÂNG.
Ở phần kết thúc: Excel tự động phát hiện các bản ghi trùng lặp và xóa chúng. Bạn sẽ nhận được kết quả của việc tìm kiếm hoặc loại bỏ trùng lặp qua một thông báo trên màn hình ④. Xác nhận tin nhắn bằng cách nhấp vào OK.
Sau khi xác nhận thông báo thông tin, bạn sẽ nhận được danh sách đã được xóa sạch các bản sao ⑤.
Phản ứng chớp nhoáng trong trường hợp xóa sai
Bạn đã làm với lệnh Loại bỏ các bản sao Vô tình xóa nhầm hồ sơ? Lời khuyên của tôi: Hoàn tác quá trình bằng tổ hợp phím Ctrl + z. Làm thế nào để sửa chữa sai lầm trong thời gian ngắn.
Ví dụ: việc xóa các bản sao không mong muốn có thể xảy ra nếu bạn nhấp vào hộp thoại Loại bỏ các bản sao đã chọn hộp kiểm cột sai.
Ví dụ, chỉ cần chọn hộp tập đoàn, tìm kiếm trùng lặp chỉ đề cập đến tên của các nhóm nhạc. Điều này có nghĩa là mỗi tên nhóm sẽ chỉ xuất hiện một lần trong kết quả, bất kể thực tế là hai album được ghi cho mỗi ban nhạc.