Mẹo của chuyên gia để làm việc với Outlook
Microsoft Outlook là một trong những chương trình giao tiếp phổ biến nhất được hàng triệu người trên thế giới sử dụng mỗi ngày. Outlook sẽ giúp, trong số những thứ khác, làm cho giao tiếp bằng văn bản bằng e-mail trở nên hiệu quả và chuyên nghiệp hơn. Để đảm bảo điều này, Outlook có nhiều chức năng. Chức năng sắp xếp là một lựa chọn cần thiết cho công việc hàng ngày.
Việc phân loại và gửi theo mục tiêu các e-mail, tệp đính kèm và thông tin là quan trọng cả trong Outlook và nói chung trong giao tiếp văn phòng tương tự. Ví dụ, sổ đăng ký và thư mục rất cần thiết trong văn phòng để lưu trữ tài liệu ngoại tuyến dựa trên các tiêu chí dễ hiểu. Cấu trúc thư mục được cân nhắc kỹ lưỡng và chức năng sắp xếp trong Outlook cũng đảm bảo rằng thông tin cần thiết và thư e-mail sẽ có sẵn chỉ với một vài cú nhấp chuột.
Cách sử dụng chức năng sắp xếp trong Outlook
Một số người dùng Outlook nhận được hàng trăm email mỗi ngày. Với rất nhiều thông tin, rất khó để theo dõi mọi thứ và lựa chọn góc nhìn phù hợp. Điều cần thiết là có thể hiển thị thông báo tự động theo các tiêu chí xác định. Chức năng sắp xếp trên bo mạch của Microsoft Outlook có thể giúp bạn sắp xếp thư một cách hiệu quả và theo hướng người dùng. Bạn có thể sử dụng chức năng sắp xếp như sau:
-
Điều hướng đến bất kỳ thư mục nào. Phía trên các e-mail có trong thư mục, bạn sẽ tìm thấy chức năng sắp xếp và lọc của Microsoft Outlook.
-
Trong số những thứ khác, bạn có thể lọc các tin nhắn theo các tiêu chí sau:
- Đã đọc hoặc chưa đọc tin nhắn.
- Theo mức độ ưu tiên.
- Theo ngày bắt đầu hoặc ngày đến hạn.
- Theo kích cỡ.
- Theo chủ đề.
- Bởi người gửi.
- Theo loại.
- Theo thực vật.
- Bằng tài khoản.
Ngoài ra, bạn có thể xác định trong hộp thoại "Sắp xếp" xem phần tử mới nhất hay cũ nhất sẽ luôn xuất hiện ở trên cùng.
Vô số các tùy chọn lựa chọn, mà bạn có thể nhận ra khi được kích hoạt bằng dấu tích, cho phép bạn sắp xếp nội dung thư mục một cách cụ thể. Bằng cách này, bạn có thể xem nhanh nhiệm vụ, thông tin và tin nhắn nào là quan trọng và cần được xử lý. Cài đặt chức năng bộ lọc tự giải thích và có thể được điều chỉnh trong vòng vài giây.
Cách sắp xếp và cấu trúc Outlook - 2 mẹo quan trọng của chuyên gia
Ngoài chức năng sắp xếp quan trọng trong Microsoft Outlook, bạn có thể cấu trúc chương trình giao tiếp một cách chuyên nghiệp chỉ với một vài thay đổi. Hai mẹo cần thiết của chuyên gia có thể giúp bạn ở đây:
Mẹo 1 của chuyên gia: Tạo thư mục để lưu trữ e-mail theo chủ đề
Với một hộp thư đến có hàng trăm tin nhắn, bạn rất dễ bị mất dấu. Việc sử dụng các chức năng "Sắp xếp" và "Tìm kiếm" trong Outlook có thể giúp hiển thị các email bạn đang tìm kiếm nhanh hơn. Đồng thời, cả hai chức năng không phải là thuốc chữa bách bệnh khi nói đến công việc có cấu trúc với Outlook. Để xây dựng cấu trúc trong Outlook, điều quan trọng là phải làm việc với hệ thống thư mục cá nhân. Các thư mục cá nhân rất hữu ích vì chúng có thể được sử dụng để sắp xếp và lưu trữ các thư e-mail theo chủ đề.
Bạn có thể dễ dàng tạo một thư mục cá nhân trong cấu trúc thư mục của hộp thư. Điều này hoạt động bằng cách nhấp chuột phải vào khu vực mà thư mục cá nhân sẽ được tạo. Trong cửa sổ hộp thoại xuất hiện, chọn "Thư mục mới" và chỉ định tên. Do đó, thư mục thuộc về hệ thống thư mục cá nhân của bạn và xuất hiện trong chế độ xem của bạn.
Cấu trúc thư mục được suy nghĩ kỹ lưỡng và hệ thống thư mục chuyên nghiệp hóa công việc với Outlook và là một phần của tổ chức văn phòng hướng tới tương lai.
Mẹo 2 của chuyên gia: Phân loại email trong Outlook
Bạn không sắp xếp các thư e-mail trong Microsoft Outlook chỉ sử dụng chức năng sắp xếp trên bo mạch. Ngoài ra, các danh mục có thể giúp bạn phân loại email và sắp xếp hộp thư. Ví dụ: bạn có thể đặt tên danh mục theo phòng ban hoặc tên khách hàng hoặc làm rõ trạng thái xử lý với một danh mục. Các từ khóa như “hoàn thành” hoặc “đến hạn thanh toán” là các thông số sắp xếp giúp bạn tổ chức bản thân tốt hơn.
Để tạo một danh mục mới, hãy điều hướng đến khu vực menu “Danh mục” trong tab “Trang chủ” và chọn “Tất cả các danh mục” từ menu thả xuống. Trong hộp thoại nhấp vào nút "Mới". Sau khi bạn đã nhập tên cho danh mục mới của mình, hãy xác nhận quy trình với OK. Do đó, bạn có thể chia e-mail của mình thành các danh mục cụ thể và trực quan hóa chúng chính xác hơn bằng cách sử dụng mã màu.
Chức năng sắp xếp trong Outlook có thể giúp tổ chức email theo cách chuyên nghiệp
Chức năng sắp xếp trong Microsoft Outlook là một công cụ quan trọng theo ý của bạn. Nó giúp phân loại và hiển thị riêng các email trong hộp thư đến hoặc trong các thư mục khác. Việc lựa chọn các danh mục đảm bảo rằng việc phân loại có thể được thực hiện theo đúng kế hoạch.
Ngoài ra, bạn nên thiết lập cấu trúc thư mục dễ hiểu để tổ chức giao tiếp đến trong Outlook. Chức năng danh mục trong Outlook rất cần thiết nếu bạn muốn phân đoạn email theo lĩnh vực chủ đề. Tất cả các tùy chọn được thực hiện cùng nhau đều có hiệu quả để có thể sắp xếp, lưu trữ và tìm e-mail trong Outlook bất kỳ lúc nào.
