Cá nhân hóa Outlook - mẹo và cài đặt

Bạn có thể sử dụng các mẹo này để cá nhân hóa Outlook của mình

Là một người dùng phần mềm, điều cần thiết là phải thiết lập các cài đặt cá nhân và liên tục cá nhân hóa một chương trình. Điều này áp dụng cho Microsoft Outlook cũng như các ứng dụng khác được sử dụng thường xuyên trong cài đặt chuyên nghiệp hoặc riêng tư.

Cài đặt cụ thể trong Outlook rất quan trọng để có thể biết ai đã viết e-mail và gửi e-mail từ thiết bị nào. Ngoài ra, mọi người dùng Outlook đều muốn có thể sử dụng chương trình một cách hiệu quả và đúng chức năng.

Quá trình cá nhân hóa cơ bản của phiên bản Microsoft Outlook trên máy tính bắt đầu bằng quá trình cài đặt. Cần có tài khoản Microsoft để sử dụng Outlook. Microsoft Outlook phải được kết nối với tài khoản Microsoft trong quá trình cài đặt ban đầu. Có thể xem và thay đổi cài đặt bất kỳ lúc nào bằng cách điều hướng đến tab “Tệp” và sau đó nhấp vào mục menu “Tài khoản Office”.

Phiên bản di động của Microsoft Outlook dành cho máy tính bảng hoặc điện thoại thông minh miễn phí và không cần phải được cá nhân hóa liên quan đến tài khoản Office.

Cá nhân hóa Outlook - các tùy chọn thiết thực giúp tiết kiệm thời gian

Ngoài tài khoản Office không có trong phiên bản dành cho máy tính để bàn, còn có các tùy chọn khác để cá nhân hóa Microsoft Outlook. Các tùy chọn và chức năng sau đây có sẵn cho bạn để cá nhân hóa phần mềm liên quan đến tên viết tắt, tên của bạn và các cài đặt khác. Ngoài chế độ xem cơ bản của khu vực đọc hoặc các liên kết trên màn hình nền, có vô số chức năng và tùy chọn khác có sẵn.

Ví dụ: bạn có thể chọn hiển thị đồng thời cả hộp thư đến và lịch của mình. Nếu bạn làm việc nhiều giờ một ngày với Outlook và sử dụng màn hình lớn, độ phân giải cao, bạn nên để hai cửa sổ Outlook mở cạnh nhau. Bằng cách này, văn bản được trình bày tốt hơn và tách rời khỏi các chức năng khác. Ví dụ: bạn có thể mở lịch hoặc sổ địa chỉ và hộp thư đến trong trường tiếp theo. Việc cá nhân hóa chế độ xem này mang lại cho bạn cái nhìn tổng quan hơn và cho phép bạn làm việc hiệu quả hơn.

Tình hình cũng tương tự với thư mục tiêu chuẩn cho tệp đính kèm. Thư mục tải xuống Windows 10 thường được đề xuất làm thư mục mặc định.

Cá nhân hóa các thanh công cụ và liên kết - đây là cách nó hoạt động

Outlook có hai thanh công cụ với các nút cho các chức năng quan trọng theo tiêu chuẩn:

• Thanh công cụ tiêu chuẩn.
• Thanh công cụ mở rộng.

Thành phần của thanh công cụ tiêu chuẩn phụ thuộc vào mô-đun Outlook tương ứng. Như trong tất cả các chương trình Office khác, nó có thể được cá nhân hóa bằng cách thêm các nút bổ sung cho các lệnh menu vào thanh công cụ. Về cơ bản, bạn có thể tùy chỉnh mọi thanh công cụ trong Outlook và điều chỉnh nó theo nhu cầu của riêng bạn. Điều này rất hữu ích để có thể làm việc hiệu quả hơn và có mục tiêu hơn.

Tình hình tương tự với các phím tắt mà bạn có thể nhúng trên màn hình Windows hoặc trong menu Bắt đầu để khởi động một mô-đun Outlook cụ thể. Người dùng làm việc với một số cấu hình trong Outlook có thể sử dụng một lệnh trong dấu nhắc lệnh để quyết định cấu hình Outlook nên được khởi động. Nếu bạn muốn gọi Outlook của mình thường xuyên hơn với cùng các tham số khởi động, bạn nên thiết lập một lối tắt tương ứng trên màn hình nền.

Tab tệp: Cá nhân hóa trả lời tự động và đi nghỉ trong yên bình

Trợ lý vắng mặt trong Outlook rất quan trọng để liên lạc suôn sẻ. Nếu bạn không thể gửi hoặc nhận bất kỳ tin nhắn nào trong một khoảng thời gian xác định, chức năng “trả lời tự động” được nhắm mục tiêu và có hiệu quả. Nếu bạn nhận được e-mail, người gửi sẽ tự động được thông báo rằng bạn sẽ vắng mặt trong bao lâu và ai sẽ thay thế bạn. Chức năng “trả lời tự động” được cá nhân hóa đảm bảo rằng khách hàng, các bên quan tâm hoặc đồng nghiệp được thông báo về sự vắng mặt, ví dụ như do đi nghỉ, mọi lúc.

Cá nhân hóa phông chữ trong Outlook không khó

Một trong những tùy chọn cá nhân hóa phổ biến nhất trong Outlook là tùy chỉnh phông chữ mặc định. Mọi người đều có những mong muốn khác nhau về sự xuất hiện của các thông điệp của họ. Vì lý do này, việc cá nhân hóa phông chữ hoặc các thiết bị tạo kiểu khác là rất hợp lý. Thực hiện các thay đổi không khó. Nếu bạn đang làm việc mà không có mẫu, bạn có thể dễ dàng điều chỉnh phông chữ trong tab "Tin nhắn" trong menu "Văn bản".

Nếu các mẫu định dạng được sử dụng, thì mẫu đó phải được thay đổi một lần. Ngoài ra, tùy thuộc vào phiên bản Outlook được sử dụng, có các tùy chọn menu khác nhau để thay đổi phông chữ trong các mẫu.

Mẹo:

Tùy thuộc vào cài đặt, bạn sẽ nhận được e-mail ở dạng văn bản thuần túy hoặc ở định dạng html. Nếu bạn muốn nhanh chóng chuyển sang định dạng HTML để xem chi tiết của email, bạn có thể thực hiện việc này bằng phím tắt ALT + SHIFT + H.

Cá nhân hóa cài đặt dạng xem trong Outlook - đặt Outlook theo cách bạn muốn

Ngoài chế độ xem tiêu chuẩn trong Outlook, bạn có các tùy chọn thiết thực khác để chia màn hình và hiển thị thư. Ví dụ: cửa sổ xem trước trong Outlook cung cấp một tùy chọn duy nhất. Nội dung của các e-mail được chọn trong hộp thư đến sẽ xuất hiện ở đây dưới dạng nhỏ gọn mà bạn không cần phải mở e-mail bằng một cú nhấp đúp chuột.

Chế độ xem tùy chỉnh có thể được đặt lại bất kỳ lúc nào trong Outlook. Điều này có thể được thực hiện theo cách thủ công hoặc cách khác bằng lệnh Windows. Đồng thời, bạn có thể định vị cửa sổ xem trước riêng lẻ và hiển thị nó ở bên phải hoặc bên dưới danh sách thư, chẳng hạn.

Mặc dù chế độ xem thân thiện với người dùng thông qua cửa sổ xem trước, một số người dùng đã quyết định tắt chế độ xem trước trong Outlook theo nguyên tắc. Nền tảng của điều này là nguy cơ vi-rút hoặc phần mềm độc hại sẽ tự động bám vào hệ thống của bạn trước khi một thư độc hại được mở. Nếu muốn an toàn, bạn có thể tắt cửa sổ xem trước, ngăn tải hình ảnh và nội dung bên ngoài hoặc chỉ cho phép hiển thị email HTML ở định dạng văn bản thuần túy.

Sử dụng các tùy chọn chế độ xem được tạo sẵn và điều chỉnh khu vực điều hướng - đó là cách hoạt động

Người dùng các phiên bản Outlook đầu tiên đánh giá cao nhiều tùy chọn dạng xem được tạo sẵn không còn khả dụng trong Outlook 2010 hoặc Outlook 365 phiên bản hiện tại. Ví dụ: bạn chỉ có thể hiển thị các tin nhắn chưa đọc trong thư mục hiện tại. Tùy chọn giới hạn khoảng thời gian hiển thị và, ví dụ, chủ yếu để hiển thị các e-mail trong bảy ngày qua, cũng rất hữu ích. Mặc dù thiếu cài đặt trước trong các phiên bản mới hơn, các dạng xem yêu thích có thể được xác định và lưu trong Outlook 2010 và các phiên bản mới hơn.

Về cơ bản, bạn cũng nên điều chỉnh khu vực điều hướng Outlook theo cách làm việc cá nhân của bạn. Trong số những thứ khác, bạn có thể hiển thị và ẩn thanh điều hướng, sử dụng phím tắt để nhanh chóng chuyển sang menu khác hoặc chỉ định một thư mục bắt đầu khác. Như trong hộp thư đến, bạn cũng có thể bật vùng đọc cho ghi chú của mình. Trong trường hợp này, Outlook hiển thị nội dung của ghi chú hiện được chọn ở nửa dưới của cửa sổ.

Đặt lịch, nhiệm vụ và chức năng cuộc hẹn theo nhu cầu của bạn

Bạn cũng có thể cá nhân hóa lịch trong Outlook và trong số những thứ khác, đặt thứ tự của các danh mục màu để đánh dấu cuộc hẹn. Để tạo một cuộc hẹn, hãy nhấp vào trường “Nhãn” trong hộp thoại cuộc hẹn và chọn màu thích hợp. Bạn có thể tự động xóa các yêu cầu họp khỏi hộp thư đến của mình ngay sau khi bạn trả lời chúng. Tùy chọn này được kích hoạt theo mặc định trong Outlook và có thể bị vô hiệu hóa hoặc kích hoạt.

Trong mọi trường hợp, bạn nên mở rộng liên kết đến hệ thống tệp trong thanh điều hướng. Với các liên kết hữu ích, bạn có thể tích hợp các thư mục trên ổ cứng hoặc các tệp được yêu cầu thường xuyên. Với các phím tắt này, bạn cá nhân hóa Outlook bền vững.

Xác định các quy tắc để tự động hóa Outlook

Outlook cung cấp tùy chọn sử dụng các quy tắc và macro để tự động hóa Outlook. Các quy tắc nên được tùy chỉnh trong Outlook. Bạn xác định tất cả các quy tắc trong Outlook trong tab "Tệp" trong mục menu "Quy tắc và thông báo".

Bật thông báo trên màn hình trong Outlook

Nếu bạn muốn được thông báo về các e-mail đến từ Outlook, bạn có thể chỉ cần kích hoạt thông báo trên màn hình. Làm thế nào để làm nó:

1. Trong Outlook lên đến phiên bản 2007, bạn gọi lệnh "Công cụ, Quy tắc và Thông báo". Trong Outlook 2010, đi tới "Quản lý tệp, quy tắc và thông báo".

2. Chọn quy tắc và nhấp vào "Thay đổi quy tắc", sau đó nhấp vào "Chỉnh sửa cài đặt quy tắc".

3. Nhấp vào “Tiếp theo” để chuyển đến hộp thoại trong đó bạn có thể chọn các hành động.

4. Tại đây bạn kích hoạt tùy chọn “Hiển thị thông báo trên màn hình” (cũng như “Không áp dụng bất kỳ quy tắc nào khác” nếu tùy chọn này chưa được kích hoạt).

5. Sau đó nhấp vào “Hoàn tất”.

Các quy tắc được cá nhân hóa ở chỗ chúng chỉ được thực thi theo hướng dẫn của bạn thay vì ứng dụng tự động. Để chạy quy tắc theo cách thủ công, hãy xóa dấu kiểm ở phía trước tên quy tắc trong "Quy tắc thông báo".

Bạn cũng có thể sử dụng các quy tắc để tự động sắp xếp hộp thư đến của mình. Trong trường hợp này, các thư đáp ứng các tiêu chí nhất định sẽ được gán cho các danh mục được xác định trước. Tự động lưu trữ là một trong những chức năng dựa trên quy tắc quan trọng nhất trong Outlook. Về nguyên tắc, nó có thể được điều chỉnh cụ thể. Tên của các tài liệu lưu trữ có thể được thay đổi nếu cần thiết để tránh dư thừa và duy trì một cái nhìn tổng quan. Cũng có thể chạy macro để tự động di chuyển email có chứa từ khóa được xác định trước.

Duy trì sự rõ ràng trong Outlook - thật dễ dàng

Ngoài ra, bạn có thể chọn cài đặt cho các mô-đun Outlook riêng lẻ, ví dụ như cho e-mail hoặc cho các thư mục riêng lẻ trong hộp thư đến, khác với cài đặt tiêu chuẩn. Ví dụ, chức năng “Nhật ký” rất thú vị. Với chức năng nhật ký, bạn có thể theo dõi các yếu tố như thư e-mail hoặc cuộc họp trong Microsoft Outlook. Bạn cũng có thể theo dõi các tệp Microsoft Office khác, chẳng hạn như tài liệu Word. Mặc dù có giá trị gia tăng, nhưng chức năng nhật ký rất tốn bộ nhớ. Nếu bạn không muốn sử dụng chức năng nhật ký hoặc không muốn sử dụng nữa, bạn nên tắt nó đi. Do đó, tệp PST vẫn có thể quản lý được về kích thước của nó.

Tóm lại, sự rõ ràng là rất quan trọng để thành công trong Outlook. Hộp thư đến, lịch, sổ địa chỉ và các chức năng khác chỉ hỗ trợ công việc hàng ngày nếu chúng được trình bày hiệu quả và dễ hiểu. Để đạt được điều này, bạn có thể sử dụng chuột để điều chỉnh thủ công độ rộng của các cột trong dạng xem dạng bảng, ví dụ như trong lịch cuộc hẹn.

Cá nhân hóa hộp thư và thư đến và thư đi - cài đặt nào phù hợp

Ngoài việc tùy chỉnh chế độ xem, một trong những bước quan trọng nhất là cá nhân hóa hộp thư đến trong Outlook và điều chỉnh thiết kế. Trong Outlook, bạn có tùy chọn trong hộp thư đến để xác định tần suất các e-mail sẽ được truy xuất. Thay vì gọi tin nhắn 15 phút một lần, bạn nên tăng khoảng thời gian để có thể làm việc lâu hơn mà không bị quấy rầy.

Về cơ bản, có thể nói rằng điều quan trọng là sử dụng Outlook như một công cụ làm việc và không để Outlook làm gián đoạn công việc của bạn. Bất kỳ ai làm việc tập trung vào một nhiệm vụ nên loại bỏ tất cả các loại xáo trộn hoặc giảm thiểu chúng càng nhiều càng tốt để thúc đẩy công việc hiệu quả. Các yếu tố gây gián đoạn có thể bao gồm các e-mail đến hoặc thông báo trên màn hình khi nhận e-mail. Việc cá nhân hóa khoảng thời gian, âm báo và thông báo trong hộp thư đến là điều cần thiết đối với mọi người dùng Outlook.

Người dùng Outlook muốn thay đổi thời gian chờ của máy chủ trong tài khoản POP3 phải thực hiện kiểu cá nhân hóa này trong sổ đăng ký, vì hệ thống cung cấp thời gian chờ máy chủ lên đến 10 phút.

Điều chỉnh và tự động hóa xác nhận đã đọc - điều này giúp bạn tiết kiệm thời gian

Nếu các tin nhắn đến có chứa biên nhận đã đọc, điều này làm tăng khả năng nhận biết. Nếu bạn nhận được xác nhận đã đọc quá thường xuyên cùng một lúc, chẳng hạn như trong trường hợp thư nối tiếp, bạn có thể tắt hiển thị trong Outlook hoặc cách khác, tự động gửi xác nhận đã đọc. Cả hai tùy chọn đều có thể hữu ích để ít bị quấy rầy trong quy trình làm việc trong ngày. Trong các phiên bản Outlook cũ hơn 2000, 2003 và 2007, tính năng nhận đã đọc phải được tắt theo cách khác, trong các tùy chọn lịch sử.

Cá nhân hóa danh thiếp và tự động lưu tệp đính kèm - tại sao điều này lại quan trọng

Người dùng Outlook đánh giá cao khả năng đính kèm danh thiếp với thông tin người gửi cụ thể của họ vào e-mail. Danh thiếp được cá nhân hóa với thông tin liên hệ chính xác rất quan trọng để người nhận có thể giao tiếp với bạn một cách chuyên nghiệp và không bị can thiệp. Cũng rất thú vị khi sử dụng tùy chọn “Theo dõi” để cá nhân hóa chủ đề của thư bằng màu đỏ. Người nhận đọc các tin nhắn quan trọng nhanh hơn vì chúng được hiển thị bằng một màu cụ thể.

Nếu bạn nhận được một số lượng lớn thư có tệp đính kèm, chẳng hạn như tài liệu hóa đơn hoặc bản vẽ, hàng ngày hoặc hàng tuần, bạn có thể sử dụng công cụ Lưu Tự động miễn phí cho đến Outlook 2007. Đối với phiên bản hiện tại của Outlook 365, Trình trích xuất tệp đính kèm Outlook là một công cụ bên ngoài thay thế mà tệp đính kèm được lưu trữ tự động dựa trên quy tắc.

Xóa hoặc thu nhỏ các thư mục yêu thích và tùy chỉnh thanh truy cập nhanh

Microsoft Outlook hiển thị một thư mục yêu thích trong thanh điều hướng phía trên thư mục e-mail. Nếu thư mục này không được sử dụng, nó có thể bị xóa hoặc thu nhỏ khỏi phiên bản Outlook 2007. Trong Outlook 2007 và trong tất cả các phiên bản tiếp theo, có hai cách đã thử và đã thử nghiệm để thu nhỏ thư mục. Bằng cách này, bạn tiết kiệm không gian và đảm bảo sự rõ ràng trong cấu trúc thư mục của bạn.

Thanh truy cập nhanh trong Outlook và trong các ứng dụng phần mềm Microsoft Office khác được người dùng coi trọng vì hỗ trợ công việc hiệu quả. Có thể cá nhân hóa thanh truy cập nhanh này chỉ với một vài cú nhấp chuột. Để thực hiện việc này, hãy nhấp vào biểu tượng trong thanh truy cập nhanh: "Dòng / mũi tên xuống".

Do đó, một cửa sổ lựa chọn sẽ mở ra, trong đó bạn có thể tích hợp các chức năng khác vào thanh truy cập nhanh. Đánh dấu vào trước một trong các lệnh để thêm nút tương ứng vào thanh. Ngược lại, bỏ dấu kiểm trước các lệnh mà thanh không được chứa bất kỳ nút nào.

QuickSteps - tận dụng tốt nhất có thể các trình trợ giúp hiệu quả trong Outlook

Các QuickSteps được cung cấp dưới dạng Smarttools kể từ phiên bản Outlook 2010 phải được điều chỉnh trước khi chúng có thể được sử dụng lần đầu tiên để chúng có thể được sử dụng một cách hiệu quả. Bạn có thể tìm QuickSteps trong tab "Start".

Ngoài các Bước nhanh được tạo sẵn, chẳng hạn như “Email nhóm” hoặc “Hoàn tất”, có thể thêm các Bước nhanh riêng lẻ khác để cá nhân hóa và đơn giản hóa công việc với Outlook.

Điều chỉnh các định dạng in theo thông số kỹ thuật của riêng bạn giúp tiết kiệm thời gian và tiền bạc

Outlook cung cấp nhiều tùy chọn và chức năng để tùy chỉnh định dạng in cho tài liệu. Đặc biệt là khi nhiều nhân viên làm việc với một máy tính, điều này có thể dẫn đến sự cố và in sai. Để giảm thiểu các bản in không chính xác, bạn nên đặt lại định dạng in về các giá trị mặc định trước khi in lại. Điều này có thể được thực hiện chỉ với một vài cú nhấp chuột trong cài đặt Outlook.

Cá nhân hóa thanh việc cần làm và khu vực điều hướng để tập trung vào những việc quan trọng

Thanh Công việc trong Microsoft Outlook thường hiển thị bộ điều hướng ngày cũng như các cuộc hẹn và nhiệm vụ hiện tại.

Trong trường hợp này, cá nhân hóa có nghĩa là ưu tiên những việc quan trọng để các cuộc hẹn và nhiệm vụ thiết yếu không bao giờ bị lãng quên.

Nếu bạn không có nhiều dung lượng trên màn hình hoặc muốn đưa email của mình lên nền trước, bạn có thể thu nhỏ thanh điều hướng trong Outlook. Trong trường hợp này, các nút mà bạn sử dụng để chọn các mô-đun Outlook khác nhau có dạng biểu tượng.Điều này đảm bảo rằng có nhiều không gian hơn để đọc e-mail. Các cài đặt có thể được đảo ngược theo ý muốn.

Điều này cũng áp dụng cho các thông báo trên màn hình phổ biến và thiết thực. Chúng được đặt thành thời lượng tối đa là 30 giây. Nếu bạn muốn tăng hiển thị vượt quá phạm vi tối đa này, bạn cần phải can thiệp vào sổ đăng ký cho loại cá nhân hóa này.

Hiển thị các bảng riêng lẻ trong Outlook - theo cách này, bạn giữ được sự rõ ràng

Microsoft Outlook là:

• Trong hộp thư đến,
• Trong lịch,
• Trong sổ địa chỉ và
• Đối với các chức năng khác

có cấu trúc như một bảng. Bảng đảm bảo trình bày rõ ràng. Các dạng xem dạng bảng, ví dụ như trong hộp thư đến, có thể được điều chỉnh bằng tay bằng chuột liên quan đến chiều rộng của các cột.

Cá nhân hóa các chương trình điều hướng tích hợp

Microsoft Outlook cung cấp cho bạn tùy chọn mở bản đồ đường phố trong Bản đồ Bing của Microsoft cho một liên hệ bằng cách sử dụng nút "Chỉ định". Điều này sẽ hiển thị địa chỉ của liên hệ. Hiển thị bản đồ đường phố có thể được chọn ngay sau khi bạn nhập địa chỉ bưu điện cho liên hệ trong Outlook.

Tạo hoặc sửa đổi biểu mẫu - đây là cách bạn cá nhân hóa đúng cách

Làm việc với các biểu mẫu trong các công cụ dành cho nhà phát triển Microsoft Outlook không phải là chuyện thường ngày.

Ví dụ: nếu bạn muốn tạo biểu mẫu cho một nhiệm vụ, Outlook cung cấp cho bạn tùy chọn cá nhân hóa biểu mẫu trong công cụ dành cho nhà phát triển. Khi bạn thêm các trường vào biểu mẫu của mình, Outlook sẽ tự động đặt trường nhập và nhãn lại với nhau. Ngay sau khi bạn nhấp vào một trong hai phần tử tại một thời điểm sau đó, chỉ phần tử này được chọn. Để di chuyển cả hai yếu tố cùng một lúc, sẽ có ý nghĩa nếu bạn kết nối cả hai yếu tố với nhau. Điều này được thực hiện với "Nhóm".

Tóm tắt và kết luận: Nếu bạn cá nhân hóa Outlook, bạn sẽ tiết kiệm thời gian và làm việc hiệu quả hơn

Cũng như mọi người đều có sở thích cá nhân khi lựa chọn đồ đạc trong nhà, Microsoft Outlook cũng nên được thiết kế riêng và cá nhân hóa cho từng người dùng. Các chức năng của ứng dụng phần mềm phải được điều chỉnh cho phù hợp với người dùng tương ứng và nhu cầu của họ. Các thanh menu được cá nhân hóa, hộp thư đến được điều chỉnh riêng và các cài đặt phần mềm khác rất quan trọng để có thể hoạt động hiệu quả và hiệu quả nhất có thể.