Đây là cách bạn có thể sử dụng các mẫu Outlook để nhanh chóng viết các yêu cầu họp có nội dung giống nhau hoặc tương tự cho cùng một người nhận.
Bạn nên xác định các mẫu của riêng mình không chỉ cho e-mail, mà còn cho các yêu cầu họp thông thường để tiết kiệm việc nhập không cần thiết.
Bạn có thể đọc trong ba mẹo sau đây về cách làm cho các mẫu có thể truy cập nhanh chóng:
-
Truy cập nhanh vào các mẫu Outlook
-
Truy cập các mẫu thư một cách nhanh chóng
- Menu riêng cho các mẫu
Để xác định mẫu yêu cầu họp:
1. Tạo yêu cầu họp (CTRL + SHIFT + Q) và nhập thông tin cần thiết. Trong trường "Tới", hãy chọn những người nhận thường sẽ nhận được yêu cầu. Nó cũng có thể hữu ích để xác định các danh mục thích hợp.
2. Ngay sau khi bạn hoàn tất, hãy chọn lệnh "File, Save As".
3. Trong trường "Loại tệp", chọn "Mẫu Outlook (* thường)".
4. Nhập tên tệp có ý nghĩa và nhấp vào Lưu.
5. Bây giờ bạn có thể gửi hoặc đóng thư đã mở.
Lưu ý quan trọng: Nếu bạn đã thiết lập Word làm trình soạn thảo thư của mình, thì không thể chọn định dạng OFT (mẫu Outlook) ở bước 3. Trong mẹo này, bạn có thể đọc cách sử dụng chức năng mẫu của Outlook thay vì Word.
Ngay khi bạn muốn soạn một email mới dựa trên mẫu, hãy tiến hành như sau:
1. Gọi lệnh "Tệp, Mới" và sau đó "Chọn biểu mẫu".
2. Trong trường "Tìm trong", chọn "Mẫu trong hệ thống tệp".
3. Bây giờ bạn có thể xem các mẫu bạn đã tạo. Chọn một trong những bạn muốn và mở nó.
4. Bây giờ điền thông tin còn thiếu (chẳng hạn như người nhận, tệp đính kèm hoặc một cụm từ) và sau đó gửi yêu cầu.
