Mẹo để làm việc với các tính năng của Word
Bất cứ ai quan tâm đến thiết kế văn bản sẽ nhanh chóng bắt gặp chương trình Word của Microsoft. Với phần mềm, bạn không chỉ thiết kế một văn bản mà còn thêm các bảng và đồ họa vào đó. Với Word, chỉ cần một vài cú nhấp chuột là đủ để tạo ra các tài liệu chất lượng cao. Ví dụ, các chức năng hữu ích và quan trọng giúp bạn tự động hóa các công việc tẻ nhạt. Điều này giúp bạn tiết kiệm thời gian quý báu và cho phép bạn tập trung hoàn toàn vào việc viết.
Thiết lập trang - chuẩn bị công việc văn bản với Word
Trong nhiều trường hợp, bạn nên suy nghĩ về bố cục trước khi bắt đầu xử lý văn bản. Bố cục mô tả thiết kế trực quan của trang tính. Định dạng giấy và lề có ảnh hưởng đến điều này, cũng như căn chỉnh và ngắt. Bạn xác định tất cả các cài đặt này trên trang Cài đặt. Bạn gọi các chức năng tương ứng qua ruy-băng trình đơn. Trong tab “Bố cục”, bạn sẽ tìm thấy mục menu “Thiết lập trang” ở bên trái.
Nếu bạn muốn tạo một thông báo công khai dễ đọc, hãy điền vào toàn bộ trang bằng văn bản đồng đều. Bạn có muốn nội dung đồ họa xen kẽ với các khối văn bản trong tài liệu của mình không? Sau đó, ngoài chức năng “Trường văn bản”, bạn cũng có thể sử dụng tùy chọn Khung vị trí với Word 2010. Những ví dụ này cho thấy rằng điều quan trọng là phải suy nghĩ về tài liệu đã hoàn thành trông như thế nào trước khi bạn bắt đầu viết. Mẫu kiểu giúp bạn định dạng các tiêu đề, đoạn văn và những thứ tương tự một cách chính xác.
Làm việc hiệu quả hơn nhờ các chức năng trường trong Office
Microsoft Word cung cấp cho bạn nhiều mẫu giúp việc viết hàng ngày của bạn trở nên dễ chịu hơn. Trên hết, điều này bao gồm các mẫu giúp bạn thiết lập một trang. Khi tạo một tài liệu Word, thường có những lúc người dùng muốn bao gồm ngày tháng hoặc số trang. Đây là nơi mà cái gọi là hàm trường phát huy tác dụng.
Bạn có thể coi một hàm trường như một trình giữ chỗ. Ví dụ, một trường như vậy là tại điểm mà ngày tháng sẽ xuất hiện. Bây giờ bạn có thể cập nhật chức năng trường bất kỳ lúc nào để cập nhật nội dung trong trường. Một cú nhấp chuột là đủ để luôn hiển thị ngày chính xác hoặc số trang thích hợp.
Bạn thậm chí có thể sử dụng tính năng này trong Word để tạo mục lục tự động hoặc danh sách nguồn cập nhật. Điều này không chỉ làm cho việc sửa đổi dễ dàng hơn mà còn tăng tốc tài liệu và nguồn công việc. Ngoài ra, nhờ cài đặt này, bạn không phải đặt định dạng nhiều lần. Bạn chỉ cần điền vào cùng một chỗ dành sẵn với thông tin hiện tại - một cách thuận tiện thông qua các tham chiếu được liên kết.
Đầu trang và chân trang cho các tài liệu rõ ràng hơn
Có rất nhiều tính năng trong Word giúp làm cho văn bản rõ ràng hơn không chỉ cho bạn mà còn cho người đọc của bạn. Ví dụ: sử dụng đầu trang và chân trang để phân biệt trực quan thông tin bổ sung từ nội dung văn bản. Đặc biệt với các tài liệu nhiều trang, các dòng này có thể được sử dụng để hiển thị số trang, tên tài liệu hoặc logo.
Chức năng này có phần riêng trong ruy-băng trình đơn dưới nút "Chèn". Trong mục menu này, bạn sẽ tìm thấy các mẫu cho đầu trang và chân trang cũng như tùy chọn để tùy chỉnh các mô-đun này. Khi bạn đã mở cài đặt cho tiêu đề, bạn không thể chỉnh sửa vùng của văn bản nội dung. Trước tiên, hãy xác định phần tử bố cục sẽ trông như thế nào và sau đó nhấp vào "Đóng đầu trang và chân trang" để tiếp tục chỉnh sửa thường xuyên tài liệu Word của bạn.
Tốt để biết: Nếu bạn không làm việc ở đầu trang hoặc chân trang, nhưng trong văn bản đang chạy, đầu trang và chân trang được hiển thị bằng màu xám. Đây chỉ là một hỗ trợ trực quan. Nếu bạn in tài liệu ra, phông chữ sẽ xuất hiện màu đen trên tất cả các tài liệu - trừ khi bạn muốn khác.
Các chức năng bí mật trong Word: Những thủ thuật này bạn phải biết
Ngay sau khi bạn sử dụng chương trình Microsoft Word thường xuyên, bạn sẽ thấy rằng bạn thực hiện nhiều tác vụ thường xuyên. Bạn có chọn lặp đi lặp lại một chuỗi lệnh giống nhau không? Sau đó, bạn có thể sử dụng cái được gọi là macro để tự động hóa quá trình này. Khi làm như vậy, bạn kết hợp nhiều hướng dẫn thành một bước công việc duy nhất. Bạn có thể tự xác định phím tắt cho mỗi macro. Bây giờ bạn chỉ phải nhấn tổ hợp phím thích hợp trong tương lai và toàn bộ lệnh sẽ được thực hiện.
Chức năng dịch tích hợp trong Word cũng giúp tăng tốc độ viết hàng ngày của bạn. Bạn không cần phải mở trình duyệt của mình và sử dụng công cụ tìm kiếm để tìm một dịch giả đáng tin cậy. Thay vào đó, bạn đánh dấu một từ tương ứng hoặc một đoạn văn bản trực tiếp trong tài liệu, nhấp chuột phải vào dấu và chọn "dịch".
Mẹo cuối cùng đặc biệt thú vị đối với những ai thường xuyên gửi thư và biểu mẫu cho nhiều người nhận. Nếu nội dung phần lớn giống hệt nhau và chỉ khác nhau về địa chỉ và các chi tiết riêng lẻ, bạn nên sử dụng hàm trong Word với tên "Các chữ cái nối tiếp". Vì khi đó không cần thiết phải viết một bức thư riêng cho từng người đọc. Tất cả những gì bạn phải làm là viết văn bản và sau đó tự động chèn địa chỉ và địa chỉ thích hợp. Không có cách nào nhanh hơn để gửi thư nối tiếp.
Xong, làm gì bây giờ? - Các chức năng sửa đổi trong Word
Công việc văn bản đã hoàn thành và bạn muốn chia sẻ kết quả của mình với độc giả? Sau đó, bạn nên kiểm tra lại tệp của mình để tìm lỗi trước. Để giúp bạn dễ dàng hơn trong việc ôn tập, bạn sẽ tìm thấy nhiều chức năng hữu ích trong Word. Ví dụ: công cụ có tên “Tìm & thay thế”. Nếu bạn nhận thấy trong khi hiệu đính rằng bạn đã vô tình viết một từ nào đó bằng chữ thường, bạn có thể sửa lỗi đó chỉ bằng một cú nhấp chuột. Tuy nhiên, hãy đảm bảo rằng bạn chọn hộp bên cạnh "Phân biệt chữ hoa chữ thường" trong cài đặt nâng cao.
Bạn cũng nên xem xét kỹ các trích dẫn và siêu liên kết nói riêng. Tất cả các liên kết đã được đặt có hoạt động không và có sẵn các nguồn trích dẫn không? Ngay sau khi bạn thêm tài liệu tham khảo, điều quan trọng là chúng phải hoạt động. Ngoài ra, hãy kiểm tra xem phông chữ đã được chọn thống nhất hay chưa và liệu tất cả các thay đổi của bạn đối với mẫu định dạng đã được chấp nhận hay chưa. Cuối cùng, sử dụng chức năng gạch nối tự động để ngắt các từ chỉ bằng một cú nhấp chuột.
Bạn đã lưu nội dung trong hai tệp riêng biệt, nhưng cuối cùng bạn có muốn hợp nhất nó không? Microsoft Word cung cấp cho bạn tùy chọn dán toàn bộ tài liệu vào một tài liệu khác. Vì vậy, bạn không cần phải vất vả viết các văn bản với nhau bằng tay.
Ngay sau khi bạn chắc chắn rằng mình có trong tay một tài liệu Word không bị lỗi, bạn có thể in nó. Tổ hợp phím [CTRL + P] dẫn bạn trực tiếp đến menu in. Bạn chỉ muốn gửi văn bản kỹ thuật số? Sau đó, lưu tệp dưới dạng PDF sẽ rất hợp lý. Đây là cách bạn bảo vệ tài liệu của mình khỏi những thay đổi và đảm bảo rằng nội dung không thay đổi. Bạn có thể ký kỹ thuật số một tệp PDF giống như tài liệu Word.
Các chức năng trong Word: Xử lý văn bản chưa bao giờ dễ dàng hơn thế
Với sự trợ giúp của các tính năng trong Word, bất kỳ ai cũng có thể trở thành người xử lý văn bản. Sử dụng các mẫu để sử dụng định dạng tự động và giữ cho tài liệu của bạn luôn cập nhật với các chức năng trường. Nhiều cài đặt không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn tạo ra một diện mạo chuyên nghiệp.
Ví dụ: bạn có thể sử dụng Word để thêm chữ ký vào văn bản, chèn các ký tự đặc biệt hoặc thậm chí nhập bảng Excel vào Word. Menu cung cấp cho bạn một cái nhìn tổng quan về tất cả các cài đặt có sẵn. Bạn cũng làm việc với các chương trình khác từ gói Microsoft 365 Office? Sau đó, bạn có thể đã biết nhiều cài đặt làm việc với các chương trình Office khác như PowerPoint hoặc Excel.