OneDrive: Đám mây của Microsoft dành cho làm việc nhóm chuyên nghiệp

Microsoft OneDrive từ nhà sản xuất phần mềm Microsoft là một trong những dịch vụ lưu trữ đám mây phổ biến nhất. Là một bộ lưu trữ trực tuyến, nó được tích hợp vào Microsoft Windows và Microsoft Office theo mặc định và cung cấp khả năng chia sẻ tệp và thư mục với người khác một cách nhanh chóng và an toàn hoặc để mở các thư mục và tài liệu bằng các thiết bị đầu cuối khác nhau.

Bài viết này cung cấp thông tin tổng quan về cách sử dụng và cài đặt OneDrive cũng như những ưu điểm và nhược điểm của OneDrive so với các dịch vụ lưu trữ tệp khác.

OneDrive hoạt động như thế nào?

OneDrive bắt đầu vào năm 2007 với tên Windows Live Folders, tên mã là SkyDrive. Vào thời điểm đó, làm việc với các dịch vụ lưu trữ đám mây vẫn còn sơ khai. Kể từ năm 2014, Microsoft đã vận hành dịch vụ này dưới tên thống nhất toàn cầu OneDrive. Với đám mây của Microsoft, các tệp, tài liệu, ảnh, video và nhiều dữ liệu khác có thể được tải và lưu trữ tập trung qua Internet trên các máy chủ của Microsoft. Do đó, người dùng có quyền truy cập vào thông tin của họ bằng nhiều loại thiết bị đầu cuối.

Bạn có thể truy cập OneDrive bằng thiết bị đầu cuối nào?

Microsoft OneDrive có thể được truy cập qua mọi trình duyệt web, ứng dụng OneDrive hoặc ứng dụng khách.

Thông tin: Ứng dụng khách là một chương trình được vi tính hóa yêu cầu và cung cấp dịch vụ từ máy chủ. Kiến trúc máy khách-máy chủ là mô hình cung cấp dịch vụ trong đó một ứng dụng (máy khách) yêu cầu và nhận dịch vụ do ứng dụng khác (máy chủ) cung cấp.

Dịch vụ lưu trữ của Microsoft hoạt động theo cách tương tự như Dropbox hoặc iCloud của Apple, nơi dữ liệu cũng được lưu trữ trên các máy chủ bên ngoài.

Nếu bạn muốn truy cập OneDrive, chỉ cần nhập địa chỉ www.onedrive.com vào trình duyệt internet. Sau một lúc và nhập dữ liệu truy cập cá nhân của bạn, bạn có thể xem và chỉnh sửa các thư mục và tài liệu của riêng mình.

Nếu OneDrive được liên kết chính xác với Windows, bạn cũng sẽ tìm thấy thư mục OneDrive trong cây thư mục Explorer và có thể dễ dàng chuyển các tệp riêng lẻ sang OneDrive.

Trong khi làm việc hàng ngày với Microsoft Word, Excel hoặc PowerPoint, bạn cũng có thể lưu tệp hoặc toàn bộ thư mục vào OneDrive một cách nhanh chóng và an toàn vì đám mây cũng có thể được liên kết với Microsoft Office.

Ngoài ra, ứng dụng OneDrive cũng có thể được tải trên thiết bị đầu cuối di động, chẳng hạn như điện thoại di động hoặc máy tính bảng và dữ liệu cá nhân có thể được truy cập.

Những ưu điểm và nhược điểm của OneDrive là gì?

Storage trên máy chủ của Microsoft có những ưu điểm và nhược điểm. Những ưu điểm chính bao gồm tốc độ truy xuất và chia sẻ tệp và thư mục cũng như bảo mật dữ liệu. Bất kể thiết bị đầu cuối nào được sử dụng để truy cập OneDrive, tài liệu đều có thể được đọc, chỉnh sửa và chia sẻ nhanh chóng. Đồng thời, lưu trên máy chủ bên ngoài an toàn hơn lưu trên máy chủ cá nhân, chẳng hạn như nhà cung cấp Nextcloud. Microsoft và các nhà sản xuất nổi tiếng khác quảng cáo các trang trại máy chủ hiện đại và an toàn mà tin tặc và những người không được ủy quyền khác không thể giải mã được.

Một nhược điểm lớn của OneDrive và nhiều giải pháp lưu trữ đám mây khác là việc người dùng cung cấp dữ liệu của họ ngoài tầm kiểm soát. Trong hầu hết các trường hợp, vị trí cho các tài liệu được tải lên OneDrive là Hoa Kỳ. Gần đây, Microsoft cũng đã cung cấp các địa điểm lưu trữ ở Đức hoặc Châu Âu như một giải pháp thay thế. Tuy nhiên, người dùng mất chủ quyền đối với dữ liệu của họ và phải tính đến việc các cơ quan có thẩm quyền ở Hoa Kỳ có quyền truy cập tài khoản trong trường hợp có nghi ngờ. OneDrive đã nêu rõ trong điều khoản sử dụng rằng dữ liệu và tệp của khách hàng được kiểm tra trên cơ sở tự động để phát hiện ra các hành vi tội phạm.

Đây là một vấn đề, đặc biệt đối với các công ty châu Âu sử dụng OneDrive cho doanh nghiệp, vì nó mâu thuẫn với các yêu cầu của Quy định bảo vệ dữ liệu chung của châu Âu. GDPR bảo vệ rõ ràng dữ liệu cá nhân của khách hàng và nghiêm ngặt hơn bảo vệ dữ liệu ở Hoa Kỳ.Nếu bạn không muốn ảnh, tệp hoặc thư mục của riêng mình bị kiểm tra và quét ẩn danh, thì bạn nên sử dụng một giải pháp đám mây khác ngoài OneDrive.

OneDrive cung cấp miễn phí bao nhiêu dung lượng lưu trữ?

Microsoft OneDrive cung cấp 5 gigabyte dung lượng lưu trữ trong tính năng miễn phí. Mặc dù OneDrive ảo 5 GB có thể lưu trữ rất nhiều dữ liệu nhưng không gian lưu trữ là hữu hạn. Trên hết, những người dùng sử dụng OneDrive làm đám mây ảnh hoặc để lưu video sẽ nhanh chóng đạt đến giới hạn của họ.

Chi phí mở rộng là bao nhiêu?

Không gian lưu trữ miễn phí của OneDrive có thể được mở rộng lên tổng cộng 100 GB với giá 2 euro mỗi tháng.

Bất kỳ ai có đăng ký Microsoft Office 365 hoặc mua một gói đăng ký Microsoft 365 không chỉ nhận được tất cả các ứng dụng Office như Excel hoặc Word mà còn có 1 TB dung lượng lưu trữ cho đám mây OneDrive.

Nếu cần, bộ nhớ này có thể được tăng dần thêm terabyte. Chi phí cho 2 TB dung lượng lưu trữ là 69 euro mỗi năm hoặc 7 euro mỗi tháng. Ngoài ra, các gia đình có thể lấy đăng ký Microsoft 365 Family và sử dụng 6 terabyte dung lượng lưu trữ. Chi phí trong biến thể đăng ký này là 99 euro mỗi năm hoặc 10 euro mỗi tháng.

Sự khác biệt giữa OneDrive và OneDrive for Business là gì?

Microsoft OneDrive for Business là dịch vụ kinh doanh trên nền tảng đám mây của Microsoft và lý tưởng cho tất cả các công ty muốn làm việc cùng nhau thành một nhóm trong môi trường đám mây. Với OneDrive for Business, tất cả thành viên nhóm làm việc trong một môi trường hợp nhất và chia sẻ tệp từ Microsoft Teams và SharePoint. Bằng cách này, dữ liệu trong Microsoft 365 có thể được chỉnh sửa liền mạch trong nhóm và được chia sẻ trong văn phòng hoặc khi đang di chuyển. Trong OneDrive for Business cũng có thể đồng bộ hóa toàn bộ thư mục, tệp và tài liệu.

Với Microsoft OneDrive for Business, quản trị viên được hưởng lợi từ các báo cáo đồng bộ hóa mở rộng, để có thể theo dõi bất kỳ lúc nào nhân viên nào đã chỉnh sửa tệp nào. Cài đặt bảo mật của OneDrive for Business dẫn đến mức độ minh bạch và bảo mật dữ liệu cao. Các chi phí khác nhau tùy thuộc vào các chức năng đã chọn và nằm trong khoảng từ 4,20 EUR đến 10,5 EUR mỗi người dùng mỗi tháng.

Làm cách nào để thiết lập OneDrive trên Windows 10 và Windows 11?

Microsoft OneDrive có thể được thiết lập trên thiết bị cố định và thiết bị di động chỉ với một vài cú nhấp chuột. Người dùng hệ điều hành Windows 10 và Windows 11 có lợi thế là ứng dụng đã được cài đặt sẵn. Điều tương tự cũng áp dụng cho người dùng Microsoft Office 365, vì việc mua đăng ký cũng sẽ kích hoạt OneDrive.

Điều kiện tiên quyết để sử dụng OneDrive là tài khoản OneDrive đã được kích hoạt. Để thiết lập tính năng này, hãy điều hướng đến địa chỉ sau trong trình duyệt của bạn: https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-365/onedrive/online-cloud-storage.

Trong bước đầu tiên, hãy nhấp vào "Đăng ký miễn phí" và nhập địa chỉ e-mail cá nhân và mật khẩu bạn chọn. Sau khi đăng ký, bạn sẽ nhận được email xác nhận có liên kết xác minh từ Microsoft trong hộp thư đến email của mình. Sau khi nhấp vào liên kết xác minh, OneDrive đã được thiết lập và sẵn sàng bắt đầu lưu trữ các tệp và thư mục của bạn.

OneDrive cũng có thể được sử dụng với Apple không?

Bạn cũng có thể sử dụng OneDrive trên MacOS. Mặc dù Mac và MacBook hoạt động tốt hơn với iCloud của riêng Apple, nhưng OneDrive có thể được cài đặt thông qua ứng dụng khách có thể tải xuống từ App Store của Apple dành cho macOS. OneDrive có thể được mở thông qua "Trình tìm kiếm" sau khi cài đặt. Bạn sử dụng OneDrive thông qua một ứng dụng cụ thể trên thiết bị di động Android và iOS. Điều này có thể được tải xuống và cài đặt miễn phí từ AppStore của Apple hoặc Play Store của Google.

Người dùng Linux và Ubuntu không thể tìm thấy trình cài đặt OneDrive chính thức. OneDrive vẫn có thể được định cấu hình qua Terminal và sau khi được định cấu hình, nó sẽ hoạt động như một ổ lưu trữ đám mây mà không gặp bất kỳ sự cố nào.

Cách thiết lập OneDrive trên máy tính Windows?

Nếu muốn sử dụng OneDrive trên PC chạy hệ điều hành Windows 10 hoặc Windows 11, bạn không phải làm gì nhiều vì ứng dụng đã được cài đặt sẵn. Tìm kiếm "OneDrive" trong menu bắt đầu của Windows và khởi động chương trình bằng một cú nhấp đúp.

Sau đó, bạn có thể khởi động chương trình bằng cách nhấp đúp vào "Mở" . Sau đó, hãy làm như sau:

• Đi tới biểu tượng đám mây và chọn "Cài đặt" .
• Trong cửa sổ mới mở, nhấp vào "Tài khoản" ->"Thêm tài khoản" .
• Trong bước tiếp theo, hãy nhập địa chỉ email và mật khẩu tài khoản Microsoft của bạn. Sau đó nhấp vào Tiếp theo.
• Bây giờ, bạn có thể chọn xem mình muốn sử dụng tài khoản trả phí có nhiều dung lượng lưu trữ hơn hay ở lại với phiên bản cơ bản có dung lượng lưu trữ 5 GB.

Làm cách nào để truy cập thư mục thư mục trong OneDrive?

OneDrive được tích hợp vào thư mục thư mục trong Explorer sau khi thiết lập trên cả máy tính MacOS và Windows. Theo mặc định, thư mục OneDrive được đặt tên là "Tên người dùng" theo sau là nhãn "OneDrive." Đám mây của Microsoft hoạt động như một ổ đĩa độc lập trên máy tính có thể được bấm và mở. Các tệp và thư mục cũng có thể được di chuyển dễ dàng sang OneDrive bằng cách kéo và thả và đồng bộ hóa tự động. Truy cập OneDrive từ thiết bị di động qua ứng dụng hoặc trình duyệt thật dễ dàng.

Mọi thứ bạn lưu trong thư mục OneDrive từ thiết lập ban đầu sẽ được tải lên đám mây. Nó tự động ở trên đám mây và sau một thời gian ngắn đồng bộ hóa, tất cả các thiết bị khác mà bạn đã cài đặt OneDrive có thể xem được.

Mẹo: Thông thường, OneDrive tự động đồng bộ hóa tất cả dữ liệu. Tuy nhiên, một số người dùng báo cáo rằng quá trình đồng bộ hóa tự động dễ xảy ra lỗi. Trong trường hợp này, hãy điều hướng đến phía bên phải của thanh tác vụ của bạn và tìm biểu tượng OneDrive, biểu tượng này có thể được một đám mây màu xanh lam nhận ra. Trong bước tiếp theo, bấm chuột phải vào biểu tượng OneDrive và kích hoạt đồng bộ hóa theo cách thủ công.

Làm cách nào để chia sẻ dữ liệu với người khác trong OneDrive?

Một trong những ưu điểm chính của OneDrive và các dịch vụ lưu trữ đám mây nói chung là tùy chọn chia sẻ tệp hoặc thư mục với người khác. Cho dù đó là tài liệu Word, tệp Excel hay ảnh và video, bạn bè, thành viên gia đình hoặc đồng nghiệp đều có thể truy cập tệp chỉ bằng vài cú nhấp chuột. Để thực hiện việc này, bạn phải đăng nhập vào OneDrive và xác định tệp hoặc thư mục nào bạn muốn chia sẻ.

Ví dụ: nếu bạn muốn chia sẻ một hình ảnh trên máy tính của mình, hãy nhấp vào hình ảnh đó và chọn "Chia sẻ" từ menu OneDrive ở trên cùng bên phải.

Sau đó, bạn có thể chỉ định trong cửa sổ lựa chọn được hiển thị liệu người nhận chỉ có thể xem tệp hay cũng có thể chỉnh sửa tệp. Mọi người có thể thay đổi tệp gốc trong tùy chọn "Cho phép chỉnh sửa" .

Đi tới "Email" rồi nhập địa chỉ email hoặc tên (nếu họ cũng sử dụng OneDrive) của những người mà bạn muốn chia sẻ tài liệu. Nếu muốn, bạn có thể thêm một tin nhắn và sau đó bắt đầu quá trình phê duyệt. Cũng có thể phân phối dữ liệu qua Facebook, Twitter hoặc LinkedIn. Bạn cũng có thể sao chép liên kết tới tệp OneDrive thông qua tùy chọn "Nhận liên kết" và chuyển tiếp liên kết đó tới các liên hệ của mình qua WhatsApp hoặc Signal chẳng hạn.Ngày hết hạn cho các tài liệu đã phát hành cũng có thể được nhập. Tương tự như chia sẻ ảnh, hãy chia sẻ toàn bộ thư mục với người khác.

Mẹo: Trong biểu tượng "Thông tin" và "Quản lý quyền truy cập" , bạn có thể biết bạn đã chia sẻ thư mục và tệp nào với ai.

Làm cách nào để mã hóa dữ liệu trong OneDrive?

Trong một số ít trường hợp, rò rỉ dữ liệu cũng có thể xảy ra với các nhà cung cấp dịch vụ đám mây. Ví dụ: trong một trường hợp từ năm 2014, tin tặc đã tấn công được iCloud của Apple và đánh cắp dữ liệu nhạy cảm. Vì lý do này, dữ liệu cá nhân, chẳng hạn như dữ liệu thanh toán và thông tin ngân hàng, nên được lưu trữ ở dạng mã hóa trong đám mây OneDrive. Một phần mềm mã hóa được khuyên dùng là Boxcryptor. Nếu chỉ có một ít dữ liệu nhạy cảm, bạn có thể sử dụng kho dữ liệu cá nhân, đặc biệt an toàn trong OneDrive.

Samsung Cloud là gì?

Samsung Cloud là dịch vụ lưu trữ và đồng bộ hóa đám mây do Samsung cung cấp. Nó cho phép người dùng sao lưu và đồng bộ hóa dữ liệu của họ trên nhiều thiết bị Samsung. Samsung Cloud đã được tích hợp với OneDrive vào tháng 3 năm 2019

Samsung Cloud cung cấp một số tính năng, bao gồm khả năng sao lưu dữ liệu từ các thiết bị Samsung, đồng bộ hóa dữ liệu trên nhiều thiết bị và truy cập dữ liệu được lưu trữ qua trình duyệt web. Samsung Cloud cũng cho phép người dùng chia sẻ tệp với những người dùng Samsung khác và cung cấp 5GB dung lượng lưu trữ miễn phí cho chủ sở hữu thiết bị Samsung đủ điều kiện.

Việc tích hợp Samsung Cloud trong OneDrive có hai lợi thế quan trọng đối với người dùng. Kể từ tháng 3 năm 2019, người dùng có thể tận hưởng tất cả các tính năng của OneDrive, bao gồm 15 GB dung lượng lưu trữ miễn phí, trên thiết bị Samsung của họ.Ngoài ra, dữ liệu của họ đã được tự động chuyển sang OneDrive. Samsung Cloud không còn khả dụng dưới dạng dịch vụ độc lập kể từ năm 2019 và được tích hợp đầy đủ với OneDrive.

Kết luận: OneDrive là một giải pháp thay thế tốt cho Dropbox hoặc iCloud

OneDrive là dịch vụ lưu trữ đám mây thân thiện với người dùng và cung cấp cho người dùng quyền truy cập vào các tệp được lưu trữ qua các thiết bị đầu cuối khác nhau. Dung lượng lưu trữ 5 GB miễn phí. Nâng cấp bộ nhớ trả phí có giá từ 2 euro mỗi tháng. Ngoài ra, người dùng có thể đăng ký Microsoft Office 365 và hưởng lợi từ dung lượng lưu trữ lên tới 2 TB.

OneDrive đã được tích hợp vào cấu trúc thư mục trên máy tính Windows và bạn cũng có thể dễ dàng thiết lập đám mây trên iMac. Ứng dụng có thể được cài đặt dưới dạng ứng dụng trên hệ điều hành di động. Ngoài ra, đám mây có thể được truy cập thông qua trình duyệt trên tất cả các thiết bị đầu cuối.

Người dùng có thể chia sẻ, chỉnh sửa và chia sẻ ảnh, tài liệu cũng như các tệp khác với những người dùng khác qua OneDrive. Bạn luôn là người "làm chủ dữ liệu của mình" và có thể chọn liệu những người dùng khác có thể xem dữ liệu hay chỉnh sửa và thay đổi dữ liệu đó hay không.

Một nhược điểm lớn của đám mây OneDrive, cũng ảnh hưởng đến các dịch vụ lưu trữ nổi tiếng khác, là lưu trữ dữ liệu bên ngoài trên các máy chủ ở nước ngoài. Địa điểm lưu trữ dữ liệu OneDrive chủ yếu là Mỹ. Do đó, dữ liệu phải tuân theo các quy định bảo vệ dữ liệu áp dụng ở các tiểu bang tương ứng. Về mặt lý thuyết, nếu dữ liệu được lưu trữ bên ngoài, cũng có khả năng tin tặc có thể truy cập dữ liệu hoặc mật khẩu và đánh cắp dữ liệu cá nhân. Để tối đa hóa tính bảo mật cho dữ liệu của riêng bạn, bạn có thể mã hóa các tệp của riêng mình trước khi tải chúng lên đám mây. Nếu bạn muốn hoàn toàn an toàn, bạn nên chọn một nhà cung cấp khác về cơ bản lưu trữ dữ liệu trên các máy chủ châu Âu.