Triển khai hội nghị truyền hình, công cụ và cơ sở pháp lý

Luôn kết nối với thế giới từ nhà

Mới nhất với đại dịch corona và văn phòng tại nhà liên quan, hội nghị truyền hình đã trở thành một phần không thể thiếu trong công việc hàng ngày của nhiều nhân viên. Đó là lý do tại sao chúng tôi xem xét kỹ hơn yêu cầu kỹ thuật nào được yêu cầu, công cụ nào phù hợp và điều kiện pháp lý nào áp dụng cho hội nghị truyền hình.

Hội nghị truyền hình là gì?

Hội nghị truyền hình là cuộc họp giữa hai hoặc nhiều người diễn ra hầu như qua Internet. Những người tham gia hội nghị truyền hình giao tiếp qua webcam và micrô.

Để tổ chức hội nghị truyền hình, cần có máy chủ video mà tất cả những người tham gia đều có thể truy cập. Trong cuộc họp video, mọi người tham gia thường nhìn thấy nhau.

Người kiểm duyệt thường đảm nhận lời mời của những người tham gia hội nghị truyền hình và tự kiểm duyệt hội nghị. Ví dụ: người này có thể cho phép những người tham gia khác nhả màn hình hoặc micrô của họ để phát biểu.

Tùy thuộc vào phần mềm hội nghị truyền hình, mọi người có thể tham gia sự kiện bằng PC của họ hoặc bằng điện thoại thông minh.

Có cả công cụ hội nghị truyền hình miễn phí và trả phí trên thị trường.

12 nhà cung cấp cho các cuộc họp trực tuyến

1. Mikogo

Mikogo là nhà cung cấp các hội nghị trực tuyến và thuyết trình ảo của Đức. Điều đặc biệt ở Mikogo là trong video conference chỉ chia sẻ màn hình chứ các thành viên tham gia không trao đổi trực tiếp với nhau qua video mà chỉ thông qua âm thanh.

Người chủ trì cuộc họp Mikogo cần thiết lập tài khoản. Sau đó, những người dùng khác có thể được mời qua email để chia sẻ hoặc điều khiển màn hình. Có thể tham gia thông qua trình xem HTML thông qua trình duyệt với điện thoại thông minh hoặc máy tính để bàn.

Các kết nối thông qua Mikogo được mã hóa 256 bit.

Thông tin thêm: www.mikogo.de

2. GoToMeeting

GoToMeeting được thiết kế cho hội nghị truyền hình độ nét cao. Tùy thuộc vào gói được chọn, tối đa 250 người có thể tham gia cuộc họp video và tối đa 25 người có thể được kết nối qua video.

Thiết lập một cuộc họp rất dễ dàng và có thể được thực hiện một cách tự phát. Người điều hành có thể kích hoạt các chức năng riêng lẻ cho người dùng, chẳng hạn như micrô hoặc chia sẻ màn hình.

Ngoài việc tham gia qua trình duyệt hoặc ứng dụng, bạn cũng có thể tham gia qua điện thoại.

Thông tin thêm: www.gotomeeting.com

3. TeamViewer

TeamViewer là một công cụ ban đầu được phát triển để điều khiển máy tính từ xa. TeamViewer hiện cung cấp công cụ riêng cho hội nghị truyền hình với "Cuộc họp". Nhờ mã hóa đầu cuối, phần mềm cung cấp các tiêu chuẩn bảo mật cao và cho phép các cuộc họp tự phát cũng như các cuộc gọi thoại. Có thể giao tiếp trực tiếp qua âm thanh hoặc trò chuyện. Tối đa 300 người có thể tham gia cuộc họp video với TeamViewer.

Thông tin thêm: www.teamviewer.com

4. Google Hangouts / Google Meet

Với Google Hangouts, Google cung cấp cho các công ty một công cụ trả phí như một phần của G-Suite. Điều này cho phép các hội nghị truyền hình được thực hiện trực tiếp. Ngoài ra, cũng có tùy chọn tổ chức cuộc họp video với Google Meet. Người dùng sau đó thậm chí có tùy chọn phụ đề các cuộc trò chuyện hoặc để chúng được dịch trực tiếp. Tuy nhiên, chức năng dịch vẫn chưa được phát triển đầy đủ.

Để sử dụng Google Meet, người dùng cần có tài khoản Google. Cũng có thể tham gia mà không cần ứng dụng qua trình duyệt hoặc Gmail. Một ưu điểm của công cụ hội nghị video của Google là tất cả các sản phẩm khác của Google như bảng tính hoặc tài liệu và lịch của Google có thể dễ dàng kết hợp với công cụ video.

Thông tin thêm: meet.google.com

5. Cisco Webex

Webex của Cisco được tạo ra để sử dụng chuyên nghiệp. Về mặt lý thuyết, lên đến 40.000 người có thể tham gia một cuộc họp, ví dụ như tại các hội nghị lớn hoặc hội chợ thương mại. Cũng có thể tham gia mà không cần tài khoản tương ứng thông qua lời mời liên kết. Tuy nhiên, với tư cách là người dùng đã đăng ký, có các chức năng bổ sung.

Thông tin thêm: www.webex.com

6. Thu phóng

Zoom là một trong những công cụ hội nghị truyền hình phổ biến nhất ở cả khu vực tư nhân và doanh nghiệp. Các cuộc họp có thể được đồng bộ hóa và tạo ngay lập tức với lịch của riêng bạn. Với sự đồng ý của tất cả những người tham gia, hội nghị truyền hình có thể được ghi lại rất dễ dàng. Một ưu điểm khác là các màn hình có thể được chia sẻ bởi một số người tham gia. Ví dụ, bạn cũng có thể tạo phòng họp của riêng mình.

Có thể tham gia các hội nghị với ứng dụng dành cho máy tính để bàn và điện thoại thông minh cũng như thông qua trình duyệt.

Thông tin thêm: www.zoom.us

7. Nhóm Microsoft

Microsoft Teams là một phần của bộ Office365 của Microsoft. Công cụ này chủ yếu chuyên về làm việc theo nhóm. Vì vậy, nó không chỉ là một công cụ hội nghị truyền hình mà còn cung cấp các yếu tố quản lý dự án cùng một lúc.

Tối đa 10.000 người có thể tham gia mỗi cuộc họp.

Thông tin thêm: www.microsoft.com/de-de/microsoft-teams/group-chat-software

8. Các cuộc họp của Adobe Connect

Công cụ hội nghị truyền hình của Adobe đã được thiết kế chủ yếu cho người dùng chuyên nghiệp. Ví dụ, phòng họp có thể được thiết kế trong một thiết kế của công ty. Công cụ cũng cung cấp nhiều tính năng đặc biệt như tham gia hội nghị ẩn danh.

Thông tin thêm: www.adobe.com/de/products/adobeconnect.html

9. Skype

Skype của Microsoft ban đầu được ra mắt như một dịch vụ trò chuyện và gọi điện video. Công cụ này đã xuất hiện từ năm 2003. Nhưng hiện nay nhiều người cũng sử dụng Skype cho hội nghị truyền hình. Điều này có nghĩa là các tệp cũng có thể được chia sẻ dễ dàng tại đây. Giao tiếp cũng có thể thông qua sứ giả tích hợp.

Thông tin thêm: www.skype.com

10. Gặp gỡ Jitsi

Jitsi cung cấp một bộ sưu tập toàn bộ phần mềm miễn phí dành cho giao tiếp. Điều này cũng bao gồm công cụ hội nghị video Jitsi Meet. Cuộc họp video có thể được bắt đầu một cách tự nhiên mà không cần ứng dụng hoặc đăng ký. Có thể tham gia cuộc họp thông qua một ứng dụng được tạo riêng.

Các cuộc họp thông qua Jitsi có thể được lên kế hoạch và tổ chức bằng các lịch chung. Công cụ này cũng có thể được kết nối với phần mềm quản lý dự án như Slack.

Điểm bất lợi duy nhất: Theo nhà sản xuất, chỉ có tối đa 35 người tham gia có thể giao tiếp với chất lượng tốt.

Thông tin thêm: meet.jit.si

11. Theo đó

Với tính năng Theo đó, hội nghị truyền hình có thể được bắt đầu trực tiếp trong trình duyệt mà không cần tài khoản hoặc ứng dụng. Có thể dễ dàng tham gia thông qua điện thoại thông minh hoặc máy tính để bàn.

Thông tin thêm: whereby.com

12. SocialHub Gặp gỡ

Công cụ SocialHub Meet, được phát triển ở Đức, gây ấn tượng hơn hết với việc triển khai tuân thủ GDPR. Do đó, nó phù hợp cho các công ty đặt giá trị cao về bảo vệ dữ liệu. Ví dụ: tất cả các dịch vụ được lưu trữ trên máy chủ ở Đức và các phòng riêng lẻ có thể được bảo vệ bằng mật khẩu.

Thông tin thêm: socialhub.io

Tiêu chí lựa chọn quan trọng cho một công cụ hội nghị truyền hình

Trước tiên, bạn nên xem xét yêu cầu của mình đối với phần mềm họp ảo là gì. Bạn có muốn sử dụng công cụ này để duy trì liên lạc với những nhân viên vắng mặt không? Hay bạn muốn tạo một nền tảng giao tiếp để thảo luận chi tiết với khách hàng? Để có sự lựa chọn phù hợp với nhu cầu của mình, bạn nên biết chính xác nhu cầu của mình là gì. Những điểm quan trọng cần xem xét khi Phạm vi chức năng cần chú ý là:

• Chất lượng video độ phân giải cao hoặc độ phân giải thấp,
• Số lượng người tham gia tiềm năng tối đa,
• Chức năng chia đôi màn hình,
• Khả năng làm việc cộng tác trên các tài liệu,
• Mã hóa dữ liệu và
• Giá cả và hợp đồng ràng buộc.

Lợi ích của các công cụ hội nghị truyền hình trả phí là gì?

Nhiều công ty cung cấp các công cụ hội nghị truyền hình của họ miễn phí và thậm chí không cần đăng ký. Tuy nhiên, những công cụ này sau đó thường bị hạn chế về chức năng của chúng. Ngoài ra, có thể xảy ra trường hợp các phiên bản miễn phí được “trả phí” bằng dữ liệu mà chương trình thu thập.

Trong trường hợp của phiên bản trả phí, "cơn đói dữ liệu" của các công cụ thường hạn chế hơn.

Nếu các công ty cần các công cụ hội nghị truyền hình thường xuyên, tốt nhất nên chuyển sang các phiên bản trả phí. Bạn được hưởng lợi từ bảo mật dữ liệu cao hơn và tất cả các chức năng bạn cần.

Tôi cần thiết bị gì cho một hội nghị truyền hình?

Để hội nghị truyền hình diễn ra thành công, các yêu cầu kỹ thuật sau phải được đáp ứng:

• kết nối internet đủ nhanh
• một máy ảnh có độ phân giải đủ lớn
• một micrô hoạt động

Cần có băng thông tối thiểu 3 megabit để tiến hành hoặc tham gia hội nghị truyền hình. Điều này đảm bảo rằng hình ảnh có thể được nhìn thấy mà không bị giật. Trong mọi trường hợp, bạn nên tắt tất cả các chương trình yêu cầu nhiều băng thông trong hội nghị truyền hình. Ngay cả phát trực tuyến video hoặc nhạc cũng không nên được sử dụng trong cuộc họp video nếu băng thông thấp.

Nghi thức xã giao tại các cuộc họp video

Để hội nghị truyền hình diễn ra suôn sẻ, người tham gia nên tuân thủ các quy tắc nhất định. Tốt nhất là người điều hành nên thông báo trước về nội quy cuộc họp. Các quy tắc có thể là:

• Nó không được nói mà không có thông báo trước. Nếu không, có thể xảy ra trường hợp mọi người nói cùng một lúc.
• Khi một người trình bày, những người khác sẽ tắt micrô của họ. Bằng cách này, giảng viên không bị làm phiền bởi những tiếng ồn như sột soạt.
• Nếu mọi người có máy ảnh tham gia, mọi người cũng nên bật máy ảnh của họ. Bất cứ điều gì khác sẽ là thô lỗ.
• Mọi người nên ăn mặc cho một cuộc họp video như họ sẽ cho một cuộc họp tại chỗ. Rốt cuộc, sẽ không có ai bước vào văn phòng trong bộ đồ chạy bộ.

Ưu điểm và nhược điểm của hội nghị truyền hình

Có rất nhiều công ty cung cấp hội nghị truyền hình thuận lợi:

• Giao tiếp giữa các vị trí mà không cần một hành trình dài
• Tiết kiệm chi phí đi lại
• thời gian phản hồi ngắn hơn
• giao tiếp được tối ưu hóa và ra quyết định nhanh hơn
• quản lý dự án và khủng hoảng tốt hơn

Tuy nhiên, cũng có điều bất lợi thế nào:

• nỗ lực kỹ thuật cao hơn
• Giao tiếp chỉ có thể thực hiện với các thiết bị hỗ trợ
• giảm khoảng chú ý trên màn hình
• nhân vật không ràng buộc hơn là tại cuộc họp trực tiếp trên trang web

Các điều khoản pháp lý cho hội nghị truyền hình

Về mặt luật bảo vệ dữ liệu, hội nghị truyền hình chịu sự điều chỉnh của Quy định chung về bảo vệ dữ liệu. Theo đó, người sử dụng lao động có thể thu thập và sử dụng dữ liệu của nhân viên nếu họ phục vụ "mục đích của mối quan hệ việc làm" (Mục 26 Đoạn 1 BDSG) hoặc nếu người sử dụng lao động có "lợi ích hợp pháp" trong đó (Điều 6 Đoạn 1 f GDPR).

Lợi ích của người sử dụng lao động đối lập với lợi ích của người lao động đáng được bảo vệ. Những điều này sẽ có nguy cơ, ví dụ, nếu công cụ hội nghị truyền hình không chỉ được sử dụng cho các cuộc họp mà còn để theo dõi công việc tại văn phòng gia đình.

Tránh mệt mỏi cho hội nghị truyền hình

Về lý thuyết, hội nghị truyền hình có thể được bắt đầu bất cứ lúc nào và bất cứ nơi nào, nhưng trên thực tế, sự tích tụ của các cuộc họp video có thể dẫn đến mệt mỏi.

Một lý do cho điều này là mật độ kích thích cao, ví dụ như trong các cuộc họp với một số lượng lớn người tham gia. Đồng thời, trong cuộc họp video với máy ảnh được bật, bạn sẽ không bao giờ biết ai đang nhìn mình. Cảm giác luôn bị theo dõi này có thể làm cho các triệu chứng mệt mỏi thậm chí tồi tệ hơn. Cuối cùng, việc nhìn chằm chằm vào màn hình liên tục làm tăng cảm giác mệt mỏi mà không bị phân tâm quá nhiều.

Điều này có thể được khắc phục bằng cách nghỉ giải lao trong các hội nghị truyền hình dài hơn. Nó cũng có thể có ý nghĩa rằng những người tham gia không phải tham gia hội nghị với video của họ trong toàn bộ thời gian.

Ghi lại hội nghị truyền hình - điều gì được phép?

Mặc dù ghi hình hội nghị truyền hình dường như là thông lệ đối với nhiều người và nhiều công cụ cung cấp tùy chọn này, nhưng vẫn có những lo ngại nghiêm trọng về mặt pháp lý.

Theo STGB, nó có thể là một hành vi phạm tội nếu các cuộc trò chuyện không công khai hoặc cuộc họp video được ghi lại mà không được phép. Luật bảo vệ dữ liệu hiện hành cũng nghiêm cấm việc ghi video cuộc họp mà không có sự đồng ý của những người tham gia.

Về nguyên tắc, luật coi hội nghị truyền hình thay thế cho một cuộc họp trực tiếp. Bất kỳ ai không có ghi hình cũng có thể tham gia ở đó.

Đối số để triển khai tài liệu của cuộc họp video với bản ghi cũng không áp dụng, bởi vì cũng có thể ghi nhật ký qua văn bản trong cuộc họp video.

Để ghi lại cuộc họp video, bạn phải cung cấp những điều sau:

• Sự đồng ý tự nguyện của tất cả các bên liên quan, có được trước khi bắt đầu ghi âm.
• Văn bản của sự đồng ý hoặc tài liệu của sự đồng ý.
• Giải thích của những người tham gia về ý nghĩa và mục đích của việc ghi âm.
• Tham chiếu đến quyền rút tiền để được đồng ý.

Về cơ bản, cả người kiểm duyệt và người tham gia đều không được ghi lại hội nghị truyền hình mà không có sự đồng ý của các hội nghị truyền hình khác. Điều này cũng không áp dụng nếu việc ghi âm được thực hiện cho các mục đích tài liệu đơn giản.

Công cụ nào phù hợp với hội nghị truyền hình của tôi?

Ngày nay, hội nghị truyền hình được tổ chức trong các công ty là một phần của cuộc sống hàng ngày. Thị trường cho các công cụ tương ứng rất lớn, vì vậy bạn có thể nhanh chóng mất dấu. Những câu hỏi sau có thể giúp bạn chọn phần mềm phù hợp:

• Trung bình có bao nhiêu người tham gia vào các hội nghị truyền hình của tôi?
• Tôi "chỉ" cần một công cụ cho cuộc gọi điện video hay công cụ đó phải chứa các chức năng khác như messenger, các tính năng quản lý dự án, v.v.?
• Có thể tích hợp các cuộc hẹn video trực tiếp vào lịch không?
• Bạn có muốn máy chủ của công cụ ở Đức không?
• Có một số cách để ghi lại cuộc họp?
• Tôi có thể tạo nhiều phòng họp không?
• Có thể tham gia các cuộc họp thông qua trình duyệt không?
• Tôi có bao nhiêu tiền mỗi tháng cho công cụ cuộc họp video?
• Tôi đã sử dụng các công cụ như G-Suite, Adobe hoặc Microsoft chưa?

Trên thực tế, trước tiên bạn nên thử nhiều công cụ khác nhau, chẳng hạn như đăng ký trả phí. Hầu hết các nhà cung cấp đều làm việc với thời gian dùng thử miễn phí từ 14 ngày trở lên. Trong thời gian này, bạn có thể thử nghiệm rộng rãi các công cụ với các hội nghị truyền hình khác nhau và để bản thân tin tưởng vào những ưu điểm tương ứng.

Như với các phần mềm khác, bạn và nhóm của bạn sẽ làm việc với nó. Do đó, các công ty nên cho nhân viên của mình tham gia vào quá trình ra quyết định để cùng nhau tìm ra sự đồng thuận về công cụ cuối cùng sẽ được sử dụng.