Đó là cách nó hoạt động
Nếu bạn muốn sắp xếp một bảng với ngày sinh của những người khác nhau trong Excel, bạn sẽ ngay lập tức nhận thấy: Excel thất bại thảm hại ở tác vụ này và không cung cấp kết quả có thể sử dụng được. Excel cố gắng sắp xếp theo dãy số và không logic theo ngày sinh sắp tới. Tuy nhiên, thiếu sót này không có nghĩa là bạn không thể sắp xếp ngày sinh bằng Excel. Tất cả những gì bạn phải làm là sử dụng một thủ thuật nhỏ và Excel sẽ sắp xếp các ngày sinh nhật cho lịch sinh nhật cá nhân của bạn, chẳng hạn.
Đây là cách thực hiện: Sắp xếp sinh nhật trong bảng tính Excel
Sự cố này có thể được khắc phục bằng một cột bổ trợ (được gọi là "Sinh nhật" ở đây), trong đó bạn có thể sử dụng công thức để chuyển đổi các ngày sinh để chúng có thể được sắp xếp theo thứ tự tăng dần bắt đầu từ ngày 1 tháng 1. Bạn có thể sắp xếp danh sách của mình bằng cách sử dụng cột trợ giúp. Cột bổ trợ này được đặt bên cạnh bảng hiện có và đóng vai trò hỗ trợ để sắp xếp các ngày sinh theo cách có ý nghĩa.
Nếu ngày sinh đầu tiên nằm trong ô C2 và cột D là cột phụ, hãy nhập công thức sau vào ô D2:
= DATE (; MONTH (C2), DAY (C2))
Bây giờ sao chép công thức xuống trong cột phụ trợ. Hình sau cho thấy việc sử dụng công thức trong bảng ví dụ:
Định dạng sinh nhật không có năm để có giao diện đẹp hơn
Công thức hoạt động để chuyển tất cả các ngày sinh đến năm 1900. Bạn có thể sắp xếp danh sách ngay bây giờ. Sẽ đẹp hơn khi ẩn số năm trong cột "Sinh nhật". Để thực hiện việc này, hãy gán một định dạng số tùy chỉnh cho các ô tương ứng với hướng dẫn định dạng sau:
DD.MM.
Định dạng không có năm 1900 hoạt động như thế này:
-
Đánh dấu các giá trị số trong cột phụ trợ "Ngày sinh".
-
Nhấn tổ hợp số "Ctrl + 1".
-
Trong hộp thoại "Định dạng ô", nhấp vào "Do người dùng xác định" trong vùng menu bên trái.
-
Thêm định dạng mong muốn TT.MM. trong vùng "Loại". Một.
-
Nhấp vào "Ok" - xong.
Hình sau đây cho thấy các ngày sinh với năm bị ẩn:
Sắp xếp hợp lý danh sách ngày sinh trong Excel
Để sắp xếp danh sách ngày sinh, hãy tiến hành như sau:
-
Chọn toàn bộ danh sách bao gồm cả cột phụ trợ.
-
Gọi lệnh “Sắp xếp” trong menu “Dữ liệu” (từ Office 2007, 2010, 2013, 2016 và 2022-2023: tab “Bắt đầu”, vùng “Chỉnh sửa”, “Sắp xếp và lọc”, “Sắp xếp do người dùng xác định” ).
-
Hộp thoại “Sắp xếp” sẽ xuất hiện trên màn hình của bạn.
-
Trong hộp thoại này, chọn cột phụ làm tiêu chí sắp xếp đầu tiên.
-
Sau khi xác nhận cài đặt này bằng "OK", danh sách sẽ xuất hiện ở dạng mong muốn.
Tại sao Excel không tự động sắp xếp ngày sinh?
Excel diễn giải ngày tháng là các giá trị số bắt đầu bằng 1/1/1900 hoặc giá trị số 1. Đây là lý do tại sao các chức năng sắp xếp không thành công ở đây và việc sắp xếp chỉ có thể thực hiện được nếu tính đến năm. Vì vậy, hãy sắp xếp danh sách sinh nhật, Excel sắp xếp theo tuổi của những người chứ không phải theo thứ tự sinh nhật của những người này. Nếu bạn định dạng các ô một cách thống nhất theo năm (như trong ví dụ 1900), ngày sinh của các liên hệ có thể được sắp xếp hợp lý với Excel.
Câu hỏi thường gặp: Câu hỏi thường gặp về chủ đề
Khi tôi muốn sắp xếp danh sách ngày sinh trong Excel, Excel chỉ trả về kết quả vô ích. Tại sao?
Excel sắp xếp đúng theo giá trị số. Theo đó, một bảng sinh nhật được sắp xếp theo tuổi của mọi người chứ không phải theo thứ tự của ngày sinh sắp tới. Để sắp xếp sinh nhật theo cách có ý nghĩa với Excel, nó sẽ giúp xác định tất cả các sinh nhật có năm 1900 trong một bảng bổ trợ và sau đó sắp xếp chúng.
Giúp tôi với, tôi không biết làm thế nào để sắp xếp danh sách ngày sinh theo ngày sinh sắp tới!
Để có kết quả có ý nghĩa, hãy sử dụng cột bổ trợ mà bạn đặt ngay bên cạnh danh sách ngày sinh thực tế. Cột bổ trợ này có thể được cắt bớt thành một ngày thống nhất hàng năm bằng công thức "= DATE (; MONTH (C2); DAY (C2))". Sau đó có thể tiến hành sắp xếp các ngày sinh có ý nghĩa và hợp lý.
Có công thức Excel nào mà tôi có thể sắp xếp các sinh nhật trong bảng một cách hợp lý theo thứ tự của các sinh nhật sắp tới không?
Có, công thức hữu ích ở đây: "= DATE (; MONTH (C2); DAY (C2))". Công thức này được sử dụng trong một bảng bổ trợ và cung cấp các ngày sinh vào năm 1900. Sau đó, có thể dễ dàng sắp xếp các ngày sinh này và bạn có thể xem trực tiếp các liên hệ có ngày sinh theo thứ tự nào.
Tôi đang sử dụng phiên bản Excel cũ hơn. Tôi có phải chú ý điều gì nếu tôi muốn sắp xếp các ngày sinh như đã mô tả không?
Không, kể từ phiên bản Excel 2007, các bước riêng lẻ và mục phụ menu cần thiết để sắp xếp ngày sinh là tương tự nhau.