Nếu bạn làm việc với các bản trình bày lớn, bạn biết nó có thể bị lạc trong khối lượng lớn của nhiều trang trình bày nhanh như thế nào. Cần có thời gian để tìm các trang trình bày cụ thể cần được cập nhật. Đôi khi vô tình thay đổi trang chiếu sai
Tại sao nên chia các trang trình bày thành các phần
Đặc biệt với các bài thuyết trình lớn hơn, bạn có thể có một dàn ý và thậm chí có thể cả các slide của phần. Tuy nhiên, trong dạng xem trang chiếu, tất cả các trang chiếu đều được hiển thị theo cùng một cách, cái này đằng sau cái kia. Các cấu trúc phân cấp mà bạn tưởng tượng không được tính đến khi sắp xếp.
Kết quả là: Bạn nhanh chóng mất dấu và mất nhiều thời gian tìm kiếm các slide riêng lẻ.
Giải pháp: chia các trang trình bày của bạn thành các phần và đặt cho chúng những cái tên có ý nghĩa. Điều này giúp bạn dễ dàng theo dõi mọi thứ. Ví dụ: bạn cũng có thể chỉ định các phần riêng lẻ cho các đồng nghiệp khác nhau, những người sẽ thực hiện chúng. Ngay cả khi sau này bạn muốn thay đổi thứ tự của các phần, điều này sẽ được thực hiện nhanh chóng nhờ tính năng chia nhỏ.
Đây là cách bạn chia khối lượng phim thành các phần có thể quản lý
- Chuyển sang Xem - sắp xếp trang trình bày và nhấp vào đó trước trang trình bày mà bạn muốn chèn một phần.
- Nhấp vào tab bắt đầu còn lại trong nhóm Lá trên Phần - thêm một phần.
- Ngoài ra, bạn có thể nhấp chuột phải vào phía trước trang trình bày để mở trình đơn ngữ cảnh và mở nó ở đó Thêm phần Lựa chọn.
- Sau đó nhấp chuột phải vào tiêu đề phần để mở menu ngữ cảnh và chọn Đổi tên phần. Nhập tên thích hợp cho phần trong hộp thoại.
Tổng quan tối ưu với các phần đã giảm
Nếu bạn có một số lượng lớn các trang trình bày, bạn sẽ mất nhiều thời gian để cuộn lên và xuống các trang trình bày. Trong PowerPoint 2010, bạn có thể thu gọn các phần hiện không được chỉnh sửa để có cái nhìn tổng quan hơn. Đó là cách nó được thực hiện:
- Nếu bạn muốn giảm tất cả các phần, hãy nhấp chuột phải vào tiêu đề phần để mở menu ngữ cảnh và chọn Giảm bớt mọi thứ. Chỉ các tiêu đề phần được hiển thị.
- Với lệnh Tất cả đều mở rộng tất cả các trang trình bày được hiển thị lại.
- Nếu bạn muốn giảm các phần riêng lẻ, hãy nhấp vào mũi tên nhỏ phía trước tiêu đề.
Nhân tiện: nếu bạn đánh dấu tiêu đề phần, tất cả các trang trình bày trong phần này sẽ tự động được đánh dấu. Sau đó, bạn có thể chỉ định một thiết kế mới cho họ với một cú nhấp chuột.
Thay đổi thứ tự? không vấn đề gì
Nếu bạn muốn di chuyển một số trang chiếu về đầu trong các phiên bản PowerPoint trước đó, trước tiên bạn phải tìm tất cả các trang chiếu trong phần này, đánh dấu chúng và sau đó di chuyển chúng chính xác đến vị trí mới. Nhiệm vụ này hóa ra rất khó nếu không có bất kỳ điểm định hướng nào.
Tác vụ này hiện rất dễ dàng trong PowerPoint 2010:
- Chọn tiêu đề của phần bạn muốn di chuyển.
- Nhấp chuột phải để mở menu ngữ cảnh và nhấp vào đó Di chuyển phần lên tương ứng. Di chuyển phần xuống.
- Bạn có rất nhiều phần? Đầu tiên, hãy giảm các phần như đã mô tả ở trên. Bấm vào phần mà bạn muốn di chuyển và kéo nó đến vị trí mong muốn bằng cách nhấn nút chuột.
- Tất nhiên, bạn cũng có thể di chuyển các trang trình bày riêng lẻ từ phần này sang phần khác. Để thực hiện việc này, hãy nhấp vào (các) phim và kéo chúng đến vị trí mong muốn trong khi giữ nút chuột.
