Hộp thoại "Dọn dẹp hộp thư" cung cấp cho bạn các tùy chọn khác nhau để giảm kích thước hộp thư của bạn
Bất chấp tất cả những cải tiến trong những năm gần đây, có một điều không thay đổi trong Outlook: hộp thư vẫn tiếp tục phát triển, ngay cả khi bạn thường xuyên xóa những e-mail không còn cần thiết. Ngay cả việc nén tự động thư mục cá nhân (tệp PST) không thực sự cung cấp một giải pháp lâu dài.
Bạn có thể xử lý kích thước của tệp Outlook bằng cách sử dụng chức năng "Dọn dẹp hộp thư", bạn có thể gọi chức năng này qua menu Thêm:
Với các tùy chọn này, bạn có thể dọn dẹp hộp thư của mình trong Outlook
-
Đầu tiên, sử dụng nút “Hiển thị kích thước hộp thư” để liệt kê các yêu cầu lưu trữ của các thư mục riêng lẻ. Sau đó, bạn sẽ thấy những thư mục nào chiếm một lượng lớn dung lượng và bạn có thể xóa chúng.
-
Bạn cũng có thể tìm kiếm các mục cũ hơn trong hộp thư đến. Để thực hiện việc này, hãy nhập một giá trị tương ứng vào trường "Tìm kiếm các phần tử cũ hơn … ngày" và nhấp vào "Tìm kiếm". Trong danh sách sau đó được xuất ra, hãy chọn tất cả hoặc các phần tử riêng lẻ và xóa chúng.
-
Nếu bạn muốn lưu trữ các phần tử cũ hơn, hãy nhấp vào "Tự động lưu trữ". Các tệp lưu trữ được lưu trong "C: \ Documents and Settings \ YOUR_NAME \ Local Settings \ Application Data \ Microsoft \ Outlook".
-
Bạn cũng có thể để trống thư mục Các mục đã Xóa (hoặc xem mức sử dụng bộ nhớ hiện tại của nó).
- Nếu có xung đột gán với một số phần tử, chúng được lưu trữ trong một thư mục có tên "Xung đột". Bạn có thể hiển thị kích thước của nó trong hộp thoại "Dọn dẹp hộp thư"; bạn cũng có thể có thư mục trống ở đây.
Cách tìm và xóa các email sử dụng nhiều dung lượng lưu trữ
Với sự trợ giúp của một chức năng được tích hợp trong Outlook 2010, bạn có thể hiển thị tất cả các e-mail đặc biệt lớn từ tất cả các thư mục trong hộp thư đến. Sau đó, bạn có thể thuận tiện xóa các "ổ chứa không gian" mà bạn không cần nữa (nếu điều đó hợp lý, hãy lưu các tệp đính kèm trong e-mail trên ổ cứng trước đó).
Để theo dõi các email đặc biệt lớn, hãy làm như sau trong Outlook 2010:
- Đi tới lệnh "Tệp, Công cụ để Dọn dẹp" và sau đó "Dọn dẹp Hộp thư".
- Kích hoạt tùy chọn "Tìm kiếm các mục lớn hơn … kilobyte" và nhập một giá trị, ví dụ: 500 hoặc 1000 kilobyte.
- Nhấp vào “Tìm kiếm”.
- Hộp thoại "Tìm kiếm nâng cao" bây giờ xuất hiện, trong đó các e-mail phù hợp với tiêu chí tìm kiếm được hiển thị. Tại đây, bạn có thể xóa hoặc mở e-mail để lưu các tệp đính kèm trong ổ cứng.
- Ngay sau khi bạn xóa xong các e-mail mà bạn không cần nữa, hãy đóng hộp thoại.
- Sau đó, làm trống thư mục "Các mục đã xóa" và để thư mục cá nhân nén.
