Mẫu Excel: ghi lại thời gian dễ dàng

Đây là cách bạn làm việc với bảng chấm công trong Excel

Đặc biệt là khi làm việc tại nhà, người lao động và người sử dụng lao động có thể khó theo dõi số giờ làm việc, ngày nghỉ phép để lên kế hoạch cho kỳ nghỉ hoặc thời gian nghỉ ngơi. Nếu bạn không sử dụng một chương trình để ghi lại thời gian, bạn có thể sử dụng các mẫu Excel. Chương trình Microsoft Office cung cấp nhiều bảng chấm công cho nhân viên và người giám sát để có thể ghi lại sự tham gia và vắng mặt. Với sự trợ giúp của các cột và hàng được định dạng trước trong bảng tính, thời gian làm việc và giờ nghỉ, ngày nghỉ và ngày ốm có thể được nhập một cách thuận tiện và số giờ làm việc có thể được tính toán tự động hàng tuần hoặc hàng tháng.

Tôi có thể tìm các mẫu Excel để ghi lại thời gian ở đâu?

Tiến hành như sau để tạo các mẫu Excel miễn phí để theo dõi thời gian của riêng bạn:

1. Mở chương trình Microsoft.

2. Đi tới "Thêm mẫu" trên trang chủ.

   

3. Nhập "theo dõi thời gian" vào thanh tìm kiếm.

   

4. Chọn mẫu bạn muốn và mở nó.

Excel cung cấp cho nhân viên và người quản lý nhiều mẫu khác nhau có thể được sử dụng để ghi lại thời gian làm việc. Tại đây bạn có thể chọn giữa các bảng chấm công hàng tuần với các thiết kế khác nhau. Các mẫu Excel đặc biệt thích hợp nếu thời gian làm việc được tự động ngoại suy trên bảng chấm công. Những lợi thế khác là:

• Cân nhắc về thời gian vắng mặt như nghỉ phép, nghỉ giải lao hoặc ốm đau
• Các tùy chọn định dạng để tô màu ngày hoặc tuần
• Làm thêm giờ hoặc số ngày nghỉ phép còn lại của năm trước

Với sự trợ giúp của các mẫu Excel để ghi lại thời gian, giờ làm việc và thời gian mục tiêu có thể được ghi lại một cách minh bạch. Thời gian vắng mặt, làm thêm giờ hoặc ngày nghỉ phép được tính toán tự động và cho phép ghi lại chính xác số giờ đã làm việc. Nếu bảng thời gian được yêu cầu, chúng có thể được in bằng một cú nhấp chuột hoặc gửi dưới dạng tệp PDF qua email.

Các thành phần có thể có của ghi thời gian Excel

Excel cung cấp nhiều bảng chấm công với các thiết kế khác nhau với các thông tin khác nhau có thể được nhập vào các cột và hàng. Các thành phần trung tâm là

• Ngày, giờ bắt đầu và kết thúc hàng ngày cũng như thời gian giải lao và thời gian nghỉ phép
• Thông tin chi tiết về nhân viên như tên, địa chỉ, e-mail và số điện thoại cũng như thông tin về người quản lý hoặc người sử dụng lao động
• số giờ làm việc, thời gian mục tiêu, thời gian làm thêm giờ và tiền lương được tính toán tự động bằng cách sử dụng các công thức và hàm Excel tích hợp

Người dùng chọn mẫu Excel nào tùy thuộc vào họ. Bảng chấm công có thể được sử dụng như một tổng quan cá nhân hoặc được sử dụng bởi người sử dụng lao động để ghi nhật ký hàng tuần, hàng tháng, hàng quý hoặc hàng năm về số giờ làm việc và vắng mặt của nhân viên. Nhờ việc nhập từng giờ làm việc thông thường, bảng chấm công không chỉ phù hợp với nhân viên toàn thời gian mà còn phù hợp với những người làm việc nhỏ, công nhân ngắn hạn hoặc nhân viên bán thời gian.

Thông tin liên quan đến việc ghi giờ làm việc được tính như thế nào?

Để có thể tính toán giờ làm việc, tổng thời gian làm việc, tiền lương hoặc tổng tiền lương, các công thức sẽ được sử dụng.

• Tính giờ làm việc: Sử dụng công thức = Kết thúc công việc, bắt đầu làm việc, nghỉ giải lao.
• Tính thời gian làm việc: Sử dụng công thức = Giờ làm việc * 24. 6 giờ được hiển thị là 6 giờ thay vì 6 giờ (giờ làm việc). Tuy nhiên, để làm điều này, bạn phải định dạng ô dưới dạng một số để hiển thị chính xác.
• Tính lương: Bạn có thể sử dụng giờ làm việc để tính tiền lương mỗi ngày. Công thức là = Thời gian làm việc * lương theo giờ.
• Tính tổng lương: Tự động cộng tiền lương mỗi ngày AutoSum đối với tiền lương hàng tuần hoặc hàng tháng.

Các mẫu Excel hiện có để ghi lại thời gian: không phải mẫu phù hợp?

Có thể điều chỉnh việc ghi thời gian dựa trên mẫu hoặc tạo một bảng chấm công riêng lẻ. Bằng cách này, bạn có thể tự xác định thông tin nào có liên quan và cần được ghi lại. Bạn cũng có thể xác định xem giờ làm việc có nên được ghi lại mỗi tuần, tháng hoặc năm hay không. Để tạo bảng Excel của riêng bạn cho giờ làm việc, hãy tiến hành như sau, ví dụ:

1. Mở một sổ làm việc mới với một trang tính trống.

2. Trong dòng đầu tiên, hãy nhập tiêu đề bảng, thông tin cá nhân và thông tin về nhà tuyển dụng nếu bảng được sử dụng làm bảng chấm công.

3. Trong một dòng tiếp theo, hãy gắn nhãn các cột Excel với ngày, thời gian đóng dấu, thời gian đóng dấu, thời gian nghỉ và số giờ làm việc cuối cùng mỗi ngày.

4. Thực hiện định dạng, chẳng hạn như bạn có thể đặt định dạng ngày hoặc giờ mong muốn.

5. Nếu bảng của bạn chứa cuối tuần hoặc ngày lễ vì bạn muốn ghi lại giờ làm việc của mình hàng tháng, bạn có thể sử dụng định dạng có điều kiện để đánh dấu chúng bằng màu. Điều này giúp bạn dễ dàng phân biệt giữa ngày làm việc và ngày nghỉ.

6. Để Excel tự động tính số giờ bạn đã làm việc, hãy sử dụng một công thức trừ đơn giản để trừ số giờ bắt đầu làm việc và số giờ kết thúc công việc. Thời gian nghỉ lần lượt được trừ vào số giờ làm việc chênh lệch. Ví dụ: giả sử rằng giờ làm việc bắt đầu lúc 8 giờ sáng và công việc kết thúc lúc 4 giờ 30 chiều. Được nghỉ 30 phút trong giờ làm việc. Công thức tính toán có dạng như sau: =16:30 - 8:00 - 0:30. Vì vậy, bạn đã làm việc 8 giờ ngày hôm đó.

7. Nếu bạn muốn tính tổng số giờ làm việc trong tuần hoặc tháng, bạn có thể sử dụng "AutoSumum" cho việc này. Để thực hiện việc này, hãy chọn một ô trống trực tiếp trong cột của giờ làm việc đã nhập và nhấp vào "Tính tổng".

8. Nếu bạn muốn tính tiền lương hàng tháng của mình dựa trên số giờ làm việc, hãy nhân tổng số giờ làm việc với mức lương hàng giờ của bạn. Để thực hiện việc này, hãy nhập tiêu đề "Lương" vào một ô mới và chèn mức lương theo giờ của bạn vào bất kỳ ô nào. Giả sử tổng số giờ nằm trong ô G35 và tiền lương theo giờ trong J35, hãy nhập công thức sau vào ô thích hợp: = G35 * J35.

Các lĩnh vực ứng dụng khác của các mẫu Excel để ghi lại thời gian

Tính năng ghi thời gian của Excel cũng có thể được sử dụng cho các mục đích khác ngoài việc ghi lại giờ làm việc và thời gian vắng mặt. Các mẫu Excel để ghi lại thời gian chủ yếu bao gồm các trục thời gian để lập kế hoạch dự án để có thể ghi lại tiến độ của dự án. Các mẫu chứa các mốc thời gian để làm nổi bật và trực quan hóa tiến trình và các mốc quan trọng. Việc ghi lại thời gian cũng có thể được sử dụng để tạo ra một cái nhìn tổng quan về các dự án hiện tại, tiến độ và thời hạn của chúng.

Mẫu Excel: Ghi thời gian tự động và nhanh chóng với bảng chấm công

Nếu bạn muốn biết tổng quan nhanh về số giờ làm việc và lập kế hoạch đi nghỉ, bạn có thể sử dụng các mẫu Excel miễn phí để ghi lại thời gian. Bảng chấm công được định dạng trước chứa các hàng và cột được gắn nhãn cũng như các hàm để tính giờ làm việc hoặc tiền lương. Các mẫu có thể được cá nhân hóa nếu cần thiết. Nhưng cũng có thể tự tạo bảng chấm công và định dạng theo ý muốn. Ghi thời gian làm việc trong Excel không chỉ phù hợp với nhân viên toàn thời gian mà còn phù hợp với nhân viên làm việc ngắn hạn, bán thời gian hoặc công việc nhỏ. Cuối cùng, các mẫu Excel để ghi lại thời gian cũng có thể được sử dụng để ghi lại tiến độ trong các dự án và trực quan hóa chúng với trục thời gian.

Câu hỏi thường gặp quan trọng

Làm cách nào để tìm các mẫu Excel để theo dõi thời gian?

Mở Excel. Trên trang chủ, nhấp vào "Thêm mẫu" và nhập "theo dõi thời gian" vào thanh tìm kiếm.

Làm cách nào để tính thời gian làm việc trên 24 giờ?

Với công thức= IF (B2-A2Excel có thể tính toán thời gian làm việc hơn 24 giờ. Sau đó, định dạng ô với định dạng số bạn muốn.

Làm thế nào để tôi tính toán thời gian nghỉ giải lao?

Sử dụng công thức= (Kết thúc công việc-bắt đầu-công việc-giải lao) * 24để tính toán thời gian tạm dừng và sử dụng nó cho các tính toán tiếp theo.