Nhập văn bản: Cách tạo bố cục và tài liệu trên PC của bạn

Các công cụ nhập văn bản này hẳn đã quen thuộc với bạn

Để sử dụng máy tính đúng cách, phải đưa ra các lệnh cho nó. Điều này hoạt động tốt nhất bằng cách nhập văn bản, nhưng nó cũng có thể được thực hiện bằng cách sử dụng nhận dạng giọng nói. Để nhập văn bản, bạn cần có bàn phím được kết nối với máy tính qua Bluetooth hoặc cáp hoặc được tích hợp trực tiếp vào máy tính (chẳng hạn như với máy tính xách tay).

Làm cách nào để nhập văn bản bằng bàn phím?

Bàn phím bao gồm một số lượng lớn các phím, mỗi phím được gán một lệnh cụ thể. Bằng cách kết hợp các phím khác nhau, các phím riêng lẻ cũng có thể thực hiện một số lệnh. Sử dụng bàn phím cần một chút luyện tập, đặc biệt là khi bạn phải gõ nhanh và thành thạo. Ngày nay, công việc văn phòng không còn có thể thực hiện được nếu không có công việc nhập văn bản và máy tính là một phần không thể thiếu của nhiều ngành nghề khác và việc sử dụng chúng được mong đợi ngày nay.

Việc sử dụng bàn phím nhanh chóng và ít mắc lỗi khi nhập văn bản giúp tăng tốc độ làm việc và từ đó có ảnh hưởng tích cực đến kết quả công việc của chính bạn. Hệ thống 10 ngón tay đã tự chứng minh mình có thể gõ thành thạo và không cần chuyển động tìm kiếm liên tục bằng mắt trên bàn phím.

Tìm hiểu hệ thống 10 ngón tay và gõ hiệu quả hơn

Với hệ thống 10 ngón tay, các ngón tay được đặt trên một số phím nhất định trong một phân bố xác định và tất cả các phím khác có thể được điều khiển thuận tiện từ đó. Để học hệ thống 10 ngón tay, bạn có thể tham gia một khóa học mà chủ lao động có thể sắp xếp cho bạn hoặc khóa học được cung cấp, chẳng hạn như tại một trường cao đẳng cộng đồng trong khu vực của bạn. Nhưng bạn cũng có thể học cách gõ nhanh bằng mười ngón tay bằng các khóa học hoặc phần mềm trực tuyến.

Thay đổi cài đặt bàn phím

Ví dụ, ở các nước nói tiếng Đức, bàn phím trông khác so với ở Hoa Kỳ. Ví dụ ở Thụy Điển, cũng có nhiều bàn phím khác nhau do các chữ cái khác nhau trong bảng chữ cái. Trong khi các chữ cái ä, ö và ü có thể được tìm thấy trên bàn phím tiếng Đức, chẳng hạn như không có chữ ü mà là chữ å trên bàn phím tiếng Thụy Điển. Trên bàn phím tiếng Anh, chữ y và z được đổi chỗ cho nhau. Các con số giống nhau trên tất cả các bàn phím.

Bạn có thể thay đổi cách gán các phím trên bàn phím thông qua hệ điều hành. Ví dụ: trong Windows 10, bạn có thể chuyển đổi qua lại giữa bàn phím tiếng Đức và tiếng Anh bằng tổ hợp phím Windows và phím cách. Trong "Thay đổi tùy chọn ngôn ngữ và bàn phím", bạn nhập vào trường tìm kiếm, bạn cũng có thể gọi ra các tùy chọn khác. Bạn có thể tải xuống và sử dụng các ngôn ngữ và bài tập quan trọng khác nhau. Thách thức duy nhất sau đó là tất nhiên các phím trên bàn phím của bạn vẫn được gắn nhãn với ký tự gốc.

Để thay thế cho việc sắp xếp lại toàn bộ bàn phím, bạn cũng có thể chỉ cần thêm một ý nghĩa khác cho các chữ cái riêng lẻ. Sử dụng phần mềm bổ sung như WinCompose, bạn có thể chuyển đổi các chuỗi ký tự thành các ký tự đặc biệt và do đó được hưởng lợi từ các chức năng bàn phím mở rộng.

Windows và Mac: Tại đây bạn có thể tìm thấy các ký tự đặc biệt

Bạn có thể tìm thấy các ký tự đặc biệt trong bảng ký tự Windows. Sử dụng tổ hợp phím “Win” + “.” Để mở bàn phím cho các ký tự đặc biệt, trong đó bạn cũng sẽ tìm thấy các biểu tượng cảm xúc. Trong các ứng dụng Microsoft Office chẳng hạn như Word, hãy chuyển đến tab “Chèn” và nhấp vào “Biểu tượng Ω” rồi chọn từ các ký tự đặc biệt trong các danh mục khác nhau.

Trong macOS, bạn sẽ tìm thấy các ký tự đặc biệt với "Alt". Ngay cả khi bạn nhấn phím "Alt" và "Shift" cùng nhau, các ký tự đặc biệt bổ sung sẽ được hiển thị.

Kích hoạt nhận dạng từ: Đây là cách nó hoạt động

Bạn có thể biết nhận dạng từ từ điện thoại thông minh của bạn. Ở đó, nó giúp bạn nhập dễ dàng hơn và chỉ sau khi nhập một vài chữ cái, sẽ gợi ý các từ mà bạn có thể chọn nếu nó tương ứng với những gì bạn muốn nhập. Những từ bạn sử dụng thường xuyên được lưu trữ trong từ điển của bạn. Nhận dạng từ nhằm mục đích đơn giản hóa việc nhập văn bản và giúp bạn có thể viết nhanh hơn. Bạn cũng có thể xóa lại các từ khỏi từ điển của mình. Bạn cũng có thể bật kiểu nhập văn bản tiên đoán trên PC hoặc Mac chạy Windows của mình.

Nhận dạng từ trong Windows 10:

1. Nhấp vào biểu tượng Windows ở phía dưới bên trái.

2. Sau đó, chuyển đến bánh xe cho "Cài đặt".

3. Sau đó nhấp vào “Thiết bị”.

4. Sau đó chọn "Đầu vào".

5. Trong "Bàn phím phần cứng", bạn có thể đặt liệu các gợi ý từ có được hiển thị khi bạn nhập văn bản hay không. Bạn cũng có thể tự động sửa lỗi chính tả khi nhập.

   

Bạn cũng có thể làm việc với phần mềm như “Quản lý mô-đun văn bản”. Điều này cho phép bạn chèn các phần tử văn bản định kỳ với tốc độ cực nhanh.

Nhận dạng từ trong macOS:

Để nhận dạng từ, chỉ cần nhấn "alt + esc" trong khi bạn đang nhập một từ. Một cửa sổ bây giờ sẽ mở ra, trong đó bạn sẽ được cung cấp nhiều từ gợi ý dựa trên các chữ cái bạn đã viết. Sử dụng các phím mũi tên để chọn từ bạn muốn. Khi bạn nhấn "esc", cửa sổ có các từ gợi ý sẽ đóng lại. Tính năng tự động sửa lỗi cũng có thể thực hiện được trên Mac:

1. Đi tới biểu tượng Apple trên thanh menu và chọn "System Preferences".

2. Nhấp vào “Bàn phím”.

3. Sau đó, chuyển đến tab "Văn bản".

4. Chọn hộp bên cạnh "Tự động sửa". Các thuật ngữ sai chính tả hiện được thay thế trực tiếp.

Nhập văn bản: Có những lựa chọn thay thế cho bàn phím thông thường

Ngay cả khi bàn phím được kết nối với PC hoặc được tích hợp trong máy tính xách tay là tiêu chuẩn cho hầu hết người dùng, thì cũng có các lựa chọn thay thế:

Bàn phím điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng	Bàn phím điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng được tạo trên màn hình của thiết bị và có thể được thao tác bằng cách chỉ ngón tay. Bàn phím màn hình này thường có cấu trúc khác với trên máy tính, ví dụ các ký tự đặc biệt được sắp xếp khác.
Đầu vào dựa trên bút	Văn bản có thể được viết tay trên máy tính bảng với chương trình thích hợp và bút nhập liệu, sau đó chương trình sẽ chuyển nó thành tài liệu văn bản.
Bàn phím laser hoặc bàn phím dữ liệu ảo	Các chìa khóa được chiếu tia laser lên bàn. Sau đó, một máy phát tia hồng ngoại sẽ xác định vị trí của các ngón tay và truyền tín hiệu theo cách này.

Điều khiển bằng giọng nói thay thế cho nhận dạng văn bản trên PC

Thay vì nhập các lệnh trên máy tính bằng bàn phím, còn có tùy chọn điều khiển bằng giọng nói và nhập liệu bằng giọng nói. Rốt cuộc, nhập văn bản có những cạm bẫy đối với một số nhóm nhất định như người khiếm thị và những người bị rối loạn vận động hoặc mất chi. Do đó, máy tính cũng có thể được điều khiển thông qua nhận dạng giọng nói, cung cấp một giải pháp thay thế đã được thử nghiệm và thử nghiệm cho nhận dạng văn bản trên PC.

Bạn cần một micrô cho việc này, micrô thường được tích hợp tiêu chuẩn trong máy tính xách tay. Bạn có thể kết nối micrô bổ sung với PC hoàn chỉnh của mình hoặc sử dụng tai nghe có micrô tích hợp.

Kích hoạt nhận dạng giọng nói trong Windows 10

Trong Windows 10, bạn có thể kích hoạt micrô trong “Bắt đầu”> “Cài đặt”> “Thời gian và ngôn ngữ”> “Nhận dạng giọng nói”. Để thực hiện việc này, hãy chọn nút “Các bước đầu tiên” trong “Micrô”.

Bạn cũng có thể kích hoạt chức năng đọc chính tả của PC chạy Windows 10. Nó cho phép bạn đọc chính tả các từ đã nói trên PC và chuyển đổi chúng thành văn bản ở bất kỳ đâu bạn muốn. Điều này cũng hoạt động nhờ nhận dạng giọng nói. Bạn khởi động chức năng đọc chính tả bằng cách chọn một trường văn bản rồi nhấn phím "Windows" + "H". Sau đó, thanh công cụ đọc chính tả sẽ mở ra và bạn có thể nói. Bằng cách nói "Kết thúc đọc chính tả", bạn lại đóng chức năng đọc chính tả.

Kích hoạt nhận dạng giọng nói trong macOS

Để sử dụng nhận dạng giọng nói và nhập liệu bằng giọng nói trên thiết bị Apple, bạn cần nâng cấp hệ thống của mình lên macOS Catalina (nếu chưa được cài đặt trước). Trái ngược với các phiên bản macOS cũ, chỉ hoạt động với chức năng đọc chính tả, macOS Catalina chạy với tính năng nhận dạng giọng nói Siri. Đi tới menu Apple trong “Tùy chọn hệ thống”, nhấp vào “Trợ năng” và sau đó vào “Điều khiển bằng giọng nói” trong thanh bên. Sau đó chọn "Kích hoạt điều khiển bằng giọng nói".

Bắt đầu đọc chính tả trong macOS bằng cách nhấn phím "Fn" hai lần. Bạn cũng có thể nhấp vào "Chỉnh sửa" trong trường nhập văn bản và sau đó nhấp vào "Bắt đầu đọc chính tả".

Điều khiển bằng giọng nói: cũng có thể sửa

Ưu điểm của điều khiển ngôn ngữ là bạn không cần dùng tay để làm điều đó. Văn bản bạn nói được chuyển đổi thành văn bản bằng hệ thống chính tả được tích hợp trong hệ điều hành. Mọi từ hoặc cụm từ bạn nói đều được hiển thị dưới dạng văn bản trên màn hình. Nếu các từ được nhận dạng không chính xác hoặc không hoàn toàn, người dùng có thể nhập lại hoặc sửa chúng.

Bật đầu ra giọng nói - trên Windows và Mac

Bạn không chỉ có thể nhập văn bản vào máy tính bằng giọng nói mà còn có thể xuất văn bản trong máy tính bằng nhận dạng giọng nói.

các cửa sổ	Mac
Trong Windows, nhấn phím Windows cùng với phím Enter. Bạn cũng có thể kích hoạt đầu ra bằng giọng nói từ màn hình đăng nhập. Để thực hiện việc này, hãy nhấp vào "Dễ sử dụng" ở góc dưới bên trái và sau đó chuyển đến "Đầu ra bằng giọng nói".	Trên máy Mac của bạn, nhấp vào Apple> Tùy chọn hệ thống> Trợ năng, sau đó nhấp vào Trình tường thuật. Chọn hộp có nhãn “Đọc văn bản đã chọn khi bạn nhấn một phím”. Thông thường tổ hợp phím của phím tùy chọn và "ESC" được sử dụng để kích hoạt đầu ra giọng nói. Nhấn tổ hợp phím và máy Mac sẽ bắt đầu đọc văn bản trên màn hình.

4 công cụ nhập văn bản bạn phải biết

Với công cụ nhập văn bản, bạn có thể kiểm tra lỗi văn bản của mình, tìm kiếm từ khóa hoặc phân tích tính dễ đọc của văn bản. Khuyến nghị là:

• Với phân tích văn bản WORTLIGA, bạn có thể kiểm tra tính dễ hiểu, ngôn ngữ và tính ngắn gọn của văn bản.
• FreeOCR giúp bạn làm cho văn bản được quét dễ đọc và kiểm tra chúng để tìm từ khóa.
• Trang web “Schreiblabor” kiểm tra các văn bản để tìm các cụm từ, các từ điền và các câu ghép. Bằng cách này, các văn bản có thể được làm cho dễ hiểu và rõ ràng hơn.
• Với Formfiller, bạn có thể tự động điền vào các biểu mẫu trên PC và không cần phải nhập văn bản theo cách thủ công.

Thay đổi phông chữ trên PC

Bạn có biết rằng bạn có thể thay đổi phông chữ trên PC của mình nếu bạn muốn thấy một phông chữ khác với phông chữ chuẩn của Windows trong các ứng dụng của mình không?

Trong Windows 7, việc thay đổi phông chữ khá dễ dàng:

Đi tới Bắt đầu và sau đó đến “Bảng điều khiển”.

Nhập thuật ngữ "màu cửa sổ" vào trường nhập của bảng điều khiển.

Sau đó, chuyển đến "Thay đổi màu cửa sổ và chỉ số".

Trong "Phần tử", hãy nhấp vào khu vực mà bạn muốn thay đổi phông chữ, ví dụ: "Menu".

Sau đó, chọn phông chữ ưa thích của bạn từ các phông chữ được đề xuất.

Lưu và kích hoạt thay đổi bằng "OK".

Thay đổi phông chữ trong Windows 8 và Windows 10

Không thể thay đổi phông chữ hệ điều hành trong Windows 8 và Windows 10 được nữa. Trong các hệ điều hành này, bạn chỉ có thể thay đổi kích thước của phông chữ và in đậm phông chữ.

Chọn “Bảng điều khiển”> “Giao diện và cá nhân hóa”.

Nhấp vào "Hiển thị".

Ở đó bạn có thể thay đổi kích thước phông chữ hoặc chọn "in đậm".

Ngay cả khi phông chữ Windows không còn có thể được đặt với hệ điều hành Windows mới, bạn vẫn có thể làm việc với các phông chữ khác nhau trong tài liệu của mình, chẳng hạn như trong các ứng dụng Office khác nhau.

Bố cục: Cách sử dụng các phông chữ khác nhau cho bố cục của bạn

Các phông chữ khác nhau có các thuộc tính khác nhau và theo đó, các hiệu ứng khác nhau. Nó tạo ra sự khác biệt lớn về tác động cho dù bạn đang tạo tài liệu văn bản bằng Arial, Gabriola hay Comic Sans. Một số phông chữ vui tươi hoặc trang trí công phu, trong khi những phông chữ khác trông rõ ràng và gọn gàng. Vì vậy, bạn phải tự làm quen với phông chữ và bố cục để có thể chọn các tùy chọn tốt nhất tùy thuộc vào dự án của mình. Rốt cuộc, viết không chỉ là một câu lệnh đơn thuần đằng sau các chữ cái kết hợp.

Kiểu chữ phù hợp có thể làm cho văn bản trông hấp dẫn và dễ đọc hơn. Điều này cũng có thể ảnh hưởng đến tiềm thức, ví dụ như quyết định mua hàng hoặc giao kết hợp đồng. Nếu tài liệu được đề cập trông không hấp dẫn, bạn có thể muốn suy nghĩ kỹ về việc đóng nó.

Sử dụng ứng dụng Office "Word" cho bố cục

Bạn không nhất thiết phải cần các công cụ phức tạp để có bố cục văn bản hấp dẫn trực quan trên PC. Bạn đã có thể thử nghiệm rất nhiều trong Microsoft Word hoặc một trình soạn thảo khác nhờ nhiều cài đặt. Với "thước kẻ" hoặc "đường kẻ ô", bạn có thể chèn các hộp vào văn bản của mình và do đó nới lỏng văn bản. Đồ họa hoặc hình ảnh cũng có thể được chèn, màu phông chữ có thể được thay đổi và có thể chọn các phông chữ khác nhau. Nếu một phông chữ không có cài đặt in đậm hoặc nghiêng theo mặc định, bạn có thể thêm một mẹo nhỏ vào những cài đặt này.

Bạn cũng có thể tải xuống phông chữ mới chưa được cài đặt sẵn trong phiên bản Word của bạn. Bạn có thể thực hiện việc này thông qua các trang web khác nhau trên Internet hoặc thông qua các tệp trên phương tiện lưu trữ dữ liệu chẳng hạn như thẻ USB mà chủ lao động cung cấp cho bạn chẳng hạn. Cài đặt rất đơn giản và hoạt động như thế này trong Windows 10, ví dụ:

Tải xuống phông chữ mới. Chúng thường có trong một thư mục zip.

Giải nén tệp có phần cuối là ".ttf", đây là phần cuối của tệp thông thường cho các phông chữ.

Nhấp chuột phải vào tệp ".ttf" và sau đó nhấp vào "Cài đặt".

Sau khi khởi động hoặc khởi động lại (nếu một chương trình đã chạy) chương trình Office, phông chữ mới hiện có sẵn trong tất cả các ứng dụng Office.

Dưới đây là 4 công cụ bố cục bạn nên thử

• Với Canva, bạn có thể tạo đồ họa và bố cục đáp ứng hầu hết mọi yêu cầu.
• Với Tango solo Private Edition, bạn có thể tạo tờ rơi, tài liệu quảng cáo, tài liệu quảng cáo và hơn thế nữa.
• GIMP mở rộng như Photoshop và hoàn toàn miễn phí.
• Goalscape giúp bạn hình dung các mục tiêu và dự án và đóng gói chúng thành một bố cục hấp dẫn.

Kết luận: Có thể nhập văn bản theo nhiều cách khác nhau

PC không chỉ có thể được điều khiển thông qua bàn phím mà còn thông qua giọng nói. Lời nói có thể được sửa hoặc nói lại, có nghĩa là người khuyết tật cũng có thể sử dụng máy tính. Sử dụng PC, bạn có nhiều tùy chọn để điều chỉnh phông chữ và chỉnh sửa bố cục văn bản theo ý tưởng của bạn. Cả hai công cụ để nhập văn bản và tạo bố cục phù hợp sẽ giúp bạn điều này.