Cách tạo chữ ký điện tử
Chữ ký rất cần thiết trong nhiều ngữ cảnh khác nhau. Trong khi cuộc sống ngày càng trở nên số hóa, cả riêng tư và chuyên nghiệp, khả năng ký trên PC hoặc điện thoại thông minh dường như bị hạn chế. Microsoft Word cung cấp nhiều cách khác nhau để chèn chữ ký vào thời gian và tiết kiệm giấy. Nhưng: Không phải mọi sự thay thế đều có tình trạng pháp lý giống như chữ ký thủ công.
Tại sao lại phải chèn chữ ký trong Word?
Ai không biết vấn đề này? Bạn nhận được các tài liệu và hợp đồng được ký bằng e-mail và bây giờ bạn phải in ra và ký một cách vất vả, chỉ để gửi lại dưới dạng bản scan. Quá trình này có thể được đơn giản hóa nhờ Word. Nếu bạn không sở hữu một máy in hoặc muốn tiết kiệm giấy vì lợi ích của môi trường, có những lựa chọn thay thế cho việc ký.
Nhưng nó thực sự nghĩa là gì - và chữ ký điện tử có tương đương với chữ ký thủ công không? Với chữ ký của bạn, bạn đang tuyên bố ý định theo nghĩa rộng nhất. Có thể là trên hợp đồng mua bán, cho thuê hoặc hợp đồng lao động hoặc một bảo lãnh. Chỉ với chữ ký của bạn, nó mới trở thành ràng buộc về mặt pháp lý.
Tuy nhiên, đây không phải là lý do duy nhất để thêm chữ ký. Chữ ký cũng mang lại cho tài liệu tính chuyên nghiệp hơn và xác định rõ quyền tác giả. Ngoài ra, chữ ký bảo vệ chống gian lận: Chữ ký thủ công của bạn là duy nhất và do đó chống giả mạo. Nó cũng phục vụ cho việc xác định bạn một cách đáng tin cậy về lâu dài. Nhưng điều đó cũng áp dụng cho chữ ký điện tử?
Bảo mật trước tiên - chữ ký điện tử là gì?
Quy định eIDAS (Dịch vụ Nhận dạng Điện tử và Tin cậy) xác định các yêu cầu về tính hợp lệ và đáng tin cậy của chữ ký điện tử trên toàn Liên minh Châu Âu. "Dịch vụ nhận dạng điện tử và dịch vụ ủy thác" này chỉ định ba cấp độ: chữ ký điện tử đơn giản, nâng cao và đủ điều kiện. Vì việc sử dụng riêng chủ yếu được giới hạn ở hai cấp độ bảo mật đầu tiên, các giải thích sau đây chỉ đề cập đến vấn đề này.
Chữ ký trên máy tính bảng của người vận chuyển bưu kiện cũng giống như một chữ ký điện tử đơn giản giống như việc chèn một bản scan với chữ ký thủ công vào một tài liệu. Cái sau hoạt động mà không có bất kỳ sự cố nào trong Word, nhưng không được chấp nhận cho mọi vấn đề. Bên thứ ba cũng có thể chèn một bản quét chữ ký của bạn.
Chữ ký điện tử nâng cao cung cấp khả năng bảo vệ nhiều hơn vì chứng chỉ kỹ thuật số cũng được sử dụng ở đây. Nó xác nhận rõ ràng danh tính của bạn - không giống như quét chữ ký thủ công. Chứng chỉ do bên thứ ba đáng tin cậy cấp và bao gồm ID và mã PIN. Sau khi ký, tệp được chuyển tiếp ở dạng mã hóa và không thể thay đổi được nữa kể từ thời điểm đó.
Ký thủ công: cổ điển và an toàn trên giấy hoặc máy tính bảng
Có nhiều tùy chọn khác nhau có sẵn cho bạn để thêm chữ ký thủ công vào tài liệu Word của bạn.
Quét chữ ký và đặt nó trong Word: Đây là cách nó hoạt động
Bạn chèn chữ ký của mình vào tài liệu Word bằng cách sử dụng máy quét hoặc ứng dụng quét dành cho điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng:
Ký chữ ký của bạn trên một mảnh giấy.
Sử dụng ứng dụng hoặc máy in để quét chữ ký.
Gọi quét trên máy tính của bạn và sử dụng các chức năng chỉnh sửa ảnh trong Word để cắt theo kích thước mong muốn.
Lưu hình ảnh đã chỉnh sửa của chữ ký của bạn dưới dạng tệp hình ảnh.
Sau khi nhấp vào “Chèn”, hãy chọn nút “Hình ảnh” và sau đó chọn “Thiết bị này”. Một cửa sổ mới sẽ mở ra, trong đó bạn có thể thấy cấu trúc thư mục của máy tính. Tìm tệp hình ảnh có chữ ký của bạn và đặt nó vào vị trí mong muốn bằng cách nhấp vào "Ok" ở cuối hộp thoại.
Tốt để biết: Với Mac, bạn có thể quét và lưu chữ ký dưới dạng PDF, sau đó cũng có thể được chuyển sang Word.
Tạo dòng chữ ký chuyên nghiệp cho chữ ký
Để làm cho chữ ký trông chuyên nghiệp hơn, bạn cũng có thể làm việc với một dòng chữ ký. Bởi vì điều này có thể được đánh dấu bằng tên, ngày tháng và chức danh hoặc chức danh công việc của người ký. Để thực hiện việc này, hãy tiến hành như sau:
-
Đi tới tab "Chèn" trong ruy-băng Word.
-
Nhấp vào Dòng Chữ ký ở bên phải của dải băng và chọn "Dòng Chữ ký Microsoft Office" từ trình đơn thả xuống.
-
Nhập tên, họ và chức vụ của người ký cũng như địa chỉ e-mail của họ, nếu có, và ghi chú vào các trường được cung cấp trong hộp thoại.
-
Thực hiện lựa chọn bằng cách đặt hoặc xóa dấu kiểm để tự động thêm thời gian của chữ ký và phê duyệt nhận xét.
-
Nhấp vào "Ok" để xác nhận các mục của bạn.
Tài liệu này hiện có thể được in ra và được ký bởi người được chỉ định. Tuy nhiên, cũng có cách ký điện tử trên dòng chữ ký.
Ký điện tử - một giải pháp thông minh và an toàn
Để thêm chữ ký điện tử vào tài liệu Word, hãy sử dụng các chức năng Word tiêu chuẩn hoặc các tùy chọn mở rộng.
Ký dòng chữ ký bằng hình ảnh hoặc các chức năng tự do
Nếu có một dòng chữ ký, chữ ký có thể được chèn theo hai cách khác nhau. Bạn chèn hình ảnh hoặc bản quét chữ ký của mình hoặc bạn ký bằng tay từ điện thoại di động hoặc máy tính bảng. Lưu ý rằng điều này chỉ có thể thực hiện được từ Word cho Microsoft 365. Để thêm tệp chữ ký, hãy tiến hành như sau:
Nếu tên của bạn chưa ở dưới dòng chữ ký, hãy nhập tên đó vào trường "Họ, tên".
Nhấp vào Chọn Hình ảnh và chọn tùy chọn Chọn Hình ảnh Chữ ký.
Tìm tệp bạn muốn ở vị trí.
Xác nhận lựa chọn của bạn bằng cách nhấp vào "Chọn" bằng nút chuột trái.
Chữ ký thủ công qua bàn di chuột
Mặt khác, chữ ký thủ công cũng có thể được thêm vào dòng chữ ký từ bàn di chuột:
Nhấp vào tùy chọn mực trên máy tính bảng hoặc điện thoại thông minh của bạn.
Đặt chữ ký thủ công của bạn vào vị trí được chỉ định trên dòng chữ ký.
Vì bạn thường không muốn thay đổi tài liệu đã ký, nên lưu toàn bộ tài liệu dưới dạng tệp PDF sau khi đã ký. Điều này cũng bảo vệ nó khỏi sự thay đổi bất hợp pháp.
Mẹo: Mặt khác, nếu bạn thích chữ ký điện tử bao gồm dấu thời gian và do đó bảo mật hơn nữa, tất cả những gì bạn cần làm là nhấp đúp vào dòng chữ ký để chuyển tiếp nó đến các tổ chức chứng nhận khác nhau như GlobalSign. Chúng hoạt động như một loại cơ quan cấp cho bạn chứng chỉ tạm thời cho chữ ký điện tử. Chứng chỉ có thể so sánh với một tài liệu nhận dạng kỹ thuật số và trong một số trường hợp phải trả phí. Tuy nhiên, nó cũng cho phép chèn chữ ký điện tử nâng cao theo quy định của eIDAS.
Sử dụng phần bổ trợ Word cho chữ ký điện tử: Đây là cách nó hoạt động
Các phần bổ trợ Word cũng giúp ký điện tử một tài liệu dễ dàng hơn. Phần bổ trợ thường là các tùy chọn mở rộng miễn phí cho Microsoft Word. Ưu điểm so với ứng dụng - tức là ứng dụng di động cho thiết bị di động của bạn - là việc triển khai đơn giản trong chương trình Word hiện có. Bổ trợ chỉ đơn giản là một công cụ có sẵn cho bạn cho tất cả các tác vụ trong tương lai trong lĩnh vực thiết kế văn bản với Word.
Hai phần bổ trợ "DocuSign" và "AdobeSign" rất lý tưởng để ký các tài liệu quan trọng. Bạn có thể sử dụng Adobe để gửi chữ ký điện tử ở cả ba cấp độ bảo mật. Ngoài ra, tiện ích mở rộng này dành cho Word cho phép bổ sung nhận xét và chỉ định các đoạn văn nhất định dành riêng cho người nhận.
Sau đó, điều này sẽ biết được vị trí cần chữ ký của anh ta và nơi anh ta nên để trống dòng chữ ký. Người tạo tài liệu đồng thời theo dõi ai trong số những người đã ký đã ký và chữ ký của ai vẫn đang chờ xử lý. Cả hai phần bổ trợ đều an toàn và cũng tiết kiệm thời gian và giấy tờ.
Đăng nhập trong Word: Office làm cho bút và giấy trở thành một cuộc thi
Với Word, bạn có nhiều tùy chọn để làm cho văn bản trở nên hấp dẫn và chuyên nghiệp hơn. Bạn có thể định dạng văn bản hoặc hiển thị các mẫu tiêu đề trong mục lục. Bạn cũng có thể đảm bảo sự xuất hiện mạch lạc bằng cách thêm các tài liệu tham khảo. Danh sách và các ký tự đặc biệt cũng có thể được chèn để minh họa nhưng cũng thể hiện đúng về mặt khoa học - ví dụ từ các lĩnh vực toán học hoặc ngoại ngữ. Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, Word giúp bạn kiểm tra dấu gạch nối, phông chữ và kiểu chữ.
Một cách khác để thiết kế tài liệu một cách chuyên nghiệp là thêm chữ ký vào Word. Chữ ký mang lại cho tài liệu của bạn sự nghiêm túc hơn, nhưng cũng là một tính chất ràng buộc về mặt pháp lý. Bất kể đó là hợp đồng mua bán, cho thuê hay hợp đồng lao động, chữ ký thể hiện rằng bạn đồng ý với nội dung của một tài liệu. Do đó, chữ ký điện tử trong Word đại diện cho một bước quan trọng hướng tới một thiết kế hiện đại, hiệu quả và thân thiện với môi trường hơn cho các quy trình phối hợp khác nhau trong cuộc sống riêng tư cũng như trong nghề nghiệp.
Câu hỏi thường gặp
Làm cách nào để chèn chữ ký trong Word?
Bạn chèn chữ ký trong Word bằng cách đặt nó lên một tờ giấy, quét nó và chèn nó dưới dạng đồ họa tại vị trí mong muốn trong tài liệu Word. Nếu bạn có bàn di chuột, bạn có thể ký bằng tùy chọn mực của Word. Tuy nhiên, cách này chỉ hoạt động với Microsoft Word 365. Một cách khác là ký dòng chữ ký bằng chữ ký số được chứng nhận nếu được yêu cầu. Word cũng có thể được nâng cấp bằng các tiện ích mở rộng hữu ích - được gọi là phần bổ trợ - chẳng hạn như “AdobeSign” của Adobe.
Dòng chữ ký là gì?
Dòng chữ ký là dòng chữ ký đặc biệt mà bạn có thể cá nhân hóa họ, tên, chức vụ chuyên môn và các thông tin chi tiết khác của người ký. Đồ họa của chữ ký có thể được chèn trên dòng, ký bằng tay bằng bàn di chuột hoặc bằng chứng chỉ.
Chữ ký có an toàn trên máy tính không?
Chữ ký điện tử mà bạn thực hiện trên PC, máy tính bảng hoặc điện thoại thông minh có ràng buộc pháp lý ở các mức độ khác nhau tùy thuộc vào các yêu cầu mà chúng đáp ứng. Quy định eIDAS của EU xác định ba cấp độ bảo mật. Mặc dù chỉ cần một chữ ký điện tử đơn giản để bưu tá chấp nhận bưu kiện, nhưng ít nhất phải có chữ ký điện tử nâng cao, nếu không đủ tiêu chuẩn cho những vấn đề quan trọng như giao kết hợp đồng. Trong Word, bạn chỉ có thể chèn chữ ký nâng cao sau khi mua chứng chỉ tương ứng.
