Microsoft Outlook: Chọn phông chữ cho e-mail

“Làm cách nào để thay đổi phông chữ mặc định cho các e-mail mới?” Đây là một trong những câu hỏi thường xuyên nhất của độc giả của tôi. Trong phần sau, bạn sẽ học cách thực hiện điều này một cách chính xác. Đồng thời, tôi sẽ cho bạn biết cách thay đổi phông chữ trong hộp thư đến của bạn.

Cách bạn thay đổi phông chữ mặc định cho email ở định dạng HTML hoặc Rich Text tùy thuộc vào cách bạn làm việc trong Outlook:

• Nếu bạn sử dụng chức năng mẫu định dạng (như trong Word), bạn sẽ tìm hiểu ở đây cách thay đổi cài đặt của các mẫu này. Điều tốt nhất cần làm là lưu lại thay đổi phông chữ cơ bản ngay lập tức.
• Nếu bạn không sử dụng bảng định kiểu vì bạn không sử dụng tiêu đề hoặc các mẫu khác trong e-mail, việc thay đổi phông chữ tiêu chuẩn sẽ dễ dàng hơn và được mô tả trong phần "Thay đổi phông chữ cơ bản" bên dưới.

Về cơ bản, có một điều cần lưu ý: thư HTML (như thư văn bản đa dạng thức) chỉ chứa thông tin định dạng như "in đậm" hoặc "phông chữ X" ngoài thư thực. Bản thân các phông chữ không được bao gồm trong email (không giống như các tệp PDF).

Điều này có nghĩa là người nhận sẽ chỉ nhìn thấy e-mail ở định dạng chính xác của bạn nếu họ đã cài đặt phông chữ bạn đang sử dụng. Nếu không, Outlook sẽ thay thế các phông chữ “của bạn” bằng các phông chữ có thể so sánh được, nếu có các phông chữ có thể so sánh được.

Định dạng văn bản tin nhắn trong Outlook bằng phím tắt

Có thể bạn đã biết các phím tắt để định dạng trong e-mail từ Word:

• Kiểu in đậm: CTRL + SHIFT + F
• Nghiêng: CTRL + SHIFT + K
• Gạch chân: CTRL + SHIFT + U

Nhưng bạn có biết rằng bạn cũng có thể sử dụng bàn phím để mở hộp thoại để gán phông chữ hoặc kích thước khác không? Trong Outlook 2007 và 2010, nhấn phím tắt CTRL + D hoặc CTRL + SHIFT + P.

Trong hộp thoại Phông chữ, nhập hai hoặc ba chữ cái đầu tiên của tên phông chữ và chọn phông chữ bằng phím Enter. Trong Outlook 2003 hoặc phiên bản cũ hơn, hãy nhấn CTRL + SHIFT + A để thay thế. Thao tác này sẽ đặt tiêu điểm vào trường "Phông chữ" trên thanh công cụ, nơi bạn chọn phông chữ mong muốn và sau đó nhấn phím Enter.

Thay đổi phông chữ trong hộp thư đến

Nếu bạn luôn hiển thị e-mail trong hộp thư đến ở định dạng văn bản thuần túy, bạn có thể thay đổi phông chữ hiển thị như sau:

1. Gọi lệnh "Công cụ, Tùy chọn".
2. Mở tab "Đọc" và nhấp vào "Phông chữ".
3. Chọn phông chữ và kích thước bạn muốn.
4. Đóng hộp thoại.

Thay đổi phông chữ cơ bản trong Outlook cho đến năm 2003

Nếu bạn muốn thay đổi phông chữ mà Outlook sử dụng để viết e-mail mới, hãy tiến hành như sau:

1. Gọi lệnh Thêm vào đó ⇒ tùy chọn trên.
2. Mở sổ đăng ký Định dạng Email. Nếu bạn chưa có, hãy chọn Soạn ở định dạng tin nhắn: HTML kết thúc.
3. Sau đó nhấp vào giữa hộp thoại Phông chữ.
4. Nhấp vào bên cạnh Chọn phông chữ khi soạn tin nhắn mới.
5. Chọn một trong những bạn muốn nét chữ và Cỡ chữ (kích thước) và đóng hộp thoại.
   
6. Sau đó, chọn phông chữ và kích thước cho thư trả lời và chuyển tiếp, cũng như cho tin nhắn văn bản thuần túy. Phông chữ cho câu trả lời thường được đặt trước thành phông màu xanh lam hoặc xám. Nếu đó không phải là điều bạn muốn, hãy chọn Màu sắc: Tự động kết thúc.
7. Nếu bạn sử dụng tiêu đề thư điện tử, hãy xác định trong hộp thoại bên dưới xem nên sử dụng phông chữ hiện được đặt hay phông chữ từ tiêu đề thư.
8. Đóng hộp thoại.

Thay đổi phông chữ cơ bản trong Outlook từ 2007

Trong Outlook 2007 và 2010, hãy làm như sau:

1. Trong Outlook 2007, hãy gọi Tệp ⇒ Tùy chọn ⇒ Định dạng email trên. Trong Outlook 2010, bạn gọi Tệp ⇒ Tùy chọn ⇒ Email trên.
2. bấm vào Văn phòng phẩm và phông chữ.
3. Mở sổ đăng ký Văn phòng phẩm cá nhân.
4. Bấm vào bên dưới Để soạn một tin nhắn trên nút nét chữ.
5. Chọn phông chữ và kích thước mong muốn và đóng hộp thoại.
6. Sau đó, chọn phông chữ và kích thước cho thư trả lời và chuyển tiếp, cũng như cho các thư chưa được định dạng. Phông chữ cho câu trả lời thường được đặt trước thành phông màu xanh lam hoặc xám. Nếu đó không phải là điều bạn muốn, hãy chọn Màu sắc: Tự động kết thúc.
   
7. Đóng tất cả các hộp thoại.

Outlook lên đến 2003: Tùy chỉnh các mẫu định dạng

Như đã biết, bạn có thể thiết lập Word làm trình soạn thảo thư của mình trong Outlook cho đến phiên bản 2003. Sau đó, cũng có thể - như trong Word - để thay đổi các mẫu định dạng. Nếu bạn không sử dụng Word làm trình soạn thảo thư của mình, các mẫu định dạng vẫn có sẵn để thiết kế HTML hoặc thư văn bản đa dạng thức, nhưng chúng không thể thay đổi được. Do đó, đối với mô tả sau, chúng tôi giả định rằng bạn đã đặt Word làm trình soạn thảo thư của mình (Công cụ ⇒ Tùy chọn ⇒ Định dạng e-mail). Tiến hành như sau để điều chỉnh các mẫu:

1. Tạo một email mới và nhấp vào trường tin nhắn.
2. Gọi lệnh Định dạng ⇒ kiểu và định dạng trên.
3. Chọn kiểu đoạn văn vỡ nợ nhấp vào mũi tên bên cạnh nó và gọi lệnh Thay đổi trên.
4. Chọn dưới định dạng phông chữ và kích thước phông chữ mong muốn.
5. Nếu bạn muốn thực hiện các thay đổi khác, chẳng hạn như điều chỉnh khoảng cách dòng, hãy nhấp vào nút trong hộp thoại định dạng, gọi lệnh thích hợp (đối với khoảng cách dòng, nó là khối lượng đơn vị) và thay đổi cài đặt.
6. Chuyển đổi trong hộp thoại Thay đổi phong cách sự lựa chọn Thêm vào mẫu nếu không các thay đổi sẽ không có trong tệp mẫu Normal.dot và không có trong các email khác.
7. Đóng hộp thoại.
8. Nếu bạn muốn điều chỉnh các kiểu khác, hãy chọn chúng và lặp lại các bước từ 3 đến 7.
   

Outlook 2007/2010: Thay đổi các mẫu định dạng

Outlook 2007 trở lên chứa phiên bản Word thu gọn để bạn có thể làm việc với các biểu định kiểu ở đây như trong Word 2007/2010. Tiến hành như sau để điều chỉnh các mẫu được xác định trước:

1. Tạo một email mới và nhấp vào trường tin nhắn.
2. Mở sổ đăng ký Định dạng văn bản.
3. Nhấp vào mũi tên nhỏ ở dưới cùng bên phải của nhóm Phong cách (không phải trên mũi tên trong nút Thay đổi phong cách, hãy xem phần đánh dấu trong ảnh chụp màn hình).
   
4. Trong menu bây giờ mở ra, đặt con trỏ chuột vào vỡ nợ và sau đó bấm vào mũi tên hiện xuất hiện bên cạnh tên mẫu.
5. Gọi lệnh Thay đổi trên.
6. Chọn dưới định dạng phông chữ và kích thước phông chữ mong muốn.
7. Nếu bạn muốn thực hiện các thay đổi khác, chẳng hạn như điều chỉnh khoảng cách dòng, hãy nhấp vào nút trong hộp thoại định dạng, gọi lệnh thích hợp (đối với khoảng cách dòng, nó là khối lượng đơn vị) và thay đổi cài đặt.
   
8. Đảm bảo rằng bạn có tùy chọn Thêm vào danh sách các kiểu nhanh được bật.
9. Chuyển đổi tùy chọn Tài liệu mới dựa trên mẫu này nếu không thì thay đổi chỉ có hiệu lực đối với email này.
10. Đóng hộp thoại.
11. Nếu bạn muốn điều chỉnh các kiểu khác, hãy chọn chúng và lặp lại các bước từ 3 đến 10.
    

Chỉ định kiểu

Thực hiện như sau để gán một kiểu:

• Trong Outlook 2003 hoặc phiên bản cũ hơn, hãy chọn các đoạn bạn muốn. Sau đó gọi Định dạng ⇒ kiểu và định dạng và chọn mẫu bạn muốn.
• Trong Outlook 2007/2010, hãy chọn các đoạn văn. Sau đó mở sổ đăng ký Định dạng văn bản và nhấp vào nhóm Phong cách mong muốn. Nếu bạn đã xác định nhiều mẫu hơn số lượng được hiển thị, hãy nhấp vào mũi tên trỏ xuống ở bên phải của các biểu tượng để hiển thị tất cả các mẫu.