Bất kỳ ai đã từng cố gắng điều phối các cuộc hẹn với nhiều người đều biết rằng điều này có thể tốn bao nhiêu e-mail và cuộc gọi, đặc biệt nếu không phải ai cũng có quyền truy cập vào lịch được chia sẻ qua Exchange. Đọc bài đăng này để tìm hiểu cách thoát ra
Nếu bạn có quyền truy cập nhật ký của tất cả những người tham gia qua Exchange, không khó (tùy thuộc vào khối lượng công việc) để tìm một cuộc hẹn mà mọi người đều có thời gian. Tuy nhiên, điều đó trở nên khó khăn khi bạn phải tìm một cuộc hẹn chung “bay mù mịt”. Sau đó, trước hết là: đưa ra các đề xuất về cuộc hẹn, thu thập thông tin phản hồi, có thể làm rõ qua điện thoại xem một người tham gia có thể hoãn cuộc hẹn đã được lên kế hoạch ở nơi khác hay không, và sau đó đặt cuộc hẹn chung. Tùy thuộc vào phiên bản Outlook, bạn có một số tùy chọn để gửi các ngày được đề xuất:
Bạn gửi cho những người tham gia lựa chọn các ngày có thể qua e-mail - nhưng điều này chỉ có ý nghĩa nếu tất cả những người tham gia sử dụng Outlook.
Bạn gửi cho những người tham gia lựa chọn các cuộc hẹn có thể có dưới dạng tệp iCalendar, tệp này có thể được mở bằng Outlook và các chương trình lịch khác. Điều này cũng có thể thực hiện được với các phiên bản Outlook cũ hơn.
Bạn gửi một đoạn trích từ lịch của mình với khoảng thời gian liên quan cho những người tham gia khác. Họ có thể xem nơi vẫn còn cuộc hẹn trong lịch của bạn hoặc cuộc hẹn nào bạn đang đề xuất. Vì dữ liệu được ghi trực tiếp vào văn bản e-mail và được đính kèm dưới dạng tệp iCalender, nên đây là biến thể "thân thiện với người dùng" nhất, mà những người dùng lịch giấy cũng rất hài lòng. Tuy nhiên, tùy chọn này chỉ khả dụng từ Outlook 2007 trở đi.
Thay vào đó, công cụ đặt lịch hẹn dựa trên web "Doodle" có sẵn - điều này cũng phù hợp với những người từ chối lịch điện tử.
Theo một cuộc khảo sát ở Thụy Sĩ, khoảng một nửa số người sử dụng Internet có lịch giấy - đặc biệt phụ nữ thích lịch giấy hơn. Tất nhiên, lịch trích xuất từ tệp Outlook hoặc iCalendar không thể được nhập vào lịch “tương tự” như vậy. Dịch vụ web như www.doodle.com có thể trợ giúp ở đây. Trong đó, bạn tạo một bảng với các ngày có thể và gửi một liên kết đến bảng cho tất cả những người có địa chỉ. Họ mở liên kết và đánh dấu vào tất cả những ngày họ có thời gian. Ngay sau khi một trong những người được mời nhập ngày, bạn sẽ nhận được thông báo với tư cách là người được mời. Điều này sẽ cho phép bạn hoàn thành cuộc khảo sát sau khi mọi người đã trả lời.
Hiện cũng có các trình cắm Doodle cho Outlook, Exchange và các công cụ lịch khác. Bạn có thể sử dụng điều này để đồng bộ hóa các mục nhập của mình trong Doodle với lịch điện tử. Một trình cắm bổ sung của trình duyệt cho phép truy cập vào sổ địa chỉ Outlook, giúp gửi lời mời đến người tham gia dễ dàng hơn.
Gửi các ngày đã chọn
Biến thể đơn giản nhất, với điều kiện là tất cả người nhận đều sử dụng Outlook: Bạn nhập ngày được đề xuất vào lịch của mình và gửi chúng cho những người bạn muốn mời. Các cuộc hẹn được đính kèm vào e-mail dưới dạng tệp cuộc hẹn Outlook và người nhận có thể chuyển sang lịch bằng cách bấm đúp. Nếu người gửi có Outlook 2007 hoặc 2010, anh ta cũng có thể chèn dữ liệu cuộc hẹn ở dạng văn bản trong thư (và / hoặc đính kèm dưới dạng tệp Outlook).
- Đầu tiên hãy nhập các ngày được đề xuất vào lịch.
- Mở một tin nhắn mới.
- Điền vào người gửi và chủ đề.
- Trong Outlook lên đến phiên bản 2003, hãy nhấp vào mũi tên nhỏ ở bên phải của biểu tượng dấu ngoặc vuông (chèn tập tin) và sau đó tiếp tục yếu tố (bên trong Chèn-Menu không có lệnh yếu tố). Trong Outlook 2007 và 2010, bấm vào tab Chèn trong nhóm Khóa lại trên Mục Outlook.
- Chọn lịch.
- Trong Outlook lên đến phiên bản 2003, chỉ có tùy chọn ở bên phải dưới các nút Chèn dưới dạng: tệp đính kèm chọn. (Tùy chọn thứ hai cho Chỉ văn bản mà hầu hết chuyển sang màu xám, chúng tôi không thể tìm ra.) Điều này có nghĩa là các cuộc hẹn được đính kèm dưới dạng tệp lịch Outlook. Nếu bạn đang sử dụng Outlook 2007/2010, bạn có thể nhập dữ liệu cuộc hẹn (chủ đề, ngày, giờ) bằng cách sử dụng tùy chọn Dán dưới dạng: Chỉ văn bản sao chép vào nội dung thư.
- bấm vào VÂNGđể đóng hộp thoại và quay lại cửa sổ thông báo.
- Nếu bạn có Outlook 2007/2010, bạn có thể đính kèm các cuộc hẹn dưới dạng tệp và ghi dữ liệu vào e-mail dưới dạng văn bản. Để thực hiện việc này, hãy lặp lại các bước từ 4 đến 7 và quay số một lần Dán dưới dạng văn bản gốc và một lần Chèn dưới dạng: tệp đính kèm kết thúc.
- Kết thúc và gửi tin nhắn.
Gửi trích xuất lịch với Outlook 2007/2010
Với Outlook 2007 và 2010, không chỉ các cuộc hẹn cá nhân có thể được gửi qua e-mail mà còn có thể gửi các bản trích xuất lịch, tức là tất cả các cuộc hẹn từ một khoảng thời gian đã chọn. Bạn có thể chỉ định chính xác chi tiết nào sẽ được truyền đi:
- Mở một tin nhắn mới.
- Điền vào người gửi và chủ đề.
- Chọn trên tab Tùy chọn NS Định dạng HTML - Bản trích xuất lịch chỉ có thể được gửi bằng thư HTML.
- Bấm vào trường văn bản.
- Mở sổ đăng ký Chèn và bấm vào đây dưới Khóa lại trên lịch.
- Chọn lịch bạn muốn.
- Nhập vào trường Phạm vi ngày khoảng thời gian được tính đến. Nếu bạn có tùy chọn ở đây Chỉ định ngày bạn có thể tự do chọn thời gian bắt đầu và kết thúc.
- trên đồng ruộng chi tiết cho biết tất cả thông tin chi tiết về các cuộc hẹn, chỉ tình trạng sẵn có và chủ đề hay chỉ là trạng thái (Rảnh, đã đặt trước, vắng mặt tương ứng. Có đặt trước) nên được hiển thị.
- Trong trường bên dưới, bạn có thể xác định xem liệu chỉ các cuộc hẹn trong giờ làm việc được xác định trong Outlook của bạn có nên được thông báo hay không.
- Sau đó bấm vào Mờ dần.
- Tại đây bạn có tùy chọn hiển thị chi tiết các cuộc hẹn được đánh dấu là "riêng tư" và gửi tệp đính kèm của các cuộc hẹn.
- Cuối cùng, chỉ định xem các cuộc hẹn nên được hiển thị dưới dạng lịch biểu hàng ngày hay đơn giản là danh sách. Chế độ xem danh sách rõ ràng hơn.
- Đóng hộp thoại với VÂNG.
- Giờ đây, Outlook sẽ chèn dữ liệu vào văn bản thư dưới dạng tệp iCalendar (phần mở rộng ".ICS"), mà các chương trình lịch khác cũng có thể đọc. Kết thúc và gửi tin nhắn.
Điều phối các cuộc hẹn
Cách bạn đánh giá câu trả lời của những người được mời để xem thời gian mọi người rảnh rỗi tùy thuộc vào sở thích của bạn và số lượng người được mời - và tất nhiên cũng tùy thuộc vào hình thức mà câu trả lời quay trở lại:
- Nếu hầu hết các câu trả lời chứa tệp Outlook hoặc iCalendar, chúng tôi khuyên bạn nên nhập chúng vào lịch Outlook thứ hai, ví dụ: B. "Lập kế hoạch" được gọi và được mở cho mục đích này bên cạnh lịch thực tế.
- Nếu có nhiều hơn năm người mời và một số ngày được đề xuất, giải pháp Outlook sẽ trở nên khó hiểu. Sau đó, tốt nhất là tạo một bảng tính Excel: tên người tham gia theo chiều ngang, ngày được đề xuất theo chiều dọc (hoặc ngược lại, nếu có nhiều cuộc hẹn hơn người tham gia). Trong các ô, đánh dấu người nào có thể tham dự cuộc hẹn nào.
Gửi các cuộc hẹn đã xác nhận
Ngay sau khi bạn quyết định một cuộc hẹn, hãy thông báo cho những người tham gia khác. Bạn nên gửi cuộc hẹn cho những người tham gia dưới dạng tệp iCalendar. Bạn có thể chuyển nó vào lịch của mình bằng cách nhấp đúp vào tệp ICS. Ngoài ra, ghi dữ liệu cuộc hẹn trong e-mail cho những người không có lịch điện tử.
Tất nhiên, bạn có thể gửi cuộc hẹn dưới dạng một yêu cầu gặp mặt. Nhưng chỉ những người dùng Outook mới có thể làm điều gì đó với nó. Ngoài ra, một số người nhận hơi lạ nếu họ nhận được e-mail có các tùy chọn “Chấp nhận”, “Có đặt chỗ”, “Từ chối” và “Đề nghị thời gian khác”, mặc dù bạn đã đồng ý.
Ngẫu nhiên, điều này không chỉ hoạt động trong các phiên bản Outlook mới hơn, mà còn trong Outlook 2000.
Bạn có thể tạo tệp iCalendar như sau:
- Mở mục cuộc hẹn.
- Gọi lệnh Tệp → Lưu dưới dạng trên.
- Chọn làm loại tệp Định dạng iCalendar (* .ics).
- Đảm bảo rằng bạn có tùy chọn Lưu cuộc hẹn hiện tại được chọn (trong Outlook 2007/2010).
- Nhập tên tệp và chọn vị trí.
- Lưu các tập tin.
- Bao gồm tệp ICS dưới dạng tệp đính kèm trong email bạn gửi cho người tham dự.
