Thật dễ dàng, từng bước một
Ví dụ: tài liệu trộn thư thường là cơ sở để trộn thư mà bạn muốn gửi cho khách hàng qua Outlook. Nỗ lực sử dụng các siêu liên kết riêng lẻ trong các tài liệu như vậy không thành công vì các liên kết được xuất ra dưới dạng văn bản hoàn toàn bình thường, mặc dù chúng được định dạng chính xác dưới dạng siêu liên kết trong nguồn dữ liệu. Người nhận e-mail không thể nhấp vào siêu kết nối và hiển thị trang liên kết trong trình duyệt. Word bỏ qua bất kỳ định dạng nào khi tiếp quản các trường phối thư từ nguồn dữ liệu và chỉ tiếp quản văn bản thuần túy từ trường dữ liệu.
Một cách để giải quyết vấn đề này là đảm bảo rằng nó được định dạng như một siêu liên kết trong Word. Để thực hiện việc này, bạn sử dụng một hàm trường đặc biệt được thiết lập như sau:
- Đầu tiên hãy tạo tài liệu trộn thư như bình thường.
- Sử dụng menu VIEW-TOOLBAR-SERIAL PRINT để đảm bảo rằng thanh công cụ »Mail Merge« được hiển thị. Trong Word 2010 và 2007, bạn sẽ tìm thấy các điều khiển tương ứng trên tab »Thư«.
- Đặt con trỏ vào nơi bạn muốn siêu kết nối xuất hiện và chọn menu CHÈN LĨNH VỰC (Word 2003, 2002 / XP, 2000) hoặc nhấp vào tab “Chèn” trong nhóm “Văn bản” «Trên TRƯỜNG KHỐI XÂY DỰNG NHANH (Word 2010 và 2007).
- Trong hộp thoại sau đó, chọn mục nhập »Siêu kết nối« trong danh sách TÊN TRƯỜNG và bấm OK. Bỏ qua thông báo “Lỗi! Tham chiếu siêu liên kết không hợp lệ. «.
- Bây giờ đánh dấu thông báo lỗi lên đến và bao gồm điểm và gán kiểu »Siêu kết nối« (màu xanh lam, văn bản được gạch dưới).
- Nhấp chuột phải vào trường và chọn CHỈNH SỬA HYPERLINK.
- Trong trường HIỂN THỊ VĂN BẢN NHƯ, hãy nhập văn bản sẽ được hiển thị thay vì siêu kết nối, ví dụ »Thêm …« hoặc »Bấm vào đây để biết thêm thông tin …«.
- Trong trường ĐỊA CHỈ, nhập bất kỳ địa chỉ nào chẳng hạn như "http://www.address.de" và nhấp vào OK. Địa chỉ này sau đó sẽ được thay thế bằng nội dung thực từ trường nguồn dữ liệu.
- Nhấn Alt + F9 để bật hiển thị mã trường. Bây giờ bạn sẽ thấy hàm trường sau trong tài liệu Word của mình:
{HYPERLINK "http: // www. Adresse.de"} - Chọn văn bản giữa dấu ngoặc kép (tại đây "http: // www. Adresse.de") và chèn trường phối thư từ nguồn dữ liệu có chứa siêu kết nối, ví dụ trường "Liên kết" hoặc "URL". Hàm trường bây giờ trông giống như sau:
{HYPERLINK {MERGEFIELD "Liên kết"} \ * MERGEFORMAT} - Nhấn Alt + F9 để tắt hiển thị lại mã trường, đặt con trỏ vào bất kỳ vị trí nào trong mã trường và nhấn F9.
Word hiện cập nhật mã trường theo thông tin trong bản ghi hiện tại. Nếu bạn di con trỏ chuột qua siêu kết nối, Word sẽ hiển thị địa chỉ siêu kết nối tương ứng của bản ghi dữ liệu hiện tại dưới dạng chú giải công cụ và thông báo »Ctrl-click để theo liên kết«.
Bây giờ, bạn có thể bắt đầu xuất kết hợp thư sang Outlook và bạn sẽ tìm thấy các siêu liên kết "có thể nhấp", được định dạng chính xác trong các e-mail trong hộp thư đi.
