Bằng cách này, bạn có thể đảm bảo rằng các cuộc hẹn được mã hóa màu tự động để khớp với ngày hiện tại
Bạn có muốn tô sáng các cuộc hẹn bằng màu sắc tùy thuộc vào khoảng cách của cuộc hẹn không?
Giải pháp được trình bày ở đây dựa trên một bảng ví dụ nhỏ với các cuộc hẹn. Bảng trông như thế này:
Trong bảng này, tất cả các cuộc hẹn từ năm ngày trở lên trong tương lai phải có nền ô màu xanh lục. Các cuộc hẹn lên đến năm ngày trong tương lai được đánh dấu bằng màu vàng. Tất cả các cuộc hẹn trong quá khứ nên được chỉ định một mẫu nền màu đỏ.
Ngày 11/11/2011 được dùng làm ngày quan trọng cho các hình minh họa. Bằng cách sử dụng hàm TODAY, công thức luôn tự động đề cập đến ngày hiện tại được đặt trong máy tính của bạn.
Làm theo các bước sau để thiết lập định dạng:
- Chọn phạm vi ô chứa các cuộc hẹn. Bạn có thể bao gồm cột A nếu bạn cũng muốn nội dung của cột đó được định dạng bằng màu sắc. Trong ví dụ, hãy đánh dấu vùng A1: B10.
- Nếu bạn đang sử dụng Excel 2003, hãy chọn ĐỊNH DẠNG ĐIỀU KIỆN từ menu ĐỊNH DẠNG. Trong hộp thoại xuất hiện, mở hộp danh sách ĐIỀU KIỆN 1 và kích hoạt mục nhập CÔNG THỨC.
Nếu bạn đang sử dụng Excel 2007 hoặc Excel 2010, hãy bấm vào tab BẮT ĐẦU. Trong nhóm KÍCH THƯỚC TEMPLATES, nhấp vào ĐỊNH DẠNG ĐIỀU KIỆN - QUY TẮC MỚI - SỬ DỤNG CÔNG THỨC ĐỂ XÁC ĐỊNH CÁC TẾ BÀO ĐƯỢC ĐỊNH DẠNG. - Trong tất cả các phiên bản Excel, hãy nhập công thức sau vào trường nhập:
= ($ B1-TODAY ())> = 5
- Bấm ĐỊNH DẠNG (Excel 2007 và Excel 2010) hoặc ĐỊNH DẠNG (Excel 2003 trở về trước).
- Kích hoạt tab ĐIỀN VÀO (Excel 2007 và Excel 2010) hoặc MẪU (Excel tối đa và bao gồm cả phiên bản 2003).
- Chọn màu xanh lá cây làm nền.
- Nhấp vào nút OK.
- Thao tác này sẽ đưa bạn trở lại hộp thoại định dạng có điều kiện.
- Đóng hộp thoại này bằng nút OK.
Bạn đã hoàn thành yêu cầu màu đầu tiên. Tất cả các cuộc hẹn từ năm ngày trở lên trong tương lai đều được định dạng màu xanh lá cây.
Cách thêm các điều kiện khác
Vì bạn muốn xác định các điều kiện khác, hãy gọi lại hộp thoại. Đảm bảo rằng phạm vi ô vẫn được đánh dấu. Lệnh bắt buộc để chèn các điều kiện bổ sung khác với phiên bản Excel với phiên bản Excel:
- Nếu bạn đang sử dụng Excel phiên bản 2003, hãy sử dụng lệnh ĐỊNH DẠNG - ĐỊNH DẠNG ĐIỀU KIỆN và nhấp vào THÊM. Cửa sổ hộp thoại sau đó được mở rộng để bao gồm một điều kiện khác. Tại đây bạn chọn tùy chọn CÔNG THỨC LÀ.
- Nếu bạn đang sử dụng Excel 2007 hoặc Excel 2010, hãy bấm vào tab BẮT ĐẦU trong nhóm ĐỊNH DẠNG NHIỆT ĐỘ trên ĐỊNH DẠNG ĐIỀU KIỆN - QUY TẮC QUẢN LÝ. Nhấp vào QUY TẮC MỚI và sau đó nhấp vào SỬ DỤNG CÔNG THỨC ĐỂ XÁC ĐỊNH CÁC GIÁ TRỊ ĐƯỢC ĐỊNH DẠNG.
- Bây giờ, hãy đặt định dạng cho các cuộc hẹn từ 0 đến 5 ngày trong tương lai. Chúng phải được hiển thị bằng màu vàng. Nhập công thức cần thiết cho điều này vào trường nhập:
= VÀ (($ B1-TODAY ()) = 0) - Sau khi nhập công thức, sử dụng nút ĐỊNH DẠNG hoặc ĐỊNH DẠNG để xác định màu sắc, ở đây là nền màu vàng.
- Đóng hộp thoại.
Thêm một điều kiện khác bằng cách sử dụng cùng một mẫu. Sử dụng công thức sau và màu nền đỏ:
= ($ B1-TODAY ()) <0
Các ngày sau đó được đánh dấu bằng màu mong muốn. Trong bảng, kết quả giống như sau:
