Bất cứ ai cũng có thể làm điều đó với những hướng dẫn này!
Lịch điện tử trong Outlook rất cần thiết cho việc lập lịch hàng ngày, chuyên nghiệp. Bất chấp những ưu điểm của lịch điện tử và nhiều khả năng của Outlook, rất ít người dùng quản lý để làm việc hoàn toàn không cần giấy tờ. Điều này là có thể, nhưng đồng thời không có ý nghĩa về nguyên tắc. Ví dụ: nếu bạn không muốn mang theo máy tính xách tay khi di chuyển hoặc kết nối internet kém với điện thoại di động và máy tính bảng, bạn sẽ gặp sự cố trong cuộc hẹn của mình. Vì những lý do thực tế, việc tạo bản in sẽ rất hữu ích.
Trong Outlook, người dùng có thể in ra các tờ lịch hoặc danh sách công việc chỉ trong vài bước và mang theo chúng dưới dạng phiên bản giấy. Ngoài ra, có thể in các tờ lịch trống để đính kèm vào bảng thời gian.
Cách in lịch của bạn trong Outlook - từng bước đạt được mục tiêu của bạn
Để in lịch cho các khoảng thời gian khác nhau với Outlook, hãy làm như sau:
1. Mở lịch của bạn trong Outlook.
2. Điều hướng đến menu in của Outlook bằng lệnh "Tệp> In". Sau khi nhập, bạn sẽ được chuyển đến trang tùy chọn của menu in.
Bạn có các tùy chọn sau:
- Bắt đầu in.
- Lựa chọn máy in.
- Thay đổi các tùy chọn in.
- Chọn định dạng in trong cài đặt. Ngoài định dạng hàng ngày, định dạng lịch hàng tuần được cấu trúc theo hướng thực hành và cho phép có cái nhìn tổng quan tốt về các cuộc hẹn sắp tới.
Bạn cũng có các tùy chọn cài đặt sau trong menu tùy chọn "Tùy chọn in":
- Điều chỉnh máy in và thuộc tính máy in.
- Chọn một lịch khác để in.
- Chuyển hướng đầu ra thành tệp.
- Thiết lập trang, thay đổi lề hoặc điều chỉnh hướng trang.
- Xác định các định dạng in khác nhau.
- Chỉ định các vùng của trang sẽ được in.
- Không in chi tiết cho các cuộc hẹn riêng tư.
- Tích hợp số trang trên bản in.
- Sử dụng chế độ xem bên để xem trước bản in nhằm điều chỉnh tốt.
3. Sau khi bạn đã điều chỉnh tất cả các tùy chọn và cài đặt, hãy in lịch ra bằng lệnh "Print".
Cách in tờ lịch trống
Theo mặc định, Microsoft Outlook không được thiết kế để in các trang lịch trống. Nếu các mục nhập đã được thực hiện trong lịch, chúng luôn được xuất trong các bản in lịch. Nếu bạn muốn in ra một tờ lịch trống cho một tuần hoặc một tháng mà bạn nhập các cuộc hẹn bằng tay, thì lịch đó không được lấp đầy các cuộc hẹn.
Sau khi các cuộc hẹn đã được nhập, bạn có thể tạo lịch mới chỉ trong một vài bước đơn giản, bạn chỉ có thể sử dụng lịch này để in các trang lịch trống. Sau đó, xóa nó hoặc ẩn nó đi để bạn cũng có thể in một tờ giấy trắng cho tháng tiếp theo. Tạo lịch mới như sau:
-
Mở lịch và nhấp chuột phải vào "Lịch" ở góc trên bên trái.
-
Trong bước tiếp theo, hãy gọi lệnh "Thư mục mới". Ngoài ra, trong Outlook 365, một cú nhấp chuột trong vùng lịch là đủ để thiết lập lịch mới.
-
Nhập tên phù hợp, ví dụ: "Lịch trống".
Bằng cách này, bạn đã tạo một lịch bổ sung mà bạn có thể sử dụng để in ra một tờ lịch trống.
-
Trong giao diện lịch, bạn cũng đánh dấu vào trước lịch mới tạo. Lịch hiện được hiển thị trong chế độ xem lịch của bạn.
-
Để in lịch, hãy chọn lệnh "Tệp> In" và chọn lịch bạn vừa tạo trong cửa sổ "In lịch này" mới mở.
-
Nhập khoảng thời gian bạn muốn in trong "Vùng in".
-
Ngoài ra, hãy chọn định dạng mong muốn trong "Định dạng in", ví dụ: định dạng tháng.
-
Trong bước tiếp theo, nhấp vào tùy chọn "Thiết lập trang" và chỉ định số lượng trang và cài đặt phông chữ bạn muốn in.
-
Ngoài ra, bạn có thể điều chỉnh đầu trang và chân trang trong hộp thoại lựa chọn và chọn định dạng giấy, căn lề và lề. Sau khi bạn đã thực hiện tất cả các cài đặt cho bản in lịch, hãy đóng hộp thoại.
Trước khi bạn bắt đầu in, hãy xem hình bên. Nếu bạn tìm thấy sự khác biệt, bạn có thể sửa chúng trong cài đặt trang. Nếu bản in trông chuyên nghiệp ở chế độ xem bên, hãy bắt đầu bản in bằng "OK".
Quan trọng: Sau đó, tắt lịch trống trong chế độ xem lịch. Nếu không, lịch chuẩn của bạn và lịch được sử dụng để in các trang lịch trống được hiển thị cạnh nhau. Ngoài ra, hãy xóa các lịch trống nếu bạn chỉ cần tờ lịch trống cho mục đích sử dụng một lần.
Cách in tổng quan về các cuộc hẹn và nhiệm vụ sắp tới
Nếu bạn muốn in ra danh sách các cuộc hẹn và nhiệm vụ sắp tới, hãy sử dụng một trong các tổng quan dạng bảng trong lịch cuộc hẹn hoặc trong bảng kế hoạch nhiệm vụ của Outlook. Có thể có bản in theo sơ đồ sau:
-
Chuyển sang chế độ xem "Cuộc hẹn đang hoạt động" trong lịch. Trong công cụ lập kế hoạch tác vụ, hãy sử dụng chế độ xem "Tác vụ đang hoạt động".
-
Giữ phím Ctrl và chọn các cuộc hẹn và nhiệm vụ bạn muốn in. Sử dụng tổ hợp phím Ctrl + A để đánh dấu tất cả các cuộc hẹn và nhiệm vụ được hiển thị.
-
Gọi lệnh "Tệp> In".
-
Chọn định dạng in "Định dạng bảng".
-
Kích hoạt tùy chọn> Vùng in: "Chỉ các dòng được đánh dấu".
-
Nếu bạn muốn điều chỉnh định dạng in, điều này hoạt động mà không gặp bất kỳ sự cố nào trong mục menu "Xác định định dạng". Sau khi thay đổi định dạng in, hãy quay lại hộp thoại in.
-
Sau đó nhấp vào "Thiết lập trang", nhập đầu trang và chân trang và xác định định dạng giấy và lề. Quay lại hộp thoại in một lần nữa.
-
Trong bước cuối cùng, chọn máy in (và nếu cần, cài đặt máy in) và nhấp vào "OK" để bắt đầu in.
In danh sách công việc hàng ngày từ Outlook phiên bản 2007
Đặc biệt là trong môi trường chuyên nghiệp hoặc nếu bạn quản lý nhiều tác vụ cá nhân trong Outlook, có rất nhiều mục nhập. Trong Outlook, bạn có tùy chọn in ra danh sách công việc hàng ngày. Nó hoạt động như thế này:
-
Mở lịch của bạn và sử dụng lệnh "Tệp> In" để điều hướng đến menu in trong Outlook.
-
Trong Định dạng in, hãy chọn "Định dạng ngày" (lựa chọn này chỉ khả dụng nếu trước đó bạn đã mở lịch chứ không phải bảng lập kế hoạch tác vụ).
-
Trong bước tiếp theo, nhấp vào "Thiết lập trang".
-
Sau đó, mở tab “Định dạng” và chọn tùy chọn “Danh sách công việc hàng ngày” trong hộp thả xuống “Nhiệm vụ 2”.
-
Đồng thời chỉ định xem một vùng ghi chú (có lót và / hoặc không có viền) cũng nên được in ra hay không.
-
Xác định cài đặt phông chữ và thiết kế có hoặc không có đổ bóng.
-
Trong trường xem trước, bạn có thể ước tính xem bản in có thể được sử dụng cho mục đích của mình hay không. Nếu bạn nhận thấy rằng màn hình quá nhỏ, hãy nhấp vào "Xem trước".
-
Ngay sau khi bạn hoàn tất cài đặt, hãy quay lại hộp thoại in với "OK".
-
Trong bước cuối cùng, trong "Vùng in", xác định khoảng thời gian mà (các) danh sách nhiệm vụ sẽ được in.
-
Sau khi bạn đã thực hiện tất cả các cài đặt, hãy bắt đầu bản in với "OK".
Lên đến Outlook 2013 - In lịch dễ dàng: Sử dụng trợ lý in lịch
Trợ lý in lịch miễn phí của Microsoft hỗ trợ người dùng tạo các bản in lịch và bảng kế hoạch tác vụ hấp dẫn và thiết thực với Microsoft Outlook. Trợ lý in lịch chứa các công cụ và tiện ích mở rộng mà các bản in có thể được thiết kế linh hoạt và chuyên nghiệp hơn so với các công cụ tích hợp của Outlook. Trợ lý in lịch có thể được sử dụng trong tất cả các phiên bản 32-bit cho đến phiên bản Outlook 2013. Các hệ điều hành sau được hỗ trợ:
- Windows 7,
- Windows Vista Gói Dịch vụ 2,
- Windows XP Gói Dịch vụ 3
Các phiên bản mới hơn của Outlook, ví dụ như phiên bản hiện tại của Outlook 365, không hỗ trợ chương trình bổ trợ.
Cài đặt trợ lý in lịch ở đâu và như thế nào
Bạn có thể tải xuống công cụ trực tiếp từ trang hỗ trợ của Microsoft: https://www.microsoft.com/de-de/download/details.aspx?id=16645.
Cài đặt Trợ lý Lịch của Microsoft
Sau khi bạn đã tải tệp, hãy cài đặt Hỗ trợ in lịch của Microsoft như sau.
Thoát Outlook trước khi cài đặt công cụ.
Khởi động tệp đã tải xuống "Calendar-PrintAssistant.exe" và làm theo hướng dẫn của chương trình cài đặt.
Nếu bạn cần gói dịch vụ mới cho hệ điều hành của mình, bạn cũng phải tải xuống. Cài đặt gói dịch vụ theo cách tương tự như công cụ in.
Sau khi cài đặt thành công, hãy khởi động Outlook của bạn trước.
Trong bước cuối cùng, khởi động trình hướng dẫn từ menu bắt đầu của Windows. Bạn có thể tìm thấy công cụ này trong thư mục: Microsoft Office \ Microsoft Office Tools
Cách tùy chỉnh trợ lý in của Microsoft
Nếu bạn muốn số của các tuần lịch được hiển thị trong trình hướng dẫn, hãy điều chỉnh công cụ như sau:
Cách tùy chỉnh trợ lý in của Microsoft
Nếu bạn muốn số của các tuần lịch được hiển thị trong trình hướng dẫn, hãy điều chỉnh công cụ như sau:
Gọi lệnh "Tệp> Cài đặt Ứng dụng" trong trình hướng dẫn.
Để công cụ tính toán các tuần theo lịch một cách chính xác, hãy chọn cài đặt "Tuần 4 ngày đầu tiên", thông dụng ở Đức, trong trường Tuần đầu tiên của năm.
Ngoài ra, hãy đặt ngày đầu tuần thành thứ Hai.
Bật tùy chọn Tuần lịch trong Bộ điều hướng ngày và trong trường "Hiển thị chế độ xem lịch".
Bạn có thể giữ các cài đặt khác. Đóng hộp thoại.
Làm thế nào để chọn đúng mẫu
Bạn sẽ tìm thấy danh sách các mẫu trong vùng tác vụ ở phía bên tay phải của cửa sổ trong Trợ lý in lịch. Điều này được chia thành các mẫu hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng và hàng năm. Nếu bạn không thể tìm thấy danh sách, danh sách sẽ bị tắt trong cài đặt. Trong trường hợp này, bạn có thể kích hoạt danh sách bằng lệnh: "View> Task area".
Các mẫu có định dạng A4 hoặc A3 trong Outlook. Bạn có thể nhận ra các mẫu nhiều trang bằng biểu tượng "hai trang". Ngoài ra, các biểu tượng khác nhau cho biết liệu các mẫu chỉ chứa dữ liệu lịch hay các tác vụ. Chọn danh mục mẫu mong muốn và tìm kiếm mẫu thích hợp.
Cách chọn khoảng thời gian phù hợp
Mẫu với khoảng thời gian hiện tại xuất hiện ở giữa cửa sổ của trợ lý in lịch. Trợ lý sẽ chèn các cuộc hẹn từ lịch. Nếu bạn muốn in một khoảng thời gian khác, hãy chọn khoảng thời gian đó trong bộ điều hướng ngày dưới thanh lịch.
Mẹo:
Bạn có thể sử dụng lệnh “Định dạng> Mẫu lịch” để sửa đổi mẫu đã chọn. Ví dụ: các định dạng làm tròn và các biến thể khác có sẵn. Bạn hiển thị danh sách các mẫu bằng lệnh "Định dạng> Hiển thị mẫu".
Cách thêm nhiệm vụ vào lịch
Không phải tất cả các mẫu đều có khối tích hợp hiển thị các nhiệm vụ đến hạn. Nếu bạn muốn in các nhiệm vụ, hãy chọn hộp kiểm "Lịch và Nhiệm vụ" ở bên phải trước mục nhập "Nhiệm vụ". Trong Outlook 2007, tùy chọn "Danh sách tác vụ" cũng có sẵn.
Cách tùy chỉnh hiển thị các tác vụ
Trong menu "Xem", bạn xác định:
- Cho dù các nhiệm vụ được sắp xếp theo ngày bắt đầu hoặc ngày đến hạn.
- Cho dù các nhiệm vụ đã được hoàn thành cũng được hiển thị.
- Liệu nhiệm vụ của bạn có xuất hiện trong bản in mà không có ngày tháng hay không.
Cách tùy chỉnh phông chữ và bảng màu
Nếu bạn muốn in bản in lịch của mình bằng một phông chữ khác hoặc sử dụng một bảng màu khác, hãy điều hướng đến trường lựa chọn trong thanh công cụ: "Phông chữ hoặc màu sắc." Do đó, bạn có tùy chọn chọn giữa các phông chữ và kết hợp màu khác nhau .
Nếu bạn muốn sử dụng phông chữ hoặc bảng màu trong các mẫu khác, điều này không có vấn đề gì. Để làm điều này, hãy nhấp vào “Lựa chọn”. “Nút V” dễ thấy xuất hiện ở bên phải của mục menu Lựa chọn. Nhấp vào nút này để mở menu mới. Trong menu lựa chọn, bạn có thể chọn xem bạn có:
- Chấp nhận lựa chọn cho tất cả các chế độ xem hoặc
- Muốn làm tiêu chuẩn mới cho trợ lý.
Cách chọn kích thước trang chính xác
Với lệnh "Tệp> Thiết lập trang", bạn sẽ có được một danh sách với tất cả các định dạng giấy có thể có. Chọn định dạng thích hợp hoặc nhập kích thước tùy chỉnh. Bạn cũng có thể xác định xem bạn muốn in ở định dạng dọc hay ngang. Không thể thay đổi lề trong Hỗ trợ in lịch của Microsoft.
Cách thêm hình ảnh và đồ họa bổ sung vào lịch của bạn
Một số mẫu cho lịch hàng tháng hoặc hàng năm có các trường mà bạn có thể chèn các hình ảnh và đồ họa riêng lẻ, ví dụ như logo công ty của bạn. Nếu bạn muốn chèn một hình ảnh, hãy bấm đúp vào chỗ dành sẵn cho một hình ảnh. Một cửa sổ lựa chọn mở ra, trong đó bạn có thể chọn một hình ảnh. Sau đó nhấp vào trường bên dưới hình ảnh (nhập chú thích tại đây). Xóa văn bản chỗ dành sẵn hoặc nhập chú thích.
Đây là cách bạn có thể in lịch thành phẩm của mình một cách nhanh chóng và hiệu quả
Sau khi bạn đã thực hiện tất cả các cài đặt trong trợ lý in lịch, bạn có thể bắt đầu bản in đầu tiên của mình. Điều này hoạt động theo sơ đồ sau:
Đây là cách bạn có thể in lịch thành phẩm của mình một cách nhanh chóng và hiệu quả
Sau khi bạn đã thực hiện tất cả các cài đặt trong trợ lý in lịch, bạn có thể bắt đầu bản in đầu tiên của mình. Điều này hoạt động theo sơ đồ sau:
Gọi lệnh "Tệp> In".
Nếu bạn không muốn in tất cả các trang, hãy kích hoạt "Phạm vi ngày in" và chọn ngày sẽ in.
Về cơ bản, bản in được thực hiện trên máy in tiêu chuẩn được chỉ định trong Windows. Nếu bạn muốn in trên một máy in khác, hãy chọn menu "Cài đặt máy in". Bạn có thể chọn máy in thay thế trong hộp thoại.
Sau đó nhấp vào "In". Bản in bắt đầu mà bạn không cần phải quay lại cửa sổ chính.
Mẹo:
Nếu bạn muốn in lại lịch sau này, hãy lưu cài đặt qua menu tệp. Điều này giúp bạn không phải lặp lại các bước lựa chọn.
