Yêu cầu cuộc họp trong Outlook
Trong môi trường chuyên nghiệp, việc gửi yêu cầu họp qua Outlook là điều rất phổ biến. Trong đại dịch hào quang và sự gia tăng liên quan đến các hội nghị truyền hình, các yêu cầu họp đã tăng lên đáng kể. Mọi yêu cầu họp từ khách hàng, đồng nghiệp hoặc trong môi trường cá nhân đều phải được trả lời. Ngoài công việc hàng ngày, việc này có thể mất rất nhiều thời gian và dễ phát sinh sai sót. Nếu bạn thường xuyên nhận được các yêu cầu họp, việc tự động trả lời sẽ rất hiệu quả.
Bạn có thể sử dụng quy trình này để tự động từ chối các yêu cầu nếu chúng trùng lặp với các cuộc hẹn khác trong lịch của bạn. Ngược lại, bạn có thể tự động chấp nhận các yêu cầu, miễn là ngày tương ứng vẫn còn miễn phí. Nếu các cuộc hẹn quan trọng hơn xảy ra với cuộc họp đã thống nhất, bạn có thể hoãn hoặc hủy cuộc hẹn đã được thỏa thuận tự động bất kỳ lúc nào.
Người dùng Outlook 2010 không có hộp thư Exchange có ít tùy chọn hơn khi nói đến việc tự động chấp nhận và từ chối yêu cầu cuộc họp so với người dùng các phiên bản trước đó. Nếu bạn không sử dụng Exchange, bạn chỉ có thể chỉ định rằng tất cả các câu hỏi sẽ được trả lời tự động (từ chối nếu có sự trùng lặp, nếu không thì thường là chấp nhận). Với Microsoft Exchange, bạn có nhiều tùy chọn hơn.
Trả lời các yêu cầu họp tự động bắt đầu với Outlook 2010
-
Điều hướng đến các tùy chọn email. Điều này hoạt động bằng cách đi tới Tệp> Tùy chọn> Email. Trong phần "Lịch sử", hãy kích hoạt tùy chọn "Tự động xử lý các yêu cầu họp và phản hồi đối với các yêu cầu và cuộc thăm dò".
-
Nếu bạn không sử dụng Microsoft Exchange, hãy đóng hộp thoại tùy chọn. Nếu bạn đang sử dụng Microsoft Exchange, hãy mở tab "Lịch" trong bước tiếp theo.
-
Điều hướng đến "Lập kế hoạch tài nguyên" trong Microsoft Outlook 2010 hoặc "Tự động chấp nhận / từ chối" trong Outlook 2013/2016 và Outlook 365. "
-
Bật tùy chọn "Tự động từ chối các yêu cầu họp trùng lặp với các cuộc hẹn hoặc cuộc họp hiện có". Nếu bạn được phép tham gia các cuộc họp vào những ngày rảnh rỗi, hãy kích hoạt tùy chọn "Tự động chấp nhận yêu cầu họp và xóa các cuộc họp đã bị hủy".
-
Đóng hộp thoại. Kể từ bây giờ, các yêu cầu họp sẽ được Outlook tự động chấp nhận hoặc từ chối.
Thông tin: Người dùng Outlook 2003 và Outlook 2007 có thể truy cập cài đặt để tự động chấp nhận hoặc từ chối yêu cầu họp qua đường dẫn tệp sau: Tiện ích mở rộng> Tùy chọn> Tùy chọn lịch> Lập kế hoạch tài nguyên.
Các tùy chọn có sẵn khi có hoặc không có kết nối Exchange.
