Cách tạo chữ ký email cá nhân hoặc doanh nghiệp
Chữ ký e-mail bên dưới tin nhắn đã gửi giúp người nhận dễ dàng xác định người gửi e-mail chính xác hơn. Chữ ký email là tự nguyện đối với các email riêng tư. Các e-mail kinh doanh bắt buộc phải có chữ ký kể từ năm 2007, chữ ký này phải chứa nhiều thông tin bắt buộc khác nhau để được coi là tuân thủ pháp luật. Trong trường hợp thư kinh doanh qua e-mail, chào hàng, xác nhận đơn hàng hoặc hóa đơn, cần phải truy nguyên rõ ràng ai là người đã gửi thư. Đây là một điều cần thiết quan trọng đối với cả dịch giả tự do và các tập đoàn toàn cầu. Bạn phải đính kèm chữ ký vào e-mail doanh nghiệp, từ đó có thể nhìn thấy thông tin bắt buộc sau:
- Tên của người gửi.
- Địa chỉ đầy đủ của người gửi.
- Các tùy chọn liên lạc như e-mail, điện thoại, fax.
- Tùy thuộc vào hình thức hợp pháp hoặc công ty, số đăng ký thương mại hoặc giám đốc quản lý cũng như thông tin về tòa án đăng ký.
Nó cũng có thể hữu ích cho người dùng cá nhân khi bao gồm chữ ký trong mỗi email. Điều này trông chuyên nghiệp và cho thấy rằng thư không phải là quảng cáo hoặc spam. Chữ ký e-mail làm tăng khả năng e-mail sẽ không bị bộ lọc thư rác ở người nhận sắp xếp. Tạo một chữ ký có thể dễ dàng và trông có thẩm quyền.
|
Mẫu chữ ký riêng tư |
Mẫu chữ ký kinh doanh |
|
John Doe Musterstrasse 23 D- 12345 vị trí mẫu Đt: 01234-45678 F: 01234-90876 |
John Doe Đại diện bán hàng sơn và vecni Musterstrasse 23 Vị trí mẫu D-12345 Đt: 01234-45678 F: 01234-90876 www.farbenmueller.de Tòa án quận Münster Số đăng ký công ty: Quản lý: Franz Mustermann |
Mẹo:
Sử dụng phông chữ thường dễ đọc và được sử dụng phổ biến như Arial, Times New Roman hoặc Helvetica làm phông chữ cho chữ ký email của bạn. Quy trình này đảm bảo rằng người nhận có thể đọc được phông chữ ký của bạn. Các phông chữ không phổ biến có thể được thay thế bằng chương trình thư của người nhận. Điều này có thể dẫn đến lỗi hiển thị hoặc lỗi ký tự làm mất tập trung nội dung thư của bạn và không có vẻ chuyên nghiệp.
Tạo chữ ký trong Microsoft Outlook
Tạo chữ ký trong Microsoft Outlook
Để tạo chữ ký trong Microsoft Outlook lần đầu tiên, hãy tiến hành như sau:
Tạo chữ ký trong Microsoft Outlook
Để tạo chữ ký trong Microsoft Outlook lần đầu tiên, hãy tiến hành như sau:
-
Tạo một thư mới trong mục menu “Thư điện tử mới”.
-
Trong ruy-băng trình đơn bên dưới Cài đặt, bạn sẽ tìm thấy mục phụ "Chữ ký"
-
Mở mục menu "Chữ ký" và nhập dữ liệu của bạn. Bạn cũng có tùy chọn điều chỉnh các chữ ký hiện có. Trong trường miễn phí, bạn có thể thay đổi phông chữ và kích thước phông chữ, chèn liên kết và hình ảnh và hài hòa chữ ký e-mail trong bố cục.
-
Ở phía bên tay phải, bạn cũng nên chỉ định thời điểm hiển thị chữ ký chuẩn. Bạn có thể gán các chữ ký email khác nhau cho các tài khoản email khác nhau.
-
Với một cú nhấp chuột vào "OK", bạn đã lưu tất cả các thay đổi và có thể sử dụng ngay chữ ký e-mail đã tạo. Nếu bạn muốn thay đổi, hãy bắt đầu lại từ bước 1.
Đặt chữ ký trong Thunderbird
Trong Thunderbird, bạn sẽ tìm thấy cài đặt cho chữ ký trong mục menu:
Cài đặt> Cài đặt tài khoản.
Một cửa sổ nhập sẽ mở ra, trong đó bạn có thể đặt chữ ký e-mail cho từng tài khoản e-mail. Trong Thunderbird cũng có thể đính kèm chữ ký e-mail đã tạo dưới dạng tệp văn bản, tệp HTML hoặc tệp đồ họa. Điều này sau đó sẽ tự động được nhập vào email.
Mẹo:
Với tiện ích bổ sung Chuyển đổi Chữ ký miễn phí cho Thunderbird, bạn có thể chuyển chữ ký email từ chế độ riêng tư sang chế độ kinh doanh theo cách thủ công chỉ bằng một nút nhấn. Hệ thống tự động tích hợp thậm chí còn thực tế hơn: Tại đây bạn có thể gán các chữ ký e-mail khác nhau cho các địa chỉ e-mail khác nhau.
Có thể dễ dàng cài đặt Signature Switch bằng trình quản lý add-on Thunderbird. Sau khi hoàn tất quá trình cài đặt ban đầu, bạn sẽ tìm thấy chương trình trong "Tùy chọn" khi soạn thư. Trong cài đặt cơ bản, trước tiên, bạn có thể bật và tắt chữ ký hiện có của mình. Để sử dụng chữ ký email bổ sung, hãy chuyển đến tùy chọn Chuyển đổi Chữ ký.
Kết hợp chữ ký trong Windows Mail
Bạn cũng có thể nhập chữ ký email trong Windows Mail. Điều này hoạt động theo các bước sau:
- Chọn Cài đặt> Chữ ký.
- Quyết định một tài khoản e-mail hoặc kích hoạt trường: "Áp dụng cho tất cả các tài khoản."
- Trong bước tiếp theo, hãy kiểm tra xem thanh trượt “Sử dụng chữ ký email” có ở vị trí “Bật” hay không và nhập chữ ký email của bạn.
Mẹo: Đây là cách bạn có thể dễ dàng và thuận tiện tạo một email hoặc chữ ký thư phong cách
Giống như lời chào và lời chào, chữ ký là yếu tố văn bản thiết yếu trong một bức thư. Với công cụ PhraseExpress, có sẵn dưới dạng phiên bản demo hoặc phiên bản trả phí, bạn có thể tạo bất kỳ chữ ký e-mail nào cho mục đích riêng tư hoặc kinh doanh và chèn nó bằng một cú nhấp chuột.
Điều này hoạt động nhanh chóng và dễ dàng với 5 bước sau:
Tải xuống chương trình từ Internet và cài đặt nó trên máy tính của bạn. Hủy kích hoạt tùy chọn "Bạn có muốn sử dụng PhraseExpress trong mạng" trong khi cài đặt.
Tạo chữ ký thư trong chương trình thư của bạn hoặc trong trình xử lý văn bản của bạn. Bạn có thể sử dụng các phông chữ và kích thước, khoảng cách đoạn văn và định dạng ký tự khác nhau.
Khi bạn hài lòng với kết quả, hãy đánh dấu chữ ký email đã hoàn thành. Sau đó nhấp vào "biểu tượng PhraseExpress" trên khay hệ thống và sau đó nhấp vào "Chữ ký / Mô-đun văn bản mới" trong menu mở ra.
Trong cửa sổ tiếp theo, nhấp vào trường "Lưu dưới dạng" và chọn mục nhập "Văn bản được định dạng" từ danh sách. Bằng cách này, định dạng đã tạo trước đó của bạn được giữ lại. Đóng cửa sổ bằng cách nhấp vào "OK".
Bạn có thể tạo chữ ký email thứ hai hoặc thứ ba theo cách tương tự. Ví dụ, điều này phù hợp cho các mục đích riêng tư hoặc kinh doanh khác nhau và có thể chứa nhiều dữ liệu cá nhân hoặc lời chào.
