Mẹo và hướng dẫn sử dụng chức năng tìm kiếm của Outlook
Nếu bạn sử dụng Microsoft Outlook chuyên sâu, vô số e-mail kết hợp với nhau qua hàng tuần, hàng tháng hoặc hàng năm và được lưu trữ trong các thư mục và thư mục con khác nhau trong chương trình. Với lượng dữ liệu tràn ngập này, có thể xảy ra trường hợp bạn mất dấu mọi thứ. Trong trường hợp này, các tài liệu và thông tin quan trọng sẽ chìm vào sâu trong đĩa cứng và không thể tìm lại được.
Microsoft Outlook có chức năng tìm kiếm mở rộng để điều này không xảy ra và, mặc dù có tài liệu dữ liệu phong phú, tất cả thông tin đều có thể được truy cập và xem chỉ với một vài cú nhấp chuột. Điều này giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm email và nội dung của họ một cách hiệu quả và cụ thể hơn.
Sử dụng tìm kiếm tức thì của Outlook
Một chức năng cần thiết để tìm kiếm các từ khóa hoặc thư e-mail riêng lẻ là tìm kiếm tức thì trong Outlook. Trong phiên bản hiện tại của Outlook2022-2023 hoặc Outlook 365, chức năng này luôn được hiển thị trong thanh chức năng phía trên.
Nhà sản xuất Microsoft đã cải thiện chức năng tìm kiếm của mình trong Outlook vào mùa xuân 2022-2023 với một bản cập nhật chức năng và kết hợp nhiều tùy chọn mới.
Ngoài vị trí chung mới trong thanh công cụ trên cùng, Outlook đề xuất bạn:
- Các cụm từ tìm kiếm trước đây,
- Hiển thị kết quả hàng đầu và
- Cung cấp các tùy chọn bộ lọc khác nhau.
Các tính năng mới quan trọng nhất của chức năng tìm kiếm trong Outlook:
|
Các tìm kiếm được đề xuất |
Trong khi bạn đang nhập một cụm từ tìm kiếm vào trường tìm kiếm, Outlook sẽ đưa ra đề xuất cho các từ khóa phù hợp |
|
Kết quả hàng đầu |
Các kết quả tìm kiếm quan trọng nhất được sắp xếp và hiển thị ở trên cùng. Chức năng này giúp tìm kiếm hiệu quả hơn và nhanh hơn |
|
Các cụm từ tìm kiếm được sử dụng gần đây |
Với chức năng này, bạn có thể xem và sử dụng các thông số tìm kiếm trước đó của mình bằng một cú nhấp chuột |
Bạn có thể gọi tìm kiếm tức thì bằng tổ hợp phím CTRL + E hoặc sử dụng trường tìm kiếm chung để nhập các thông số tìm kiếm mong muốn của mình:
Trong các phiên bản Outlook cũ hơn, cần phải mở rộng khu vực thư mục với cài đặt "Điều hướng thu gọn". Điều này hoạt động tốt với nút "Thu nhỏ / Mở rộng".
Sau khi bạn thực hiện tìm kiếm bằng CTRL + E hoặc thông qua trường tìm kiếm, bạn có các tùy chọn khác nhau để tìm kiếm tệp, thư mục hoặc các từ tìm kiếm cụ thể.
Chọn các nguồn khác nhau để tìm kiếm - đây là cách nó hoạt động
Tìm kiếm được đặt trước trong hộp thư hiện tại, chẳng hạn như tài khoản Exchange của bạn. Ngoài ra, bạn có thể chỉ định rằng Outlook không chỉ lưu trữ cụm từ tìm kiếm của bạn trong hộp thư hiện tại, mà còn:
- Trong thư mục hiện tại,
- Trong hộp thư cấp dưới,
- Trong tất cả các hộp thư hoặc
- Trong tất cả các phần tử Outlook, chẳng hạn như trong lịch
tìm kiếm.
Sau khi kích hoạt tìm kiếm tức thì, một tab mới sẽ mở ra trong Microsoft Outlook. Trong tab "Tìm kiếm", bạn có thêm các tùy chọn thân thiện với người dùng để hạn chế tìm kiếm tài liệu hoặc một thuật ngữ cụ thể.
Thí dụ: Nếu bạn đang tìm kiếm một thư e-mail mà bạn đã đánh dấu là QUAN TRỌNG và có một hoặc nhiều tệp đính kèm và nằm trong hộp thư hiện tại, bạn không cần phải để Outlook tìm kiếm toàn cục trong tất cả thư, mục lịch và tác vụ. Bằng cách nhập các tiêu chí tìm kiếm, Outlook sẽ tìm kiếm e-mail mong muốn một cách hiệu quả và nhanh chóng hơn.
Nó là đủ để đánh dấu các thông số liên quan. Sau đó, chúng được hiển thị với nền tối và hiển thị dưới dạng văn bản trong trường tìm kiếm. Trong tab, bạn có thể thấy tất cả các thông báo có liên quan đến các cài đặt đã chọn và bạn sẽ nhanh chóng tìm thấy những gì bạn đang tìm kiếm.
Sử dụng các công cụ tìm kiếm để tìm kiếm chuyên sâu
Bạn đang tìm kiếm một thông báo cụ thể và không thể tìm thấy nó ngay lập tức, mặc dù có chức năng tìm kiếm chuyên nghiệp của Outlook? Trong trường hợp này, có thể hữu ích khi đưa các công cụ tìm kiếm vào tab "Tìm kiếm".
Ở đó, bạn sẽ tìm thấy nhiều tùy chọn khác để tìm kiếm từ khóa hoặc tin tức và thu hẹp tìm kiếm của mình.
Ví dụ: với tìm kiếm nâng cao, bạn có thể chỉ định các trường mà cụm từ tìm kiếm sẽ được truy vấn. Bạn cũng có thể nhập ai là người nhận hoặc người gửi tin nhắn. Bạn cũng có quyền truy cập vào các tùy chọn Outlook và có thể thực hiện các thay đổi cơ bản đối với cách bạn tìm kiếm trong khu vực menu này.
Mẹo: Sử dụng tab “Bắt đầu” và khu vực menu “Tìm kiếm”, bạn có thể thuận tiện tìm kiếm danh bạ trong sổ địa chỉ của mình mà không cần rời khỏi vùng khái niệm cho e-mail. Để thực hiện việc này, hãy nhập cụm từ tìm kiếm có liên quan vào trường tìm kiếm "Tìm kiếm người".
Tóm tắt: Chức năng tìm kiếm trong Outlook hiệu quả và hướng đến mục tiêu
Chức năng tìm kiếm của Microsoft Outlook cung cấp cho bạn nhiều tùy chọn để tìm kiếm các thư mục, e-mail hoặc các cụm từ tìm kiếm riêng lẻ trong hộp thư của bạn. Cách dễ nhất để mở tìm kiếm là sử dụng tổ hợp phím CTRL + E. Tùy thuộc vào nhu cầu của bạn, chức năng tìm kiếm cung cấp cho bạn tùy chọn tìm kiếm chi tiết các từ khóa và email và chỉ định người nhận địa chỉ hoặc khoảng thời gian cụ thể.
