- Video hướng dẫn: Cách tìm kiếm cụ thể các tệp và email trong Outlook
- Thư mục và cấu trúc thư mục trong Microsoft Outlook
- Hiển thị cấu trúc menu và thư
- Sắp xếp thư mục hoặc tạo mục yêu thích - đó là cách hoạt động
- Chức năng tìm kiếm trong Outlook - cách sử dụng tìm kiếm chính xác
- Tóm tắt: Thật dễ dàng để thiết lập Outlook cụ thể và hướng đến người dùng
Hướng dẫn và thông tin hữu ích để làm việc với Outlook
Nhiều người dùng mô tả Microsoft Outlook là thân thiện với người dùng. Bạn đánh giá cao phạm vi chức năng và nhiều khả năng giao tiếp qua e-mail. Những người khác cần Outlook chủ yếu cho tổ chức cá nhân và sử dụng lịch tích hợp và các giải pháp đa dạng của nó.
Ngoài sở thích sử dụng cá nhân, điều quan trọng là:
- Cấu trúc thư mục chung,
- Điều hướng menu chức năng cũng
- Khu vực đọc sách và
- Các chức năng quan trọng nhất, chẳng hạn như chức năng tìm kiếm hoặc chức năng "Sắp xếp"
để hiểu và áp dụng.
Video hướng dẫn: Cách tìm kiếm cụ thể các tệp và email trong Outlook
Thư mục và cấu trúc thư mục trong Microsoft Outlook
Một câu châm ngôn nổi tiếng nói: “Trật tự là một nửa của trận chiến.” Phép ẩn dụ này áp dụng cho một văn phòng tương tự với khay giấy và hệ thống tổ chức chu đáo cũng như Microsoft Outlook. Trong Outlook, email luôn được lưu trữ trong các thư mục. Thư mục Hộp thư đến có thể được mô tả là thư mục lưu trữ quan trọng nhất và được biết đến nhiều nhất cho e-mail, vì mọi e-mail đến đều đi qua thư mục này. Tất cả các thư mục trong Outlook được hiển thị ở bên trái của cửa sổ chính.
Có thể tạo một thư mục mới chỉ với một vài cú nhấp chuột. Để thực hiện việc này, hãy điều hướng đến điểm trong hệ thống thư mục cá nhân nơi thư mục mới sẽ được điều chỉnh. Nhấp chuột phải và chọn mục nhập "Thư mục mới".
Sau khi bạn đã gán một cái tên có ý nghĩa, bạn có thể chuyển các e-mail phù hợp theo chủ đề vào thư mục. Bằng cách sử dụng các thư mục, bạn có thể phân loại chính xác các e-mail và đảm bảo rằng chúng có thể được tìm thấy trong một cấu trúc. Ví dụ, các thư mục có thể được đặt tên theo phòng ban, tên khách hàng, ngày tháng hoặc các tiêu chí cụ thể khác.
Về nguyên tắc, không có giới hạn trên cho các thư mục cá nhân. Là một phần của hệ thống trật tự được cân nhắc kỹ lưỡng, bạn cũng không nên thiết lập quá nhiều thư mục để giữ mọi thứ rõ ràng.
Hiển thị cấu trúc menu và thư
Về cơ bản, khi nói đến xem và đọc email, Microsoft Outlook có:
- một khu vực thư mục cũng
- đã chia một khu vực đọc sách.
Bạn cũng có thể hiển thị một khu vực tác vụ.
Bạn cũng sẽ tìm thấy các tab trong Outlook, trong đó các chức năng của Outlook được sắp xếp theo chủ đề. Ví dụ: tab “Bắt đầu” cho phép bạn truy cập vào “Các bước nhanh” hoặc khu vực menu “Xóa”.
Trong tab "Xem", bạn có thể chỉ định cách thức và kích thước cửa sổ hiển thị các thư và vùng thư mục và vùng xem sẽ được hiển thị.
Chỉ với một vài điều chỉnh trong tab "Xem", bạn sẽ có được một trung tâm thông báo cụ thể phù hợp với mong muốn và nhu cầu của bạn.
Sắp xếp thư mục hoặc tạo mục yêu thích - đó là cách hoạt động
Tab “Thư mục” cung cấp cho bạn tất cả các tùy chọn để sắp xếp riêng cấu trúc thư mục của bạn, bất kể kích thước thư mục, tạo thư mục con hoặc hiển thị thư mục như một thư mục yêu thích.
Bạn cũng có thể sử dụng cho các thư mục
- Đặt lưu trữ tự động,
- Khi chia sẻ trong nhóm, hãy chỉ định quyền đối với thư mục và
- Chỉ định thuộc tính thư mục.
Bạn cũng có thể sử dụng tổ hợp phím CTRL + SHIFT + P để tạo thư mục tìm kiếm mới. Thư mục tìm kiếm là một thư mục ảo trong Outlook chứa dạng xem tất cả các mục e-mail đáp ứng các tiêu chí tìm kiếm được xác định trước nhất định.
Chức năng tìm kiếm trong Outlook - cách sử dụng tìm kiếm chính xác
Trong phiên bản Microsoft Outlook hiện tại, bạn sẽ tìm thấy chức năng tìm kiếm trong thanh chức năng phía trên bên cạnh dải băng trong trường tìm kiếm. Ngoài việc nhập một hoặc nhiều cụm từ tìm kiếm trong chức năng tìm kiếm, tab "Tìm kiếm" chứa các tùy chọn khác và tùy chọn cài đặt.
Microsoft Outlook cung cấp cho bạn tùy chọn tìm kiếm cấu trúc thư mục và tất cả các e-mail đã lưu theo nhiều tiêu chí khác nhau.
Bạn có thể, trong số những thứ khác:
- Tìm kiếm trong hộp thư hiện tại hoặc trên toàn cầu trong Outlook hoặc
- Bao gồm các tệp đính kèm trong tìm kiếm.
Chức năng tìm kiếm hiện tại đề xuất các cụm từ tìm kiếm, hiển thị rõ ràng cho bạn những từ khóa nào bạn đã tìm kiếm và cung cấp cho bạn tùy chọn sử dụng các công cụ tìm kiếm.
Tóm lại, các chức năng "Sắp xếp" và "Tìm kiếm" trong Outlook cung cấp cho bạn tất cả các tùy chọn để gửi e-mail đã lưu trong Outlook một cách chuyên nghiệp và nếu cần, tìm lại chúng bằng cách sử dụng tìm kiếm tức thì theo tiêu chí.
Tóm tắt: Thật dễ dàng để thiết lập Outlook cụ thể và hướng đến người dùng
Là một chương trình giao tiếp, Microsoft Outlook rất linh hoạt và có thể thích ứng. Bạn có thể tổ chức Outlook thông qua việc sử dụng các thư mục cá nhân và một hệ thống thư mục riêng lẻ. Các chức năng "Tìm kiếm" và "Sắp xếp" giúp bạn có thể lưu trữ e-mail theo hướng người dùng và tìm lại chúng bằng các tiêu chí đã xác định.
Ngoài ra, bạn có thể hiển thị các thư riêng lẻ trong vùng đọc Outlook và xác định cách vùng đọc và vùng thư mục sẽ được hiển thị trong tab "Xem". Chỉ với một số cài đặt, bạn có thể điều chỉnh Outlook theo nhu cầu của riêng mình và hoạt động hiệu quả với phần mềm giao tiếp.
