Sử dụng các công cụ này để tối ưu hóa bản trình bày của bạn
Tạo bản trình bày PowerPoint có thể là một thách thức. Ngoài việc dựa trên ý tưởng của bài thuyết trình và sự biểu đạt của nội dung, bố cục đóng một vai trò quyết định trong việc đảm bảo rằng khán giả được thông tin một cách chuyên nghiệp và thuyết phục. Sau khi thiết kế một bản trình bày riêng lẻ bao gồm các mẫu hoặc lá mẫu, sẽ có ý nghĩa, đặc biệt là trong môi trường kinh doanh, để có ý kiến thứ hai về tác dụng của thiết kế. Một đồng nghiệp, người giám sát hoặc các chuyên gia của một cơ quan có thể sử dụng kinh nghiệm của họ để kiểm tra cụ thể xem liệu nhóm đối tượng có đang được giải quyết một cách thấu tình đạt lý hay không. Họ có thể đưa ra các mẹo về cách tối ưu hóa bố cục và thiết kế PowerPoint cũng như nội dung để đạt được kết quả tốt hơn.
Lời khuyên từ nhóm của bạn hoặc từ các đại lý với tư cách là nhà cung cấp dịch vụ đảm bảo rằng bài giảng có tính biểu cảm cao nhất có thể đối với nhóm đối tượng và thuyết phục mọi người cả về trí tuệ và cảm xúc.
Video Hướng dẫn - PowerPoint: Cách sửa lại các slide PowerPoint một cách chuyên nghiệp và nhanh chóng
Cách diễn giả có thể sử dụng nhận xét trong PowerPoint để sắp xếp hợp lý bản trình bày
Chức năng bình luận trong Microsoft PowerPoint phù hợp để cho phép người khác tối ưu hóa bài thuyết trình của công ty hoặc bài giảng trong môi trường riêng tư. Đặc biệt là các chuyên gia trong các cơ quan bên ngoài có cái nhìn khác về những tuyên bố của bài giảng với công việc chuyên môn của họ. Họ biết giá trị của đồ họa thông tin hoặc sơ đồ và cách thiết kế, màu sắc và đồ họa được sử dụng trên các trang trình bày để hỗ trợ khả năng diễn đạt của lời nói. Nếu các chuyên gia hoặc đồng nghiệp trong nhóm sửa đổi bản trình bày hoặc các trang trình bày riêng lẻ, bạn có thể sử dụng chức năng nhận xét để chuyển phản hồi của họ.
Bạn có thể tìm thấy chức năng bình luận trong menu "Xem lại" trong Microsoft PowerPoint.
Với một cú nhấp chuột vào trường "Nhận xét mới", bạn có thể dễ dàng nhập nhận xét mới, nhận xét cá nhân dưới dạng phản hồi về thiết kế hoặc để tối ưu hóa nội dung. Trước đó, hãy định vị con trỏ của bạn trong khu vực của bản trình bày mà phản hồi sẽ được đưa ra.
Các ý kiến bạn đã nhập được hiển thị ở bên phải. Chức năng bình luận có thể được hiển thị hoặc ẩn với mục menu “Hiển thị bình luận”. Nhận xét đã được tích hợp vào bản trình bày không thể được in ra với nội dung cụ thể của chúng. Mặt khác, đánh dấu có thể được in cùng với bản trình bày. Bản in có thể giúp người nói hiểu những nhận xét nào vẫn cần được chỉnh sửa. Nếu người dùng cũng muốn in ra nội dung của các nhận xét, một bản sao cứng của màn hình có thể giúp ích. Với "nút in", bạn có thể lưu nội dung màn hình vào khay nhớ tạm và sau đó in ra. Công cụ "Cắt và Phác thảo" có sẵn trong Windows 10. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng các chương trình miễn phí như "Greenshot" để lưu và xử lý thêm nội dung màn hình.
Các tùy chọn sau có sẵn để chỉnh sửa trong khu vực menu "Nhận xét" trong PowerPoint:
|
Bình luận mới |
Chèn một nhận xét mới trong bản trình bày, |
|
Dập tắt |
Xóa một bình luận đang hoạt động. Ngoài việc xóa nhận xét, bạn có tùy chọn xóa tất cả nhận xét trên trang chiếu hoặc tất cả nhận xét trong bản trình bày. |
|
Trở lại |
Với "Quay lại", bạn chuyển đến nhận xét trước đó. |
|
Hơn nữa |
Với "Tiếp theo", bạn có được nhận xét tiếp theo trong bản trình bày của mình. |
|
Xem nhận xét |
Hiển thị vùng nhận xét trong Microsoft PowerPoint được hiển thị ở phía bên phải của bản trình bày. |
Khu vực menu "Nhận xét" là cần thiết để sửa đổi và tối ưu hóa bản trình bày cũng như để tăng giá trị thông tin của nó. Bạn có thể di chuyển, thay đổi hoặc xóa các trường nhận xét. Bằng cách này bạn có thể trình bày bài thuyết trình một cách thuyết phục và chuyên nghiệp hơn. Bạn cũng có tùy chọn tạm thời ẩn nhận xét và đồng thời giữ chúng như một phần của bản trình bày.
Làm lại PowerPoint - cách làm cho bản trình bày có ý nghĩa hơn
Có vô số cách để cải thiện mức độ phù hợp và cam kết của một bài thuyết trình. Về cơ bản, tất cả các tối ưu hóa có thể được chia thành hai lĩnh vực:
- Tối ưu hóa khái niệm của bản trình bày.
- Các điều chỉnh về bố cục và thiết kế.
Tối ưu hóa khái niệm của bản trình bày
Nếu bạn tự sửa đổi bản trình bày hoặc nếu bạn được nhóm hoặc một cơ quan bên ngoài tư vấn, trước hết bạn nên kiểm tra xem các mục tiêu của bản trình bày có đang đạt được hay không. Nếu một bài giảng được cấu trúc một cách logic và các lập luận và điểm chính được xây dựng dựa trên nhau, thì giá trị thông tin sẽ được tăng lên. Các trang trình bày mẫu và mẫu có thể giúp thiết lập các dòng lập luận một cách chính xác và sử dụng các sơ đồ và đồ họa thông tin theo cách hỗ trợ những gì đã nói. Diễn giả ghi chú với các dữ kiện cần thiết và nội dung hỗ trợ diễn giả trong việc làm cho bài thuyết trình của họ có nhiều thông tin và với mức độ quyết tâm cao sau khi tối ưu hóa.
Điều chỉnh bố cục và thiết kế
Có thể đạt được rất nhiều điều trong các bài thuyết trình với hình ảnh hóa. Vì lý do này, điều quan trọng là phải kiểm tra các mẫu xem có ý nghĩa hay không. Nó cũng cần được phản ánh về việc liệu các nguyên tắc thiết kế của công ty có được tuân thủ hay không và liệu việc tối ưu hóa có phù hợp với các tiêu chuẩn kinh doanh hay không. Bảng màu và đồ họa phải trông hấp dẫn và cũng dễ đọc trên các tờ rơi. Bạn có thể tìm hiểu cách cấu trúc bài thuyết trình kinh doanh tại cơ quan thuyết trình Smavicon, trong số những cơ quan khác.
Tóm lại, mọi tối ưu hóa bản trình bày hoặc sửa đổi các trang trình bày đều nhằm đạt được các mục tiêu của bản trình bày. Nhận xét trong PowerPoint rất hữu ích để sửa đổi các trang chiếu và toàn bộ bản trình bày một cách chuyên nghiệp và để tăng giá trị thông tin. Với sự tối ưu hóa, lời khuyên từ các chuyên gia và đại lý và sự chuẩn bị rất tốt, bản trình bày PowerPoint của bạn sẽ tuân thủ các nguyên tắc thiết kế. Cô ấy có thể thông báo, cảm hóa, thuyết phục người nghe và đạt được kết quả vô cùng chuyên nghiệp.