Thư điện tử và chương trình thư - mẹo và thủ thuật cho người dùng

Bạn phải biết điều đó!

Hầu hết mọi người đều có và sử dụng một hoặc nhiều tài khoản email. Viết và gửi e-mail là một phương pháp giao tiếp đã được chứng minh là một phần của cuộc sống hàng ngày. Cổng thống kê Statista tuyên bố rằng hơn 306 tỷ e-mail sẽ được gửi và nhận mỗi ngày trong giai đoạn 2022-2023. Người ta ước tính rằng con số sẽ tăng lên hơn 360 tỷ email mỗi ngày trong vài năm tới.

Hầu hết người dùng đều mong đợi sự bảo mật và dễ sử dụng từ e-mail và chương trình e-mail. Đồng thời, e-mail được sử dụng để liên kết các thuật ngữ kỹ thuật khác nhau mà thoạt nhìn không quen thuộc với mọi người dùng. POP3, máy chủ thư đến, địa chỉ máy chủ, trao đổi hoặc nhà cung cấp và SMTP là một số thuật ngữ kỹ thuật cần được giải thích. Ý nghĩa của các thuật ngữ kỹ thuật và cách sử dụng đúng đắn của chúng xác định, trong số những điều khác, liệu một email có thể được gửi và lưu trữ một cách chính xác hay không hoặc liệu một chương trình email có thể giao tiếp với những người khác trong cấu trúc nhóm hay không. Tuy nhiên, trước khi bạn xử lý các điều khoản kỹ thuật và thực hiện cài đặt trong các chương trình thư, điều quan trọng là phải tìm nhà cung cấp e-mail tốt nhất cho nhu cầu của riêng bạn.

Không có e-mail mà không có nhà cung cấp - đó là lý do tại sao bạn cần một nhà cung cấp e-mail

Các nhà cung cấp địa chỉ e-mail giống như một tá, thật không dễ để tìm được nhà cung cấp tốt nhất trong số rất nhiều nhà cung cấp. Có một số điều cần xem xét khi lựa chọn.

Nhà cung cấp e-mail là một nhà cung cấp chuyên nghiệp cung cấp cho khách hàng một địa chỉ e-mail miễn phí hoặc thu phí trên Internet. Là một nhà cung cấp dịch vụ, công ty internet có một máy chủ thư. Nó có thể sử dụng điều này để cung cấp cho khách hàng các tài khoản thư và hộp thư đến e-mail trên máy chủ thư. Đối với điều này, khách hàng cần một tài khoản email.

Nhà cung cấp e-mail có trách nhiệm chuyển tiếp tất cả các thư thông suốt và không bị chậm trễ qua máy chủ của mình. Anh ấy đảm nhận vai trò hòa giải, cũng liên quan đến các câu hỏi về luật bảo vệ dữ liệu. Đặc biệt là kể từ khi ra đời Quy định chung về bảo vệ dữ liệu (GDPR), truyền thông kỹ thuật số ở châu Âu đã được nhà lập pháp giám sát theo các quy tắc chặt chẽ hơn. Mục đích của Quy định chung về bảo vệ dữ liệu là bảo vệ dữ liệu cá nhân của tất cả các bên liên quan. Điều này đặc biệt rõ ràng khi có nhiều cuộc tấn công lừa đảo vào địa chỉ e-mail của các cá nhân và công ty.

Thông tin:

Lừa đảo là cố gắng đánh cắp dữ liệu cá nhân và mật khẩu thông qua các trang web hoặc e-mail giả mạo bằng cách giả mạo. Ví dụ, bọn tội phạm trên Internet bắt chước hoạt động ngân hàng trực tuyến của một ngân hàng rất chi tiết và yêu cầu những người dùng không nghi ngờ nhập dữ liệu của họ. Do đó, họ sử dụng thông tin thu được để ăn cắp tiền hoặc bán lại tài liệu dữ liệu được bảo vệ.

Các nhà cung cấp email nổi tiếng và lợi thế của họ

Các ưu đãi trả phí và miễn phí nổi tiếng nhất cho một địa chỉ e-mail cá nhân có các giá trị gia tăng khác nhau cho người dùng. Vì lý do này, không có cung cấp "tốt nhất", nhưng nhiều nhà cung cấp được đề xuất với những ưu điểm và nhược điểm. Mỗi người dùng phải lọc ra nhà cung cấp tốt nhất cho mình. Trong khi một số chứa nhiều dung lượng lưu trữ cho e-mail hoặc tài liệu và ảnh, những người khác ghi điểm nhờ thiết lập đơn giản hoặc do bảo vệ dữ liệu đặc biệt nghiêm ngặt.

Tên và nhà cung cấp	Phần miền	chi phí	thuận lợi
Gmail (Google)	gmail.com	Miễn phí	Bộ nhớ lên đến 15 GB
GMX (United Internet)	gmx.de	Miễn phí (có thể gia hạn với một khoản phí)	Email Made in Germany (bảo vệ dữ liệu)
Web.de (Liên kết Internet)	web.de	Miễn phí (có thể gia hạn với một khoản phí)	Email Made in Germany (bảo vệ dữ liệu)
Yahoo Mail	yahoo.com	Miễn phí (có thể mở rộng Pro có tính phí)	Thiết lập dễ dàng
Outlook.com	outlook.com outlook.de	Miễn phí	Đăng nhập vào Skype, Office Online hoặc OneNote cùng một lúc
Mail.de	mail.de	Miễn phí	Trung tâm dữ liệu ở Đức, tăng cường bảo mật dữ liệu

Thông tin: “E-Mail Made in Germany” có ý nghĩa như thế nào đối với bạn với tư cách là khách hàng

Nhiều công ty khác của Đức như Deutsche Telekom, United Internet và Strato tham gia vào sáng kiến “E-Mail Made in Germany”. Được biết đến như đối thủ cạnh tranh ở Châu Âu, các công ty internet này làm việc cùng nhau theo từ khóa "E-Mail Made in Germany". Mục đích của hiệp hội là làm cho thông tin liên lạc ở Đức an toàn hơn. Ưu điểm của biện pháp tiếp thị này đối với khách hàng của các công ty là sự chắc chắn rằng mọi email được gửi tuân theo luật bảo vệ dữ liệu của Đức và các máy chủ của công ty được đặt trên đất Đức.

Thông tin cơ bản về địa chỉ e-mail và cấu trúc kỹ thuật của chúng

Địa chỉ e-mail được cấu trúc theo một mẫu dễ hiểu. Nó thường bao gồm một

"Phần miền" và
"Phần cục bộ."

Thí dụ:

[email protected] - local-part = max.muster / domain-part = gmx.de / @ = các ký tự ràng buộc

Người gửi e-mail có thể được xác định rõ ràng bằng cách sử dụng "phần cục bộ". Ví dụ: nếu tên riêng của người gửi được sử dụng, người nhận có thể biết ngay email đó đến từ ai. "Phần miền" hiển thị máy chủ thư hoặc nhà cung cấp mà email được gửi qua đó.

Cách nhận ra địa chỉ e-mail hợp pháp - mẹo và thủ thuật hữu ích

Người gửi có thể được theo dõi bằng cách sử dụng "phần cục bộ" của địa chỉ e-mail. Vì lý do này, điều quan trọng là sử dụng một địa chỉ e-mail có uy tín, đặc biệt là đối với những e-mail được gửi vì lý do công việc. Một địa chỉ email uy tín thường bao gồm họ và tên của người gửi. Ví dụ: thông thường người ta thường tách tên bằng một điểm hoặc tên hoàn chỉnh, không được tách riêng ([email protected] / [email protected]). Mỗi địa chỉ email chỉ có thể được sử dụng một lần. Vì lý do này, các địa chỉ e-mail có tên được sử dụng rộng rãi chứa một số hoặc một ký tự đặc biệt như một phần bổ sung để phân biệt chúng với các địa chỉ được sử dụng.

Nên thiết lập các địa chỉ e-mail khác nhau cho các mục đích riêng tư và nghề nghiệp. Trong trường hợp này, giao tiếp có thể được tách biệt một cách chuyên nghiệp. Đặc biệt khi nói đến địa chỉ chính, bạn nên chọn lọc và chọn một chính tả hấp dẫn và nghiêm túc. Vì lý do bảo vệ dữ liệu, nên chọn nhà cung cấp có trụ sở tại Liên minh Châu Âu. Trong trường hợp này, các luật bảo vệ dữ liệu nghiêm ngặt hơn của GDPR sẽ được áp dụng. Đồng thời, thông tin liên lạc được bảo vệ khỏi sự truy cập của các cơ quan chính phủ. Đây không phải là trường hợp dữ liệu được lưu trữ trên máy chủ ở Hoa Kỳ hoặc các quốc gia khác.

Những cái tên tưởng tượng có vẻ không đáng tin cậy hoặc chuyên nghiệp. Nhiều nhất, chúng có thể được sử dụng làm địa chỉ phụ trong giao tiếp riêng tư. Địa chỉ email có tên không rõ ràng không được coi là đáng tin cậy. Nếu một email như vậy được sử dụng làm địa chỉ chính, điều này ít nhất có thể dẫn đến nụ cười khi giao tiếp với chính quyền hoặc nhà tuyển dụng tiềm năng. Nói chung, nó không nói lên sự nghiêm túc và phản tác dụng.

Mẹo:

Bạn có địa chỉ internet của riêng bạn với tên của bạn hoặc cho công ty của bạn? Trong trường hợp này, bạn có thể đăng ký một hoặc nhiều địa chỉ e-mail với nhà cung cấp. Đối với một công ty có trụ sở tại Đức, tốt nhất nên chọn Tên miền cấp cao nhất (TLD) có đuôi là. Còn được gọi là .net, .org, .eu và các đuôi khác. Các công ty quốc tế thích sử dụng miền .com và dịch trang web của họ sang các ngôn ngữ khác nhau. Đối với các cá nhân riêng tư, một địa chỉ Internet riêng với ít dung lượng lưu trữ và một vài địa chỉ e-mail thường là đủ.

Đây là những khác biệt giữa địa chỉ email trả phí và miễn phí

Sự khác biệt giữa ưu đãi trả phí và miễn phí từ các nhà cung cấp cho địa chỉ e-mail là rất lớn. Ví dụ: trong biến thể tính phí của một số nhà cung cấp, một bộ lọc thư rác được bao gồm trong phạm vi phân phối. Thao tác này sẽ quét mọi e-mail trong tài khoản e-mail để tìm mối nguy hiểm tiềm ẩn hoặc các tin nhắn quảng cáo. Tùy thuộc vào cài đặt, nó lọc ra các tin nhắn không mong muốn và ngay lập tức chuyển chúng vào thư mục bị nghi ngờ là spam.

Sự lựa chọn miễn phí về tên là một lợi thế khác của các nhà cung cấp e-mail trả phí. Vì các phần cuối khác nhau có sẵn trong các phiên bản không miễn phí, nên việc tạo một địa chỉ email ngắn gọn, hấp dẫn, dựa trên tên sẽ dễ dàng hơn. Một e-mail như vậy có thể sử dụng suốt đời và gắn bó chặt chẽ với một người. Việc tăng cường bảo mật dữ liệu và cải thiện hỗ trợ khách hàng trong trường hợp có vấn đề là những lợi thế hơn nữa mà các nhà cung cấp dịch vụ trả phí mang lại.

Gửi e-mail ẩn danh với các địa chỉ e-mail tạm thời - điều này có thể

Trong hầu hết các trường hợp, bạn cần một địa chỉ email lâu dài. Vì lý do này, địa chỉ e-mail mới được liên kết không thể tách rời với tên riêng của bạn và các đặc điểm cá nhân khác và một tài khoản e-mail được tạo ra. Mọi ngoại lệ được biết để xác nhận quy tắc. Vì lý do này, có những nhà cung cấp đề nghị bạn gửi email ẩn danh. Các cổng internet khác cung cấp tùy chọn sử dụng các địa chỉ e-mail tạm thời chỉ hoạt động trong 10 phút.

Không có nghi ngờ rằng khu vực áp dụng cho loại địa chỉ email này bị hạn chế. Các lĩnh vực ứng dụng, ví dụ, các e-mail bất ngờ cho một người bạn tốt hoặc báo cáo ẩn danh về tội phạm cho cảnh sát. Trong trường hợp này, một thư điện tử ẩn danh có thể được so sánh với một bức thư được gửi mà không có người gửi. Điều này là có thể và không mâu thuẫn với các quy định của pháp luật. Nhà cung cấp dịch vụ e-mail ẩn danh là công ty 10minutE-Mail.com của Mỹ. Bạn có thể đăng ký dịch vụ web này mà không cần tiết lộ địa chỉ email của mình. Dịch vụ tạo một địa chỉ email dùng một lần chỉ tồn tại trong 10 phút. Ví dụ: sao chép địa chỉ e-mail tạm thời vào khay nhớ tạm và nhập nó vào biểu mẫu đăng ký.

Tất cả các e-mail được gửi đến địa chỉ e-mail trong khoảng thời gian 10 phút sẽ được hiển thị trực tiếp trong hộp thư của bạn trên www.10minutE-Mail.com. Bạn có thể đọc và trả lời các e-mail nhận được. Các liên kết có trong e-mail cũng có thể được nhấp để bạn cũng có thể nhận e-mail với các liên kết xác nhận thông qua dịch vụ.

Nếu 10 phút là không đủ để hoàn thành tất cả công việc, hãy nhấp vào liên kết "Kéo dài 10 phút" một hoặc nhiều lần. 10 Minute Mail không yêu cầu đăng ký và không yêu cầu địa chỉ email của bạn. Để trang web được hiển thị bằng tiếng Đức, hãy chọn "Tiếng Đức" ở dưới cùng bên trái và nhấp vào "Thay đổi".

Gửi thư ẩn danh với dịch vụ RE-Mailer

Dịch vụ RE-Mailer cũng hữu ích để gửi thông tin ẩn danh. Một số nhà cung cấp này truyền tất cả các e-mail thông qua một máy chủ thường đóng vai trò là người gửi thư. Dữ liệu cá nhân của người gửi thực sự được che giấu và không thể truy tìm.

Các nhà cung cấp dịch vụ bưu phẩm RE khác sử dụng một máy chủ một cách ngẫu nhiên. Người gửi thực tế cũng không xuất hiện. Cũng có thể sử dụng dịch vụ VPN (Mạng riêng ảo). Các kết nối VPN che dấu địa chỉ IP được gán cho tất cả các thiết bị, chẳng hạn như bộ định tuyến. Vị trí và người dùng có thể được xác minh trên cơ sở địa chỉ IP. Thay vì tiết lộ rằng một tin nhắn được gửi ẩn danh từ Đức, một kết nối được gọi là đường hầm được sử dụng với kết nối VPN. Trong trường hợp này, không thể truy tìm nhận dạng người gửi thực tế.

Hầu hết các dịch vụ e-mail ẩn danh không yêu cầu tài khoản e-mail. Chúng có thể được sử dụng dễ dàng thông qua giao diện người dùng của trình duyệt. Nhiều nhà cung cấp cũng có thể gửi tệp đính kèm bằng e-mail ẩn danh. Cũng như nhiều cải tiến kỹ thuật khác, e-mail ẩn danh, kết nối VPN hoặc dịch vụ RE-Mailer cung cấp khả năng che giấu và ngụy trang các hoạt động tội phạm. Không cần phải nói rằng những dịch vụ đó chỉ nên được sử dụng theo quy định của pháp luật. Việc gửi các e-mail có chứa các mối đe dọa hoặc yêu cầu thực hiện các hành vi trái pháp luật cũng như các e-mail lừa đảo hoặc spam được gửi ẩn danh đều bị trừng phạt.

Thiết lập một địa chỉ email cụ thể - bạn cần biết rằng

Khi bạn đã quyết định nhà cung cấp e-mail và chọn một tên không sử dụng cho e-mail cá nhân của mình, việc liên lạc bằng e-mail từ tài khoản e-mail của chính bạn chỉ còn một bước nữa. Trước khi bạn có thể đăng ký vĩnh viễn và thiết lập một địa chỉ e-mail cụ thể, nhà cung cấp dịch vụ cần dữ liệu cá nhân của khách hàng mới. Ngoài địa chỉ, một số điện thoại và một địa chỉ e-mail khác cũng phải được nhập.

Tên người dùng là cần thiết để phân biệt tài khoản e-mail với các tài khoản khác. Trong hầu hết các trường hợp, tên người dùng và địa chỉ email là tương đương nhau. Ngoài ra, có thể thiết lập một tên người dùng cá nhân. Điều này cung cấp bảo mật cao hơn chống lại tin tặc. Ngoài tên người dùng, mật khẩu an toàn cũng phải được chỉ định.

Mật khẩu được sử dụng để mở khóa quyền truy cập vào hộp thư phải là bí mật. Mật khẩu khó tìm bao gồm:

Bức thư,
Chữ số và
Bao gồm các ký tự đặc biệt,

cung cấp khả năng bảo vệ đầy đủ trước các cuộc tấn công của tin tặc và đánh cắp dữ liệu thông qua tội phạm mạng. Sau khi nhập tất cả dữ liệu cá nhân và thông tin về chủ nhân của e-mail mới, nó có thể được sử dụng. Kết quả là, e-mail có thể:

Dựa trên web dưới dạng email trực tuyến, thông qua quyền truy cập email của nhà cung cấp email,
Qua chương trình thư như Microsoft Outlook hoặc Thunderbird hoặc
Di động, qua máy tính bảng, điện thoại thông minh và các chương trình e-mail tương ứng

có thể được truy xuất.

Hướng dẫn từng bước: Thiết lập địa chỉ email mới

Sử dụng ví dụ về nhà cung cấp email GMX, bạn có thể xem cách thiết lập địa chỉ email mới:

Bước 1	Điều hướng đến www.gmx.net và nhấp vào phần trên của trang trong trường: "Đăng ký miễn phí."
bước 2	Trong cửa sổ sau, bạn sẽ tìm thấy các ưu đãi cho một e-mail mới. Ngoài quyền truy cập miễn phí, được tài trợ từ quảng cáo, bạn cũng có thể chọn hộp thư đến e-mail có tính phí. Sau khi bạn đã quyết định một biến thể, bạn kết thúc lựa chọn bằng nút: "Đăng ký ngay bây giờ."
bước 3	Trong bước tiếp theo, có khả năng kiểm tra địa chỉ e-mail mong muốn. Đối với điều này, chỉ cần chèn kết hợp mong muốn của bạn vào trường miễn phí là đủ. Nhà cung cấp e-mail sẽ kiểm tra xem địa chỉ e-mail đã nhập có khả dụng hay không. Nếu địa chỉ được chỉ định khác, bạn sẽ nhận được gợi ý cho các địa chỉ e-mail tương tự.
Bước 4	Do đó, thông tin cá nhân của người dùng phải được nhập. Ngoài địa chỉ, điều này bao gồm ngày sinh và mật khẩu, phải được nhập hai lần.
Bước 5	Nếu quên mật khẩu, nó có thể được khôi phục qua SMS. Đối với điều này, cần phải liên kết số điện thoại di động với tài khoản e-mail.
Bước 6	Truy vấn bảo mật tiếp theo sử dụng chuỗi ký tự được tạo tự động đảm bảo rằng việc đăng ký không được tự động hóa.
Bước 7	Bằng cách nhấp vào nút “Tôi đồng ý. Tạo một tài khoản e-mail ngay bây giờ ”, khách hàng mới đồng ý với cả các điều khoản và điều kiện chung của nhà cung cấp và các điều khoản bảo vệ dữ liệu của nhà cung cấp.
Bước 8	Nhà cung cấp e-mail xác nhận địa chỉ e-mail mới và gửi các cài đặt riêng cho các chương trình e-mail trong một e-mail riêng. Nó chứa dữ liệu truy cập cho máy chủ thư đến và máy chủ thư đi. Dữ liệu truy cập khác nhau tùy thuộc vào loại hộp thư. Hầu hết các nhà cung cấp đều cho phép cả hai giao thức IMAP hoặc POP3 làm tùy chọn.

Quan trọng: Gán một mật khẩu an toàn và lưu trữ nó

Để có thể gửi hoặc nhận tin nhắn qua địa chỉ e-mail, bạn thường cần có mật khẩu. Quyết định về mật khẩu email bạn muốn chỉ định cần được xem xét cẩn thận. Trong quá trình đăng nhập khi mở hộp thư, bạn sẽ được yêu cầu nhập mật khẩu bí mật của mình hai lần và đặt mật khẩu theo cách này. Mục nhập kép là để đảm bảo rằng không có lỗi chính tả nào mắc vào.

Điều quan trọng là phải lưu ý mật khẩu cho tài khoản e-mail và lưu trữ nó theo các khía cạnh bảo mật. Điều này rất quan trọng vì mật khẩu là cách duy nhất để truy cập vào email cá nhân.

Giao thức IMAP và POP3 - sự khác biệt là gì

Sau khi bạn đã tạo và thiết lập địa chỉ e-mail, bạn sẽ nhận được dữ liệu truy cập cá nhân từ nhà cung cấp e-mail. Chúng được yêu cầu để gửi e-mail đến máy chủ của nhà cung cấp (máy chủ thư đi) và nhận dữ liệu (máy chủ thư đến).

Sự khác biệt nghiêm trọng nhất giữa giao thức POP (Post Office Protocol) đã được biết đến từ năm 1996 và giao thức IMAP được giới thiệu vào năm 2003 là bộ nhớ đệm của e-mail. Trong khi với giao thức POP, một e-mail được tải vật lý vào máy tính của người nhận và bị xóa khỏi máy chủ, với giao thức IMAP có thể truy cập từ một số thiết bị cuối. Trong trường hợp này, e-mail vẫn còn trên máy chủ của nhà cung cấp e-mail.

Giao thức IMAP mang lại giá trị gia tăng rõ ràng, đặc biệt là trong xã hội nối mạng ngày nay. Mặc dù vào cuối thiên niên kỷ e-mail chỉ được sử dụng bởi một máy tính cố định, nhưng ngày nay dữ liệu và tin nhắn phải có sẵn trên nhiều thiết bị đầu cuối khác nhau. Ngoài PC, người dùng cần e-mail trên điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng hoặc trên đồng hồ thông minh di động. Giao thức IMAP đảm bảo tính khả dụng trên tất cả các thiết bị đầu cuối.

Sẽ thuận tiện hơn và an toàn hơn khi truy cập email bằng giao thức IMAP. Nếu bạn sử dụng nhiều thiết bị, bạn có thể gọi các email hiện tại và đã lưu bất kỳ lúc nào. Ngoài ra, giao thức IMAP cũng hoạt động tốt hơn về các vấn đề bảo vệ dữ liệu. Điều này có thể nói vì với một giao thức POP đã lỗi thời trong nhiều trường hợp, dữ liệu xác thực được truyền dưới dạng văn bản rõ ràng. Điều này xảy ra trước khi kết nối SSL được thiết lập. Việc thiếu mã hóa thể hiện một nguy cơ bảo mật cao cần phải được ngăn chặn.

Nguyên tắc của giao thức IMAP tương tự như nguyên tắc của giao thức POP3. Một lợi thế rõ ràng là máy chủ của nhà cung cấp có thể sử dụng cài đặt để cấm truyền mật khẩu. Mật khẩu và e-mail chỉ được chuyển tiếp khi kết nối SSL an toàn đã được thiết lập. Tóm lại, trong hầu hết các trường hợp, việc thiết lập tài khoản IMAP sẽ có ý nghĩa hơn so với tài khoản POP đã lỗi thời. Các cấu hình chỉ khác nhau một chút trong việc thiết lập tài khoản.

Giải thích đơn giản: máy chủ thư đến và đi cũng như thông tin máy chủ

Nếu bạn thiết lập tài khoản IMAP hoặc POP3, bạn sẽ được hỏi cụ thể về máy chủ thư đến và máy chủ thư đi. Máy chủ thư đến là địa chỉ máy chủ trong trung tâm dữ liệu của nhà cung cấp e-mail của bạn, trên đó chỉ các e-mail đến mới được lưu trữ. Mỗi nhà cung cấp e-mail vận hành các địa chỉ máy chủ và máy chủ riêng để phân phối thông tin liên lạc e-mail, các địa chỉ này phải được kiểm soát bởi chương trình mail. Trong hầu hết các trường hợp, máy chủ thư đến bao gồm số nhận dạng sau bao gồm giao thức truyền tải và nhận dạng nhà cung cấp (sử dụng ví dụ về Ionos của nhà cung cấp 1 & 1):

Địa chỉ máy chủ của máy chủ thư đến: Pop3.ionos.de hoặc imap.ionos

Chỉ những e-mail do người dùng gửi mới được lưu và phân phối trong máy chủ thư đi. Sự tách biệt giữa máy chủ thư đến và máy chủ thư đi đảm bảo rằng các thư đến và thư đi không bị trộn lẫn hoặc trộn lẫn với nhau.

Máy chủ thư đi được vận hành bằng giao thức SMTP. Trong hầu hết các trường hợp, bạn sẽ nhận được số nhận dạng sau, cũng bao gồm giao thức truyền tải và ID nhà cung cấp:

Địa chỉ máy chủ của máy chủ thư đi: SMTP.ionos.de

Ngoài tên chính xác cho máy chủ thư đến và máy chủ thư đi, thông tin máy chủ cũng rất cần thiết. Nhà cung cấp email của bạn thường gửi thông tin máy chủ cùng với email chào mừng. Bạn cần thông tin máy chủ để thông báo cho chương trình thư của bạn về các tham số chính xác cho máy chủ thư đến và đi. Thông tin máy chủ chứa thông tin về các cổng và phương pháp mã hóa. Các chương trình thư hiện đại như Microsoft Outlook hoặc Thunderbird tự động xác định các mục nhập thông tin máy chủ cũng như máy chủ thư đến và đi khi bạn nhập nhà cung cấp e-mail và địa chỉ e-mail của mình. Kết quả là, họ thiết lập một kết nối chính xác.

Thông tin: Tại sao kết nối SSL lại quan trọng

Không cần phải nói rằng email và tệp đính kèm của chúng chỉ được đọc bởi người nhận. Trong khi một e-mail đang được vận chuyển, về mặt kỹ thuật, nó có thể được đọc ra ở các nút khác nhau và nội dung của nó được quét. Các hệ thống chính trị với cấu trúc độc tài dựa vào việc giải mã thông tin liên lạc qua e-mail của công dân, trong số những thứ khác. SSL (Lớp cổng bảo mật), còn được gọi với cái tên mới là TLS (Bảo mật lớp truyền tải), ngăn không cho dữ liệu e-mail bị đọc ra. Phương pháp mã hóa đã được thử và thử nghiệm trên thực tế và được sử dụng trên toàn bộ các trang web. Có thể dễ dàng nhận ra các trang Internet được mã hóa bằng SSL hoặc TSL. Chúng được hiển thị dưới dạng "https" trong thanh tìm kiếm của cửa sổ trình duyệt.

Email thành phần riêng lẻ nào bao gồm

Mỗi email bao gồm hai phần chính:

Tiêu đề, cũng có thể được gọi là phần đầu của email.
Phần thân chứa nội dung của email.

Nhiều thông tin chi tiết khác nhau được lưu trữ trong tiêu đề của email. Nó cung cấp thông tin về người gửi và ngày tạo. Ngoài ra, tiêu đề chứa thông tin kỹ thuật về các trạm khác nhau của đường truyền. Vì dữ liệu này không quan trọng đối với hầu hết người dùng, các chương trình thư ẩn chúng trong hầu hết các trường hợp.

Thư điện tử bao gồm những thành phần riêng lẻ nào - Hướng dẫn:

Để hiển thị hoàn toàn tiêu đề trong Microsoft Outlook và để đọc thông tin truyền tải của e-mail đã nhận, hãy tiến hành như sau:

Bấm đúp vào thư để mở thư bên ngoài vùng đọc.
Nhấp vào TỆP> THUỘC TÍNH.
Thông tin tiêu đề được hiển thị trong trường INTERNET HEADERS. Chúng có thể được sao chép bằng lệnh CTRL + C vào Microsoft Word hoặc một chương trình văn bản khác để xử lý thêm.

Trong Mozilla Thunderbird, màn hình hoạt động dễ dàng hơn. Để thực hiện việc này, hãy nhấn tổ hợp phím Ctrl + U để hiển thị tiêu đề và văn bản nguồn HTML.

Thông tin nào được chứa trong cơ thể

Phần nội dung được ngăn cách với phần tiêu đề bằng một dòng trống. Nó chứa thông tin thực của e-mail và chỉ có thể chứa các ký tự từ bộ ký tự ASCII 7-bit (Mã tiêu chuẩn Mỹ cho Trao đổi Thông tin). Vì âm sắc tiếng Đức không có trong định dạng này, chúng phải được khai báo và mã hóa trong phần tiêu đề. Hầu hết các chương trình thư thực hiện mã hóa tự động.

Mỗi tin nhắn có thể:

Dưới dạng một tin nhắn văn bản đơn giản ở dạng văn bản thuần túy hoặc
Được gửi dưới dạng tin nhắn HTML.

Ưu điểm của các văn bản được định dạng bằng HTML là chúng dễ đọc hơn. “Ngôn ngữ đánh dấu siêu văn bản” được gọi là HTML. Nó được sử dụng cho cả việc cấu trúc văn bản và lập trình các trang Internet. HTML là ngôn ngữ chuẩn trên World Wide Web và là cơ sở để lập trình các trang web.

Các thành phần thiết yếu khác của một email

Trong hầu hết các trường hợp, một email cũng chứa một chữ ký. Nó là một phần của cơ thể và cung cấp thông tin về người gửi. Địa chỉ hoặc chi tiết liên hệ của người tạo thường được hiển thị trong chữ ký. Hình ảnh và siêu liên kết cũng có thể được kết hợp vào một chữ ký email.

Thông tin:

Siêu liên kết là một tham chiếu đến một trang web hoặc địa chỉ email khác.

Các nhà cung cấp tư nhân đặt một văn bản tiêu chuẩn trong cái gọi là chân trang thư có chứa quảng cáo hoặc tham chiếu đến dịch vụ miễn phí của họ.

Tệp đính kèm cũng là một phần của email. Phần đính kèm e-mail là tài liệu có phần mở rộng tệp cụ thể phải được mở trong một chương trình riêng biệt. Các tệp đính kèm sau đây là phổ biến:

Tệp Định dạng Tài liệu Di động (PDF).
Một tệp ở định dạng MS Word (docx) hoặc MS Excel (xlsx).
Tệp hình ảnh (đuôi tệp jpg.webp, bmp.webp, gif.webp).
Tệp video hoặc âm thanh (mov, mp3, mpeg).
Một tệp thực thi (exe).

Quan trọng:

Chỉ tin tưởng các tệp thực thi được đính kèm trong các trường hợp ngoại lệ. Nếu bạn không biết người gửi, trong hầu hết các trường hợp, các tệp đính kèm thực thi có chứa phần mềm độc hại lây nhiễm vào máy tính của bạn mà không được chú ý. Điều này đặc biệt đúng đối với máy tính cá nhân sử dụng hệ điều hành Windows.

Gửi e-mail, được giải thích chi tiết

Một e-mail có thể được chuyển tiếp qua Internet trong vòng mili giây thông qua tài khoản e-mail. Nếu tin nhắn được kiểm tra liên tục trước khi đến tay người nhận, quá trình chuyển thường mất vài giây. Bất kỳ thiết bị đầu cuối nào được kết nối với Internet đều có thể gửi và nhận e-mail nếu có chương trình e-mail tương ứng. Từ quan điểm kỹ thuật, một email có lộ trình sau:

Email được soạn và gửi bằng "nút gửi".
Tin nhắn được chuyển tiếp đến nhà cung cấp dịch vụ của người gửi và tài khoản của người đó thông qua kết nối hiện có (WLAN, LAN, di động). Thao tác này sẽ kiểm tra e-mail và chuyển tiếp nó đến nhà cung cấp e-mail của người nhận qua Internet. Điều này được thực hiện thông qua các nút khác nhau. Do lưu lượng dữ liệu của nó, Sàn giao dịch Internet Thương mại Đức (DE-CIX) là nút lớn nhất trên thế giới với thông lượng dữ liệu hơn 9,1 Tbit / s. Các trung tâm Internet có thể được tìm thấy ở hầu hết các thành phố lớn trên thế giới.
Nhà cung cấp dịch vụ của người nhận e-mail sẽ lưu nó vào hộp thư của người nhận. Nếu có bộ lọc thư rác ngược dòng, thư sẽ được quét để tìm quảng cáo hoặc phần mềm độc hại.
E-mail có thể được gọi lên và hiển thị bằng một chương trình e-mail.

Vì toàn bộ quá trình gửi e-mail diễn ra trong thời gian ngắn nhất có thể nên người gửi và người nhận có thể liên lạc gần như trong thời gian thực. Việc nhận và đọc tin nhắn có thể được theo dõi cùng một lúc bằng xác nhận gửi và đọc. Điều này hiệu quả và đảm bảo rằng thông tin và tệp đính kèm quan trọng có thể được trao đổi ngay lập tức. Nếu người nhận không ở trong phạm vi phủ sóng của máy tính, người đó có thể hiển thị các tin nhắn đến bằng cách sử dụng chức năng đẩy của hộp thư.

Thông tin:

Chức năng đẩy là một dịch vụ trong đó hộp thư đến của email được quét để tìm các email mới trong các khoảng thời gian xác định hoặc liên tục. Nếu có tin nhắn mới, những tin nhắn này sẽ được hiển thị. Ngoài ra, người dùng nhận được thông tin rằng các e-mail mới đã được nhận.

Ứng dụng email nào phù hợp với Android

Các ứng dụng khác nhau mà bạn quen thuộc từ Windows được đề xuất trên điện thoại hoặc máy tính bảng Android có hệ điều hành Android. Ví dụ, có thể sử dụng Microsoft Outlook cho Android. Trong phiên bản dành cho máy tính bảng hoặc điện thoại thông minh, chương trình có các chức năng tương tự như trong Windows. Các ứng dụng cũng nhận được đánh giá xuất sắc trong Cửa hàng Google Play:

Blue Mail cũng vậy
Thư của tôi.

Blue Mail có giao diện người dùng trực quan và tự động thiết lập tài khoản e-mail từ các nhà cung cấp khác nhau. Ứng dụng sử dụng các chức năng bộ lọc cũng như danh sách việc cần làm và chức năng nhắc nhở. Một thiếu sót là việc chuyển tiếp tất cả các tin nhắn qua máy chủ của nhà thiết kế ứng dụng. Có một rủi ro bảo vệ dữ liệu ở đây phải được bao gồm trước khi cài đặt ứng dụng.

My Mail còn gây ấn tượng với giao diện dễ hiểu, thân thiện với người dùng. Ứng dụng cho phép quản lý các tài khoản khác nhau và có một trình duyệt internet tích hợp có thể được sử dụng để xem các tệp đính kèm trong email.

Tài khoản e-mail của tất cả các nhà cung cấp nổi tiếng cũng có thể được mở dưới dạng webmail trong trình duyệt thông qua Android. Theo mặc định, ứng dụng Gmail của Google được cài đặt làm chương trình thư trên hầu hết các thiết bị có hệ điều hành Android. Ứng dụng này cũng có thể được sử dụng để gửi và nhận email. Nó cũng có nhiều công cụ trên bo mạch để sắp xếp e-mail trên điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng chạy Android.

Ứng dụng e-mail cho iOS và Mac OS - những lựa chọn thay thế này rất thuyết phục

Hệ điều hành iOS và Mac OS cho iPad, iPhone cũng như MacBook và iMac chứa các chương trình e-mail độc lập được cài đặt sẵn. Hệ điều hành Mac bao gồm chương trình Thư. Nó gây ấn tượng với trang thiết bị đầy đủ. Việc đồng bộ hóa với máy chủ đám mây iCloud của riêng Apple thể hiện một giá trị gia tăng đáng kể.

Người dùng chỉ sử dụng thiết bị của Apple đánh giá cao sự đồng bộ cũng như bề mặt gọn gàng, thân thiện và thời trang. Ứng dụng Apple Mail dành cho iOS cũng được cài đặt sẵn trên iPad và iPhone. Nó cũng gây ấn tượng trên các thiết bị di động với việc thiết lập tài khoản e-mail đơn giản và mức độ thuận tiện cao trong hoạt động.

Microsoft Outlook cũng có thể được cài đặt trên các thiết bị có hệ điều hành iOS. Hầu hết các chương trình của Microsoft đều có sẵn trong App Store. Chúng có thể được cài đặt và sử dụng mà không gặp bất kỳ vấn đề gì. Đặc biệt với các ứng dụng kinh doanh có tài khoản Microsoft Exchange, nó được đảm bảo rằng tất cả các thông báo xuất hiện trên thiết bị đầu cuối di động và cố định mà không bị chậm trễ, bất kể hệ điều hành nào được sử dụng.

Ví dụ: các ứng dụng e-mail thay thế cho iOS cung cấp giá trị gia tăng cho người dùng là các ứng dụng sau:

Tia lửa và
Newton.

Spark cung cấp cho người dùng lợi thế là các thông báo và email quan trọng nhất thường được hiển thị ở đầu thiết bị của họ. Điều này đặc biệt thú vị đối với các thiết bị đầu cuối nhỏ như iPhone. Ứng dụng tự động tách e-mail khỏi bản tin và có hộp thư đến thông minh.

Ứng dụng Newton chủ yếu quan tâm đến những người dùng mà điều quan trọng là có thể đọc tin nhắn của bạn một cách dễ dàng. Ứng dụng gây ấn tượng với điều hướng menu đơn giản, có thể đọc, chuyển tiếp hoặc gửi tin nhắn trong nháy mắt. Mặc dù cấu trúc đơn giản của nó, nó có tất cả các chức năng quan trọng cho người dùng cá nhân và doanh nhân.

Các công ty đứng sau các nhà cung cấp - những người chơi lớn này thống trị thị trường

Phần lớn các công ty hoạt động trên toàn quốc hoặc toàn cầu đứng sau các nhà cung cấp tài khoản e-mail miễn phí hoặc có tính phí. Nhiều nhà cung cấp e-mail cung cấp e-mail miễn phí sử dụng dữ liệu cá nhân thu được cho mục đích quảng cáo. Các nhà cung cấp nước ngoài đã chứng minh được khả năng quét các thư điện tử đến để tìm từ khóa và bán dữ liệu ẩn danh đã thu thập được cho khách hàng quảng cáo.

Với kiến thức này, điều cần thiết là phải hiểu cách các công ty đối phó với việc bảo vệ dữ liệu và quảng cáo trước khi quyết định chọn nhà cung cấp email. Trong nhiều trường hợp, việc đầu tư vào một tài khoản e-mail trả phí, giá rẻ là điều đáng giá. Các chi phí bổ sung đảm bảo rằng quảng cáo và tin nhắn rác được loại trừ và bảo vệ dữ liệu theo GDPR được duy trì.

Một số nhà cung cấp địa chỉ email lớn và công ty mẹ của họ:

Gmail	Google
Yahoo Mail	Yahoo
1 & 1 Ionos	United Internet
Web.de	United Internet
GMX	United Internet
Thư viễn thông	Deutsche Telekom
Mail.de	Mail.de GmbH Gütersloh
Outlook.de	Microsoft

Thiết lập bộ lọc thư rác và nhận dạng email spam - đây là những gì bạn nên biết

Các nghiên cứu đã xác nhận rằng tỷ lệ cái gọi là email rác có thể ước tính khoảng hơn 50%. Theo quy định, thư rác hoặc "rác" là thuật ngữ được sử dụng để mô tả hàng loạt email chứa quảng cáo và không được người nhận yêu cầu. Chúng được gửi không mong muốn và có thể làm cho hộp thư đến e-mail của người nhận địa chỉ trở nên khó hiểu. Phải mất nhiều thời gian để phân tách các thông điệp mong muốn và không mong muốn. Đồng thời, thư rác có thể chứa phần mềm độc hại và vi rút và có thể do thám người nhận e-mail và dữ liệu cá nhân của họ.

Cái gọi là “lừa đảo”, trong đó các e-mail hoặc trang web giả được sử dụng để lấy cắp thông tin ngân hàng hoặc dữ liệu cá nhân, đã trở thành mối đe dọa ngày càng tăng trong nhiều năm. Các băng nhóm tội phạm và tin tặc chính phủ được hỗ trợ bởi các quốc gia độc tài cố gắng gây thiệt hại trên tất cả các kênh bằng các e-mail giả mạo. Bộ lọc thư rác trong chương trình e-mail có thể giúp bạn chống lại những e-mail không mong muốn hoặc có thể nguy hiểm.

Ngoài ra, những điều sau áp dụng cho mỗi người nhận email có tệp đính kèm:

Chỉ mở các tệp đính kèm có phần mở rộng tệp .exe, .doc, .pdf và các phần mở rộng tệp khác nếu bạn biết và tin tưởng người gửi. Nếu không, có khả năng một tệp duy nhất sẽ mở máy tính cá nhân của bạn với vi rút và phần mềm độc hại. Một cú nhấp chuột cho phép bạn theo dõi dữ liệu của mình mà bạn không nhận ra.

Mối đe dọa của phần mềm độc hại và tỷ lệ quảng cáo không được yêu cầu cao có nghĩa là không có giải pháp thay thế nào là sử dụng bộ lọc thư rác, còn được gọi là bộ lọc thư rác. Bộ lọc thư rác hoạt động theo một thuật toán rõ ràng và có thể loại bỏ một phần lớn các e-mail không mong muốn. Các nhà cung cấp đã tích hợp bộ lọc thư rác vào phiếu mua hàng của họ sẽ phân loại e-mail dựa trên địa chỉ người gửi hoặc các mục nhập trong tiêu đề, trong số những thứ khác. Nếu các từ, thuật ngữ hoặc biểu thức được tìm thấy trong e-mail cho biết quảng cáo không được yêu cầu hoặc tệp đính kèm có phần mềm độc hại, những thư này sẽ bị gắn cờ hoặc chuyển ngay đến thư mục “Spam” hoặc “Thư rác”.

Bạn có thể tìm hiểu cách nhận ra thư rác hoặc thư rác trong hộp thư của mình và 7 điểm nào quan trọng trong bài viết: "Email đáng ngờ: Với hướng dẫn 7 bước này, bạn có thể tự bảo vệ mình khỏi phần mềm độc hại và vi rút."

Danh sách đen và tính toán xác suất

Ngoài danh sách đen trong đó các điều khoản không mong muốn được lưu trữ, các nhà cung cấp cũng làm việc với các phép tính xác suất. Từ quá trình xóa trước đó của người dùng, hệ thống sẽ tính toán e-mail nào nên được chuyển tiếp và e-mail nào sẽ được chuyển hướng ngay lập tức đến thư mục spam.

Bạn thường có thể nhận ra e-mail spam bằng các đặc điểm sau:

Bạn sẽ không được giải quyết cá nhân, nhưng với một lời chào chung chung.
Các liên kết hoặc hình ảnh có thể nhấp có thể được tìm thấy trong văn bản của tin nhắn.
URL của các liên kết dẫn đến các máy chủ không xác định. URL sẽ hiển thị ngay sau khi bạn di chuyển chuột qua liên kết mà không cần nhấp vào nó.
Chủ đề giật gân, có lỗi chính tả hoặc yêu cầu đăng nhập vào ngân hàng trực tuyến hoặc một khu vực được bảo vệ khác ngay lập tức.
Dấu ấn hoặc chữ ký email của người gửi bị thiếu.
Các tệp Zip, Exe, Word hoặc Excel được đính kèm.

Trong trường hợp có những dấu hiệu này và các dấu hiệu khác, không nên mở e-mail và hủy các liên kết và tệp đính kèm mà không mở chúng. Nếu biết người gửi, bạn nên liên hệ với họ nếu không chắc chắn để máy tính không bị nhiễm phần mềm độc hại một cách bí mật.

Cách tích hợp bộ lọc thư rác và bộ lọc rác vào chương trình thư

Không phải mọi địa chỉ email đều được nhà cung cấp email kiểm tra miễn phí về spam hoặc phần mềm độc hại. Theo quy định, các nhà cung cấp cung cấp thử nghiệm liên tục, chuyên nghiệp với một khoản phí hàng tháng. Nếu bạn muốn bỏ qua xác minh ban đầu của nhà cung cấp, bạn có thể sử dụng chương trình email để kiểm tra email của mình. Điều tương tự cũng áp dụng nếu bạn muốn tối ưu hóa các thư được kiểm tra bởi nhà cung cấp với tính năng bảo vệ bộ lọc bổ sung. Bộ lọc rác có thể được kích hoạt trong hầu hết các chương trình thư mà không tốn nhiều công sức. Điều này có thể được sử dụng để chặn thư rác hoặc email lừa đảo không được bộ lọc thư rác của nhà cung cấp dịch vụ email nhận dạng. Điều này cũng tăng tính bảo mật cho dữ liệu.

Kích hoạt bộ lọc e-mail rác trong Microsoft Outlook - thật dễ dàng

Bộ lọc e-mail rác trong Microsoft Outlook có thể dễ dàng được kích hoạt trên thanh menu. Nó nằm trong mục menu “Xóa” và được hiển thị dưới dạng “hình đại diện trong suốt với biển báo cấm”. Nhấp vào biểu tượng sẽ mở menu của bộ lọc e-mail rác trong mục phụ “Tùy chọn e-mail rác”. Sau đó có thể điều chỉnh cường độ lọc.

Sau khi cài đặt, các thư mà Outlook xác định là thư rác sẽ được tự động chuyển đến thư mục Email Rác.

Bằng cách kích hoạt hộp kiểm "Cảnh báo tôi về các tên miền đáng ngờ trong địa chỉ e-mail", cũng có một cảnh báo bảo mật trước khi một liên kết được kích hoạt trong e-mail. Các cài đặt bảo mật này có thể giúp đảm bảo giao tiếp qua e-mail an toàn và chuyên nghiệp hơn. Mặc dù có các phương pháp lọc nâng cao, nhưng thỉnh thoảng vẫn nên kiểm tra thư mục Email Rác. Điều này là phù hợp vì trong một số trường hợp hiếm hoi, các thư quan trọng cũng có thể được lọc ra.

Kích hoạt cài đặt bộ lọc rác trong Thunderbird

Cài đặt bộ lọc rác cũng có thể được thực hiện trong Thunderbird, chương trình thư miễn phí của trình duyệt Firefox. Thunderbird sử dụng một thuật toán thích ứng được kích hoạt theo mặc định. Bộ lọc tự học, thích ứng cũng có thể được bật. Anh ta học hỏi từ việc xử lý các e-mail trước đây và suy ra những thư nào được mong muốn và có thể được phân loại là thư rác.

Cài đặt Bộ lọc rác trong Thunderbird có thể được tìm thấy trong:

Công cụ> Cài đặt> Bảo mật và tiếp tục xuống dòng
Trong tab Rác

được điều chỉnh. Với một cú nhấp chuột vào: "Kích hoạt giao thức rác cho bộ lọc tự học", bộ lọc thích ứng sẽ được bật.

Không có bộ lọc thư rác trong Windows Mail

Phiên bản Windows Mail hiện tại, được cung cấp miễn phí theo tiêu chuẩn của Windows 10, không được cài đặt bộ lọc thư rác riêng. Windows Mail ánh xạ các thư mục hệ thống của nhà cung cấp e-mail 1: 1. Nếu một nhà cung cấp, ví dụ như GMX hoặc Yahoo, cung cấp chức năng e-mail rác, một thư mục cũng được hiển thị trong Windows Mail. Tại Microsoft, chỉ có thể cài đặt các tùy chọn cho bộ lọc thư rác trong Microsoft Outlook.

Các trường "Tới", "Cc" và "Bcc" - quan trọng đối với giao tiếp của bạn

Rất có thể bạn đã nhận thấy các trường "Tới" "Cc" và Bcc "khi bạn xem xét chương trình thư của mình. Chúng xuất hiện theo mặc định trong tất cả các chương trình thư khi bạn muốn gửi e-mail.

Trường "Tới" là trường nhập quan trọng nhất và cần thiết để gửi tin nhắn. Nó đứng như một trình giữ chỗ cho người nhận. Địa chỉ email của người nhận phải được nhập vào trường "Tới" theo mẫu sau:

local-part = ví dụ: Ví dụ: max.muster / domain-part = ví dụ: gmx.de được phân tách bằng ký hiệu @.

Ví dụ: [email protected]

Trong trường "Tới", hãy nhập những người nhận mà bạn muốn liên hệ cụ thể với e-mail của mình và người mà bạn mong đợi, ví dụ: một phản hồi hoặc một hành động. Mọi e-mail phải có người nhận, nếu không e-mail không được gửi đi.

Trường “Cc” có nghĩa là “bản sao carbon” được dịch từ tiếng Anh. Trong tiếng Đức, “Cc” sẽ được gọi là bản sao carbon. Nhập địa chỉ e-mail vào trường Cc và gửi một bản sao của e-mail đó cho những người nhận khác. Ví dụ, trong môi trường kinh doanh, người ta thường sử dụng con đường này để thông báo cho cấp trên hoặc các nhân viên khác. Email được gửi trực tiếp đến (những) người nhận. Người nhận địa chỉ có thể đọc từ trường Cc mà những người khác cũng đã nhận được tin nhắn. Trong trường Cc, hãy nhập tóm tắt về những người nhận mà bạn muốn thông báo về nội dung của e-mail, nhưng từ họ mà bạn không mong đợi bất kỳ phản hồi hoặc hành động nào.

Chữ viết tắt trong trường "Bcc" có nghĩa đen là "Bản sao carbon mù". Dịch ra, nó có nghĩa là bản sao carbon vô hình. Trường đầu vào “Bcc” được sử dụng trong các trường hợp ngoại lệ, chẳng hạn như nếu vì lý do có thể xác minh được, bạn muốn loại trừ khả năng người nhận thư không tìm ra người khác cũng đã nhận được e-mail.

Trường "Bcc" cũng có thể được sử dụng nếu một e-mail được gửi đến một danh sách phân phối có nhiều người nhận. Trong trường hợp này, hãy nhập địa chỉ email của tất cả người nhận vào trường Bcc. Tất cả người nhận địa chỉ đều nhận được email. Đồng thời, họ không thể thấy ai là một phần của danh sách phân phối, cũng như không biết địa chỉ e-mail của người nhận là gì. Bạn có thể biết rằng người nhận được đặt thành "Bcc" sau khi mở e-mail bằng cách tìm trong khu vực người gửi của thư nếu không có địa chỉ e-mail nào được liệt kê.

Với các trường người nhận khác nhau, bạn cho người nhận biết họ có liên quan như thế nào đến tin nhắn và phản ứng mà bạn mong đợi.

Gọi lại e-mail đã gửi - đây là các tùy chọn của bạn

Mọi người đều biết cảm giác trong tình huống sau: Bạn viết một e-mail và đã quên thêm một phần đính kèm e-mail có ý nghĩa hoặc để đặt một số liên lạc quan trọng trong "Cc". Vì một e-mail có thể đến tay người nhận trong tích tắc, nên rất khó để gọi lại các e-mail đã gửi. Để dự án thành công, tốc độ là điều cốt yếu.

Gọi lại email từ Microsoft Outlook

Khi một e-mail được gọi lại, một nỗ lực được thực hiện để lấy lại một tin nhắn đã gửi từ hộp thư của người nhận nếu nó chưa được đọc. Vì lý do này, bạn nên nhanh chóng gọi lại một e-mail đã gửi không chính xác. Bạn cũng có thể trao đổi tin nhắn để lấy tin nhắn thay thế.

Tùy chọn gọi lại tin nhắn có sẵn trong Microsoft Outlook:

Khi cả người gửi và người nhận đều có tài khoản email Microsoft 365 hoặc Microsoft Exchange trong cùng một tổ chức.

Để gọi lại một thư từ Outlook, hãy làm như sau:

Trong khu vực thư mục ở bên trái của cửa sổ Outlook, hãy chọn thư mục "Các mục đã gửi".

Mở tin nhắn bạn muốn gọi lại bằng cách bấm đúp vào tin nhắn đó.

Chọn Tin nhắn> Hành động trên tab và nhấp vào nút "Gọi lại tin nhắn này".

Về nguyên tắc, không thể gọi lại e-mail từ các nhà cung cấp dịch vụ như GMX, Gmail hoặc Web.de. Dịch vụ e-mail Gmail của Google có thể được đặt để một thư vẫn nằm trong hàng đợi trong 30 giây. Trong thời gian này, bạn có cơ hội để ngắt đường truyền. Sau 30 giây, e-mail sẽ được gửi đi và không thể lấy lại được.

Kết luận, điều quan trọng là phải kiểm tra kỹ mọi email trước khi gửi. Trả lời các câu hỏi sau trước khi gửi tin nhắn có thể giúp tránh các email không chính xác hoặc không đầy đủ:

Tôi đã xem xét tất cả những người nhận tin nhắn chưa?
Địa chỉ e-mail trong các trường: "Tới", "Cc" và "Bcc" đã được chỉ định chính xác chưa?
Email có chủ đề có ý nghĩa không?
Tôi đã thêm tất cả các tệp đính kèm email có liên quan chưa?
Tôi đã kiểm tra văn bản của mình để tìm lỗi chính tả và ký tự và tính hoàn chỉnh chưa?
Đã chèn đúng chữ ký thư chưa?

Với danh sách kiểm tra này, bạn có thể chắc chắn rằng các thư không chính xác hoặc không đầy đủ sẽ không được gửi đi và chỉ những e-mail được chuẩn bị chuyên nghiệp mới đến được người nhận của bạn.

Thông tin:

Cài đặt lịch cho các yêu cầu họp trong lịch Outlook và trong tất cả các ứng dụng lịch khác có thể được truy xuất dễ dàng hơn e-mail. Để thực hiện việc này, bạn chỉ cần đánh dấu cuộc hẹn đã đặt trong lịch trong Outlook và tìm mục con "Xóa" trong menu Sau khi nhấn chức năng xóa, tất cả người tham gia đều nhận được thông tin cuộc hẹn đã bị hủy. Khi xóa một yêu cầu họp, cần nêu rõ lý do gọi lại trong văn bản cho những người tham gia để tránh các truy vấn.

Thay thế cho email: danh sách gửi thư và những gì cần lưu ý

Một danh sách gửi thư về cơ bản là một danh sách phân phối email. Nguyên tắc của danh sách gửi thư là đơn giản và được thử và kiểm tra và chủ yếu được sử dụng cho các bản tin.

Trong bước đầu tiên, một bên quan tâm đăng ký vào danh sách gửi thư. Ví dụ, anh ta đăng ký nhận bản tin của một công ty có sản phẩm mà anh ta quan tâm. Sau khi địa chỉ email đã được kiểm tra và thông tin bảo vệ dữ liệu đã được đọc, bên quan tâm là một phần của danh sách gửi thư. Nếu một bản tin mới được gửi đi, nó sẽ được gửi đến tất cả các thành viên khác qua email.

Như một quy luật, sự phân biệt được thực hiện giữa:

Kiểm duyệt và
Danh sách gửi thư chưa được kiểm duyệt.

Trong trường hợp danh sách gửi thư được kiểm duyệt, một người điều hành có trách nhiệm sẽ chủ động kiểm tra thư trước khi nó được chuyển tiếp đến tất cả những người tham gia. Một tiêu chí kiểm tra quan trọng là cái gọi là netiquette. Nó mô tả các quy tắc về hành vi giao tiếp xã hội trên Internet. Nếu một tin nhắn chứa các nhận xét phân biệt chủng tộc hoặc xúc phạm hoặc thành ngữ thô lỗ, nó sẽ không được chuyển tiếp. Người điều hành cũng kiểm tra nội dung của thư để không có thư rác hoặc thư quảng cáo nào được chuyển tiếp mà không được lọc. Ngược lại, trong trường hợp danh sách gửi thư chưa được kiểm duyệt, mọi thư được gửi đến tất cả người nhận địa chỉ mà không được kiểm tra.

Danh sách gửi thư rất tiện lợi và hiệu quả. Vì dữ liệu cá nhân như địa chỉ e-mail cá nhân có thể được truy cập miễn phí trong trường hợp danh sách e-mail, mỗi danh sách gửi thư phải được kiểm tra theo các quy định của Quy định chung về bảo vệ dữ liệu (GDPR). Dữ liệu cá nhân phải được bảo vệ và ẩn mọi lúc mọi nơi và không được phép truy cập vào những người không có thẩm quyền.

Một danh sách gửi thư cũng có thể phát sinh một cách vô thức nếu một số địa chỉ e-mail được ghi chú bằng văn bản thuần túy trong trường "Tới" của e-mail. Trong trường hợp này, mọi người nhận đều có quyền truy cập vào dữ liệu được gửi. Để giải quyết vấn đề này, bạn nên sử dụng trường địa chỉ “Bcc” nếu thư phải được gửi đến nhiều người nhận. Quy trình này đảm bảo rằng tất cả người nhận địa chỉ đều nhận được email tuân thủ bảo vệ dữ liệu.

Danh sách gửi thư cho mục đích sử dụng cá nhân

Danh sách gửi thư là một phần không thể thiếu của khu vực tư nhân. Nếu bạn muốn liên lạc với nhiều người đồng thời bằng e-mail, e-mail là mẫu số chung thấp nhất. Một tùy chọn khác để liên lạc là các sứ giả như Facebook hoặc WhatsApp. Nhiều trường hợp nhóm Facebook bị từ chối vì lý do bảo vệ dữ liệu nên không phải ai cũng muốn tham gia Facebook. Một diễn đàn trực tuyến rất phức tạp và mất nhiều thời gian để thiết lập, vì vậy thoạt nhìn, email có vẻ là lựa chọn tốt nhất.
Danh sách phân phối e-mail được kiểm soát thông qua một chương trình e-mail thông thường có một nhược điểm quyết định. Không phải người dùng nào cũng biết và tuân thủ các quy tắc giao tiếp và sự hỗn loạn là không thể tránh khỏi. Trong khi một số chỉ trả lời một người duy nhất, mặc dù họ muốn nói với tất cả mọi người, những người dùng khác lại đi ngược lại. Những người muốn rời khỏi danh sách gửi thư cũng phải đối mặt với những thách thức, vì địa chỉ của họ không chỉ được lưu trữ tập trung một lần. Mọi thành viên trong nhóm đều có địa chỉ email, đây cũng là vấn đề theo quan điểm bảo vệ dữ liệu.

Một danh sách gửi thư trung tâm là cách thoát khỏi tình huống khó xử khó chịu này. Đặc biệt là trong

Các trường đại học hoặc
Để giao tiếp trong trường học,
Tại nơi làm việc hoặc
Vì sở thích,

Danh sách gửi thư là lựa chọn hàng đầu do dễ thiết lập.

Có nhiều nhà cung cấp khác nhau trên internet để sử dụng dễ dàng và hiệu quả. Một ví dụ về nhà cung cấp danh sách gửi thư miễn phí là Google Groups. Nếu bạn coi trọng việc bảo vệ dữ liệu theo luật pháp Đức, bạn có thể thiết lập danh sách gửi thư miễn phí tại Posteo. Tại JPBerlin, bạn có thể đặt tối đa năm danh sách gửi thư với giá bảy euro một tháng. Ví dụ, bạn có thể thiết lập máy chủ danh sách của riêng mình với ezmlm. Phần mềm mailman cũng thích hợp để quản lý danh sách gửi thư với người quản trị và các danh sách phân phối khác nhau.

Tóm tắt các email và cách chúng được sử dụng

Ngày nay việc gửi thông tin và tài liệu qua email rất phổ biến. Mỗi ngày có hàng tỷ email được trao đổi chỉ trong vài giây. Vì lý do này, e-mail là một trong những phương tiện giao tiếp quan trọng và hiệu quả nhất.

Để thiết lập địa chỉ email, trước tiên bạn cần một nhà cung cấp quản lý email và tài khoản. Có vô số nhà cung cấp cung cấp phiên bản miễn phí hoặc trả phí của địa chỉ email. Đăng ký với một nhà cung cấp email rất dễ dàng và có thể được thực hiện chỉ trong một vài bước. Tài khoản email trả phí có nhiều ưu điểm hơn so với các phiên bản miễn phí. Một bộ lọc thư rác tích hợp, phân loại cẩn thận các e-mail và email quảng cáo có phần mềm độc hại và vi rút đính kèm, thể hiện một giá trị gia tăng đáng kể. Bộ lọc rác giúp làm việc với e-mail dễ dàng hơn và làm cho giao tiếp an toàn hơn.

Có thể gửi hoặc nhận thư trực tiếp đến nhà cung cấp thông qua webmail. Webmail là một quá trình xử lý e-mail dựa trên trình duyệt mà không có chương trình thư cục bộ. Các chương trình thư như Thunderbird, Microsoft Outlook, Windows Mail hoặc Apple Mail có nhiều lợi thế. Ví dụ bao gồm lưu trữ từng thư hoặc cộng tác tốt hơn với những người dùng khác trong cấu trúc nhóm.

Trong chương trình thư, người dùng phải quyết định xem anh ta muốn gửi và nhận thư bằng giao thức POP3 hay IMAP. Giao thức IMAP không lưu dữ liệu cục bộ và đặc biệt thú vị đối với những người dùng làm việc với một số thiết bị đầu cuối. Ngoài ra, nó cung cấp lợi thế về bảo vệ dữ liệu. Tùy thuộc vào giao thức được sử dụng, các thông số kỹ thuật cho máy chủ thư đến, máy chủ thư đi và cấu hình địa chỉ máy chủ sẽ khác nhau.

Khi thiết lập một địa chỉ email cá nhân, điều cần thiết là chọn một mật khẩu hấp dẫn và an toàn. Khi gửi email, bạn cũng nên nhớ kết hợp chữ ký. Điều này cho phép người nhận địa chỉ nhận ra người nhận bất kỳ lúc nào. Một lời chào và chủ đề cụ thể cũng có trong mỗi email. Ngoài văn bản của e-mail, các tệp đính kèm như tài liệu, hình ảnh hoặc video có thể được gửi hoặc nhận cùng với một tin nhắn.

Các tệp đính kèm email có kích thước không quá 5MB. Khi nhận được email có tệp đính kèm, bạn phải kiểm tra xem người gửi có đáng tin cậy hay không. Điều này là cần thiết vì các tệp đính kèm có thể chứa phần mềm độc hại và vi rút lây nhiễm vào máy tính cá nhân bất cứ lúc nào mà không được chú ý.

Trước khi quyết định nhà cung cấp email và địa chỉ email cá nhân, điều quan trọng là phải quyết định tất cả các ưu đãi. Trong trường hợp này, bạn có thể tìm một nhà cung cấp phù hợp với ý tưởng cá nhân và điều kiện khuôn khổ của bạn.Bất kỳ ai biết các thuật ngữ cơ bản quan trọng nhất về e-mail và có thể điều khiển các chương trình e-mail đều có thể giao tiếp chuyên nghiệp bằng e-mail.