Phần mềm trong cuộc sống văn phòng hàng ngày: Microsoft Office và các lựa chọn thay thế

Tại đây, bạn có thể đọc mọi thứ bạn cần biết về các chương trình Office khác nhau

Cuộc sống làm việc đã thay đổi rõ ràng là kết quả của quá trình số hóa. Nhiều năm trước, mọi người ngày càng sử dụng điện thoại để thảo luận các vấn đề kinh doanh, nhưng ngày nay họ dựa vào e-mail hoặc giao tiếp với các dịch vụ nhắn tin như WhatsApp hoặc Facebook. Đặc biệt là với sự bùng nổ của cuộc khủng hoảng hào quang, thế giới lao động đã cải tổ một cách dứt khoát. Các cuộc họp cá nhân và các chuyến công tác đang nhường chỗ cho giao tiếp kỹ thuật số với các hệ thống hội nghị truyền hình như Zoom hoặc Skype. Sự phát triển này cũng có tác động đến khu vực tư nhân.

Với sự tiến bộ của số hóa, phần mềm nối mạng cho giao tiếp văn phòng ngày càng trở nên quan trọng và phổ biến. Vì lý do này, các chương trình có thể được sử dụng trong cuộc sống văn phòng kinh doanh hoặc riêng tư hàng ngày đóng một vai trò quyết định hơn trong văn phòng. Microsoft Office với tư cách là đại diện nổi tiếng nhất của các chương trình dành cho văn phòng cũng như các phần mềm miễn phí như LibreOffice, Open Office hoặc Ashampoo Office được sử dụng hàng ngày bởi hàng triệu người ở Đức và hàng tỷ người trên toàn thế giới.

Đó là lý do tại sao phần mềm quan trọng đối với giao tiếp văn phòng chuyên nghiệp

Nếu bạn nhìn vào những thách thức mà các công ty hoặc cá nhân đang phải đối mặt do toàn cầu hóa, bạn có thể hiểu tại sao phần mềm giao tiếp văn phòng hiện đại lại rất cần thiết. Với sản phẩm của mình, các công ty cạnh tranh với nhiều công ty khác trong nước và quốc tế. Do các điều kiện khuôn khổ khác nhau, các sản phẩm có thể được sản xuất và bán trên thị trường với giá rẻ hơn ở một số quốc gia. Trong bối cảnh đó, điều quan trọng hơn là phải thiết lập hoạt động tiếp thị chuyên nghiệp cho danh mục sản phẩm của riêng bạn để truyền tải giá trị gia tăng và lợi thế. Đồng thời, điều cần thiết là có thể phản ứng nhanh chóng và hiệu quả với các thắc mắc của khách hàng.

Thí dụ:

Một công ty quy mô vừa tiếp thị tủ lạnh như một sản phẩm cải tiến kỹ thuật trên thị trường thế giới. Các khách hàng quan tâm và hiện tại nhận được thông tin ban đầu trong các buổi giới thiệu khu vực và quốc gia. Tình hình cũng tương tự với các bài thuyết trình trực tuyến được phát trực tuyến trên Internet. Đối với những điều này và các biện pháp tiếp thị khác, công ty sử dụng phần mềm trình chiếu hiện đại như Microsoft PowerPoint.

Khách hàng quan tâm yêu cầu cung cấp cho các loại tủ lạnh mới. Tính toán giá toàn cầu, bao gồm tất cả chi phí vật liệu và sản xuất, được thiết lập trong các tính toán mở rộng trong Microsoft Excel. Vô số bảng đã được liên kết để tạo ra một đề nghị công bằng và đầy đủ cho mỗi khách hàng. Ngoài tính toán chi phí, Microsoft Excel còn được sử dụng trong công ty để tính toán chi phí nhân sự nội bộ và ghi chép nhiều quy trình khác.

Sau khi giá chào bán được tính trong Microsoft Excel, công ty sử dụng Microsoft Word để tạo ra một bức thư xin việc giàu nội dung và có động lực. Điều này được cấu trúc rõ ràng và truyền đạt những lợi thế và giá trị gia tăng của sản phẩm và ưu đãi. Microsoft Word và Microsoft Excel đã được liên kết với một chương trình CRM cho mục đích này. Thao tác này sẽ tự động chèn chi tiết liên hệ của khách hàng tiềm năng vào thư và lưu phiếu mua hàng trên máy chủ nội bộ. Trong bước cuối cùng, phạm vi sản phẩm được gửi riêng lẻ qua email với Microsoft Outlook.

Ví dụ cho thấy rõ phần mềm hiện đại quan trọng như thế nào trong văn phòng. Các nhiệm vụ của giao tiếp văn phòng hiện đại hoặc việc tính toán các đề nghị sẽ khó khăn hơn và dễ xảy ra lỗi nếu không có các ứng dụng phần mềm được nối mạng. Ngoài các chương trình Microsoft Office, được nhiều công ty sử dụng làm công ty dẫn đầu thị trường, các yêu cầu trong ví dụ trên cũng có thể được thực hiện với phần mềm miễn phí như Libre Office.

Điều cần thiết là các chức năng riêng lẻ của các chương trình trong văn phòng phải được kết nối với nhau một cách có ý nghĩa. Phần mềm văn phòng hiện đại có thể tạo ra các bản trình bày chất lượng cao, xử lý văn bản chuyên nghiệp, bảng tính chính xác và các ứng dụng khác. Trong nhiều trường hợp, kết quả có thể được hiển thị chỉ sau một vài cú nhấp chuột.

Đồng thời, phần mềm như Microsoft Office sẽ ít được sử dụng nếu nó không thể vận hành một cách chuyên nghiệp. Vì lý do này, điều quan trọng là nhân viên trong văn phòng hoặc người dùng cá nhân phải biết và sử dụng các khả năng của các ứng dụng phần mềm. Trong trường hợp này, phần mềm văn phòng hiện đại như Microsoft Office hoặc Libre Office hoàn thành mục đích của nó và giúp người dùng giao tiếp hiệu quả và cá nhân.

Microsoft Office - hàng đầu trong phần mềm văn phòng

Microsoft Office đã có sẵn dưới dạng phần mềm văn phòng từ năm 1989. Ban đầu được thiết kế dành riêng cho Macintosh, các phiên bản bổ sung của Microsoft Office dành cho Windows đã nhanh chóng được phát hành. Trong phiên bản đầu tiên, các ứng dụng được biết đến nhiều nhất hiện nay là:

• Phần mềm soạn thảo văn bản
• Microsoft Excel
• Microsoft PowerPoint cũng vậy
• Thư của Microsoft

Lưu trữ.

Theo thời gian, Microsoft Office đã không ngừng được phát triển. Các phiên bản khác nhau cho các lĩnh vực trách nhiệm khác nhau hiện có thể được mua tại các cửa hàng. Phiên bản bán lẻ hiện tại của Microsoft Office mang tên Office Home & Business2021-2022 và chi phí một lần là 299 euro. Nó có thể được lấy cho các hệ điều hành phổ biến nhất như Windows, MacOS, iOS hoặc Linux. Giá đã bao gồm các phiên bản Outlook, Word, Excel và PowerPoint được cài đặt đầy đủ cho Windows hoặc Mac cho PC. Sinh viên có thẻ trúng tuyển nhận Microsoft Trang chủ & Sinh viên2021-2022 với mức phí một lần là 149 euro. Phiên bản dành cho sinh viên chỉ có Microsoft Word, Excel và PowerPoint, không có Outlook.

Người dùng các phiên bản MS Office cũ hơn vẫn có thể sử dụng chúng và mở tệp với định dạng tệp mới docx, xlsx hoặc pptx. Trong trường hợp này, sẽ rất hữu ích khi cài đặt và sử dụng Gói Tương thích mà Microsoft cung cấp miễn phí.

Mẹo:

Microsoft Outlook miễn phí trong phiên bản di động dành cho máy tính bảng và điện thoại thông minh và có thể tải xuống miễn phí từ cửa hàng ứng dụng tương ứng dành cho thiết bị Apple hoặc Android. Ngoài ra, các phiên bản Office cũ hơn, chẳng hạn như Office 2007 hoặc 2010, vẫn có thể chạy trong Windows 10.

Ngoài tùy chọn mua Microsoft Office, nhà sản xuất Microsoft đã cung cấp giấy phép dựa trên đăng ký của Office dưới tên thương mại kể từ năm 2011 Văn phòng 365 tại. Tùy thuộc vào phạm vi giao hàng mong muốn, giá cho khách hàng tư nhân là 10 euro mỗi tháng (đăng ký hàng năm 99 euro) cho Gia đình Microsoft Office. Đối với các công ty, Microsoft cung cấp các phiên bản đăng ký khác nhau có giá từ 10,50 euro mỗi tháng đến 16,90 euro mỗi tháng. Các công ty được hưởng lợi từ các ứng dụng phần mềm bổ sung sau:

• Nhà xuất bản Microsoft (phần mềm văn phòng và thiết kế).
• Microsoft Access (cơ sở dữ liệu).
• Microsoft Exchange (máy chủ email).
• Microsoft OneDrive Business (Đám mây).
• Microsoft SharePoint (ứng dụng web để cộng tác).
• Microsoft Teams (nền tảng kết hợp trò chuyện, cuộc họp, ghi chú và tệp đính kèm).

Bạn có thể tìm thấy các gói giá chính xác và thông tin về các chương trình và dịch vụ đám mây trong Microsoft Office tại www.microsoft.com. Hơn nữa, Microsoft cung cấp hướng dẫn miễn phí cho các sản phẩm của mình trên một trang web đặc biệt.

Các chương trình Microsoft PowerPoint, Microsoft Excel và Microsoft Word đặc biệt phổ biến như phần mềm văn phòng và đóng một vai trò quan trọng trong Office hiện đại. Điều quan trọng là mọi người dùng phải biết các chức năng và tùy chọn cơ bản nào được bao gồm trong các ứng dụng.

Thông tin:

Bảo mật chống lại virus và Trojan là điều cần thiết cho mọi người dùng Microsoft Office. Về cơ bản, Microsoft cung cấp các chương trình Office Word hoặc Excel với các macro đã hủy kích hoạt. Điều này rất quan trọng để Trojan hoặc phần mềm độc hại khác không xâm nhập vào PC của bạn thông qua macro.

Microsoft PowerPoint: phần mềm trình chiếu chuyên nghiệp cho người dùng cá nhân và doanh nghiệp

Người ta ước tính rằng 500 triệu người trên thế giới sử dụng Microsoft PowerPoint làm phần mềm trình chiếu của họ. Một cuộc họp kinh doanh không có trang trình chiếu và bản trình bày PowerPoint đã trở nên hiếm hoi. Các công ty, dịch giả tự do và người dùng cá nhân chủ yếu dựa vào thực tế là khán giả có thể bị kích thích và kích hoạt thông qua hình dung có thẩm quyền về các sự kiện.

PowerPoint ban đầu được phát triển vào năm 1987 bởi Robert Gaskins người Mỹ và được bán cho Microsoft với tên gọi "Presenter". Trong phiên bản hiện tại, PowerPoint có một số lượng lớn các chức năng hữu ích để chuẩn bị và thực hiện các bài thuyết trình một cách sinh động và có thẩm quyền cao.

Các tính năng của PowerPoint - đây là những tùy chọn của bạn để có các bài thuyết trình sống động

Với một cú nhấp chuột vào bản trình bày trống trong PowerPoint, dạng xem chuẩn của PowerPoint sẽ mở ra.

Ở phía bên phải trong chế độ xem tiêu chuẩn, bạn có thể xem tất cả các trang trình bày của bản trình bày của bạn được tạo cho đến nay ở định dạng nhỏ. Ở giữa là khu vực xây dựng hoặc trình chiếu. Trong khu vực này của phần mềm, bạn có tùy chọn thiết kế từng trang trình bày riêng lẻ. Ví dụ: bạn có thể chèn văn bản, đồ họa, video và âm thanh hoặc các thiết bị tạo kiểu khác một cách cụ thể và ở những vị trí thích hợp. Trong phiên bản PowerPoint mới nhất, bạn cũng sẽ tìm thấy các ý tưởng thiết kế ở phía bên tay phải trong chế độ xem chuẩn. Nếu bạn bắt đầu với khái niệm về một slide, bạn sẽ tự động nhận được các đề xuất thiết kế từ chương trình có thể được thông qua bằng một cú nhấp chuột.

Điểm nổi bật cho mọi bản trình bày - cách sử dụng PowerPoint chuyên nghiệp

Không có gì nhàm chán hơn một bài thuyết trình với quá nhiều văn bản. Các slide văn bản không có các thiết bị tạo kiểu trực quan sẽ ràng buộc khán giả vào màn hình hoặc màn hình. Thay vì nghe người nói, văn bản được đọc và giải thích. Trong trường hợp này, các điểm chính của người nói bị mất. Người nghe đi lang thang và đi vào trạng thái thiếu tinh thần. Thay vì là một người tham gia vào bài giảng, hãy để bản thân được tắm rửa bởi thông tin.

Để điều này không xảy ra và bản trình bày PowerPoint luôn khơi dậy sự quan tâm của khán giả và trình bày chủ đề và sự kiện một cách hợp lý, bạn sẽ tìm thấy vô số khả năng trong PowerPoint để chuyên nghiệp hóa trang trình bày của mình. Để cung cấp tất cả các ví dụ, các mẹo và thủ thuật để sử dụng PowerPoint một cách chuyên nghiệp sẽ vượt ra ngoài phạm vi. 3 ví dụ thực tế sau đây cho thấy rõ PowerPoint có thể hữu ích như thế nào với tư cách là một phần mềm văn phòng. Bạn có thể thấy lợi ích của người dùng trong quá trình chuẩn bị và khán giả theo cách tương tự trong buổi thuyết trình:

Ví dụ thực tế 1: Chèn các hiệu ứng chuyển tiếp để làm cho bản trình bày trở nên thú vị

Bản trình bày PowerPoint có thể có cấu trúc giống như một trình chiếu hoặc như một bộ phim thú vị. Một trình chiếu thường trông nhàm chán, vì không có hiệu ứng hoặc chuyển đổi riêng lẻ nào ngoài những hình ảnh được hiển thị. Một bản trình chiếu PowerPoint được trình bày theo kiểu trình chiếu sẽ gây đơn điệu cho người xem.

Mục tiêu thiết yếu của bài thuyết trình là thông báo, truyền cảm hứng và thúc đẩy khán giả hành động. Để đạt được điều này, cần phải nâng cấp cụ thể quá trình chuyển đổi giữa các lá riêng lẻ. Trong trường hợp này, một mặt, các lá được thiết kế đa dạng rất thú vị. Ngoài ra, sự chuyển đổi giữa các lá cũng rất ấn tượng.

Với PowerPoint, bạn có thể nhúng các chuyển đổi động giữa các trang chiếu chỉ với một vài cú nhấp chuột. Những điều này tạo ra sự căng thẳng và thu hút sự chú ý của khán giả. Bạn có thể tìm thấy chức năng "Transitions" trong tab "Transitions" cùng tên.

Bạn đứng:

• Năng động,
• Ngoạn mục là tốt
• Chuyển đổi lá tinh tế

trong mọi trường hợp phải phù hợp với chủ đề và thiết kế cơ bản của bài thuyết trình. Một bài giảng mang tính khoa học cao với sự chuyển đổi ngoạn mục, chẳng hạn như hình ảnh động "tổ ong“Cung cấp là phản tác dụng. Ngược lại, nội dung động, chẳng hạn như quá trình chuyển đổi “bay qua”, có thể được sử dụng trong một bài giảng sôi nổi nhằm mục đích truyền cảm hứng và sinh động cho khán giả.

Như trong hầu hết các trường hợp, điều sau áp dụng cho chuyển tiếp trong PowerPoint: “Ít hơn là nhiều.” Một bản trình bày không nên lộn xộn với quá nhiều chuyển tiếp trang trình bày khác nhau. Điều này rất quan trọng vì nếu không người xem sẽ mất hứng thú dù có chuyển cảnh. Việc lặp lại nhiều lần sẽ làm hao mòn và quá tải bản trình bày. Ngược lại, nếu bạn khéo léo kết hợp các chuyển tiếp phù hợp vào bài thuyết trình của mình, bạn sẽ thu phục được khán giả và tăng sự chú ý, quan tâm của khán giả.

Ví dụ thực tế 2: Sử dụng các ý tưởng thiết kế để tạo ra các bộ phim chất lượng cao ngay lập tức

Người dùng PowerPoint biết rằng có thể mất rất nhiều thời gian để tạo các bản trình bày PowerPoint đầy đủ thông tin, hấp dẫn và lôi cuốn. Ngoài chủ đề và các điểm chính, hình ảnh, bảng biểu, video và các thiết bị tạo kiểu khác phải được lựa chọn phù hợp và có mục đích.

Một cuộc khảo sát đại diện do GfK thực hiện thay mặt cho Made in Office GmbH, trong đó hơn 1.000 người dùng Office tại các công ty Đức đã được khảo sát, cho thấy việc tạo bản trình bày phức tạp như thế nào. Trung bình, những nhân viên được khảo sát đã làm việc 20 giờ một tháng với PowerPoint. Trong số 20 giờ này, 8 giờ dành riêng cho việc định dạng các trang trình bày. Nghiên cứu chỉ rõ rằng cần bao nhiêu nỗ lực để tạo ra một bài thuyết trình hấp dẫn.

Người dùng phiên bản PowerPoint mới nhất có thể giảm thời gian thiết kế trang trình bày. Bạn có tùy chọn để lại một phần định dạng các trang trình bày của mình cho chương trình. Với chức năng "Ý tưởng thiết kế" được tích hợp, được hiển thị theo mặc định ở phía bên phải của màn hình chính, nhân viên trong văn phòng hoặc người dùng gia đình nhận được những ý tưởng phong cách và hấp dẫn cho việc thiết kế các slide. Nếu mục menu bị ẩn, nó có thể được hiển thị qua tab “Bắt đầu”. Mục menu “Ý tưởng thiết kế” nằm ở cuối tab.

Trong nhiều trường hợp, các ý tưởng thiết kế có thể giúp bạn sắp xếp chính xác các hình ảnh và văn bản trên trang chiếu hoặc tối ưu hóa thiết kế. Ngoài các đề xuất được hiển thị, bạn có thể sử dụng nút "Hiển thị ý tưởng thiết kế bổ sung" để nhận thêm các đề xuất.

Bằng cách sử dụng chức năng “Ý tưởng thiết kế”, người dùng PowerPoint có tùy chọn tập trung hơn vào nội dung và cách trình bày thông điệp cốt lõi thay vì dành quá nhiều thời gian để cải thiện thiết kế.

Mẹo của chuyên gia để chỉnh sửa hình ảnh:

Để làm cho các phần bí mật của tệp Office không thể nhận dạng được, việc định dạng chúng thành màu đen trên nền đen là không đủ. Để đảm bảo rằng những đoạn không thể nhận dạng không thể đọc được, chúng phải luôn được xóa khỏi hình ảnh.

Ví dụ thực tế 3: Nhúng phương tiện để tạo bản trình bày tương tác

Quá trình số hóa ngày càng tiến bộ đã khiến việc xem video, nhạc và hình ảnh chuyển động ở độ phân giải cao nhất trở nên bình thường bất cứ lúc nào. Màn hình của máy tính xách tay hoặc TV hiển thị video HD, Ultra HD và 4K. Điều tương tự cũng áp dụng cho âm nhạc và âm thanh được truyền rõ ràng trong Dolby Surround. Vì hình ảnh chuyển động cũng như âm nhạc và âm thanh phổ biến rộng rãi trong xã hội của chúng ta, nên việc tích hợp chúng vào bản trình bày PowerPoint cũng rất hợp lý. Điều này hoạt động chỉ với một vài cú nhấp chuột vào tab "Chèn" trong mục menu "Phương tiện".

Trong số những thứ khác, bạn có tùy chọn trong khu vực menu này:

• Chèn video từ ổ cứng hoặc ổ đĩa đám mây của bạn.
• Tích hợp video từ một nền tảng trực tuyến như YouTube.
• Nhúng tệp âm thanh từ máy tính của bạn vào bản trình bày.
• Bắt đầu ghi và tích hợp nó vào bản trình bày.
• Chèn bản ghi màn hình.

Việc sử dụng phương tiện có thành công hay không phụ thuộc vào việc lựa chọn video hoặc nhạc và phần cứng được sử dụng. Trong mọi trường hợp, một bài thuyết trình thú vị và giải trí, trong đó các văn bản và bài thuyết trình trực diện với các video và loạt ảnh xen kẽ, sẽ truyền cảm hứng cho khán giả. Ngoài sự quan tâm, hiệu suất lưu giữ tăng lên, vì nội dung hình ảnh được lưu trữ sâu hơn trong não bộ so với lời nói hoặc văn bản. Do đó, có những lý do khách quan để tích hợp phương tiện truyền thông vào bài thuyết trình và thu hút và làm hài lòng khán giả bằng âm nhạc và hình ảnh chuyển động.

Tóm lại, Microsoft PowerPoint cung cấp cho mọi người dùng nhiều tùy chọn và chức năng để thiết kế các bài thuyết trình chuyên nghiệp và tập trung vào khán giả.Bất kỳ ai sử dụng PowerPoint làm phần mềm văn phòng và biết khả năng và sự tinh tế của chương trình sẽ tạo ra các bài thuyết trình chất lượng cao với ứng dụng này. Những điều này có khả năng truyền cảm hứng bền vững và truyền tải nội dung và giá trị một cách hiện đại và sâu sắc. Vì lý do này, PowerPoint được coi trọng trong văn phòng và được sử dụng hàng ngày để tạo các trình chiếu.

Microsoft Excel - Tạo bảng tính như một người chuyên nghiệp

Microsoft Excel được xuất bản vào năm 1985 trong phiên bản đầu tiên dành cho Macintosh. Là người kế nhiệm Microsoft Multiplan, mục tiêu là cung cấp phần mềm cho các bảng tính phức tạp được định hướng trực quan. Năm 1989, phiên bản Windows đầu tiên của Excel đã được giới thiệu. Trong quá trình thời gian, phần mềm đã được phát triển nhất quán. Nó hiện đang được sử dụng bởi hàng triệu người dùng trên khắp thế giới cho các mục đích kinh doanh và cá nhân. Trong Excel có hơn 400 hàm mà các phép tính có thể được thiết kế và hiển thị cho hầu hết mọi mục đích. Điều quan trọng nữa là các kết quả và phép tính có thể được xuất ra trực quan dưới dạng sơ đồ hoặc được cá nhân hóa bằng cách sử dụng hình dạng, màu sắc và phông chữ.

Cấu trúc logic của Excel

Sau khi bạn đã mở một sổ làm việc mới, trống trong Microsoft Excel, bạn sẽ tìm thấy tất cả các hàm Excel trong chế độ tính toán, được chia thành các tab khác nhau.

Như trong tất cả các chương trình Microsoft Office khác, các chức năng chính của Excel được liệt kê trong tab "Bắt đầu". Cấu trúc đồng nhất của tất cả các ứng dụng phần mềm Office giúp người dùng Excel thiếu kinh nghiệm dễ dàng tìm thấy chương trình của họ.

Tất cả các chức năng cơ bản, ví dụ:

• Điều chỉnh phông chữ,
• Căn chỉnh văn bản hoặc số
• Định dạng cụ thể của các chữ số

được chia thành từng mục rõ ràng trong tab "Bắt đầu". Một hàm đặc biệt quan trọng đối với các bảng lớn, trong đó nhiều dữ liệu được đánh giá. Đó là về chức năng "Sắp xếp và Lọc" trong mục menu "Chỉnh sửa".

Người dùng Excel ít làm việc với các công thức và chủ yếu sử dụng Excel để diễn giải dữ liệu, danh sách và kết quả cần mục menu “Sắp xếp và lọc” thường xuyên.

Như trong tất cả các chương trình Office khác, bạn có tùy chọn chèn ảnh, sơ đồ, trường văn bản hoặc đối tượng 3-D. Bạn có thể tìm thấy các tùy chọn để chèn hình minh họa và sơ đồ một cách chính xác trong tab "Chèn". Nhúng các liên kết trong bảng Excel, chẳng hạn, để tham chiếu đến trang web nội bộ của công ty hoặc một dự án bên ngoài, cũng rất hữu ích.

Giống như tất cả các chương trình Office khác, Microsoft Excel gây ấn tượng với tùy chọn hiển thị các bảng riêng lẻ. Bất kỳ ai sử dụng Excel trong một môi trường chuyên nghiệp đều phụ thuộc vào việc trình bày dữ liệu và thông tin hàm ý theo hướng thực tế, đồng thời, theo cách trực quan hấp dẫn. Excel cung cấp tất cả các chức năng và tùy chọn cho việc này. Trong số những thứ khác, bạn có thể:

• Chọn giữa các thiết kế bàn làm sẵn khác nhau,
• Điều chỉnh cả lề và vùng in
• Thay đổi màu sắc và phông chữ cụ thể.

Với các chức năng trong tab "Bố cục trang", bạn có thể thiết kế các bảng độc đáo, nhiều thông tin và hấp dẫn. Những điều này đại diện cho các sự kiện và đồng thời tập trung vào các điểm chính và các tuyên bố quan trọng trong các phép tính. Đi kèm với các sơ đồ, hàng trăm hoặc hàng nghìn dữ liệu riêng lẻ được sử dụng để tạo ra một cái nhìn tổng quan chuyên nghiệp, có hàm ý cung cấp cho người xem thông tin lâu dài.

Người dùng cũng có thể thêm các hàm toán học vào bảng tính của họ trong tab Công thức.

Excel cung cấp cho bạn các hàm quan trọng nhất từ các danh mục phổ biến nhất trong mục menu "Thư viện hàm". Trong “Chèn chức năng”, bạn có thể sử dụng tùy chọn “Văn bản tự do” và mô tả mục đích của một chức năng bằng từ ngữ của riêng bạn. Sau đó chương trình sẽ cung cấp cho bạn một công thức toán học phù hợp.

Đối với những người dùng Microsoft Excel mới và chưa có kinh nghiệm, những người có ít kinh nghiệm về việc sử dụng công thức, làm việc với Excel có nghĩa là thực hành lâu dài để sử dụng công thức một cách hợp lý. Các hàm trợ giúp có trong Excel và các hàm tạo sẵn và công thức toán học, mà mọi người dùng thường sẽ tìm thấy những gì họ đang tìm kiếm, rất hữu ích. Các công thức đặc biệt được mô tả trong nhiều diễn đàn Internet và trong hầu hết các trường hợp có thể được sao chép và dán vào bảng của riêng bạn.

Có thể chuyển dữ liệu từ các nguồn khác nhau

Đặc biệt trong môi trường chuyên nghiệp, dữ liệu từ các nguồn khác nhau phải được sử dụng để tính toán trong Excel. Đây là nơi mà tab Dữ liệu rất hữu ích. Nó đảm bảo rằng bạn có thể ghi và tích hợp dữ liệu từ các bảng Excel khác, thông tin cơ sở dữ liệu và số liệu từ các chương trình bên ngoài.

Trong "Truy xuất dữ liệu", có vô số nguồn có sẵn dữ liệu mà bạn có thể liên kết với bảng của mình. Trong số những thứ khác, bạn có thể kết hợp dữ liệu từ cơ sở dữ liệu Microsoft Access. Trong các hướng dẫn miễn phí, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách tạo liên kết giữa hai chương trình và cách sử dụng Access đúng cách nói chung.

Tab này cũng chứa hai chức năng thực tế mà bạn có thể tìm thấy trong mục menu "Dự báo".

Một mặt, bạn có thể sử dụng "phân tích điều gì xảy ra nếu" để thể hiện các tình huống khác nhau. Một ước tính như vậy có thể đặc biệt quan trọng khi tính toán các mục tiêu dự báo để đưa ra các quyết định có thẩm quyền. Chức năng "bảng dự báo" có thể được sử dụng để tạo các xu hướng và dự báo từ dữ liệu có sẵn theo cách tương tự.

Trong tab "Xem", là lựa chọn cuối cùng trong vùng menu Excel bên cạnh các trang trợ giúp, bạn có tùy chọn để chọn giữa:

• Chọn các dạng xem sổ làm việc khác nhau
• Để xác định xem đường lưới và tiêu đề có nên được xuất ra hay không
• Đặt hệ số thu phóng cho bảng của bạn.

Cách đóng băng cửa sổ - một tùy chọn quan trọng trong Excel

Mục menu "Cửa sổ sửa chữa" là một chức năng không dễ thấy và đồng thời rất cần thiết trong Microsoft Excel. Đặc biệt với các bảng kéo dài trên nhiều trang trên màn hình, thường có vấn đề là các tiêu đề biến mất khi bạn cuộn. Với "Freeze window", bạn đặt tiêu đề được nhập ở dòng trên cùng trên mọi trang của bảng. Ngoài ra, bạn cũng có thể xác định rằng cột đầu tiên là cố định.

Thiết kế bảng chuyên nghiệp trong Excel - sử dụng hàm Ý tưởng

Như với Microsoft PowerPoint, Microsoft Excel cũng cung cấp một chức năng trong đó bạn tự động nhận các ý tưởng cho việc thiết kế hoặc trình bày chuyên nghiệp bảng của mình. Chỉ với một vài bước, bạn có thể có được các bảng trong Excel thuyết phục và làm cho các dữ kiện dễ hiểu thông qua hình ảnh hóa.

1. Sử dụng dữ liệu của bạn để thiết kế một bảng trong Excel, chẳng hạn như so sánh doanh số bán hàng theo bảng của các sản phẩm trong nhiều năm dương lịch. Nhập dữ liệu vào Excel mà không cần định dạng thêm.

   

2. Mở chức năng “Ý tưởng” trong tab “Bắt đầu” bằng một cú nhấp đúp chuột.

   

3. Chương trình tự động hiển thị các ý tưởng thiết kế cho bảng của bạn ở phía bên tay phải của cửa sổ chính. Quyết định một bản trình bày phù hợp và hấp dẫn bằng cách kích hoạt nó bằng một cú nhấp đúp.

   

Nhờ những ý tưởng được tích hợp trong Excel, bạn có thể chuyên nghiệp hóa bảng một cách hiệu quả. Đối với một bảng duy nhất, hơn 20 mô hình được hiển thị để bạn chọn hình ảnh đại diện tốt nhất. Thủ tục này giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian khi thiết kế và định dạng các biểu đồ, sơ đồ và bảng biểu. Đồng thời, bạn có thể trình bày những thông tin quan trọng nhất theo hướng thực tế.

Tóm lại, Microsoft Excel được biết đến như một chương trình bảng tính chuyên nghiệp. Chèn các bảng cơ bản, hiển thị các sơ đồ thông tin và nhúng các hàm toán học phức tạp là ba trong số nhiều khả năng khác mà Excel cung cấp. Với đủ thực hành và thử các tùy chọn mới, người dùng Excel có được kiến thức chuyên môn theo thời gian và có thể sử dụng các chức năng của ứng dụng phần mềm một cách chuyên nghiệp.

Microsoft Word: xử lý văn bản hiện đại cho mọi văn phòng

Ngoài Microsoft Excel và PowerPoint, Microsoft Word là một trong những chương trình nổi tiếng nhất trong dòng Office. Với Microsoft Word, người dùng sử dụng một chương trình hiệu quả và hướng đến thực hành để xử lý văn bản. Ngoài việc tạo văn bản, đây là chức năng quan trọng nhất của Word, còn có thể tạo các mẫu tự và bảng có thể được tích hợp vào các chữ cái hoặc tài liệu.

Microsoft Word có cấu trúc tương tự như PowerPoint và Excel, giúp người dùng mới bắt đầu dễ dàng hơn. Trong tab “Bắt đầu”, người dùng sẽ tìm thấy các tùy chọn và chức năng quan trọng nhất để tạo một tài liệu văn bản hoặc chữ cái mới.

Ngoài việc “dán” văn bản từ khay nhớ tạm, vùng menu “Phông chữ” nói riêng được sử dụng nhiều trong Word. Điều này là cần thiết để

• Thay đổi phông chữ và kích thước phông chữ,
• Đánh dấu văn bản hoặc
• Kết hợp các hiệu ứng văn bản.

Tình hình tương tự với mục menu “Đoạn văn.” Việc chèn các dấu đầu dòng, sử dụng thụt lề và căn chỉnh văn bản cơ bản có thể được đặt trong menu tùy chọn này.

Sử dụng "Tìm và thay thế" và chức năng đọc chính tả để làm việc hiệu quả hơn với Word

Các chức năng "Tìm kiếm" và "Thay thế" có thể hữu ích và hiệu quả đối với các văn bản phức tạp. Ví dụ: nếu bạn muốn biết tần suất xuất hiện của một thuật ngữ quan trọng trong văn bản, bạn có thể tìm hiểu điều này bằng cách sử dụng kính lúp trong mục menu "Tìm kiếm". Một trường văn bản mở ra ở bên trái để bạn có thể tìm kiếm từ vựng.

Chức năng "Thay thế" cho phép bạn thay thế các thuật ngữ hoặc từ có lỗi chính tả trong một bước. Ví dụ: nếu bạn đã tích hợp thuật ngữ “thiết yếu” nhiều lần vào văn bản của mình và muốn thay đổi nó thành “thiết yếu” theo khuyến nghị hiện tại của Duden, bạn không cần phải tìm kiếm và thay đổi từng đoạn văn bản theo cách thủ công. Nếu bạn nhập cả hai cách viết vào chức năng "Replace", bạn có thể thực hiện tất cả các chỉnh sửa mà không cần bước trung gian.

Khả năng đọc chính tả văn bản trực tiếp trong Word cũng rất hữu ích. Điều này hoạt động tốt với chức năng "Chính tả" trong menu "Ngôn ngữ". Đồng thời, phần mềm chuyên nghiệp để đọc chính tả mang lại lợi ích lớn hơn cho người dùng trong các công ty dựa vào việc đọc chính tả không có lỗi. Đối với mục đích sử dụng cá nhân hoặc sử dụng không thường xuyên, bạn nên "đọc chính tả" bằng Microsoft Word.

Chèn bảng và đồ họa trong Word

Trong tab "Chèn", bạn có tất cả các tùy chọn mở cho mình, tương đương với các chương trình Office khác, để chuyên nghiệp hóa tài liệu của bạn bằng bảng, sơ đồ, mục nhập từ Wikipedia, video trực tuyến, nhận xét và dấu trang hoặc biểu tượng và công thức. Sẽ hợp lý khi sử dụng các trường văn bản làm trình giữ chỗ cho hình ảnh hoặc hình dạng trong tài liệu.

Thông tin:

Nếu bạn gặp lỗi sau khi bấm vào liên kết trong Word hoặc Excel: "Quá trình này đã bị hủy do các hạn chế trên máy tính này", bạn cần thay đổi các mục nhập trong sổ đăng ký. Sau đó, bạn có thể dễ dàng chèn và bấm vào các liên kết trong Word và các chương trình Office khác.

Điều chỉnh thiết kế và bố cục tài liệu của bạn - đây là các tùy chọn của bạn

Trong tab "Thiết kế", bạn có thể điều chỉnh tài liệu sang thiết kế tạo sẵn chỉ trong vài bước và chọn các mẫu để định dạng thiết kế. Nó cũng có thể điều chỉnh màu sắc, phông chữ, khoảng cách đoạn văn hoặc hình mờ.

Mọi tài liệu đều cần một bố cục cụ thể. Trong khi thư kinh doanh phải được thiết kế theo quy cách DIN, thiệp mời hoặc tờ rơi có thể được thiết kế riêng lẻ. Tất cả các cài đặt liên quan đến lề, căn chỉnh cơ bản, định dạng hoặc thụt lề đều được thực hiện trong tab "Bố cục".

Mẹo:

Sinh viên đang chuẩn bị một bài báo khoa học hoặc luận án tiến sĩ của họ có thể sử dụng tốt tab "Tài liệu tham khảo". Ví dụ, nó có thể được sử dụng để tạo mục lục. Để loại trừ đạo văn, các trích dẫn có thể được chèn rõ ràng vào văn bản như các nguồn bên ngoài và được thêm vào danh sách các cơ sở pháp lý. Word cũng có thể được sử dụng để tìm kiếm thông minh cho các trích dẫn.

Gửi thư nối tiếp dưới dạng thư hoặc email - đó là cách nó hoạt động

Trong cuộc sống kinh doanh hàng ngày, tab "Lô hàng" rất phổ biến ở nhiều công ty. Với nó, các mẫu tự có thể được thiết kế và liên kết với các nguồn dữ liệu, ví dụ như một tệp Excel. Phong bì và nhãn có thể được tạo theo cùng một cách và in ra trên bất kỳ máy in nào. Bản xem trước trong mục menu "Xem trước kết quả" là hướng đến thực hành. Thay vì bắt đầu in thử nghiệm đắt tiền, bản xem trước có thể được xuất bằng kỹ thuật số. Nếu lỗi được tìm thấy, chúng có thể được sửa chữa trước khi các mẫu tự thực sự được in, mà không lãng phí tài nguyên.

Với tab "Kiểm tra", Microsoft đã tích hợp tính năng kiểm tra chính tả vào Word và các ứng dụng khác như Microsoft Outlook. Với từ điển đồng nghĩa trên bo mạch, một cơ sở dữ liệu từ đồng nghĩa mở rộng được cung cấp với Word. Hơn nữa, trong khu vực lựa chọn này, bạn có thể:

• Đọc to một văn bản
• Kiểm tra khả năng tiếp cận và
• Bảo vệ tài liệu riêng lẻ.

Sử dụng các mẫu trực tuyến của Word để tạo các tài liệu chuyên nghiệp

Thay vì tạo từng tài liệu một cách cá nhân và làm việc tỉ mỉ, chi tiết, bạn có thể sử dụng các mẫu trực tuyến của Microsoft Word để tạo các tài liệu văn bản như:

• Sơ yếu lý lịch.
• Một lá thư kinh doanh.
• Một tập tài liệu quảng cáo.
• Tài liệu phát tay hoặc
• Để tạo chứng chỉ.

Qua tab “Tệp”, trong đó bạn có thể thực hiện nhiều cài đặt cơ bản trong Word, chuyển sang trường chọn “Mới”. Ngoài các mẫu cá nhân của bạn, vùng chọn này cũng chứa nhiều mẫu có sẵn trực tuyến và trường tìm kiếm mà bạn có thể tìm kiếm đề xuất thêm có thể tìm kiếm.

Với các mẫu trực tuyến từ Microsoft, bạn có thể thiết kế hầu hết các tài liệu cho các mục đích chuyên nghiệp và riêng tư với Word. Các mẫu miễn phí cũng có sẵn cho các chương trình Office khác, vì vậy bạn có thể sử dụng miễn phí hàng trăm mẫu Word, PowerPoint và Excel.

Tóm lại, Microsoft Word cung cấp nhiều tùy chọn để tạo và gửi tài liệu văn bản một cách chuyên nghiệp. Ngoài tùy chọn nhúng đồ họa và các thiết bị tạo kiểu khác ngoài văn bản, người dùng đánh giá cao chức năng trộn thư hoặc khả năng tự động sửa và chuyên nghiệp hóa văn bản.

Bất chấp việc sử dụng rộng rãi Microsoft Office và nhiều chức năng thiết thực, không phải người dùng nào cũng sẵn sàng hoặc có thể trả tiền hàng tháng cho họ chương trình hoặc để mua phiên bản thương mại của Office. Trong trường hợp này, có thể chọn các giải pháp thay thế miễn phí cho Microsoft Office, có những điểm tương đồng với Microsoft Office về phạm vi chức năng của chúng.

Libre Office - các chức năng văn phòng miễn phí trong phần mềm mã nguồn mở

Một phần mềm có thể được cài đặt miễn phí trong văn phòng và có một phần lớn các chức năng văn phòng của Microsoft Office là Libre Office. Với LibreOffice, bạn sẽ có được một gói văn phòng mạnh mẽ với giao diện chức năng và các chức năng cần thiết cho cuộc sống văn phòng hàng ngày. Giống như Microsoft Office, LibreOffice kết hợp nhiều ứng dụng khác nhau trong một bộ ứng dụng cho văn phòng.

LibreOffice là phiên bản phụ của OpenOffice nổi tiếng và ứng dụng Star Office, cũng miễn phí. Với LibreOffice, bạn nhận được nhiều ứng dụng trong một gói:

• Writer (trình xử lý văn bản),
• Calc (bảng tính),
• Impress (chương trình thuyết trình),
• Draw (chương trình vẽ),
• Cơ sở (quản lý cơ sở dữ liệu),
• Toán học (soạn thảo công thức).

Sự khác biệt chính giữa LibreOffice với tư cách là phần mềm miễn phí và có sẵn miễn phí và Microsoft Office trả phí là bên cạnh cấu trúc menu riêng trong các định dạng tệp. LibreOffice sử dụng Định dạng Tài liệu Mở (ODT), một định dạng tệp mở có thể được sử dụng và nhập bởi nhiều chương trình văn phòng miễn phí khác. Microsoft Office cũng có thể lưu tài liệu ở định dạng ODT và xử lý tài liệu ODT.

Sự khác biệt về định dạng tệp - đây là những gì bạn nên biết

	Microsoft Office	LibreOffice
Xử lý văn bản	*. docx	* .odt
Bảng tính	* .xlsx	* .ods
Tệp trình bày	* .pptx	* .odp

Danh sách: Nhà sản xuất phần mềm văn phòng miễn phí, phi thương mại và miễn phí

Với thị phần ước tính hơn 90%, Microsoft Office là công ty dẫn đầu thị trường rõ ràng trong lĩnh vực phần mềm văn phòng. Mặc dù cung cấp tính phí nhưng người dùng đánh giá cao những ưu điểm của Microsoft Office hoặc đã luôn làm việc với phần mềm văn phòng của Microsoft. Nếu bạn đang tìm kiếm các giải pháp thay thế, bạn nên tìm hiểu thêm từ các nhà cung cấp sau đây, những người cung cấp phần mềm văn phòng để tải xuống miễn phí:

nhà cung cấp	Liên kết đến phiếu mua hàng
LibreOffice	de.libreoffice.org
Văn phòng mở Apache	www.openoffice.org/de/
Văn phòng WPS	www.wps.com/de-DE/
Văn phòng Softmaker (Nhà cung cấp của Đức)	www.softmaker.de/softmaker-office
Microsoft Online Office (ít chức năng hơn Office 365)	www.microsoft.com/de-de/microsoft-365/free-office-online-for-the-web
Google Office và G-Suite	www.google.de/intl/de/docs/about/
Apple iWork (dành cho iOS)	Có trong Apple App Store và tự động với các thiết bị Apple mới

Tóm lại: Phần mềm dành cho văn phòng làm được rất nhiều và tiết kiệm thời gian quý báu trong cuộc sống văn phòng hàng ngày

Các chương trình phần mềm như Microsoft Word, Excel hoặc PowerPoint và các phần mềm thay thế miễn phí của chúng đã trở thành một phần không thể thiếu trong văn phòng. Các nhiệm vụ hàng ngày và thách thức trong cuộc sống văn phòng hàng ngày có thể được giải quyết một cách chuyên nghiệp với phần mềm cụ thể cho bản trình bày, bảng tính, xử lý văn bản và cơ sở dữ liệu.

Các chức năng và khả năng của phần mềm văn phòng đã thay đổi đều đặn trong những năm qua. Microsoft Office hiện là tiêu chuẩn trên PC chạy Windows và chủ yếu được các công ty sử dụng. Microsoft Office hoặc phần mềm Apple iWork của riêng nền tảng này cũng có thể được sử dụng trên máy Mac và trên các thiết bị có hệ điều hành iOS.

Cuối cùng người dùng chọn gói nào phụ thuộc vào các yêu cầu cụ thể phải được giải quyết một cách chuyên nghiệp trong văn phòng. Trong mọi trường hợp, phần mềm văn phòng đóng góp quyết định vào công việc hiệu quả và được nối mạng trong văn phòng cũng như trong môi trường riêng tư.

Bài viết tiếp theo:

• Có gì mới trong Microsoft Office Live Workspace và Office Live Small Business