Danh sách phân phối là một cơ sở thiết thực trong Outlook: Nếu bạn thường xuyên gửi thư đến cùng một nhóm người nhận, ví dụ như các thành viên trong nhóm làm việc của bạn, một nhóm hoặc thậm chí các thành viên của một câu lạc bộ, thì bạn nên sử dụng Grup
Đơn giản chỉ cần xác định danh sách phân phối có chứa tất cả các địa chỉ email của nhóm công việc của bạn - sau đó, trong tương lai bạn chỉ phải nhập danh sách phân phối vào trường Tới của email, Outlook sau đó sẽ tự động thay thế chỉ định này bằng các địa chỉ email tương ứng khi email đã được gửi đi.
Nếu bạn muốn gửi thư đến những người nhận địa chỉ khác, chỉ cần thêm địa chỉ của họ (phân tách bằng dấu chấm phẩy hoặc dấu phẩy) sau tên của danh sách phân phối.
Chú ý: Danh sách phân phối cũng có thể được sử dụng trong trường CC hoặc BCC của thư.
Cách tạo danh sách phân phối mới
Cách tạo danh sách phân phối trong Outlook của bạn với một nhóm liên hệ, chẳng hạn với tất cả các thành viên của nhóm dự án hoặc với tất cả khách hàng của bạn:
1. Mở thư mục Danh bạ / sổ địa chỉ Outlook.
2. Trong Outlook lên đến phiên bản 2007, hãy gọi Tệp → Mới → Danh sách phân phối hoặc nhấn CTRL + SHIFT + L. Trong Outlook 2010, bấm vào tab bắt đầu trên nút Nhóm liên hệ mới (phím tắt cũng hoạt động).
3. Nhập vào trường "Họ" một cái tên cho danh sách, chẳng hạn "Khách hàng", "Khách hàng xyz", "Nhóm làm việc"; "Dự án X".
Xin lưu ý: Nếu đã có danh sách phân phối với tên này trong sổ địa chỉ, Outlook sẽ không hiển thị cảnh báo, nhưng tạo danh sách thứ hai có cùng tên.
4. Nhấp vào "Chọn thành viên"(Hoặc trong Outlook 2010 Chọn thành viên → Từ danh bạ Outlook) để thêm địa chỉ liên hệ từ sổ địa chỉ kỹ thuật số vào danh sách phân phối. Chọn các địa chỉ liên hệ bằng một cú nhấp đúp và đóng hộp thoại lựa chọn với VÂNG. Nếu bạn muốn thêm địa chỉ của những người không có trong sổ địa chỉ, hãy bấm vào Outlook lên đến 2007 thêm mới và nhập địa chỉ; trong Outlook 2010 nhấp vào Thêm thành viên → Liên hệ email mới. Nhập dữ liệu và xác định xem có nên thêm liên hệ vào sổ địa chỉ hay không.
5. Ngay sau khi bạn đã chèn tất cả các địa chỉ, hãy nhấp vào "Lưu và đóng".
Bây giờ bạn có thể tìm thấy danh sách phân phối trong thư mục Danh bạ - bạn có thể nhận ra danh sách ở đó bằng tên và biểu tượng có hai đầu cách điệu.
Cách gửi email đến danh sách phân phối
Ngay sau khi danh sách phân phối được thiết lập, hãy gửi tin nhắn đến tất cả các địa chỉ trong danh sách như sau:
1. Viết một tin nhắn mới bao gồm chủ đề. Sau đó nhấp vào nút Tới. Nếu địa chỉ không có trong trường Tại nên được chèn, nhấp vào Cc tương ứng. Bcc (khi đó người nhận sẽ không thấy các địa chỉ khác).
2. Chọn danh sách phân phối từ thư mục Danh bạ bằng một cú nhấp đúp và đóng hộp thoại bằng "OK".
3. Nếu thư được gửi đến những người nhận địa chỉ khác, chỉ cần thêm địa chỉ của họ (phân tách bằng dấu chấm phẩy hoặc dấu phẩy) sau tên của danh sách phân phối.
Chỉ khi bạn gửi e-mail thì Outlook mới thay thế tên của danh sách phân phối bằng các địa chỉ e-mail mà nó chứa.
Cách chỉnh sửa và thay đổi danh sách phân phối
Thỉnh thoảng, cần phải thêm các địa chỉ e-mail khác vào danh sách phân phối hoặc xóa các địa chỉ hiện có. Để chỉnh sửa danh sách phân phối, hãy tiến hành như mô tả bên dưới.
1. Mở thư mục Danh bạ.
2. Nhấp đúp vào tên của danh sách phân phối mong muốn (bạn có thể nhận ra danh sách phân phối bằng biểu tượng hiển thị hai đầu cách điệu).
3. Thực hiện các thay đổi cần thiết: Để thêm địa chỉ liên hệ từ sổ địa chỉ, nhấp vào "Chọn thành viên", để nhập địa chỉ mới, nhấp vào "Thêm mới". Bạn có thể xóa các địa chỉ không còn cần thiết bằng cách sử dụng "Xóa".
4. Khi bạn hoàn tất, hãy nhấp vào “Lưu và Đóng”.
Nếu bạn muốn chỉnh sửa một trong các địa chỉ, hãy mở địa chỉ đó trong thư mục Danh bạ và chỉnh sửa địa chỉ liên hệ. Outlook lấy địa chỉ thư từ sổ địa chỉ.
Chỉ khi không có liên hệ tương ứng, Outlook mới lấy địa chỉ đã nhập qua "Thêm mới", địa chỉ mà bạn không thể chỉnh sửa trong danh sách phân phối.