Word: Tự động đặt số trang, biểu trưng và tiêu đề

Biểu trưng, văn bản và số trang trên mỗi trang

Khi bạn xuất các tài liệu Word hoặc Excel nhiều trang, trang đầu tiên sẽ trông đẹp: biểu trưng của bạn nằm ở vị trí hoàn hảo và tất cả các yếu tố khác cũng phù hợp. Nhưng hình ảnh bị thiếu trên tất cả các trang khác! Để làm gì? Chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách thêm ảnh và số trang của bạn vào trang 2 và tất cả các trang khác và do đó đảm bảo rằng tất cả các trang tài liệu có thể dễ dàng được xác định. Ngay cả sự thay đổi nhỏ và đơn giản này đối với thiết kế trang cũng có tác động lớn đến tác động của bài viết. Và việc chèn số trang cũng giúp ích rất nhiều cho việc dễ đọc.

Microsoft Word: Cách tự động lặp lại logo trên mọi trang

Một số người dùng sử dụng văn phòng phẩm chuyên nghiệp trên đó các yếu tố đồ họa nhất định - chẳng hạn như logo công ty của họ - đã được in sẵn. Tuy nhiên, với Word, bạn cũng có thể in ra các phần tử tiêu chuẩn cùng với văn bản của bức thư và tiết kiệm cho mình rất nhiều công việc. Bởi vì quá trình này có thể được tự động hóa để bạn chỉ phải nhập đúng logo một lần.

Để đặt logo vĩnh viễn trên trang Word, hãy sử dụng chức năng tiêu đề. Và đó là cách nó hoạt động:

1. Đi tới tiêu đề. Để thực hiện việc này, hãy bấm nhanh hai lần liên tiếp vào mép trên của trang Word.

   

2. Chỉ cần kéo biểu trưng mong muốn từ vị trí trong trình khám phá tệp vào khu vực của tiêu đề. Sau đó, logo sẽ được chèn tự động.

   

3. Bây giờ bạn có thể sử dụng chuột để di chuyển vị trí của biểu trưng, nhưng cũng có thể thay đổi kích thước của phần tử bằng cách sử dụng các chấm nhỏ trên cạnh của biểu trưng.

4. Khi hoàn thành logo, chỉ cần nhấp vào khối văn bản chính. Sau đó, bạn có thể tiếp tục thiết kế văn bản mà không cần phải lo lắng về vị trí của logo.

5. Logo bây giờ luôn ở đúng vị trí trên các trang sau.

Chỉ với một vài bước, bạn đã có một logo được sắp xếp hoàn hảo, xuất hiện lặp đi lặp lại và do đó tự động nâng cao tài liệu. Văn bản tài liệu sẽ luôn chảy xung quanh hình ảnh nên bạn không phải lo lắng về vị trí của nó.

Kích hoạt và tùy chỉnh tiêu đề trang trong Word

Nếu bạn muốn lặp lại tiêu đề tài liệu của mình trên mọi trang, bạn cũng không cần phải thực hiện nhiều thao tác ở đây. Bởi vì: Microsoft Word đã tăng đáng kể phạm vi chức năng của mình trong những năm qua, điều này cũng giúp đơn giản hóa hoạt động. Để thêm một tiêu đề mới vào bất kỳ trang nào, chỉ cần thực hiện theo các bước tương tự mà chúng tôi đã đề xuất cho các bức ảnh cố định:

1. Trong tài liệu Word của bạn, hãy mở tiêu đề bằng cách bấm đúp nhanh vào câu đầu tiên. Cửa sổ tiêu đề sau đó sẽ mở ra.

2. Bây giờ bạn có thể đặt tiêu đề của mình vào trường văn bản trong tiêu đề: Chỉ cần viết tiêu đề.

   

3. Sử dụng các chức năng thiết kế thông thường của Word để điều chỉnh phông chữ và kích thước sao cho tiêu đề luôn nổi bật. Tất nhiên, bạn cũng có thể sử dụng mẫu tài liệu của mình để giữ mọi thứ theo cùng một kiểu.

4. Khi bạn đã hoàn tất việc điều chỉnh định dạng của tiêu đề trong trường văn bản phía trên, hãy bấm đúp vào khối văn bản bình thường. Sau đó bạn có thể viết tiếp mà không cần lo lắng.

Dòng tiêu đề được tạo tự động giúp giữ tiêu điểm khi đọc tài liệu Word. Ngoài ra, trong trường hợp phông chữ in, nó nhanh chóng trở nên rõ ràng những tài liệu nào thuộc về nhau. Một tiêu đề chung là không thể thay thế, đặc biệt là với các tài liệu dài vài trang.

Word: Lặp lại các tiêu đề bảng trên mỗi trang

Các bảng dài trải dài nhiều trang thường dễ đọc và dễ hiểu hơn nếu các tiêu đề nhất định được lặp lại từ đầu bảng trên mỗi trang. May mắn thay, bạn không cần phải tự nhìn lại nơi bắt đầu một trang mới để thêm các tiêu đề thích hợp bằng tay. Nếu bạn muốn, Word sẽ tự động làm điều đó cho bạn. Tất cả những gì bạn phải làm là cho Word biết những hàng nào trong bảng cần lặp lại.

1. Đi tới đầu bảng và đánh dấu các dòng sẽ xuất hiện dưới dạng tiêu đề bảng trên mỗi trang. Bạn cũng có thể đánh dấu một số dòng. Điều quan trọng là dòng đầu tiên của bảng có mô tả nội dung tương ứng được đưa vào phần đánh dấu.

2. Chuyển sang tab "Bố cục" trong ruy-băng trình đơn. Chú ý: Tab này sẽ không xuất hiện nếu bảng không được chọn trước.

   

3. Chọn mục "Lặp lại tiêu đề" ở phía bên tay phải (với dòng đầu tiên được chọn).

4. Word sẽ tự động chèn tiêu đề bảng vào đầu trang mới.

Bạn cũng có thể chọn một số dòng để lặp lại, ví dụ: nếu bạn giải thích chi tiết hơn ở dòng 2 ý nghĩa của các giá trị sau. Tất cả những gì bạn phải làm là chọn cả hai dòng bằng cách sử dụng kéo và thả. Việc đặt tên tự động cho các hàng trên các trang tiếp theo làm cho việc hiểu các bảng trở nên dễ dàng hơn. Điều này làm cho việc đánh giá các ghi chú được in dễ dàng hơn nhiều.

Chỉ cần tự động chèn số trang

Nếu bạn đã thực hiện các bước trước đó liên quan đến các chức năng tiêu đề của Windows, thì không gì dễ dàng hơn là đặt số trang được tạo tự động trong Word. Chỉ với một vài cú nhấp chuột, bạn có thể bật đánh số và thậm chí xác định xem sẽ bắt đầu đếm trang nào - ví dụ: nếu trang bìa hoặc mục lục không nên được đưa vào. Để chèn số trang trong tài liệu Word, hãy làm theo các bước sau:

1. Trong tài liệu Word của bạn, hãy chọn tab "Chèn" trong thanh menu ở trên cùng.

2. Tại đây bạn cũng sẽ tìm thấy mục "Số trang" trong các tùy chọn cài đặt cho đầu trang và chân trang. Chọn menu này.

3. Giờ đây, bạn có thể chỉ định vị trí mà số trang được tự động chèn vào tài liệu Word: cho dù ở đầu trang, cuối trang, ở cạnh hoặc thậm chí ở vị trí hiện tại của con trỏ chuột.

   

4. Khi bạn đã xác định vị trí, bạn có thể sử dụng mục phụ "Định dạng số trang …" để xác định vị trí bắt đầu đánh số trong tài liệu Word. Vì vậy, nếu bạn không muốn trang bìa có số, hãy chọn "Bắt đầu tại" trong "Đánh số trang" và đặt nó thành 2 để bắt đầu bằng số 1 trên trang thứ hai.

Bây giờ bạn đã tự động cung cấp cho tài liệu của mình số trang và do đó tránh nhầm lẫn nếu các trang in đột nhiên không còn theo đúng thứ tự.

Kết luận: tiêu đề, số trang và Co. có thể được sử dụng rất dễ dàng trong Word

Một vài năm trước, Word là một công việc hoang dã đối với những người không phải là chuyên gia: Trong hàng chục menu con, các chức năng quan trọng được ẩn dưới những cái tên khó hiểu mà mọi người nên biết. Nhưng rất nhiều điều đã xảy ra trong khi chờ đợi: Hầu hết các yếu tố quan trọng có thể dễ dàng tìm thấy nhờ cấu trúc menu hiện đại. Vì vậy, sẽ không thành vấn đề nếu bạn quên vị trí chính xác của chức năng tương ứng: Chỉ các ký hiệu thường cho bạn biết chức năng nào bị ẩn ở đâu.

Nếu bạn đã thành thạo các yếu tố tự động của Word, trong tương lai, bạn sẽ có thể gửi các tài liệu được tạo nhanh, chuyển động nhanh cho đồng nghiệp của mình - mà không cần bất kỳ mẫu định dạng phức tạp hoặc hướng dẫn thiết kế dài dòng nào. Chèn logo nâng cao đáng kể tài liệu Word của bạn. Và số trang tự động cũng giúp điều hướng. Đây là cách tách lúa mì ra khỏi trấu: một tài liệu dễ đọc và đẹp so với sa mạc chì.