Cách tìm số điện thoại và in danh sách điện thoại
Cách tìm kiếm cụ thể các số điện thoại trong Outlook
Nếu bạn thấy số của người gọi trên màn hình điện thoại của mình và nếu bạn muốn sử dụng tìm kiếm trong Outlook để tìm liên hệ nào có liên quan, thì các vấn đề có thể phát sinh, đặc biệt là trong các phiên bản Outlook cũ hơn. Ví dụ, người dùng mô tả rằng trong Outlook 2003, tên không được hiển thị khi tìm kiếm, mặc dù tên đó nằm trong sổ địa chỉ với số chính xác. Outlook 2003 không thể tìm kiếm số điện thoại trong tìm kiếm tiêu chuẩn. Để có thể theo dõi số liên lạc, bạn phải chuyển sang tìm kiếm nâng cao.
Tìm kiếm số điện thoại trong Outlook - từng bước
Chuyển sang thư mục danh bạ - cách nhanh nhất là CTRL + 3.
Sau đó nhấn CTRL + SHIFT + F để mở Tìm kiếm nâng cao. Hoặc gọi lệnh "Tools, Find, Advanced Find".
Trong trường Trong, hãy chọn Chỉ Trong Trường Số Điện thoại.
Nhập đầu số điện thoại hoặc giới hạn trong ba đến bốn chữ số cuối cùng (theo đúng thứ tự).
Nhấp vào “Bắt đầu tìm kiếm”.
Sau đó, Outlook sẽ hiển thị tất cả các liên hệ có chứa chuỗi số đã nhập.
Nếu bạn thường xuyên tìm kiếm số điện thoại, bạn nên lưu mặt nạ tìm kiếm mở rộng với lựa chọn: "Trong: Chỉ trong các trường số điện thoại" trên màn hình Windows. Trong trường hợp này, bạn có thể bắt đầu tìm kiếm bằng cách nhấp đúp vào biểu tượng trên màn hình nền. Điều này cũng hoạt động đáng tin cậy khi Outlook không chạy. Bằng cách này, bạn có thể nhanh chóng xác định người gọi. Bạn lưu đầu vào tìm kiếm bằng lệnh “Tệp, Lưu dưới dạng” trong hộp thoại “Tìm kiếm nâng cao”.
Bắt đầu với Outlook 2007, bạn có thể sử dụng chức năng tìm kiếm thông thường được gọi là Tìm nhanh để tìm số điện thoại. Trên thực tế, điều này có nghĩa là bạn có thể đỡ phải chuyển sang tìm kiếm nâng cao.
Xác định số điện thoại trong tìm kiếm nhanh
Trong bước đầu tiên, hãy mở thư mục danh bạ.
Sau đó nhập số vào trường tìm kiếm (“Tìm kiếm danh bạ”). Khi bạn nhập, Outlook sẽ hiển thị tất cả các liên hệ có chứa số bạn vừa nhập (dù là số điện thoại hay trong trường khác).
Cách in danh sách điện thoại gồm tất cả hoặc các số liên lạc đã chọn
Do quá trình số hóa ngày càng tiến bộ, hầu hết mọi người đã quen với việc có thể truy cập e-mail và danh sách liên lạc của họ bất cứ lúc nào thông qua thiết bị di động. Mặc dù có mạng lưới phủ sóng rộng khắp và các thiết bị đầu cuối hiện đại, bạn có thể không phụ thuộc hoàn toàn vào điện thoại di động hoặc PC của mình. Kinh nghiệm cho thấy rằng trong các cuộc họp kinh doanh quan trọng hoặc các chuyến công tác, việc chuẩn bị sẵn bản in danh sách điện thoại bên cạnh các số liên lạc kỹ thuật số sẽ rất thuận lợi.
Sổ địa chỉ từ Windows Vista, Windows 7 hoặc Windows 10 và sổ địa chỉ Outlook có thể được sử dụng cho mục đích này. Trong tất cả các chương trình, bạn sẽ tìm thấy các định dạng được xác định trước, trong đó chỉ số điện thoại của tất cả hoặc các số liên lạc đã chọn mới được in cụ thể.
In danh sách điện thoại trong Windows Vista
-
Bằng chuột trong khi giữ phím CTRL hoặc SHIFT, hãy chọn các số liên lạc mong muốn có số điện thoại sẽ được in trong danh sách. Nếu bạn muốn in danh sách điện thoại với tất cả các số liên lạc, hãy đánh dấu nó bằng CTRL + A.
-
Nhấp chuột phải vào một trong các địa chỉ liên hệ được đánh dấu và gọi lệnh "In".
-
Đảm bảo rằng "Vùng in: Vùng chọn" được bật.
-
Chọn “Danh sách điện thoại” làm định dạng in.
-
Chọn máy in và thiết lập cài đặt in.
-
Nhấp vào "In" để bắt đầu in.
Cách in danh sách điện thoại nhỏ gọn trong Outlook
Định dạng bảng được chỉ định trong Outlook để in ra danh bạ không phải lúc nào cũng hiệu quả và hữu ích. Ngoài tên của người liên hệ (trùng lặp), nó còn có tên công ty, chức vụ của anh ta và phòng ban. Vì lý do này, các giải pháp khác là cần thiết.
Nếu bạn chỉ muốn in danh sách điện thoại, bạn phải xác định chế độ xem của riêng mình. Tiến hành theo cách tương tự nếu bạn muốn in bảng với các trường khác. Các cài đặt riêng lẻ bên cạnh bạn trong vùng liên hệ trong "Xem> Xem cài đặt".
Sau đó, một menu rõ ràng sẽ mở ra, bạn có thể kiểm soát riêng dữ liệu, cột và thông tin liên hệ nào bạn muốn in ra. Trong khu vực "Cột", bạn có thể xóa tất cả các cột không liên quan khỏi danh sách điện thoại.
Ví dụ: nếu bạn chỉ muốn sắp xếp các số điện thoại, trước tiên hãy xác định các cột có liên quan đến bạn và sau đó sắp xếp các số điện thoại trong bước tiếp theo.
Bạn có thể xác định các cài đặt khác, ví dụ: phông chữ đặc biệt hoặc định dạng bảng, và xác nhận danh sách điện thoại mới bằng "OK". Tương tự như Microsoft Excel, bạn có thể sử dụng cài đặt chế độ xem nâng cao để sắp xếp và sắp xếp rõ ràng tất cả dữ liệu liên hệ một cách chuyên nghiệp và hiệu quả.
Trong bước cuối cùng, bạn có thể lưu chế độ xem dưới dạng danh sách cụ thể và sử dụng lại sau.
Vào cuối quá trình, bạn có thể in ra danh sách. Đảm bảo rằng bạn sử dụng định dạng bảng để danh sách mới được thiết kế được máy in của bạn xuất ra một cách chính xác. Nếu bạn muốn điều chỉnh cài đặt trang, hãy nhấp vào "Tùy chọn in". Nhập đầu trang và chân trang, đồng thời chỉ định khổ giấy, hướng và lề. Quay lại hộp thoại in.
