Nhiều hướng dẫn và mẹo từng bước khác nhau
Nhiều hoạt động trong lĩnh vực chuyên môn hoặc tư nhân đều dư thừa. Điều này áp dụng cho công việc thủ công trong lĩnh vực thủ công cũng như các tác vụ được thực hiện trên PC. Một hoạt động được lặp đi lặp lại liên tục là thiết kế thư với Microsoft Office. Trích dẫn, thư xin việc cho một hóa đơn hoặc các tài liệu riêng tư thường có các từ ngữ giống nhau hoặc tương tự và giống nhau về văn bản, cấu trúc và định dạng.
Vì lý do hiệu quả, nên tự động hóa việc viết các thư này bằng cách tạo các mẫu trong Outlook. Người dùng Microsoft Office đặc biệt quen thuộc với việc làm việc với các mẫu từ Microsoft Word hoặc chương trình trình chiếu PowerPoint. Trong chương trình xử lý văn bản hoặc trong phần mềm trình chiếu, các mẫu phải được sử dụng làm tiêu chuẩn. Các mẫu hoặc khuôn mẫu cụ thể tạo điều kiện thuận lợi cho việc hình thành các bài thuyết trình hoặc xây dựng các thư thương mại. Bạn có thể tiến hành theo cách tương tự trong Microsoft Outlook để tránh dư thừa trong quá trình tạo thư.
Hướng dẫn từng bước: Tạo mẫu trong Outlook
Để tạo mẫu trong Outlook, hãy làm như sau:
-
Mở “E-Mail mới” trong tab “Start” trong Outlook và thiết kế riêng nó bằng văn bản và các thiết bị theo phong cách khác để nó có thể được sử dụng làm mẫu. Bạn cũng có tùy chọn mở thư mới bằng tổ hợp phím CTRL + N.
-
Sau khi đã tạo e-mail, hãy lưu nó bằng cách nhấp vào tab “Tệp” trong mục menu “Lưu dưới dạng” thay vì gửi thư như bình thường qua trường “Gửi”.
-
Một cửa sổ sẽ mở ra để bạn có thể lưu tin nhắn của mình. Để lưu thư dưới dạng mẫu, điều cần thiết là phải chọn đúng loại tệp. Bạn có thể tìm thấy điều này khi nhấp vào hộp thoại bên dưới "Loại tệp". Chọn mục nhập "Mẫu Outlook" làm loại tệp. Mẫu Outlook luôn được viết tắt bằng phần mở rộng tệp * .oft. Nếu bạn đã thiết lập Microsoft Word làm trình soạn thảo thư của mình, định dạng OFT (mẫu Outlook) sẽ không có sẵn để lựa chọn. Là một tùy chọn, bạn có thể lưu thư ở định dạng thư Outlook hoặc tệp ở định dạng HTML. Trong trường hợp này, nó không thể được sử dụng làm mẫu trong Outlook.
-
Với một cú nhấp chuột vào "Lưu", bạn lưu mẫu mới trong thư mục mẫu cá nhân của mình. Bạn nên chọn một mô tả phù hợp, dễ hiểu làm tên cho các mẫu. Theo mặc định, thư mục mẫu cá nhân có thể được tìm thấy ở vị trí sau trong Windows: "C: \ users \ username \ appdata \ roaming \ microsoft \ templates."
Quan trọng: Nếu các email đã tạo chỉ được sử dụng để gửi lại và không được lưu dưới dạng mẫu, hãy sử dụng chức năng theo dõi trong Microsoft Outlook.
Mẫu bạn đã tạo trong Outlook ngay lập tức có sẵn để sử dụng.
Tạo email mới từ một mẫu - đó là cách nó hoạt động
Nếu bạn muốn tạo một e-mail mới từ một mẫu đã tạo trước đó, bạn có thể sử dụng lược đồ sau:
-
Thay vì mở e-mail mới bằng nút “E-mail mới”, hãy điều hướng đến nút “Mục mới” trong menu. Trong Phần tử, hãy chọn trường: "Phần tử bổ sung> Chọn biểu mẫu".
-
Trong cửa sổ tiếp theo, nhấp vào trường "Chọn biểu mẫu" trong danh sách Tìm kiếm trên tùy chọn "Mẫu trong hệ thống tệp."
-
Thư mục "Mẫu" tiêu chuẩn sau đó sẽ được mở. Trong thư mục này, bạn sẽ tìm thấy các mẫu Outlook với loại tệp *.thường tương tự như vậy các mẫu Office khác cho Word, Excel hoặc PowerPoint. Nếu mẫu của bạn được lưu trong một thư mục khác, hãy nhấp vào "Duyệt qua" và chọn mẫu bạn muốn.
-
Trong bước cuối cùng, chọn mẫu bạn muốn và nhấp vào "Mở".
Mẫu của bạn sẽ mở trong trình chỉnh sửa email Outlook. Bạn có thể cá nhân hóa điều này trước khi gửi và thêm các mô-đun nhanh. Ngoài các thay đổi về văn bản, bạn nên nhập (các) người nhận vào các trường Tới, CC hoặc Bcc. Việc nhập một chủ đề có ý nghĩa và kiểm tra các lỗi chính tả và ký tự trước khi gửi cũng là điều cần thiết. Sau khi hoàn tất việc tạo e-mail từ mẫu, nó có thể được gửi như bình thường.
Các mẫu Outlook thường không phải được sử dụng cho e-mail. Nếu nhiệm vụ của bạn bao gồm việc gửi các yêu cầu họp có nội dung giống nhau hoặc tương tự đến những người nhận tương đương hàng ngày, thì các mẫu cũng có thể hữu ích và tiết kiệm thời gian.
Việc làm cho các quy trình và đơn đặt hàng lặp lại hiệu quả hơn bằng cách tạo các mẫu trong Outlook sẽ rất hợp lý. Thay vì viết các văn bản giống nhau hoặc tương tự nhiều lần trong ngày, các mẫu giúp bạn tiết kiệm thời gian và đảm bảo sự tương đồng với e-mail. Điều này đặc biệt hữu ích trong bối cảnh kinh doanh, chẳng hạn như với các ưu đãi cho khách hàng và các bên quan tâm.
Tóm tắt và kết luận: Tạo và sử dụng các mẫu trong Outlook hiệu quả và đơn giản
Để tránh dư thừa trong quy trình làm việc hàng ngày, bạn cần tạo các mẫu. Tương tự như Microsoft Word hoặc PowerPoint, điều này cũng có thể thực hiện được trong Microsoft Outlook chỉ với một vài cú nhấp chuột.
Bạn có thể lưu một mẫu trong thư mục mẫu chuẩn chỉ trong một vài bước. Thiết kế tin nhắn mới từ các mẫu cũng được thực hiện chỉ với một vài cú nhấp chuột. Quy trình này đảm bảo tiết kiệm thời gian, phù hợp trong việc trả lời các câu hỏi và giảm lỗi khi tạo thư. Mẫu Outlook cũng có thể được sử dụng cho các yêu cầu họp hoặc cuộc hẹn. Người dùng sử dụng các mẫu cụ thể sẽ hiệu quả hơn và sử dụng các chức năng của Outlook một cách chuyên nghiệp.
