Cách gửi bản trình bày PowerPoint một cách chuyên nghiệp

Gửi các bản trình bày tiếp theo ngay lập tức

Xây dựng bản trình bày một cách logic và chuyên nghiệp hóa các trang chiếu bằng văn bản, đồ họa, hoạt ảnh và video là mục tiêu quan trọng nhất trong PowerPoint cho người thuyết trình. Một bài thuyết trình phải chạm đến, thông báo và truyền tải nội dung có năng lực. Đồng thời, quan niệm về một bài thuyết trình chỉ có giá trị nếu người nhận có thể xem các slide đó theo cách mà chúng được tạo ra.

Điều này có thể dễ dàng thực hiện khi trình bày trước khán giả hoặc thông qua nền tảng video như Skype hoặc Zoom. Đồng nghiệp, đối tác kinh doanh hoặc bạn bè ngồi trực tiếp trong phòng thuyết trình hoặc trong phòng hội nghị ảo. Trong trường hợp này, có thể tương tác và diễn giải các nét mặt của khán giả mà không cần nỗ lực.

Tình hình sẽ khác khi gửi bản trình bày đã thiết kế. Ở đây người tạo hoặc người trình bày không thể đảm bảo rằng tất cả thông tin trên các trang trình bày đều được hiểu. Vì lý do này, nội dung là rất quan trọng. Để tạo ra sự chú ý, điều cần thiết là phải nhắm mục tiêu đến khán giả và người nhận một cách có mục tiêu và, ví dụ, để đảm bảo tương tác với các siêu liên kết khác. Ngoài ra, các vấn đề về khả năng tương thích có thể phát sinh mặc dù nội dung có giá trị. Trong số những thứ khác, những điều này liên quan đến việc người gửi và người nhận sử dụng các phiên bản PowerPoint khác nhau hoặc sử dụng một chương trình khác để thuyết trình, chẳng hạn như Keynote của Apple.

Điều quan trọng hơn là khi gửi bản trình bày PowerPoint hoặc các trang trình bày riêng lẻ, hãy cẩn thận để các trang trình bày rõ ràng và thu hút sự chú ý. Khi gửi hoặc gửi bản trình bày, PowerPoint cung cấp một loạt các chức năng đã được thử và thử nghiệm mà mọi người nhận, bất kể thiết bị kỹ thuật của họ, đều có thể hiểu và nắm được thông tin cần thiết của bản trình bày PowerPoint. Tùy chọn trong PowerPoint để kiểm tra các sự cố tương thích có thể có trước khi gửi bản trình bày cũng rất hữu ích. Nếu bạn nhận được thông báo về các vấn đề tương thích, chúng có thể được loại bỏ trước khi vận chuyển.

Video hướng dẫn: Cách lưu, xuất và gửi bản trình bày PowerPoint thành công

Cách thức và định dạng bản trình bày PowerPoint có thể được gửi dưới dạng tệp đính kèm

Cách dễ nhất và phổ biến nhất để gửi một bản trình bày được tạo ra với năng lực là đính kèm nó vào email. Nhiều trong số hàng tỷ email được gửi mỗi ngày chứa các tệp trình bày ở nhiều định dạng khác nhau. PowerPoint cung cấp các định dạng tệp sau để chuyển đổi:

Định dạng tệp	sử dụng
pptx	Định dạng tiêu chuẩn trong PowerPoint để lưu bản trình bày.
pptm	Định dạng tiêu chuẩn trong PowerPoint để lưu bản trình bày với macro.
ppt	Định dạng tiêu chuẩn cũ trong PowerPoint trong các phiên bản 97-2003. Đây vẫn là một định dạng tệp phổ biến, vì nhiều công ty và cá nhân vẫn sử dụng các phiên bản cũ hơn của PowerPoint.
xps	Các tệp XPS ở định dạng tệp Đặc tả Giấy XML. Đây là một định dạng tệp tương tự như PDF (Định dạng Tài liệu Di động) và được phát triển bởi Microsoft. Điều này có thể được mở trực tiếp trong Microsoft Edge hoặc trong Internet Explorer.
potx, potm, nồi	Tạo tệp mẫu PowerPoint ở định dạng thích hợp.
wmf jpeg.webp gif.webp PNG, tif bmp.webp, wmf	Lưu bản trình bày dưới dạng hình ảnh riêng lẻ, tùy thuộc vào định dạng tệp đã chọn. Các đồ họa này có thể được xem tĩnh bằng phần mềm xử lý ảnh.
pdf	Lưu tệp ở định dạng tệp PDF nổi tiếng và được sử dụng trên toàn thế giới. Bản trình bày được lưu ở chế độ tĩnh, các chuyển đổi trang chiếu hoặc GIF.webp động không được hiển thị động. Nó có thể được mở từ bất kỳ thiết bị nào.
odp	Nếu bạn lưu bản trình bày PowerPoint dưới dạng tệp ODP, nó sẽ được lưu trong một tiêu chuẩn nguồn mở. "Định dạng tài liệu mở OASIS cho các ứng dụng Office" có thể được đọc bằng phần mềm văn phòng miễn phí như Open Office hoặc LibreOffice.

Ngoài các định dạng tệp đã đề cập, PowerPoint cung cấp các định dạng tệp cụ thể khác để lưu trình chiếu.

Mẹo của chuyên gia:

Nếu bạn lưu bản trình bày của mình trong tệp có phần mở rộng ppsx, tệp sẽ được lưu ở định dạng Open XML. Gửi tệp có phần mở rộng ppsx là lựa chọn tốt nhất nếu bạn không biết các yêu cầu kỹ thuật của người nhận. Sau khi gửi tệp, anh ta có thể mở tệp bằng PowerPoint phiên bản 2007 trở lên hoặc trình xem PowerPoint.

Mẹo:

Nếu tệp bản trình bày của bạn rất lớn, chẳng hạn như một tệp PDF, bạn có thể tìm thấy phần quan trọng của bản trình bày của mình chỉ bằng một vài cú nhấp chuột. Nhờ đó, bạn có thể giảm dung lượng ảnh chiếm nhiều bộ nhớ và làm cho tệp nhỏ hơn.

Lưu trình chiếu ở định dạng tệp thay thế trong 5 bước

Có thể lưu một trình chiếu được tạo trong Microsoft PowerPoint ở một định dạng khác chỉ với một vài cú nhấp chuột. 5 điểm sau đây là cần thiết cho việc này:

1. Điều hướng đến "Tệp> Lưu dưới dạng".

2. Chọn nơi lưu tệp của bạn. Ví dụ: trong PowerPoint, bạn có tùy chọn lưu trữ tệp trên màn hình nền, với nhà cung cấp đám mây như OneDrive hoặc trong thư mục tài liệu cá nhân của bạn.

3. Nếu vị trí lưu trữ mong muốn không được liệt kê, hãy điều hướng đến mục menu “Duyệt qua”.

4. Một hộp thoại mở ra trong đó bạn có thể chỉ định cả vị trí lưu trữ và định dạng tệp. Bạn có thể thay đổi định dạng tệp bằng cách chọn trường chọn "Loại tệp". Ví dụ: bạn có thể lưu bản trình bày ở định dạng tệp pdf thay vì định dạng pptx tiêu chuẩn.

   

5. Trong bước cuối cùng, lưu tệp bằng cách nhấp vào nút "Lưu". Nếu bạn muốn gửi tệp dưới dạng tệp đính kèm e-mail, bạn có các tùy chọn khác nhau:

   • Soạn email trong Microsoft Outlook và đính kèm bản trình bày dưới dạng tệp.
   • Nhấp chuột phải vào trình chiếu đã lưu và chọn mục menu "Gửi tới."
   

• Di chuyển tệp vào ổ đĩa đám mây, ví dụ: Dropbox được chia sẻ của một đối tác kinh doanh hoặc sử dụng Wetransfer để gửi các tệp lớn trong phạm vi gigabyte.

Xuất bản trình bày trực tiếp từ PowerPoint - không thành vấn đề!

Ngoài tùy chọn cổ điển là lưu bản trình bày bạn đã tạo trên màn hình nền hoặc vị trí lưu trữ khác rồi gửi đi, PowerPoint cũng cung cấp tùy chọn xuất trình chiếu ở nhiều định dạng khác nhau trực tiếp từ chương trình. Một số tệp được lưu trữ tạm thời hoặc được gửi trực tiếp, chẳng hạn như với tùy chọn: "Gửi tới Microsoft Stream". Để bắt đầu bất kỳ quá trình xuất nào, hãy điều hướng:

1. Chuyển đến mục menu "Tệp> Xuất".

2. Trong menu xuất, bạn có các tùy chọn khác nhau cho định dạng tệp mà bạn muốn xuất bản trình bày:

Bạn có thể chọn từ các tùy chọn sau:

Định dạng tệp PDF / XPS

Được xuất sang tệp PDF hoặc XPS không thể thay đổi và giữ nguyên định dạng, phông chữ và bố cục PowerPoint giống như một hình ảnh.

Tạo video

Trong "Tạo video", bạn có thể trích xuất tệp video từ trình chiếu. Trong hộp thoại, bạn có thể chọn xem có sử dụng trình tự thời gian đã ghi và nhận xét hay không và chất lượng của tệp sẽ được lưu. Đồng thời, bạn sẽ được cung cấp tùy chọn nén tệp video. Tệp video có ưu điểm là nó cũng có thể được phát bởi những người không có quyền truy cập vào PowerPoint, trình xem PPTX hoặc phần mềm trình bày khác vì họ không có quyền quản trị viên.

Tạo GIF.webp động	GIF.webp động là một chức năng trong đó một số hình ảnh riêng lẻ của tệp đồ họa được lưu theo một thứ tự xác định. Tương tự như video, các hình ảnh chuyển động được tạo ra. Bằng cách này, các slide thuyết trình riêng lẻ có thể được trình bày một cách thú vị và sinh động.
Gói trình chiếu cho CD	Tạo một gói trong đó các trang chiếu và các phần tử nhúng được lưu thành một đơn vị giống như trên đĩa DVD và phát lại trên bất kỳ thiết bị nào.
Tạo tài liệu phát	Bạn có thể sử dụng chức năng này để gửi các trang trình bày riêng lẻ hoặc toàn bộ bản trình bày sang Microsoft Word. Ở đó bạn có thể xử lý thêm các văn bản và ghi chú.
Thay đổi loại tệp	Cách dễ dàng để thay đổi loại tệp hiện có, ví dụ: bản trình bày của bạn ở định dạng pptx sang định dạng ppt.
Xuất bản lên Microsoft Stream	Microsoft Stream là một cổng phát trực tuyến trả phí cho phép cung cấp các bản trình bày hoặc video cho một nhóm lớn người. Ví dụ, Microsoft Stream là lý tưởng cho các buổi thuyết trình của công ty hoặc các sự kiện của công ty và những người tham gia được mời có thể dễ dàng truy cập thông qua trình duyệt Internet.

Chia sẻ bản trình bày - một tùy chọn khác để lưu và gửi

Bên cạnh các:

• Lưu cổ điển một trình chiếu ở các định dạng tệp khác nhau
• Xuất từ Microsoft PowerPoint

Người dùng PowerPoint cũng có thể chia sẻ bản trình bày.

Để thực hiện việc này, hãy điều hướng đến “Chia sẻ” trong “Tệp”. Một cửa sổ mới mở ra, trong đó bạn có tùy chọn lưu bản trình bày của mình trên ổ OneDrive mà bạn chọn hoặc gửi dưới dạng PDF hoặc trình chiếu qua email.

Ngoài ra, có thể gửi hoặc lưu bản trình bày ra bên ngoài thông qua mục menu “Phát hành”. Người nhận nhận tệp dưới dạng bản sao qua email hoặc qua dịch vụ lưu trữ đám mây một cách thuận tiện.

Kết luận: Sử dụng các tùy chọn khác nhau để gửi bản trình bày PowerPoint của bạn

Là một chương trình trình chiếu chuyên nghiệp, Microsoft PowerPoint được kỳ vọng sẽ có thể làm cho các bài thuyết trình trên màn hình trở nên thú vị và sinh động nhờ các tùy chọn và tính năng mà nó có. Ngoài nội dung, điều quan trọng là mỗi bản trình bày có thể được người nhận xem theo cách giống như cấu trúc của nó. Điều này không phải lúc nào cũng có thể thực hiện được mà không gặp bất kỳ sự cố nào, vì mỗi người dùng có các yêu cầu kỹ thuật khác nhau.

Vì lý do này, PowerPoint có khả năng lưu và gửi các trình chiếu ở các định dạng tệp khác nhau. Ngoài ra, các bản trình bày có thể được xuất hoặc chia sẻ theo nhiều cách khác nhau. Với các tùy chọn xuất và lưu trữ này, các bản trình bày có thể xuất hiện chuyên nghiệp và đầy đủ thông tin mọi lúc, ngoài thiết bị kỹ thuật của người nhận.