Excel: Chuyển các cuộc hẹn sang lịch Outlook

Tự động chuyển thông tin từ bảng Excel dưới dạng mục lịch cho Outlook

Trong thế giới số hóa của chúng ta, các thiết bị di động như điện thoại thông minh, máy tính bảng hoặc đồng hồ thông minh là một trong những người bạn đồng hành hàng ngày quan trọng nhất. Chúng hữu ích theo nhiều cách và giúp mọi người tổ chức và cấu trúc thói quen hàng ngày của họ một cách hiệu quả. Điều này áp dụng trên tất cả cho lịch kỹ thuật số, có lịch hẹn được truyền trong thời gian thực tới tất cả các thiết bị di động khi sử dụng Microsoft Outlook.

• Đồng thời, không có khả năng bạn sẽ nhận được các cuộc hẹn trong danh sách Excel trong môi trường chuyên nghiệp hoặc riêng tư của bạn. Ví dụ, chúng có thể được gửi dưới dạng tệp Excel bởi khách hàng hoặc nhà cung cấp như một phần của dự án. Thay vì chuyển hoặc in dữ liệu và thông tin bằng tay trong Outlook, các cuộc hẹn có thể được chuẩn bị trong Excel chỉ trong một vài bước để chúng được tự động chuyển sang lịch Outlook của bạn. Trước khi nhập, có tùy chọn:
• trong lịch cá nhân hoặc
• được lưu vào lịch nhóm được một số thành viên trong nhóm sử dụng.

Chuyển các cuộc hẹn trong Excel sang lịch Outlook - 3 bước đơn giản trong Excel

Trong các phiên bản cũ hơn của Microsoft Excel và Microsoft Outlook, bạn có thể đọc tệp Excel trực tiếp vào Outlook. Các phiên bản hiện tại như Outlook 365 hoặc Outlook 2022-2023 không thể nhập tệp Excel. Vì lý do này, cần phải chuyển đổi tệp sang định dạng CSV trước trong Excel.

Để nhập các cuộc hẹn từ Excel vào lịch Outlook của bạn, hãy tiến hành như sau:

1. Trong bước đầu tiên, cung cấp danh sách cuộc hẹn của bạn, nếu có thể, các tiêu đề cột được cung cấp cho cuộc hẹn trong Excel. Trong số những thứ khác, những điều sau đây là phù hợp:

   Chủ đề, Bắt đầu vào, Bắt đầu lúc, Kết thúc lúc, Sự kiện cả ngày, Bật / Tắt lời nhắc, Lời nhắc lúc, Lời nhắc lúc, Vị trí và các tên trường khác.

   Bạn có thể sử dụng tên của một cuộc hẹn mới trong Microsoft Outlook làm hướng dẫn cho các tiêu đề cột.

   

2. Trong bước tiếp theo, lưu sổ làm việc Excel dưới dạng tệp CSV (được phân tách bằng dấu phân cách) và đóng nó.

3. Sau khi lưu, tệp CSV được phân tách bằng dấu chấm phẩy. Tuy nhiên, Outlook yêu cầu tệp được phân tách bằng dấu phẩy để nhập. Để trao đổi các ký tự, hãy mở tệp CSV đã tạo trong trình chỉnh sửa Windows 10 và thay thế từng dấu chấm phẩy bằng dấu phẩy trong EDIT - REPLACE.

   

4. Sau đó, lưu tệp dưới cùng tên tệp và chuyển sang Microsoft Outlook.

Nhập dữ liệu Excel vào Microsoft Outlook - những điều bạn nên biết

Sau khi mở Microsoft Outlook, hãy làm theo các bước bên dưới để nhập dữ liệu từ Excel.

1. Kích hoạt lịch bạn chọn.

2. Gọi lệnh IMPORT / EXPORT trong menu FILE.

3. Trong trình hướng dẫn nhập / xuất, hãy chọn mục nhập NHẬP TỪ CÁC CHƯƠNG TRÌNH HOẶC LỌC KHÁC và nhấp vào nút TIẾP THEO.

   

4. Trong cửa sổ tiếp theo, chọn mục nhập “Các giá trị được phân tách bằng dấu phẩy” và nhấp vào TIẾP THEO.

   

5. Trong cửa sổ FILE TO IMPORT, nhấp vào BROWSE và chọn tệp cuộc hẹn.

   

6. Trong các tùy chọn bạn cần quyết định:

   • Liệu các mục nhập hiện có có nên được thay thế bằng các mục lịch đã nhập hay không,
   • Cho dù ngày xung đột được nhập hai lần hoặc
   • Cho dù các bản sao không nên được nhập vào bất kỳ lúc nào.

   Sau khi nhấp vào TIẾP THEO, bạn có thể chọn lịch mong muốn làm thư mục đích.

7. Trong bước tiếp theo, bạn sẽ được hỏi liệu các cuộc hẹn được chỉ định dưới dạng một phạm vi có nên được nhập hay không. Sau khi nhấp vào HOÀN TẤT, các cuộc hẹn sẽ tự động được thêm vào lịch.

   

8. Bạn sẽ tìm thấy các cuộc hẹn trong lịch Outlook của mình sau khi nhập.

   

Quan trọng: Để việc nhập dữ liệu lịch từ Microsoft Excel hoạt động trơn tru, điều quan trọng là thông tin trường phải được nhập chính xác. Đối với dữ liệu, điều này có nghĩa là định dạng DD.MM.YYYY phải được chọn. Tối thiểu, thời gian phải được nhập ở định dạng HH: MM để Microsoft Outlook có thể đọc chúng. Bạn cũng có tùy chọn nhập danh mục. Xin lưu ý rằng chỉ có một hạng mục được chuyển cho mỗi cuộc hẹn.

Nếu bạn sử dụng tên trường của riêng mình, Microsoft Outlook sẽ yêu cầu bạn gán các trường theo cách thủ công trước khi nhập chúng.

Chuyển các cuộc hẹn Excel sang lịch Outlook - quy trình lên đến Office 2010

Để nhập các mục lịch trong Outlook từ tệp Excel, hãy tiến hành như sau đối với Office 2010 hoặc các phiên bản cũ hơn:

1. Cung cấp cho danh sách cuộc hẹn của bạn các tiêu đề cột sau (không có dấu ngoặc kép): "Ngày bắt đầu, Chủ đề, Ngày bắt đầu, Ngày kết thúc, Danh mục, Vị trí và Sự kiện cả ngày.

2. Trong mọi trường hợp, hãy đảm bảo rằng các tên được viết không có dấu cách. Điều này rất quan trọng để Outlook có thể đọc dữ liệu một cách chính xác sau này.

3. Nhập dữ liệu cuộc hẹn cụ thể vào các dòng dưới các tiêu đề này hoặc sao chép chúng từ một bảng khác.

4. Đánh dấu danh sách cuộc hẹn của bạn từ ô đầu tiên đến ô được sử dụng cuối cùng.

5. Nhập bất kỳ tên nào vào trường Tên, ví dụ "Cuộc hẹn" (một lần nữa không có dấu ngoặc kép). Trường tên có thể được tìm thấy ở bên trái của dòng chỉnh sửa, như thể hiện trong hình sau:

   

6. Xác nhận việc nhập tên bằng phím Enter.

7. Trong bước cuối cùng, lưu sổ làm việc và đóng Microsoft Excel. Sau đó, mở Microsoft Outlook.

Nhập các mục lịch vào Microsoft Outlook

Việc nhập các mục lịch từ Microsoft Excel tương tự như phiên bản hiện tại của Microsoft Outlook. Ngược lại với Outlook 365, các phiên bản Outlook cũ hơn có tùy chọn đọc trực tiếp trong tệp Excel. Bước trung gian qua tệp CSV là không cần thiết. Dữ liệu có thể được đọc như sau:

1. Trong bước đầu tiên, hãy kích hoạt lịch bạn chọn.

2. Gọi lệnh IMPORT / EXPORT trong menu FILE. Trong trình hướng dẫn nhập / xuất, hãy chọn mục nhập NHẬP TỪ THAY ĐỔI CHƯƠNG TRÌNH HOẶC LỌC và nhấp vào nút TIẾP THEO.

3. Trong cửa sổ tiếp theo, chọn MICROSOFT-EXCEL và nhấp vào TIẾP THEO.

4. Trong cửa sổ FILE TO IMPORT, nhấp vào BROWSE và chọn tệp cuộc hẹn.

5. Trong các tùy chọn, bạn quyết định xem các mục nhập hiện có có nên được thay thế bằng các phần tử đã nhập hay không, nên nhập các cuộc hẹn trùng lặp hay không nên nhập các mục trùng lặp.

6. Sau khi nhấp vào TIẾP THEO, bạn có thể chọn lịch của mình làm thư mục đích. Trong bước tiếp theo và cuối cùng, bạn sẽ được hỏi liệu các cuộc hẹn được chỉ định dưới dạng một phạm vi có nên được nhập hay không. Sau khi nhấp vào HOÀN TẤT, các cuộc hẹn sẽ được thêm vào lịch.

Kết luận: Thật dễ dàng để nhập dữ liệu từ Excel vào Outlook

Thay vì nhập các cuộc hẹn từ Excel bằng tay vào Microsoft Outlook, các mục lịch có thể được xuất và nhập tự động chỉ trong một vài bước.

Trong các phiên bản Office cũ hơn, bạn có thể nhập trực tiếp tệp Excel vào Outlook. Trong các phiên bản hiện tại, chỉ có thể nhập thông qua tệp CSV được phân tách bằng dấu phẩy. Trình hướng dẫn nhập Microsoft Outlook hướng dẫn người dùng thông qua quá trình nhập. Bằng cách này, bạn có thể tự động tích hợp một hoặc nhiều cuộc hẹn vào lịch của mình trong Microsoft Outlook trong vòng vài phút hoặc cách khác, sử dụng lịch nhóm.

Câu hỏi thường gặp

Sự khác biệt giữa tệp CSV và tệp Excel là gì?

Các tệp Excel đại diện cho định dạng Excel cụ thể và có thể được đọc bằng Microsoft Excel và các chương trình tương thích khác. CSV là viết tắt của các giá trị được phân tách bằng dấu phẩy và cũng chỉ định một định dạng tệp trong đó dữ liệu được phân tách bằng dấu phẩy hoặc dấu chấm phẩy. Phần mở rộng của tên tệp là .csv. Các tệp CSV được đặc trưng bởi mức độ tương thích cao và vì lý do này có thể được sử dụng giữa các chương trình máy tính và hệ điều hành khác nhau.

Trình hướng dẫn nhập có những chức năng nào trong Microsoft Outlook?

Microsoft Outlook được thiết kế để xử lý và nhập các định dạng tệp khác nhau. Outlook có một trợ lý nhập / xuất cho chức năng này. Trong số những thứ khác, điều này đơn giản hóa việc nhập tệp CSV hoặc tệp VCF từ các chương trình hoặc hệ điều hành khác. Trình hướng dẫn tự động hướng dẫn người dùng thông qua một truy vấn và sau đó nhập hoặc xuất thông tin cần thiết.