E-mail và chương trình thư – mẹo và thủ thuật cho người dùng

Hầu hết mọi người sở hữu và sử dụng một hoặc nhiều tài khoản email. Viết và gửi e-mail là một phương pháp giao tiếp đã được chứng minh là một phần của cuộc sống hàng ngày. Cổng thông tin thống kê Statista cho biết vào năm 2020, hơn 306 tỷ email sẽ được gửi và nhận mỗi ngày. Người ta ước tính rằng con số này sẽ tăng lên hơn 360 tỷ email mỗi ngày trong vài năm tới.

Hầu hết người dùng chủ yếu mong đợi tính bảo mật và dễ sử dụng từ e-mail và chương trình thư. Đồng thời, các e-mail được liên kết với các thuật ngữ kỹ thuật khác nhau mà thoạt nhìn không phải người dùng nào cũng quen thuộc.POP3, máy chủ thư đến, địa chỉ máy chủ, trao đổi hoặc nhà cung cấp và SMTP là một số thuật ngữ kỹ thuật cần được giải thích. Ý nghĩa của các thuật ngữ kỹ thuật và cách sử dụng chính xác của chúng xác định, trong số những thứ khác, liệu một e-mail có thể được gửi và lưu trữ một cách chính xác hay liệu một chương trình e-mail có thể giao tiếp với những người khác trong cấu trúc nhóm hay không. Tuy nhiên, trước khi bạn xử lý các thuật ngữ kỹ thuật và thực hiện cài đặt trong các chương trình thư, điều quan trọng là phải tìm nhà cung cấp dịch vụ email tốt nhất cho nhu cầu của riêng bạn.

Không có e-mail mà không có nhà cung cấp - mà bạn cần một nhà cung cấp e-mail

Có hàng tá nhà cung cấp địa chỉ e-mail, không dễ để tìm được nhà cung cấp tốt nhất trong số rất nhiều nhà cung cấp. Có một số điều cần cân nhắc khi lựa chọn.

Nhà cung cấp e-mail là nhà cung cấp chuyên nghiệp cung cấp cho khách hàng địa chỉ e-mail trên Internet miễn phí hoặc có tính phí.Là một nhà cung cấp dịch vụ, công ty Internet có một máy chủ thư. Nó có thể sử dụng điều này để cung cấp cho khách hàng của mình tài khoản e-mail và hộp thư e-mail trên máy chủ thư. Khách hàng cần một tài khoản email cho việc này.

Nhà cung cấp e-mail chịu trách nhiệm chuyển tiếp tất cả thư một cách suôn sẻ và không bị chậm trễ qua máy chủ của họ. Anh ta đảm nhận vai trò trung gian, cũng liên quan đến các vấn đề bảo vệ dữ liệu. Đặc biệt kể từ khi Quy định chung về bảo vệ dữ liệu (GDPR) ra đời, truyền thông kỹ thuật số ở châu Âu đã được nhà lập pháp giám sát theo các quy tắc chặt chẽ hơn. Mục đích của Quy định bảo vệ dữ liệu chung là bảo vệ dữ liệu cá nhân của mọi người liên quan. Điều này đặc biệt rõ ràng khi xem xét nhiều cuộc tấn công lừa đảo vào địa chỉ email của các cá nhân và công ty tư nhân.

Thông tin:

Lừa đảo là nỗ lực đánh cắp dữ liệu cá nhân và mật khẩu thông qua các trang web hoặc e-mail giả mạo bằng cách giả mạo sự thật.Ví dụ: bọn tội phạm trên Internet bắt chước chi tiết giao dịch ngân hàng trực tuyến của một ngân hàng và yêu cầu người dùng không nghi ngờ nhập dữ liệu của họ. Sau đó, họ sử dụng thông tin thu được để đánh cắp tiền hoặc bán lại dữ liệu độc quyền.

Các nhà cung cấp e-mail nổi tiếng và ưu điểm của họ

Các ưu đãi trả phí và miễn phí nổi tiếng nhất cho một địa chỉ email riêng lẻ có các giá trị gia tăng khác nhau cho người dùng. Vì lý do này, không có ưu đãi "tốt nhất" mà có nhiều nhà cung cấp được khuyến nghị với những ưu điểm và nhược điểm. Mỗi người dùng phải lọc ra nhà cung cấp tốt nhất cho mình. Mặc dù một số có nhiều không gian lưu trữ cho e-mail hoặc tài liệu và ảnh, nhưng một số khác ghi điểm nhờ thiết lập dễ dàng hoặc bảo vệ dữ liệu đặc biệt nghiêm ngặt.

Tên và Nhà cung cấp	Phần-Miền	Chi phí	Ưu điểm
Gmail (Google)	gmail.com	Miễn phí	Bộ nhớ lên tới 15 GB
GMX (Internet thống nhất)	gmx.de	Miễn phí (có thể gia hạn có tính phí)	E-Mail-Made in Germany (bảo vệ dữ liệu)
Web.de (Internet thống nhất)	web.de	Miễn phí (có thể gia hạn có tính phí)	E-Mail-Made in Germany (bảo vệ dữ liệu)
Yahoo Mail	yahoo.com	Miễn phí (Có thể mở rộng Pro trả phí)	Cài đặt dễ dàng
Outlook.com	outlook.com outlook.de	Miễn phí	Đăng nhập vào Skype, Office Online hoặc OneNote cùng lúc
Mail.de	mail.de	Miễn phí	Trung tâm dữ liệu ở Đức, tăng cường bảo mật dữ liệu

Thông tin: “E-Mail Made in Germany” có ý nghĩa gì đối với bạn với tư cách là khách hàng

Nhiều công ty Đức như Deutsche Telekom, United Internet và Strato tham gia vào sáng kiến “E-Mail Made in Germany”.Được biết là đối thủ cạnh tranh ở châu Âu, các công ty Internet này hợp tác với nhau dưới từ khóa "E-Mail Made in Germany" . Mục đích của việc sáp nhập là làm cho thông tin liên lạc ở Đức an toàn hơn. Ưu điểm của biện pháp tiếp thị này đối với khách hàng của công ty là chắc chắn rằng mọi e-mail được gửi đều tuân theo luật bảo vệ dữ liệu của Đức và máy chủ của công ty đặt trên đất Đức.

Thông tin cơ bản về địa chỉ email và cấu trúc kỹ thuật của chúng

Địa chỉ e-mail được cấu trúc theo một mẫu dễ hiểu. Nó thường bao gồm một

• " phần miền" và
• " phần cục bộ."

Ví dụ:

[email protected] – local-part=max.muster / domain-part=gmx.de / @=ký tự liên kết

Có thể sử dụng “phần cục bộ” để xác định rõ ràng người gửi email. Ví dụ: nếu tên riêng của người gửi được sử dụng, người nhận có thể biết ngay ai đã gửi e-mail." Phần miền" hiển thị máy chủ thư hoặc nhà cung cấp mà qua đó email được gửi.

Cách nhận biết địa chỉ email hợp pháp - mẹo và thủ thuật hữu ích

Người gửi có thể được theo dõi bằng cách sử dụng “phần cục bộ” của địa chỉ email. Vì lý do này, điều quan trọng là phải sử dụng một địa chỉ e-mail có uy tín, đặc biệt đối với những e-mail được gửi vì lý do kinh doanh. Một địa chỉ email hợp pháp thường bao gồm tên và họ của người gửi. Ví dụ: việc tách tên bằng dấu chấm hoặc tên hoàn chỉnh, không tách rời ([email protected] / [email protected]) là phổ biến. Mỗi địa chỉ email chỉ có thể được sử dụng một lần. Vì lý do này, các địa chỉ email có tên thông thường bao gồm một số hoặc ký tự đặc biệt như phần bổ sung để phân biệt chúng với các địa chỉ được sử dụng.

Nên thiết lập các địa chỉ e-mail khác nhau cho mục đích cá nhân và công việc.Trong trường hợp này, giao tiếp có thể được tách ra một cách chuyên nghiệp. Bạn nên chọn lọc địa chỉ chính cụ thể và chọn cách viết vừa hấp dẫn vừa nghiêm túc. Vì lý do bảo vệ dữ liệu, bạn nên chọn nhà cung cấp có trụ sở tại Liên minh Châu Âu. Trong trường hợp này, luật bảo vệ dữ liệu nghiêm ngặt hơn của GDPR sẽ được áp dụng. Đồng thời, thông tin liên lạc được bảo vệ khỏi sự truy cập của các cơ quan chính phủ. Đây không phải là trường hợp dữ liệu được lưu trữ trên máy chủ ở Hoa Kỳ hoặc các quốc gia khác.

Những cái tên lạ mắt trông không được nghiêm túc hay chuyên nghiệp cho lắm. Tốt nhất, chúng có thể được sử dụng như một địa chỉ phụ trong giao tiếp riêng tư. Địa chỉ email có tên mơ hồ được coi là không đáng tin cậy. Nếu một e-mail như vậy được sử dụng làm địa chỉ chính, điều này ít nhất có thể dẫn đến một nụ cười khi giao tiếp với chính quyền hoặc nhà tuyển dụng tiềm năng. Nói chung, nó không nói lên sự nghiêm túc và phản tác dụng.

Mẹo cho địa chỉ email uy tín

Gợi ý:

Bạn có địa chỉ internet của riêng mình với tên của bạn hoặc cho công ty của bạn không? Trong trường hợp này, bạn có thể đăng ký một hoặc nhiều địa chỉ e-mail với nhà cung cấp. Đối với công ty có trụ sở tại Đức, tốt nhất nên chọn tên miền cấp cao nhất (TLD) kết thúc bằng de. Còn được gọi là .net, .org, .eu và các đuôi khác. Các công ty quốc tế muốn lấy tên miền .com và dịch trang web của họ sang các ngôn ngữ khác nhau. Đối với các cá nhân, một địa chỉ Internet riêng với ít dung lượng lưu trữ và một vài địa chỉ e-mail thường là đủ.

Đây là những khác biệt giữa địa chỉ email trả phí và miễn phí

Sự khác biệt giữa các nhà cung cấp địa chỉ email trả phí và miễn phí là rất lớn. Ví dụ: bộ lọc thư rác được bao gồm trong phạm vi phân phối phiên bản tính phí của một số nhà cung cấp.Thao tác này quét mọi e-mail trong tài khoản e-mail để tìm những nguy cơ tiềm ẩn hoặc thông điệp quảng cáo. Tùy thuộc vào cài đặt, nó sẽ lọc các thư không mong muốn và ngay lập tức chuyển chúng vào thư mục bị nghi ngờ là thư rác.

Việc tự do lựa chọn tên là một lợi thế khác của các nhà cung cấp e-mail trả phí. Vì các tiện ích mở rộng khác nhau có sẵn trong các phiên bản không miễn phí nên việc tạo một địa chỉ email hấp dẫn, ngắn gọn và có tên sẽ dễ dàng hơn. Một e-mail như vậy có thể được sử dụng suốt đời và gắn bó chặt chẽ với một người. Tăng cường bảo mật dữ liệu và cải thiện hỗ trợ khách hàng trong trường hợp xảy ra sự cố là những lợi thế khác mà các nhà cung cấp dịch vụ có tính phí mang lại.

Gửi e-mail ẩn danh bằng địa chỉ e-mail tạm thời – điều có thể xảy ra

Trong hầu hết các trường hợp, bạn cần một địa chỉ e-mail trên cơ sở lâu dài. Vì lý do này, địa chỉ e-mail mới được liên kết chặt chẽ với tên của bạn và các đặc điểm cá nhân khác và tài khoản e-mail được tạo.Như đã biết, mọi ngoại lệ đều chứng minh quy luật. Vì lý do này, có những nhà cung cấp đề nghị bạn gửi e-mail ẩn danh. Các cổng Internet khác cung cấp tùy chọn sử dụng địa chỉ email tạm thời chỉ hoạt động trong 10 phút.

Không còn nghi ngờ gì nữa, việc sử dụng loại địa chỉ email này bị hạn chế. Các lĩnh vực ứng dụng, ví dụ, e-mail bất ngờ cho một người bạn tốt hoặc báo cáo nặc danh về tội phạm cho cảnh sát. Trong trường hợp này, một e-mail nặc danh có thể được so sánh với một bức thư được gửi mà không có người gửi. Điều này là có thể và không mâu thuẫn với các quy định của pháp luật. Một nhà cung cấp dịch vụ email ẩn danh là công ty Mỹ 10minutE-Mail.com. Bạn có thể đăng ký với dịch vụ web này mà không cần phải tiết lộ địa chỉ e-mail của riêng bạn. Dịch vụ tạo một địa chỉ email dùng một lần chỉ tồn tại trong 10 phút. Ví dụ, sao chép địa chỉ e-mail tạm thời vào khay nhớ tạm và nhập địa chỉ đó vào biểu mẫu đăng ký.

Tất cả e-mail được gửi đến địa chỉ e-mail trong khoảng thời gian 10 phút sẽ được hiển thị trực tiếp trong hộp thư của bạn trên www.10minutE-Mail.com. Bạn có thể đọc và trả lời các email đến. Bạn cũng có thể nhấp vào các liên kết trong e-mail để bạn cũng có thể nhận e-mail có liên kết xác nhận thông qua dịch vụ.

Nếu 10 phút không đủ để hoàn thành tất cả công việc, hãy nhấp vào liên kết "Kéo dài thêm 10 phút" một hoặc nhiều lần. 10 Minute Mail không yêu cầu đăng ký và không yêu cầu địa chỉ email của bạn. Để trang web hiển thị bằng tiếng Đức, hãy chọn "Tiếng Đức" ở dưới cùng bên trái và nhấp vào "Thay đổi" .

Đọc và chỉnh sửa tất cả các email đến với 10 Minute Mail

Gửi tin nhắn nặc danh với dịch vụ RE-Mailer

Dịch vụ bưu phẩm RE cũng hữu ích để gửi thông tin ẩn danh.Một số nhà cung cấp này truyền tất cả e-mail qua máy chủ, máy chủ này thường đóng vai trò là người gửi thư. Dữ liệu cá nhân của người gửi thực sự bị che khuất và không thể truy tìm được.

Các nhà cung cấp dịch vụ RE-Mailer khác sử dụng một máy chủ ngẫu nhiên. Người gửi thực tế cũng không xuất hiện. Cũng có thể sử dụng dịch vụ VPN (Mạng riêng ảo). Các kết nối VPN che khuất địa chỉ IP được gán cho tất cả các thiết bị, chẳng hạn như bộ định tuyến. Địa chỉ IP có thể được sử dụng để xác minh vị trí và người dùng. Thay vì tiết lộ rằng một tin nhắn đã được gửi ẩn danh từ Đức, cái gọi là kết nối đường hầm được sử dụng với kết nối VPN. Trong trường hợp này, không thể truy tìm ID người gửi thực tế.

Hầu hết các dịch vụ email ẩn danh đều không yêu cầu tài khoản email. Chúng có thể được sử dụng dễ dàng thông qua giao diện người dùng của trình duyệt.Gửi tệp đính kèm bằng e-mail ẩn danh cũng có thể thực hiện được với nhiều nhà cung cấp. Cũng như nhiều cải tiến kỹ thuật khác, e-mail ẩn danh, kết nối VPN hoặc dịch vụ RE-mailer cung cấp khả năng che đậy và ngụy trang cho các hoạt động tội phạm. Không cần phải nói rằng những dịch vụ như vậy chỉ nên được sử dụng theo quy định của pháp luật. Cả việc gửi e-mail có chứa các mối đe dọa hoặc yêu cầu cho các hoạt động bất hợp pháp và e-mail lừa đảo hoặc thư rác được gửi ẩn danh đều bị trừng phạt.

Thiết lập một địa chỉ e-mail cụ thể – bạn cần biết điều đó

Khi bạn đã quyết định chọn nhà cung cấp dịch vụ e-mail và chọn một tên không sử dụng cho e-mail cá nhân của mình, việc liên lạc bằng e-mail từ tài khoản e-mail của chính bạn chỉ còn một bước nữa. Trước khi bạn có thể đặt trước và thiết lập một địa chỉ email cụ thể, nhà cung cấp dịch vụ cần có dữ liệu cá nhân của khách hàng mới.Ngoài địa chỉ, bạn cũng phải nhập số điện thoại và địa chỉ e-mail khác.

Cần có tên người dùng để phân biệt tài khoản email với các tài khoản khác. Trong hầu hết các trường hợp, tên người dùng và địa chỉ email là tương đương. Ngoài ra, có thể thiết lập một tên người dùng cá nhân. Điều này cung cấp bảo mật cao hơn chống lại tin tặc. Ngoài tên người dùng, bạn cũng phải chỉ định một mật khẩu an toàn.

Mật khẩu dùng để truy cập hộp thư phải bí mật. Một mật khẩu khó tìm bao gồm:

• thư,
• chữ số và
• Có ký tự đặc biệt,

đại diện cho sự bảo vệ đầy đủ chống lại các cuộc tấn công của tin tặc và hành vi trộm cắp dữ liệu thông qua tội phạm Internet. Sau khi nhập tất cả dữ liệu cá nhân và thông tin về chủ sở hữu của e-mail mới, nó có thể được sử dụng. Email có thể theo dõi:

1. Dựa trên web dưới dạng webmail, thông qua quyền truy cập email của nhà cung cấp dịch vụ e-mail,
2. Qua chương trình thư như Microsoft Outlook hoặc Thunderbird hoặc
3. Di động, qua máy tính bảng, điện thoại thông minh và các chương trình thư tương ứng

đã lấy.

Hướng dẫn từng bước: Thiết lập địa chỉ email mới

Ví dụ về nhà cung cấp e-mail GMX cho thấy cách thiết lập địa chỉ e-mail mới:

Bước 1	Điều hướng đến www.gmx.net và nhấp vào ô ở đầu trang: "Đăng ký miễn phí."
Bước 2	Trong cửa sổ tiếp theo, bạn sẽ tìm thấy các ưu đãi cho một email mới. Ngoài quyền truy cập miễn phí, được tài trợ bởi quảng cáo, bạn cũng có thể chọn một tài khoản e-mail trả phí.Sau khi bạn đã quyết định một biến thể, bạn kết thúc lựa chọn bằng nút: "Đăng ký ngay."
Bước 3	Bước tiếp theo là kiểm tra địa chỉ email mong muốn. Đối với điều này, chỉ cần chèn kết hợp mong muốn của bạn vào trường miễn phí là đủ. Nhà cung cấp e-mail kiểm tra xem địa chỉ e-mail đã nhập có khả dụng hay không. Nếu địa chỉ được chỉ định ở nơi khác, bạn sẽ nhận được đề xuất cho các địa chỉ email tương tự.
Bước 4	Thông tin cá nhân của người dùng sau đó phải được nhập. Ngoài địa chỉ, thông tin này bao gồm ngày sinh và mật khẩu phải nhập hai lần.
Bước 5	Nếu quên mật khẩu, có thể khôi phục mật khẩu qua SMS. Đối với điều này, cần phải liên kết số điện thoại di động với tài khoản e-mail.
Bước 6	Truy vấn bảo mật sau với chuỗi ký tự được tạo tự động đảm bảo rằng quá trình đăng ký không diễn ra tự động.
Bước 7	Bằng cách nhấp vào nút "Tôi đồng ý. Tạo tài khoản e-mail ngay bây giờ” khách hàng mới đồng ý với cả điều khoản và điều kiện chung của nhà cung cấp cũng như các quy định bảo vệ dữ liệu của nhà cung cấp.
Bước 8	Nhà cung cấp e-mail xác nhận địa chỉ e-mail mới và gửi các cài đặt riêng cho các chương trình thư trong một e-mail riêng. Dữ liệu truy cập cho máy chủ thư đến và máy chủ thư đi được bao gồm. Dữ liệu truy cập khác nhau tùy thuộc vào loại hộp thư. Hầu hết các nhà cung cấp đều cho phép tùy chọn giao thức IMAP hoặc POP3.

Đăng ký một địa chỉ e-mail mong muốn tại gmx.net

Quan trọng: Chỉ định và lưu trữ mật khẩu an toàn

Để có thể gửi hoặc nhận tin nhắn qua địa chỉ e-mail, bạn thường cần có mật khẩu. Quyết định về mật khẩu e-mail mà bạn muốn chỉ định nên được cân nhắc kỹ lưỡng. Trong thủ tục đăng nhập khi mở hộp thư, bạn sẽ được yêu cầu nhập mật khẩu bí mật của mình hai lần và thiết lập mật khẩu theo cách này. Mục kép là để đảm bảo rằng không có lỗi chính tả nào lọt vào.

Điều quan trọng là phải ghi lại mật khẩu cho tài khoản e-mail và lưu trữ vì lý do bảo mật. Điều này rất quan trọng vì mật khẩu là cách duy nhất để truy cập vào email cá nhân.

Giao thức IMAP và POP3 - sự khác biệt là gì?

Sau khi tạo và thiết lập địa chỉ e-mail, bạn sẽ nhận được dữ liệu truy cập cá nhân từ nhà cung cấp e-mail. Chúng được yêu cầu để gửi e-mail đến máy chủ của nhà cung cấp (máy chủ thư đi) và để nhận dữ liệu (máy chủ thư đến).

Sự khác biệt nghiêm trọng nhất giữa giao thức POP (Giao thức Bưu điện) được biết đến từ năm 1996 và giao thức IMAP được giới thiệu vào năm 2003 là bộ nhớ đệm của e-mail. Trong khi giao thức POP tải một email vào máy tính của người nhận và xóa nó khỏi máy chủ, giao thức IMAP cho phép truy cập từ nhiều thiết bị đầu cuối. Trong trường hợp này, e-mail vẫn còn trên máy chủ của nhà cung cấp e-mail.

Giao thức IMAP mang lại giá trị gia tăng rõ ràng, đặc biệt là trong xã hội nối mạng ngày nay. Mặc dù vào cuối thiên niên kỷ, e-mail chỉ được sử dụng từ PC cố định, nhưng ngày nay, dữ liệu và tin nhắn phải có sẵn trên các thiết bị đầu cuối khác nhau.Ngoài PC, người dùng cần e-mail trên điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng hoặc điện thoại di động trên đồng hồ thông minh. Giao thức IMAP đảm bảo khả dụng trên tất cả các thiết bị đầu cuối.

Kiểm tra email bằng giao thức IMAP sẽ thuận tiện và an toàn hơn. Nếu bạn sử dụng một số thiết bị đầu cuối, bạn có tùy chọn gọi các e-mail hiện tại và đã lưu vào bất kỳ lúc nào. Ngoài ra, giao thức IMAP cũng thực hiện tốt hơn về vấn đề bảo vệ dữ liệu. Có thể nói điều này là do trong nhiều trường hợp với giao thức POP lỗi thời, dữ liệu xác thực được truyền đi không rõ ràng. Điều này xảy ra trước khi kết nối SSL được thiết lập. Việc thiếu mã hóa thể hiện rủi ro bảo mật cao cần phải ngăn chặn.

Giao thức IMAP được cấu trúc theo cách tương tự như giao thức POP3. Một lợi thế rõ ràng là máy chủ của nhà cung cấp có thể sử dụng cài đặt để ngăn truyền mật khẩu.Chỉ khi kết nối SSL an toàn được thiết lập thì mật khẩu và e-mail mới được chuyển tiếp. Tóm lại, trong hầu hết các trường hợp, việc thiết lập tài khoản IMAP sẽ hợp lý hơn tài khoản POP đã lỗi thời. Các cấu hình chỉ hơi khác nhau khi thiết lập tài khoản.

Giải thích đơn giản: máy chủ thư đến và máy chủ thư đi cũng như thông tin máy chủ

Nếu bạn thiết lập tài khoản IMAP hoặc POP3, bạn sẽ được hỏi cụ thể về máy chủ thư đến và máy chủ thư đi. Máy chủ thư đến là địa chỉ máy chủ trong trung tâm dữ liệu của nhà cung cấp dịch vụ e-mail của bạn, trên đó chỉ lưu trữ các e-mail đến. Mỗi nhà cung cấp e-mail vận hành máy chủ và địa chỉ máy chủ của riêng mình để phân phối thông tin liên lạc bằng e-mail, điều này phải được kiểm soát bởi chương trình e-mail. Trong hầu hết các trường hợp, máy chủ thư đến bao gồm mã định danh sau từ giao thức truyền tải và mã định danh nhà cung cấp (ví dụ sử dụng Ionos 1&1 của nhà cung cấp):

Địa chỉ máy chủ của máy chủ thư đến: Pop3.ionos.de hoặc imap.ionos

Chỉ e-mail do người dùng gửi mới được lưu trữ và phân phối trong máy chủ thư đi. Sự tách biệt giữa máy chủ thư đến và máy chủ thư đi đảm bảo rằng thư đến và thư đi không bị lẫn lộn hoặc lẫn lộn.

Máy chủ thư đi được vận hành thông qua giao thức SMTP. Trong hầu hết các trường hợp, bạn sẽ nhận được ID sau, ID này cũng bao gồm giao thức truyền tải và ID nhà cung cấp:

Địa chỉ máy chủ của máy chủ thư đi: SMTP.ionos.de

Ngoài tên chính xác của máy chủ thư đến và máy chủ thư đi, thông tin máy chủ cũng rất quan trọng. Nhà cung cấp e-mail của bạn thường gửi thông tin máy chủ cùng với e-mail chào mừng. Bạn cần thông tin máy chủ để báo cho chương trình thư của bạn các tham số chính xác cho máy chủ thư đến và thư đi.Thông tin máy chủ chứa thông tin về các cổng và phương pháp mã hóa. Các chương trình e-mail hiện đại như Microsoft Outlook hoặc Thunderbird tự động xác định các mục nhập cho thông tin máy chủ và máy chủ thư đến và đi khi bạn nhập nhà cung cấp e-mail và địa chỉ e-mail của mình. Kết quả là họ tạo được kết nối chính xác.

Thông tin: Tại sao kết nối SSL lại quan trọng

Không cần phải nói rằng chỉ người nhận mới được đọc e-mail và các tệp đính kèm của chúng. Trên đường vận chuyển của một e-mail, về mặt kỹ thuật, nó có thể được đọc ở các nút khác nhau và nội dung của nó có thể được quét. Ngoài những thứ khác, các hệ thống chính trị độc đoán dựa vào việc giải mã thông tin liên lạc qua e-mail của công dân của họ. SSL (Lớp cổng bảo mật), còn được biết đến với tên mới TLS (Bảo mật lớp vận chuyển), ngăn không cho đọc dữ liệu e-mail. Phương pháp mã hóa đã được thử và kiểm tra và được sử dụng rộng rãi cho các trang web.Có thể dễ dàng nhận ra các trang Internet được mã hóa bằng SSL hoặc TSL. Chúng xuất hiện dưới dạng "https" trong thanh tìm kiếm của cửa sổ trình duyệt.

Những thành phần riêng lẻ e-mail bao gồm

Mỗi email bao gồm hai phần chính:

• Tiêu đề, cũng có thể được mô tả là tiêu đề của email.
• Phần thân chứa nội dung của email.

Thông tin chi tiết khác nhau được lưu trữ trong tiêu đề của e-mail. Nó cung cấp thông tin về người gửi và ngày tạo. Ngoài ra, tiêu đề chứa thông tin kỹ thuật về các trạm truyền khác nhau. Vì những dữ liệu này không quan trọng đối với hầu hết người dùng nên các chương trình thư ẩn chúng trong hầu hết các trường hợp.

Những thành phần riêng lẻ nào bao gồm e-mail - hướng dẫn:

Để hiển thị hoàn toàn tiêu đề trong Microsoft Outlook và để đọc thông tin vận chuyển của e-mail nhận được, hãy tiến hành như sau:

1. Nhấp đúp vào thư để mở thư bên ngoài khung đọc.

2. Nhấp vào TẬP TIN>THUỘC TÍNH.

3. Thông tin tiêu đề được hiển thị trong trường TIÊU ĐỀ INTERNET. Chúng có thể được sao chép vào Microsoft Word hoặc một chương trình văn bản khác bằng cách sử dụng lệnh CTRL + C để xử lý thêm.

   Thuộc tính Microsoft Outlook

Trong Mozilla Thunderbird, màn hình hoạt động dễ dàng hơn. Để thực hiện việc này, hãy nhấn tổ hợp phím Ctrl+U để hiển thị tiêu đề và văn bản nguồn HTML.

Thông tin nào được chứa trong cơ thể

Phần nội dung được phân tách khỏi phần đầu bằng một dòng trống. Nó chứa thông tin thực của e-mail và chỉ có thể chứa các ký tự từ bộ ký tự ASCII 7 bit (Mã tiêu chuẩn Mỹ để trao đổi thông tin). Vì các âm sắc tiếng Đức không được bao gồm trong định dạng này nên chúng phải được khai báo và mã hóa trong phần tiêu đề. Hầu hết các chương trình thư thực hiện mã hóa tự động.

Mọi tin nhắn đều có thể:

• Dưới dạng tin nhắn văn bản thuần túy hoặc
• Đã gửi ở định dạng tin nhắn HTML.

Ưu điểm của văn bản được định dạng bằng HTML là nó dễ đọc hơn. HTML là "Ngôn ngữ đánh dấu siêu văn bản" . Nó được sử dụng cho cả cấu trúc văn bản và lập trình các trang Internet. HTML là ngôn ngữ tiêu chuẩn trên World Wide Web và được coi là cơ sở để lập trình các trang web.

Các thành phần thiết yếu khác của email

Trong hầu hết các trường hợp, thư điện tử cũng chứa chữ ký. Nó là một phần của cơ thể và cung cấp thông tin về người gửi. Địa chỉ hoặc chi tiết liên lạc của người tạo thường được hiển thị trong chữ ký. Hình ảnh và siêu liên kết cũng có thể được kết hợp vào chữ ký e-mail.

Thông tin:

Siêu liên kết là tham chiếu đến một trang web hoặc địa chỉ email khác.

Các nhà cung cấp tư nhân đặt một văn bản tiêu chuẩn trong cái gọi là chân trang thư có chứa quảng cáo hoặc tham chiếu đến dịch vụ miễn phí của họ.

Các tệp đính kèm cũng là một phần của email. Tệp đính kèm email là một tài liệu có phần mở rộng tệp cụ thể cần được mở trong một chương trình riêng. Các hậu tố sau là phổ biến:

• Tệp PDF (Định dạng Tài liệu Di động).
• Một tệp ở định dạng MS Word (docx) hoặc MS Excel (xlsx).
• Một tệp hình ảnh (phần mở rộng tệp jpg.webp, bmp.webp, gif.webp).
• Một tệp video hoặc âm thanh (mov, mp3, mpeg).
• Một tập tin thực thi (exe).

Quan trọng:

Chỉ tin tưởng các tệp thực thi được đính kèm trong các trường hợp đặc biệt. Nếu bạn không biết người gửi, các tệp đính kèm thực thi thường chứa phần mềm độc hại lây nhiễm vào máy tính của bạn mà bạn không hề hay biết. Điều này đặc biệt đúng đối với máy tính cá nhân hoạt động với hệ điều hành Windows.

Việc gửi e-mail, được giải thích cụ thể

Một e-mail có thể được chuyển tiếp qua Internet trong vòng một phần nghìn giây thông qua tài khoản e-mail. Nếu thư được kiểm tra liên tục trước khi đến người nhận, quá trình chuyển thường mất vài giây. Bất kỳ thiết bị đầu cuối nào được kết nối với Internet đều có thể gửi và nhận e-mail nếu có sẵn chương trình e-mail thích hợp.Từ quan điểm kỹ thuật, một e-mail có đường dẫn sau:

• E-mail được soạn và gửi bằng "nút gửi" .
• Tin nhắn được chuyển tiếp đến nhà cung cấp dịch vụ và tài khoản của người gửi thông qua kết nối hiện có (WLAN, LAN, di động). Thao tác này sẽ kiểm tra e-mail và chuyển tiếp nó qua Internet đến nhà cung cấp e-mail của người nhận. Điều này được thực hiện thông qua các nút khác nhau. Do thông lượng dữ liệu của nó, Sàn giao dịch Internet Thương mại của Đức (DE-CIX) là nút lớn nhất trên thế giới với thông lượng dữ liệu hơn 9,1 Tbit/s. Có thể tìm thấy các trung tâm Internet ở hầu hết các thành phố lớn trên thế giới.
• Nhà cung cấp dịch vụ của người nhận e-mail sẽ lưu nó vào hộp thư của người nhận. Nếu bộ lọc thư rác được cài đặt, thư sẽ được quét để tìm quảng cáo hoặc phần mềm độc hại.
• Có thể truy xuất và hiển thị e-mail bằng chương trình e-mail.

Vì toàn bộ quá trình gửi email diễn ra trong thời gian rất ngắn nên người gửi và người nhận có thể giao tiếp gần như trong thời gian thực. Việc nhận và đọc tin nhắn có thể được theo dõi cùng một lúc bằng xác nhận gửi và đọc. Điều này hiệu quả và đảm bảo rằng các thông tin và tệp đính kèm quan trọng có thể được trao đổi ngay lập tức. Nếu người nhận không ở trong phạm vi phủ sóng của máy tính, họ có thể hiển thị tin nhắn đến thông qua chức năng đẩy của hộp thư.

Thông tin:

Chức năng đẩy là dịch vụ trong đó hộp thư đến e-mail được quét để tìm thư mới theo các khoảng thời gian xác định hoặc liên tục. Nếu có tin nhắn mới, chúng sẽ được hiển thị. Ngoài ra, người dùng nhận được thông tin rằng có email mới.

Ứng dụng email nào phù hợp với Android

Các ứng dụng khác nhau mà bạn biết từ Windows được đề xuất cho điện thoại hoặc máy tính bảng Android có hệ điều hành Android. Ví dụ: có thể sử dụng Microsoft Outlook cho Android. Chương trình có các chức năng tương tự trong phiên bản máy tính bảng hoặc điện thoại thông minh như trên Windows. Các ứng dụng cũng nhận được xếp hạng xuất sắc trong Cửa hàng Google Play:

• Thư xanh cũng như
• Thư của tôi.

Blue Mail có giao diện người dùng trực quan và tự động thiết lập tài khoản e-mail từ các nhà cung cấp khác nhau. Ứng dụng sử dụng các chức năng lọc cũng như danh sách việc cần làm và chức năng nhắc nhở. Một thiếu sót là chuyển tiếp tất cả các tin nhắn qua máy chủ của nhà thiết kế ứng dụng. Có một rủi ro về quyền riêng tư ở đây cần được giải quyết trước khi cài đặt ứng dụng.

My Mail còn thuyết phục với giao diện dễ hiểu và thân thiện với người dùng. Ứng dụng này cho phép bạn chạy các tài khoản khác nhau và có một trình duyệt Internet tích hợp có thể được sử dụng để xem các tệp đính kèm email.

Các tài khoản e-mail của tất cả các nhà cung cấp nổi tiếng cũng có thể được mở dưới dạng webmail trong trình duyệt qua Android. Theo mặc định, ứng dụng Gmail của Google được cài đặt làm chương trình thư trên hầu hết các thiết bị chạy hệ điều hành Android. Ứng dụng này cũng có thể được sử dụng để gửi và nhận email. Nó cũng có nhiều tài nguyên tích hợp để tổ chức e-mail trên điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng chạy Android.

Ứng dụng e-mail cho iOS và Mac OS – những lựa chọn thay thế này rất thuyết phục

Các hệ điều hành iOS và Mac OS dành cho iPad, iPhone cũng như MacBook và iMac chứa các chương trình e-mail độc lập được cài đặt sẵn. Chương trình e-mail "Mail" được bao gồm trong Mac OS. Nó gây ấn tượng với trang bị đầy đủ. Việc đồng bộ hóa với máy chủ đám mây riêng của Apple iCloud thể hiện một giá trị gia tăng đáng kể.

Người dùng chỉ sử dụng thiết bị Apple đánh giá cao sự đồng bộ cũng như giao diện gọn gàng, thân thiện và phong cách.Ứng dụng Apple Mail cho iOS cũng được cài đặt sẵn trên iPad và iPhone. Nó cũng gây ấn tượng trên các thiết bị đầu cuối di động với việc thiết lập tài khoản e-mail đơn giản và mức độ thân thiện với người dùng cao.

Microsoft Outlook cũng có thể được cài đặt trên các thiết bị đầu cuối chạy hệ điều hành iOS. Hầu hết các chương trình của Microsoft đều có sẵn trong App Store. Chúng có thể dễ dàng cài đặt và sử dụng. Các ứng dụng kinh doanh có tài khoản Microsoft Exchange nói riêng đảm bảo rằng tất cả thư xuất hiện trên thiết bị di động và cố định mà không bị trễ thời gian, bất kể hệ điều hành nào được sử dụng.

Các ứng dụng e-mail thay thế dành cho iOS mang lại giá trị gia tăng cho người dùng bao gồm các ứng dụng sau:

• Spark và
• Newton.

Spark mang đến cho người dùng lợi thế là các thông báo và e-mail quan trọng nhất thường được hiển thị ở đầu thiết bị của họ.Điều này đặc biệt thú vị đối với các thiết bị nhỏ như iPhone. Ứng dụng tự động tách email khỏi bản tin và có hộp thư đến thông minh.

Ứng dụng Newton chủ yếu dành cho những người dùng quan tâm đến việc có thể đọc tin nhắn của họ một cách đơn giản. Ứng dụng gây ấn tượng với điều hướng menu đơn giản, nhờ đó có thể đọc, chuyển tiếp hoặc gửi tin nhắn trong nháy mắt. Mặc dù có cấu trúc đơn giản nhưng nó có tất cả các chức năng quan trọng dành cho người dùng cá nhân và doanh nhân.

Các công ty đứng sau các nhà cung cấp – những công ty lớn này đang thống trị thị trường

Đằng sau các nhà cung cấp tài khoản e-mail miễn phí hoặc tính phí hầu hết là các công ty quốc gia hoặc toàn cầu. Nhiều nhà cung cấp e-mail cung cấp e-mail miễn phí sử dụng dữ liệu cá nhân thu được cho mục đích quảng cáo. Người ta đã chứng minh rằng các nhà cung cấp nước ngoài quét các e-mail đến để tìm từ khóa và bán dữ liệu ẩn danh đã thu thập được cho các khách hàng quảng cáo.

Với kiến thức này, điều cần thiết là phải hiểu cách các công ty giải quyết vấn đề bảo vệ dữ liệu và quảng cáo trước khi quyết định chọn nhà cung cấp dịch vụ email. Trong nhiều trường hợp, đáng để đầu tư vào một tài khoản e-mail trả phí, giá rẻ. Chi phí bổ sung đảm bảo rằng quảng cáo và tin nhắn rác bị loại trừ và bảo vệ dữ liệu được duy trì theo GDPR.

Một số nhà cung cấp địa chỉ email lớn và công ty mẹ của họ:

Google Mail	Google
Yahoo Mail	Yahoo
1&1 Ionos	United Internet
Web.de	United Internet
GMX	United Internet
Telekom Mail	Deutsche Telekom
Mail.de	Mail.de GmbH Gütersloh
Outlook.de	Microsoft

Thiết lập bộ lọc thư rác và nhận dạng thư rác – bạn nên biết điều đó

Các cuộc điều tra đã xác nhận rằng tỷ lệ cái gọi là thư rác có thể được ước tính là hơn 50%. Thư rác hoặc "rác" thường được sử dụng để mô tả các email hàng loạt có chứa quảng cáo và không được người nhận yêu cầu. Chúng được gửi tự nguyện và có thể làm lộn xộn hộp thư đến e-mail của người nhận.Phải mất rất nhiều thời gian để tách các tin nhắn mong muốn và không mong muốn. Đồng thời, e-mail spam có thể chứa phần mềm độc hại và vi-rút và theo dõi người nhận e-mail cũng như dữ liệu cá nhân của họ.

Cái gọi là "lừa đảo" trong đó email hoặc trang web giả mạo được sử dụng để đánh cắp dữ liệu ngân hàng hoặc dữ liệu cá nhân đã trở thành mối nguy hiểm ngày càng tăng trong nhiều năm. Các băng đảng tội phạm và tin tặc của chính phủ được các quốc gia độc tài hậu thuẫn sử dụng tất cả các kênh để phá hoại bằng các email giả mạo. Bộ lọc thư rác trong chương trình e-mail có thể giúp bạn chặn các e-mail không mong muốn hoặc có khả năng gây nguy hiểm.

Ngoài ra, đối với mỗi người nhận email có tệp đính kèm:

Chỉ mở tệp đính kèm có phần mở rộng tệp .exe, .doc, .pdf và các phần mở rộng tệp khác nếu bạn biết và tin tưởng người gửi. Nếu không, có khả năng một tệp duy nhất sẽ khiến máy tính cá nhân của bạn bị nhiễm vi-rút và phần mềm độc hại.Một cú nhấp chuột cho phép dữ liệu của bạn bị theo dõi mà bạn không hề hay biết.

Mối đe dọa của phần mềm độc hại và tỷ lệ quảng cáo không mong muốn cao có nghĩa là không có cách nào khác ngoài việc sử dụng bộ lọc thư rác, còn được gọi là bộ lọc thư rác. Bộ lọc thư rác hoạt động theo một thuật toán duy nhất và có thể loại bỏ phần lớn các e-mail không mong muốn. Các nhà cung cấp đã tích hợp bộ lọc thư rác vào ưu đãi của họ sẽ phân loại e-mail dựa trên địa chỉ người gửi hoặc các mục nhập trong tiêu đề, trong số những thứ khác. Nếu e-mail chứa các từ, thuật ngữ hoặc cụm từ biểu thị quảng cáo không mong muốn hoặc tệp đính kèm phần mềm độc hại, những thư này sẽ bị gắn cờ hoặc ngay lập tức được chuyển vào thư mục "Thư rác" hoặc "Thư rác" .

Bạn có thể tìm hiểu cách nhận biết thư rác hoặc thư rác trong hộp thư và 7 điểm quan trọng trong bài viết: "E-mail đáng ngờ: Với hướng dẫn 7 bước này, bạn có thể tự bảo vệ mình khỏi phần mềm độc hại và vi rút. "

Danh sách đen và tính toán xác suất

Các nhà cung cấp không chỉ làm việc với các danh sách đen lưu trữ các thuật ngữ không mong muốn mà còn với các tính toán xác suất. Từ các thao tác xóa trước đó của người dùng, hệ thống sẽ tính toán e-mail nào sẽ được chuyển tiếp và e-mail nào sẽ ngay lập tức được chuyển hướng đến thư mục thư rác.

Bạn thường có thể nhận ra thư rác theo các đặc điểm sau:

• Bạn sẽ không được xưng hô một cách cá nhân mà sẽ được xưng hô dưới dạng chung chung.
• Nội dung của tin nhắn chứa các liên kết hoặc hình ảnh có thể nhấp được.
• URL của liên kết dẫn đến máy chủ không xác định. URL sẽ hiển thị ngay khi bạn di chuột qua liên kết mà không cần nhấp vào liên kết đó.
• Chủ đề khó hiểu, chứa lỗi chính tả hoặc yêu cầu bạn đăng nhập vào ngân hàng trực tuyến hoặc khu vực được bảo vệ khác ngay lập tức.
• Dấu ấn hoặc chữ ký email của người gửi bị thiếu.
• Các tệp Zip, Exe, Word hoặc Excel được đính kèm.

Nếu bạn thấy những dấu hiệu này và các dấu hiệu khác, bạn không nên mở e-mail và hủy các liên kết cũng như tệp đính kèm mà không mở chúng. Nếu biết người gửi, bạn nên liên hệ với họ nếu không chắc chắn để máy tính của bạn không bị nhiễm phần mềm độc hại một cách bí mật.

Cách tích hợp bộ lọc thư rác và bộ lọc thư rác trong chương trình mail

Không phải mọi địa chỉ email đều được nhà cung cấp dịch vụ email kiểm tra miễn phí để tìm thư rác hoặc phần mềm độc hại. Theo quy định, các nhà cung cấp cung cấp một cuộc kiểm tra chuyên nghiệp liên tục với một khoản phí hàng tháng. Nếu bạn muốn làm mà không cần kiểm tra ban đầu của nhà cung cấp, bạn có thể sử dụng một chương trình e-mail để kiểm tra e-mail của mình. Điều tương tự cũng áp dụng nếu bạn muốn tối ưu hóa các email được nhà cung cấp kiểm tra bằng tính năng bảo vệ bộ lọc bổ sung.Bộ lọc thư rác có thể được kích hoạt trong hầu hết các chương trình thư mà không cần nỗ lực nhiều. Điều này có thể được sử dụng để chặn thư rác hoặc email lừa đảo không được bộ lọc thư rác của nhà cung cấp dịch vụ email nhận ra. Điều này càng tăng cường bảo mật dữ liệu.

Bật bộ lọc e-mail rác trong Microsoft Outlook – thật dễ dàng

Bộ lọc e-mail rác trong Microsoft Outlook có thể dễ dàng kích hoạt trên thanh menu. Nó nằm trong mục menu "Xóa" và được hiển thị dưới dạng "hình đại diện trong suốt có biển cấm" . Nhấp vào biểu tượng sẽ mở menu cho bộ lọc e-mail rác trong mục phụ "Tùy chọn e-mail rác" . Cường độ lọc sau đó có thể được điều chỉnh.

Cách bật bộ lọc e-mail rác trong Microsoft Outlook.

Sau khi cài đặt, các thư được Outlook xác định là thư rác sẽ tự động được chuyển vào thư mục Thư rác.

Bằng cách kích hoạt hộp kiểm "Cảnh báo về các tên miền đáng ngờ trong địa chỉ e-mail" , một cảnh báo bảo mật sẽ được đưa ra trước khi một liên kết trong e-mail được kích hoạt. Các cài đặt bảo mật này có thể giúp giao tiếp qua email trở nên an toàn và chuyên nghiệp hơn. Mặc dù có các phương pháp lọc nâng cao, thỉnh thoảng vẫn nên kiểm tra thư mục email rác. Điều này là hữu ích vì các thư quan trọng cũng có thể được lọc ra trong một số ít trường hợp.

Bật cài đặt bộ lọc rác trong Thunderbird

Cài đặt bộ lọc rác cũng có thể được thực hiện trong Thunderbird, chương trình thư miễn phí trong trình duyệt Firefox. Thunderbird sử dụng thuật toán thích ứng được bật theo mặc định. Bộ lọc thích ứng, tự học cũng có thể được bật. Anh ta học hỏi từ việc xử lý e-mail trước đó và suy ra thư nào được mong muốn và có thể được phân loại là e-mail spam.

Bạn có thể tìm thấy cài đặt bộ lọc rác trong Thunderbird tại:

• Bổ sung>Cài đặt>Bảo mật trở đi
• Trong tab Rác

để được tùy chỉnh. Khi nhấp vào: "Bật nhật ký rác cho bộ lọc tự học" , bộ lọc thích ứng được bật.

Với Thunderbird, bạn cũng có thể thực hiện cài đặt cho bộ lọc rác.

Không có bộ lọc thư rác trong Windows Mail

Phiên bản hiện tại của Windows Mail, được cung cấp miễn phí với Windows 10 theo tiêu chuẩn, không được cài đặt bộ lọc thư rác riêng. Windows Mail ánh xạ các thư mục hệ thống của nhà cung cấp e-mail 1:1. Nếu một nhà cung cấp, chẳng hạn như GMX hoặc Yahoo, cung cấp chức năng thư rác, thì một thư mục cũng được ánh xạ trong Windows Mail. Chỉ có thể đặt các tùy chọn cho bộ lọc thư rác tích hợp với Microsoft trong Microsoft Outlook.

Các trường "Tới" , "Cc" và "Bcc" - quan trọng đối với giao tiếp của bạn

Bạn chắc chắn sẽ nhận thấy các trường “Tới”, “Cc” và “Bcc” khi bạn xem chương trình thư của mình. Chúng xuất hiện theo mặc định trong tất cả các chương trình thư khi bạn muốn gửi email.

" Các trường To, Cc và Bcc trong chương trình thư của bạn"

Trường "Tới" là trường nhập liệu quan trọng nhất và cần thiết để gửi tin nhắn. Nó là một trình giữ chỗ cho người nhận. Trong trường "Tới" , địa chỉ email người nhận phải được chỉ định bằng cách sử dụng mẫu sau:

local-part=z. Ví dụ: max.muster / domain-part=ví dụ: gmx.de được phân tách bằng dấu @.

Ví dụ: [email protected]

Trong trường "Tới" , nhập những người nhận mà bạn muốn giải quyết bằng e-mail của mình và những người mà bạn mong đợi phản hồi hoặc hành động chẳng hạn. Mỗi e-mail phải chứa Người nhận, nếu không thì không thể gửi e-mail.

Trường "Cc" có nghĩa là "Bản sao carbon" trong tiếng Anh. Trong tiếng Đức, "Cc" có nghĩa là bản sao carbon. Nhập địa chỉ e-mail vào trường Cc và gửi một bản sao của e-mail cho những người nhận khác. Ví dụ, trong môi trường kinh doanh, người ta thường thông báo cho cấp trên hoặc các nhân viên khác theo cách này. E-mail được gửi trực tiếp đến (những) người nhận. Người nhận địa chỉ có thể đọc từ trường Cc mà những người khác cũng đã nhận được tin nhắn. Trong trường Cc, hãy nhập tóm tắt những người nhận mà bạn muốn thông báo về nội dung của e-mail, nhưng bạn không mong đợi bất kỳ phản hồi hoặc hành động nào từ họ.

Từ viết tắt trong trường "Bcc" có nghĩa đen là "Bản sao carbon mù" . Được dịch ra, nó có nghĩa là bản sao carbon vô hình. Trường nhập "Bcc" được sử dụng trong các trường hợp đặc biệt, chẳng hạn như nếu bạn muốn ngăn người nhận thư không biết những người khác cũng đã nhận được e-mail vì những lý do có thể kiểm chứng.

Trường "Bcc" cũng có thể được sử dụng nếu một e-mail được gửi đến một danh sách phân phối có nhiều người nhận. Trong trường hợp này, hãy nhập địa chỉ e-mail của tất cả người nhận vào trường Bcc. Tất cả người nhận đều nhận được email. Đồng thời, họ không thể hiểu những người nào nằm trong danh sách gửi thư và họ cũng không biết địa chỉ e-mail của người nhận là gì. Sau khi mở e-mail, bạn có thể thấy rằng người nhận được đặt thành "Bcc" bằng cách xem khu vực người gửi của thư nếu không có địa chỉ e-mail nào được liệt kê.

Với các trường người nhận khác nhau, bạn cho người nhận biết họ liên quan đến tin nhắn như thế nào và bạn mong đợi phản ứng gì.

Thu hồi email đã gửi – đây là các tùy chọn của bạn

Mọi người đều biết cảm giác của tình huống sau: Bạn viết một e-mail và quên thêm một tệp đính kèm e-mail quan trọng hoặc để “Cc” một liên hệ quan trọng.Vì một e-mail có thể đến tay người nhận trong tích tắc, nên rất khó để nhớ lại các e-mail đã gửi. Để dự án thành công, tốc độ là điều cốt yếu.

Gọi lại email từ Microsoft Outlook

Thu hồi email sẽ cố gắng truy xuất thư đã gửi từ hộp thư đến của người nhận nếu thư chưa được đọc. Vì lý do này, bạn nên thu hồi e-mail gửi nhầm càng sớm càng tốt. Bạn cũng có thể đổi tin nhắn để lấy tin nhắn thay thế.

Trong Microsoft Outlook, khả năng thu hồi thư khả dụng:

• Nếu cả người gửi và người nhận đều có tài khoản email Microsoft 365 hoặc Microsoft Exchange trong cùng một tổ chức.

Để gọi lại một tin nhắn từ Outlook, hãy làm như sau:

Trong ngăn thư mục ở bên trái cửa sổ Outlook, chọn thư mục Mục đã gửi.

Mở tin nhắn bạn muốn thu hồi bằng cách nhấp đúp vào tin nhắn đó.

Trên tab Tin nhắn, chọn Hành động và nhấn nút Gọi lại tin nhắn này.

Gọi lại e-mail từ các nhà cung cấp dịch vụ như GMX, Gmail hoặc Web.de nói chung là không thể. Với dịch vụ e-mail Gmail của nhà cung cấp Google, một thư có thể được đặt ở trạng thái chờ trong 30 giây. Trong thời gian này, bạn có tùy chọn ngắt truyền. Sau 30 giây, e-mail cuối cùng đã được gửi và cũng không thể truy xuất được nữa.

Tóm lại, điều quan trọng là phải kiểm tra mọi email trước khi gửi. Trả lời các câu hỏi sau trước khi gửi thư có thể giúp tránh gửi email không chính xác hoặc không đầy đủ:

• Tôi đã bao gồm tất cả người nhận tin nhắn chưa?
• Các địa chỉ e-mail trong các trường: "Tới" , "Cc" và "Bcc" có được gán chính xác không?
• Email có chủ đề ý nghĩa không?
• Tôi đã thêm tất cả các tệp đính kèm thư có liên quan chưa?
• Tôi đã kiểm tra lỗi chính tả và ký tự cũng như tính đầy đủ chưa?
• Chữ ký email đã được chèn đúng chưa?

Với danh sách kiểm tra này, bạn có thể chắc chắn rằng thư không chính xác hoặc không đầy đủ sẽ không được gửi đi và chỉ những email được chuẩn bị chuyên nghiệp mới đến được người nhận.

Thông tin:

Cài đặt Lịch của các yêu cầu họp trong lịch Outlook và trong tất cả các ứng dụng lịch khác có thể được truy xuất dễ dàng hơn email. Trong Outlook, chỉ cần đánh dấu cuộc hẹn đã đặt trong lịch và tìm mục phụ “Xóa” trong menu.Sau khi nhấn chức năng xóa, tất cả người tham gia đều nhận được thông tin cuộc hẹn đã bị hủy. Khi xóa một yêu cầu họp, bạn nên đưa lý do gọi lại vào văn bản cho những người tham dự để tránh đặt câu hỏi.

Thay thế cho e-mail: danh sách gửi thư và những điều cần chú ý

Danh sách gửi thư về cơ bản là danh sách phân phối e-mail. Nguyên tắc của danh sách gửi thư rất đơn giản, đã được thử và kiểm tra và chủ yếu được sử dụng cho các bản tin.

Trong bước đầu tiên, một bên quan tâm sẽ đăng ký trong danh sách gửi thư. Ví dụ: anh ấy đăng ký nhận bản tin của một công ty có sản phẩm mà anh ấy quan tâm. Sau khi địa chỉ e-mail đã được kiểm tra và thông báo bảo vệ dữ liệu đã được đọc, bên quan tâm sẽ là một phần của danh sách gửi thư. Nếu một bản tin mới được gửi đến, anh ấy sẽ nhận được nó cùng với tất cả các thành viên khác qua e-mail.

Theo quy định, có sự phân biệt giữa:

• Được kiểm duyệt và
• Danh sách gửi thư chưa được kiểm duyệt.

Với danh sách gửi thư được kiểm duyệt, thư sẽ được người kiểm duyệt có trách nhiệm chủ động kiểm tra trước khi thư được chuyển tiếp tới tất cả những người tham gia. Một tiêu chí kiểm tra quan trọng là cái gọi là nghi thức mạng. Nó mô tả các quy tắc cho hành vi giao tiếp xã hội trên Internet. Nếu một tin nhắn chứa những bình luận phân biệt chủng tộc hoặc gây tổn thương hoặc ngôn ngữ thô lỗ, nó sẽ không được chuyển tiếp. Người điều hành cũng kiểm tra nội dung của thư để không có thư rác hoặc thư quảng cáo nào được chuyển tiếp mà không được lọc. Mặt khác, trong trường hợp danh sách gửi thư không được kiểm duyệt, mọi thư được gửi đến tất cả người nhận mà không được kiểm tra.

Danh sách gửi thư thuận tiện và hiệu quả. Vì dữ liệu cá nhân như địa chỉ e-mail cá nhân có thể được truy cập miễn phí trong danh sách e-mail nên mọi danh sách gửi thư phải được kiểm tra theo các quy định của Quy định chung về bảo vệ dữ liệu (GDPR).Dữ liệu cá nhân phải được bảo vệ và không thể truy cập vào mọi lúc và không được truy cập bởi những người không được ủy quyền.

Danh sách gửi thư cũng có thể vô tình được tạo nếu bạn viết ra một số địa chỉ email ở dạng văn bản thuần túy trong trường “Tới” của email. Trong trường hợp này, mỗi người nhận có quyền truy cập vào dữ liệu được gửi. Để tránh điều này, nên sử dụng trường địa chỉ "Bcc" nếu thư phải được gửi đến nhiều người nhận. Quy trình này đảm bảo rằng tất cả người nhận đều nhận được e-mail tuân thủ bảo vệ dữ liệu.

Danh sách gửi thư để sử dụng riêng

Danh sách gửi thư là một phần không thể thiếu trong cuộc sống riêng tư. Nếu bạn muốn giao tiếp với nhiều người cùng lúc qua email, thì email là mẫu số chung thấp nhất. Một tùy chọn khác để liên lạc là các trình nhắn tin như Facebook hoặc WhatsApp. Trong nhiều trường hợp, các nhóm Facebook bị từ chối vì không phải ai cũng muốn trở thành một phần của Facebook vì lý do bảo vệ dữ liệu.Một diễn đàn trực tuyến rất phức tạp và mất nhiều thời gian để thiết lập, vì vậy thoạt nhìn e-mail có vẻ là lựa chọn tốt nhất.
Danh sách phân phối e-mail được kiểm soát thông qua một diễn đàn thông thường chương trình thư có một nhược điểm quan trọng. Không phải mọi người dùng đều biết và tuân thủ các quy tắc giao tiếp và sự hỗn loạn là không thể tránh khỏi. Trong khi một số chỉ trả lời cho một cá nhân, mặc dù họ muốn giải quyết tất cả mọi người, những người dùng khác lại đi theo hướng ngược lại. Bất cứ ai muốn rời khỏi danh sách gửi thư cũng phải đối mặt với thách thức, vì địa chỉ của họ không chỉ được lưu trữ tập trung một lần. Mỗi người tham gia trong nhóm đều có địa chỉ email, đây cũng là một vấn đề từ quan điểm bảo vệ dữ liệu.

Danh sách gửi thư trung tâm là cách thoát khỏi tình trạng khó xử khó chịu này. Đặc biệt là trong

• trường đại học hoặc
• Về giao tiếp ở trường,
• Trong công việc hoặc
• Dành cho sở thích,

Danh sách gửi thư là lựa chọn đầu tiên vì chúng dễ thiết lập.

Có nhiều nhà cung cấp khác nhau trên Internet dễ sử dụng và hiệu quả. Ví dụ: nhà cung cấp danh sách gửi thư miễn phí là Google Groups. Nếu coi trọng việc bảo vệ dữ liệu theo luật của Đức, bạn có thể thiết lập miễn phí danh sách gửi thư với Posteo. Với JPBerlin, bạn có thể đăng ký tối đa năm danh sách gửi thư với giá bảy euro mỗi tháng. Ví dụ, bạn có thể thiết lập máy chủ danh sách của riêng mình với ezmlm. Phần mềm người đưa thư cũng phù hợp để quản lý danh sách gửi thư với quản trị viên và các danh sách phân phối khác nhau.

Tóm tắt các email và việc sử dụng chúng

Ngày nay, việc gửi thông tin và tài liệu qua email là điều phổ biến. Hàng tỷ email được trao đổi chỉ trong vài giây mỗi ngày. Vì lý do này, email được coi là một trong những phương tiện liên lạc quan trọng và hiệu quả nhất.

Để thiết lập địa chỉ email, trước tiên bạn cần một nhà cung cấp quản lý email và tài khoản. Có vô số nhà cung cấp cung cấp các biến thể miễn phí hoặc trả phí của địa chỉ e-mail. Đăng ký với một nhà cung cấp e-mail rất dễ dàng và có thể được thực hiện chỉ trong vài bước. Tài khoản email trả phí có nhiều lợi thế hơn so với phiên bản miễn phí. Bộ lọc thư rác tích hợp, giúp phân loại cẩn thận các e-mail quảng cáo và e-mail có đính kèm các chương trình độc hại và vi-rút, thể hiện một giá trị gia tăng đáng kể. Bộ lọc thư rác giúp làm việc với e-mail dễ dàng hơn và liên lạc an toàn hơn.

Có thể gửi hoặc nhận email trực tiếp từ nhà cung cấp qua webmail. Webmail là một quá trình xử lý e-mail được trình duyệt hỗ trợ mà không cần chương trình thư cục bộ. Các chương trình thư như Thunderbird, Microsoft Outlook, Windows Mail hoặc Apple Mail có rất nhiều lợi thế. Ví dụ: có thể trích dẫn việc lưu trữ thư cá nhân hoặc hợp tác tốt hơn với những người dùng khác trong cấu trúc nhóm.

Trong chương trình thư, người dùng phải quyết định xem mình muốn gửi và nhận thư bằng giao thức POP3 hay IMAP. Giao thức IMAP không lưu trữ dữ liệu cục bộ và đặc biệt được người dùng làm việc với nhiều thiết bị đầu cuối quan tâm. Ngoài ra, nó cung cấp lợi thế về bảo vệ dữ liệu. Tùy thuộc vào giao thức được sử dụng, các thông số kỹ thuật cho máy chủ thư đến, máy chủ thư đi và cấu hình của các địa chỉ máy chủ sẽ khác nhau.

Khi thiết lập địa chỉ email cá nhân, điều cần thiết là chọn một mật khẩu hấp dẫn và an toàn. Khi gửi email, bạn cũng nên đảm bảo có chữ ký. Điều này cho phép người nhận nhận ra người nhận bất cứ lúc nào. Một lời chào và chủ đề cụ thể cũng thuộc về mọi e-mail. Ngoài văn bản của e-mail, các tệp đính kèm như tài liệu, hình ảnh hoặc video có thể được gửi hoặc nhận cùng với tin nhắn.

Các tệp đính kèm trong email không được vượt quá kích thước 5 MB. Khi nhận email có tệp đính kèm, phải kiểm tra xem người gửi có đáng tin cậy hay không. Điều này rất cần thiết vì các tệp đính kèm có thể chứa phần mềm độc hại và vi rút bất kỳ lúc nào lây nhiễm vào máy tính cá nhân mà không được chú ý.

Trước khi quyết định nhà cung cấp e-mail và địa chỉ e-mail cá nhân, điều quan trọng là phải quyết định tất cả các ưu đãi. Trong trường hợp này, bạn sẽ tìm thấy một nhà cung cấp phù hợp với ý tưởng cá nhân và điều kiện chung của bạn. Bất kỳ ai biết các thuật ngữ cơ bản quan trọng nhất về e-mail và có thể kiểm soát các chương trình e-mail đều có thể giao tiếp bằng e-mail một cách chuyên nghiệp.