Các chức năng trường đơn giản hóa công việc hàng ngày của bạn trong Microsoft Word

Sử dụng chuyên nghiệp và hiệu quả các chức năng thủ công trong Word

Microsoft Word càng được sử dụng chuyên nghiệp và chuyên sâu thì yêu cầu đối với chương trình xử lý văn bản càng cao. Với thời gian sử dụng ngày càng cao, hầu hết người dùng Word sử dụng ngày càng nhiều chức năng của phần mềm và biết, ví dụ:

• Cách tạo danh sách với nhiều mục
• Việc hiển thị các chữ cái in hoa trong Word ở đầu dòng ngăn chặn hoặc
• Chèn mục lục và tài liệu tham khảo vào tài liệu.

Mặc dù nhiều bước công việc hàng ngày được thiết kế hiệu quả và được trang bị đầy đủ các công thức hoặc chức năng, nhưng vẫn có những tác vụ khác vẫn được thực hiện theo cách thủ công đối với nhiều người dùng Microsoft Word chuyên nghiệp. Một ví dụ là chèn ngày hiện tại vào một chữ cái, trong nhiều trường hợp, việc này được thực hiện theo cách thủ công. Bạn nên cam kết sử dụng tốt nhất có thể các chức năng của Word để làm việc hiệu quả và theo hướng giải pháp.

Làm thế nào bạn có thể chèn ngày hiệu quả hơn?

Ví dụ: sử dụng tổ hợp phím nổi tiếng "ALT + Shift + D" để tự động nhúng ngày. Một giải pháp thay thế là điều hướng đến tab "CHÈN"" trong khu vực menu "TEXT" (Word 365, 2010 và 2007) hoặc trong menu "CHÈN" (Word 2003, 2002 / XP và 2000). Trong trường hợp này, chức năng "Chèn ngày và giờ" sẽ làm việc cho bạn.

Sử dụng các hàm trường trong Microsoft Word - đây là cách nó hoạt động

Nhiều lệnh được lưu trữ trong tab CHÈN hoặc trong menu CHÈN trong Word phiên bản 2003, 2002 / XP và 2000 được sử dụng để chèn thông tin và dữ liệu cập nhật tự động vào văn bản. "Các chức năng trường" được gọi dưới dạng ngắn gọn của chúng và trong Word là "trường". Các trường có nhiệm vụ chèn các thuộc tính của hệ thống hoặc tài liệu vào một văn bản, các trường này có thể được cập nhật liên tục.

Với quy trình này, bạn không chỉ làm việc hiệu quả hơn với Microsoft Word và tránh được các lỗi điển hình với các mục nhập thủ công. Bạn cũng có tùy chọn làm cho các trường linh hoạt và năng động hơn. Bằng cách này, bạn có thể phản ứng với các thay đổi đối với các tiêu đề tạo nên mục lục.

Cách chèn và chỉnh sửa các hàm trường

Trong Word 365, 2010 và 2007, bạn có thể chèn các hàm trường trên tab "CHÈN" trong khu vực menu "VĂN BẢN", nút "KHỐI NHANH" và lệnh "FIELD".

Trong Word 2003, 2002 / XP và 2000, bạn đến đích thông qua menu "INSERT" và lệnh "FIELD". Trong tất cả các phiên bản Word, một hộp thoại xuất hiện trong đó bạn có thể chọn chức năng trường mong muốn và áp dụng nó vào văn bản của mình.

Ngoài ra, các hàm trường on-board trong Microsoft Word còn có một giá trị bổ sung khác: Word cũng tự động chèn một hàm trường khi các hàm cụ thể được gọi. Điều này xảy ra mà không cần phải được lựa chọn đặc biệt.

thí dụ

Ví dụ: nếu bạn nhấn tổ hợp phím "Alt + Shift + D", ngày hiện tại sẽ xuất hiện ở vị trí con trỏ hiện tại dưới dạng một hàm trường.

Chức năng trường và mục lục

Bạn cũng có tùy chọn thêm mục lục vào tài liệu của mình dựa trên các kiểu »Đầu đề 1« đến »Đầu đề 9«. Điều này hoạt động trong Microsoft Word 365 thông qua tab "TÀI LIỆU THAM KHẢO".

Trong Word 2010 và 2007 sử dụng tab "TÀI LIỆU THAM KHẢO" và nhóm menu "MỤC LỤC" cũng như nút "MỤC LỤC". Trong Word 2003, 2002 / XP và 2000, bạn đến khu vực thích hợp thông qua menu "INSERT" và lệnh "(THAM KHẢO) -INDEX AND DIRECTORIES".

Bạn cũng có muốn số trang tự động xuất hiện ở chân trang không? Trong trường hợp này, Word cũng sử dụng một hàm trường.

Sử dụng các chức năng trường theo cách thủ công - không có vấn đề gì với tổ hợp phím

Ngoài việc chèn các hàm trường theo hướng menu, bạn cũng có thể nhập chúng theo cách thủ công. Để thực hiện việc này, hãy sử dụng tổ hợp phím "CTRL + F9". Với tổ hợp phím này, bạn có thể chèn một hàm trường trống mới. Cặp dấu ngoặc nhọn xuất hiện theo cách này (đừng nhầm với dấu ngoặc nhọn có sẵn AltGr + 7 hoặc AltGr + 0, trông gần như tương đương) sau đó có thể được điền bằng lệnh bạn yêu cầu. Bạn có thể xem các lệnh nào có thể thực hiện được trong dấu ngoặc trong hộp thoại.

Các ví dụ thực tế về việc sử dụng các hàm trường không có sự cố

Sau đây là tổng quan về các chức năng trường quan trọng giúp công việc đặc biệt dễ dàng hơn trong thực tế:

Ngày, Ngày tạo

Với »{Date}«, Word sẽ chèn ngày hệ thống của PC của bạn ở vị trí con trỏ hiện tại. Bạn có thể sử dụng tham số »\ @« để xác định định dạng. Hàm trường »{CreatDate}« chèn ngày tài liệu được tạo và, không giống như »{Date}«, không thay đổi sau đó. Do đó, bạn nên sử dụng »{CreatDate}« trong các mẫu tài liệu trên cơ sở đó bạn tạo các tài liệu mới. Sau đó, ngày tạo được tự động đặt vĩnh viễn trong mỗi tài liệu mới.

Bạn muốn tham chiếu động đến nội dung của "Tiêu đề 1" trong tiêu đề. Tham chiếu phải được tạo tự động mà không phải bắt đầu bằng dấu ngắt phần và dòng tiêu đề mới trong mỗi chương?

Hàm trường »{StyleRef}« cung cấp cách khắc phục: Với »{StyleRef» Heading 1 «\ * MERGEFORMAT}« bạn tham khảo nội dung của văn bản được định dạng bằng style sheet »Heading 1«. Nếu điều này thay đổi, nội dung của tiêu đề sẽ thay đổi trên trang hiện tại. Nếu mẫu định dạng »Tiêu đề 1« được sử dụng nhiều lần trên một trang, thì lần xuất hiện đầu tiên luôn được hiển thị trong tiêu đề. Việc bổ sung »\ * MERGEFORMAT« đảm bảo rằng chỉ văn bản chứ không phải định dạng từ »Tiêu đề 1« được sử dụng. Văn bản đã nhập được định dạng theo kiểu tiêu đề.

Trang, NumPages

Sử dụng chức năng trường »{Trang}« để chèn số trang hiện tại. Hàm trường »{NumPages}« cho biết số trang trong tài liệu. Ví dụ, bạn có thể sử dụng »Seite {Page} của {NumPages}« để tham khảo hiện tại và tổng số trang. Nếu bạn đặt hàm trường (lồng nhau) »{IF {NumPages}» 1 «» Seite {Page} von {NumPages} «» «}« ở chân trang đầu tiên của tài liệu, thông tin số trang chỉ xuất hiện nếu tài liệu dài hơn như một mặt.

Tham khảo

Bạn có cần một ghi chú nhất định hoặc tham chiếu đến một đoạn văn nhiều lần trong tài liệu của mình và chỉ muốn nhập nó một lần? Trong trường hợp này, chỉ cần tham chiếu đến văn bản đã nhập một lần là đủ. Trong trường hợp này, hãy gán dấu trang cho văn bản. Điều này hoạt động trong các phiên bản Word khác nhau như sau:

• Word 365: tab CHÈN - Khu vực menu BÊN TRÁI - cái nút THƯƠNG HIỆU VĂN BẢN

• Word 2010 và 2007: tab CHÈN - Khu vực menu HYPERLINKS - cái nút THƯƠNG HIỆU VĂN BẢN;
• Word 2003, 2002 / XP và 2000: Menu CHÈN - chỉ huy THƯƠNG HIỆU VĂN BẢN.

Với chức năng trường »{Ref NameDerTextmarke}« bạn có thể tham khảo văn bản được đánh dấu bằng dấu trang thường xuyên nếu bạn muốn.

Seq

Bạn có cần một số thứ tự trong tài liệu của mình để xác định các bước công việc, được quản lý tự động nhất có thể không? Vì các số được đặt ở giữa văn bản nên không thể sử dụng cách đánh số tự động? Hàm trường »{Tên đánh số thứ tự}« cung cấp một biện pháp khắc phục. Mỗi khi hàm trường này xảy ra, số nội bộ sẽ tăng thêm một. Văn bản »tên đánh số« có thể được tự do lựa chọn và chỉ phải duy trì sự thống nhất trong việc đánh số. Và nếu bạn không muốn bắt đầu bằng một mà bằng năm, hãy nhập giá trị bắt đầu ở lần xuất hiện đầu tiên của hàm trường bằng cách sử dụng tham số »\ r«: »{Tên đánh số thứ tự \ r 5}«.

Tóm tắt và kết luận:

Microsoft Word có thể giúp bạn với các chức năng trường khác nhau để làm cho công việc hàng ngày của bạn với chương trình xử lý văn bản hiệu quả hơn. Một ví dụ nổi tiếng là nhập ngày hiện tại bằng tổ hợp phím hoặc nút trên tab CHÈN. Các chức năng trường khác giúp bạn nhúng và cập nhật cách đánh số trong văn bản hoặc tạo mục lục một cách chuyên nghiệp.

Tất cả các chức năng của lĩnh vực đều có điểm chung là chúng đơn giản hóa các hoạt động lặp đi lặp lại. Chúng cũng giúp loại bỏ những sai sót bất cẩn xảy ra trong các bước công việc thừa. Việc làm quen với các chức năng trường trên bo mạch của Microsoft Word và sử dụng chúng là điều hợp lý và cần thiết. Quy trình này giúp bạn tiết kiệm thời gian tìm hiểu các văn bản và thư từ, tăng độ tin cậy và có thể tránh sai sót một cách hiệu quả.

Câu hỏi thường gặp

Hàm trường làm gì trong Microsoft Word?

Các trường trong Word có chức năng giữ chỗ. Chúng có thể được sử dụng tự động để chèn ngày hiện tại hoặc số trang vào văn bản. Ngoài ra còn có các hàm có thể được sử dụng cho các tính toán phức tạp.

Làm cách nào để chèn mã trường vào văn bản của tôi?

Có thể chèn mã trường vào văn bản trong Microsoft Word chỉ trong vài bước. Bước đầu tiên là mở tài liệu Word và điều hướng đến điểm trong tài liệu mà hàm sẽ được nhúng. Trong tab CHÈN trong vùng menu TEXT, bạn sẽ tìm thấy tùy chọn để chèn một trường trong mục menu TÌM KIẾM NHANH CHÓNG. Xác định chức năng và chèn nó.

Làm cách nào để chèn ngày hiện tại vào tài liệu Word của tôi một cách hiệu quả?

Cách nhanh nhất và dễ nhất để chèn ngày hiện tại trong Word là sử dụng phím tắt "Alt + Shift + D". Sau khi nhấn các nút, ngày hiện tại sẽ xuất hiện trong văn bản.