Bạn có thể sử dụng chức năng bộ lọc để chỉ hiển thị những tác vụ đáp ứng các tiêu chí nhất định.
Outlook có chức năng lọc cho các tác vụ. Điều này cho phép bạn lọc ra những tác vụ đáp ứng các tiêu chí nhất định từ vô số tác vụ mà bạn đã xác định. Ví dụ: bạn có thể hiển thị tất cả các nhiệm vụ mà bạn đã giao cho một nhân viên cụ thể, có ngày đến hạn cụ thể hoặc có một chủ đề cụ thể.
Thực hiện như sau để lọc:
1. Gọi lệnh "Dạng xem, Dạng xem Hiện tại, Tùy chỉnh Dạng xem Hiện tại" hoặc trong Outlook 2003 "Dạng xem, Sắp xếp Theo, Dạng xem Hiện tại, Tùy chỉnh Dạng xem Hiện tại".
2. Nhấp vào nút "Bộ lọc".
3. Bạn sẽ tìm thấy tất cả các tiêu chí lọc quan trọng trên tab "Nhiệm vụ". Ví dụ: nếu bạn muốn lọc một thuật ngữ trong chủ đề, trong ghi chú hoặc trường văn bản thường dùng trong nhiệm vụ, hãy nhập thuật ngữ đó vào trường "Tìm kiếm" và chọn nơi bạn muốn tìm kiếm trong trường "Trong" .
4. Nếu bạn muốn tìm kiếm trạng thái của nhiệm vụ, hãy chọn mục này trong trường "Trạng thái".
5. Nếu bạn muốn lọc theo ngày đến hạn hoặc thời gian khác, hãy chọn, ví dụ: “Đến hạn” (hoặc thời gian thích hợp) trong trường “Thời gian” và khoảng thời gian trong trường bên cạnh.
6. Nếu bạn đã giao nhiệm vụ cho ai đó qua e-mail, hãy chọn người nhận trong trường "Đã gửi tới".
7. Ngược lại, bạn có thể lọc các nhiệm vụ đã được giao cho bạn qua e-mail bằng cách sử dụng trường "Từ".
8. Nếu bạn muốn, tất nhiên bạn có thể kết hợp một số tiêu chí.
9. Các chức năng bộ lọc mở rộng hơn có thể được tìm thấy trên tab "Nâng cao". Ở đây, bạn có thể, ví dụ, lọc theo danh mục, theo mức độ ưu tiên hoặc bằng cách chỉ định “% hoàn thành”. Để thực hiện việc này, hãy sử dụng nút "Trường" để chọn trường sẽ được lọc và sau đó nhập tiêu chí có liên quan.
10. Đóng hộp thoại bằng "OK".
Bây giờ chỉ các nhiệm vụ đáp ứng các tiêu chí đã nhập mới được hiển thị trong danh sách nhiệm vụ.
Nếu bạn muốn loại bỏ bộ lọc một lần nữa, hãy gọi lệnh "Chế độ xem, (Sắp xếp theo,) Chế độ xem hiện tại, Tùy chỉnh chế độ xem hiện tại" và nhấp vào "Bộ lọc", sau đó nhấp vào "Xóa tất cả" (điều này có nghĩa là: "Xóa cài đặt bộ lọc" ), không phải "xóa tất cả dữ liệu".
Một lưu ý khác: Nếu hộp thoại trong Outlook của bạn không chứa tab "Trình tạo truy vấn", bạn có thể nâng cấp tab này như được mô tả trong các hướng dẫn này.