Phần mềm kế toán cung cấp 7 ưu điểm sau

Phần mềm kế toán cung cấp cho bạn những lợi thế này

Ghi lại thu nhập và chi phí, tính toán lợi nhuận và lập báo cáo tài chính hàng năm cho cơ quan thuế - tất cả những điều này là một phần của sổ sách kế toán. Theo định nghĩa, ghi sổ kế toán hay ghi sổ kế toán có nghĩa là nghĩa vụ của một công ty hoặc doanh nhân là phải ghi lại tất cả các giao dịch kinh doanh của mình. Việc này không chỉ vì lợi ích của cơ quan thuế mà còn vì lợi ích của chính công ty để không bị mất dấu.

Quá trình này có thể được đơn giản hóa rất nhiều với phần mềm kế toán. Rốt cuộc, phần mềm tài chính hiện đại được cấu trúc theo cách có thể đồng bộ hóa các lĩnh vực kế toán khác nhau như kế toán tài chính, quản lý khách hàng và nhà cung cấp, xử lý và lập hóa đơn. Điều này tự động hóa quy trình công việc kế toán và giúp dễ dàng theo dõi tất cả các số liệu quan trọng và những thay đổi kinh tế trong doanh nghiệp.

Nhưng phần mềm kế toán không chỉ hữu ích cho các công ty. Là một nhà kinh doanh duy nhất, người làm nghề tự do hoặc công ty khởi nghiệp nhỏ, bạn cũng có thể hưởng lợi từ một công cụ giúp bạn viết hóa đơn, theo dõi các khoản thanh toán và chi phí đến cũng như tính toán các khoản khấu trừ thuế.

Phần mềm kế toán cung cấp 7 ưu điểm sau

Tính kịp thời về mặt pháp lý

Vì nhiều khu vực pháp lý phải được tính đến khi nói đến kế toán, nên việc theo dõi mọi thứ không phải là điều dễ dàng. Phần mềm kế toán tốt làm được điều này cho bạn, vì nó được nhà cung cấp cập nhật liên tục và cập nhật tình trạng pháp lý mới nhất.

Lưu trữ dữ liệu theo GoBD

Theo "Nguyên tắc quản lý và lưu trữ phù hợp sổ sách, hồ sơ và tài liệu dưới dạng điện tử cũng như để truy cập dữ liệu" (GoBD), các tài liệu nguồn được lưu trữ điện tử, chẳng hạn như hóa đơn hoặc phiếu giao hàng, phải không thay đổi được. Chỉ cần tạo chúng trong Word hoặc Excel và sau đó lưu trữ chúng trên máy tính là không đủ. Về mặt lý thuyết, những tài liệu này có thể được thay đổi lại vào thời điểm sau đó mà không bị ai phát hiện. Phần mềm kế toán tốt cho phép bạn lưu tài liệu theo GoBD và do đó tăng tính bảo mật pháp lý của bạn.

Tránh sai lầm

Vì rất nhiều thứ xảy ra tự động trong các chương trình kế toán, nên có thể tránh được sai sót. Phần mềm thực hiện các phép tính phức tạp, không chỉ thuận tiện mà còn tăng tính bảo mật khi bạn luôn làm việc với các con số chính xác. Ngoài ra còn có các chương trình bên ngoài như Gnumeric có thể được sử dụng để tính toán chính xác. Tuy nhiên, thực tế hơn là xử lý mọi thứ trong một công cụ.

Kết nối với ngân hàng trực tuyến

Các chương trình kế toán hiện đại có thể được liên kết với ngân hàng trực tuyến. Bằng cách này, các khoản thanh toán đến và đi trên tài khoản luôn có thể được xem và ví dụ: có thể gửi lời nhắc trong trường hợp thanh toán trễ chỉ bằng một cú nhấp chuột.

Số hóa biên lai và hóa đơn

Biên lai hoặc hóa đơn không thể bị mất vì chúng được lưu trữ dưới dạng kỹ thuật số. Ngoài ra, nhờ có phần mềm kế toán, việc phân loại thủ công không còn cần thiết nữa.

Cố vấn thuế tiết kiệm

Với một phần mềm kế toán, cố vấn thuế có thể được lưu trong một số trường hợp nhất định. Điều này làm giảm chi phí hàng tháng và đặc biệt hữu ích cho các chủ doanh nghiệp nhỏ.

Tiết kiệm không gian

Sổ sách kế toán trong các công ty có thể lấp đầy hàng trăm thư mục và giá sách. Không gian này có thể được giảm bớt với phần mềm kế toán, vì nhiều quy trình chỉ chạy trên PC.

Đây là cách hoạt động của phần mềm tài chính

Cách thức hoạt động của phần mềm kế toán rất phức tạp. Phần mềm toàn diện bao gồm:

• Kế toán tự động ví dụ, dựa trên việc ấn định tài khoản của các tài liệu và giao dịch cũng như việc xác định thuế và lợi nhuận. Đăng, tạo hóa đơn thặng dư thu nhập (EÜR), tài khoản lãi lỗ (P&L), khai thuế doanh thu ứng trước và báo cáo tài chính hàng năm cũng là một phần của các chức năng.
• Quản lý các khoản thanh toán và biên lai Ví dụ: bằng cách tự động phân loại biên nhận thanh toán, kho lưu trữ biên nhận, thanh toán hóa đơn bằng một cú nhấp chuột hoặc đồng bộ hóa phần mềm kế toán với hộp thư đến email của riêng bạn hoặc đám mây.
• Khả năng tổ chức cho khách hàng của chúng tôi.
• Kết nối với các ngân hàng và các tùy chọn chuyển khoản chẳng hạn bằng thẻ tín dụng hoặc PayPal để thanh toán hóa đơn bằng một cú nhấp chuột.
• Tổng quan về đơn hàngđể luôn biết công ty của bạn đang ở đâu.
• Chương trình lập hóa đơn với vận chuyển từ bên trong ứng dụng để tạo phiếu mua hàng, tín dụng và hóa đơn và chuyển đổi chúng trực tiếp.
• Kết nối với ELSTER, phần mềm khai thuế của cơ quan thuế.
• Cập nhật thường xuyênđảm bảo rằng phần mềm được cập nhật và luật mới được tính đến.

Phần mềm kế toán có sẵn cả dưới dạng giải pháp đám mây và phần mềm cổ điển được phát trên máy tính thông qua CD-ROM. Các giải pháp đám mây thực tế hơn nhiều vì không cần phải mua phần mềm hoặc cài đặt chương trình. Chương trình kế toán có thể được kiểm soát thông qua trình duyệt và cũng có thể truy cập từ mọi nơi, đó là lý do tại sao bạn chỉ cần một máy tính để kiểm soát tất cả tài chính của mình.

3 phần mềm kế toán hàng đầu

1. Lexoffice - kế toán dựa trên web

Lexoffice là kế toán trực tuyến của Lexware, một phần mềm tài chính đã được thành lập trong nhiều năm. Với Lexoffice, người dùng có tùy chọn thực hiện kế toán của họ mà không cần cài đặt bất kỳ phần mềm nào. Cho dù đó là hóa đơn thặng dư thu nhập (EÜR), viết hóa đơn, liên kết với ngân hàng trực tuyến hoặc tổ chức liên hệ với khách hàng của bạn - Lexoffice rất dễ sử dụng và phạm vi chức năng cung cấp cho bạn mọi thứ bạn cần.

Lexoffice cung cấp sổ tiền điện tử cho các doanh nghiệp nhỏ và Lexoffice cũng có thể được sử dụng cho các công ty vừa và nhỏ. Một liên kết với ELSTER cũng được tích hợp, cũng như giao diện DATEV. Nếu bạn có một cố vấn thuế, bạn có thể cấp cho anh ta quyền truy cập đã chọn vào tài khoản Lexoffice của bạn. Lexoffice thậm chí còn cung cấp cho bạn một ứng dụng di động mà bạn luôn có thể theo dõi tình hình tài chính của mình. Lexoffice có sẵn trong ba phiên bản khác nhau, có tính phí, tất cả đều có thể bị hủy hàng tháng:

Thanh toán và Tài chính: Với 7,90 euro mỗi tháng (cộng thêm VAT), có các chức năng cơ bản với quản lý tài liệu, viết phiếu mua hàng và hóa đơn, cũng như ngân hàng trực tuyến và quyền truy cập vào kế toán.

Kế toán và báo cáo: Với 16,90 EUR mỗi tháng (cộng với VAT), bạn cũng có thể tạo EÜR, P&L và tờ khai VAT trước. Bạn cũng có thể sử dụng biến thể này để tạo báo cáo khấu hao và tóm tắt.

Kế toán và tiền lương: Đối với các công ty có nhiều nhân viên, nên sử dụng biến thể rộng rãi cho 26,80 EUR (cộng VAT), với các chức năng này, ngoài các chức năng được đề cập ở trên, bạn cũng có thể tạo bảng sao kê tiền lương và tiền lương, thanh toán cho nhân viên và đăng chi phí nhân sự.

2. SevDesk - phần mềm trực quan với liên kết ELSTER

SevDesk dễ sử dụng và giúp bạn ghi sổ kế toán dễ dàng hơn nhờ khả năng số hóa biên lai và việc tạo phiếu mua hàng và hóa đơn đơn giản. Không cần đăng ký chứng chỉ ELSTER với SevDesk, vì chương trình đã tích hợp liên kết với ELSTER.

Chương trình có nhận dạng văn bản OCR tự động, có nghĩa là tài liệu có thể được tìm kiếm theo các từ khóa cụ thể và do đó được tìm thấy nhanh hơn. Tài khoản quốc tế cũng có thể được tạo và cũng có thể truy cập thông qua ứng dụng. Trong khi một số chương trình giới hạn số lượng đặt trước mỗi năm, SevDesk cho phép không giới hạn số lượng.

Ngoài ra còn có hỗ trợ qua điện thoại và video trợ giúp trong trường hợp bạn không quen thuộc với một số chức năng của chương trình kế toán. Cấu trúc chi phí của SevDesk dựa trên hợp đồng có thời hạn hàng tháng, đăng ký 12 tháng và đăng ký 24 tháng và cũng có ba kích thước gói khác nhau:

Hóa đơn:	Với chức năng cơ bản, hóa đơn có thể được gửi nhanh chóng và dễ dàng. Tính năng gửi thư, truy cập cố vấn thuế, quản lý khách hàng, xuất DATEV, nhắc nhở thanh toán và tạo tín dụng cũng như hủy bỏ được tích hợp. Chi phí là 8,90 euro mỗi tháng trên cơ sở hàng tháng, 7,90 euro mỗi tháng trên cơ sở hàng năm và 6,90 euro mỗi tháng cho hợp đồng hai năm.
Kế toán:	Ngoài các chức năng thanh toán, còn có quản lý tài liệu kỹ thuật số và nhận dạng tài liệu thông minh. Ngoài ra, người dùng có tùy chọn EÜR và P&L cũng như khai thuế VAT trước. Việc lưu giữ sổ quỹ tiền mặt và giao diện với ngân hàng trực tuyến cũng được tích hợp. Các chi phí được chia thành 16,90 euro, 15,90 euro và 13,90 euro mỗi tháng tùy thuộc vào hợp đồng 1, 12 hoặc 24 tháng.
ERP:	Các chức năng này hữu ích cho các công ty muốn xử lý việc quản lý hàng tồn kho, giá nhà cung cấp và khách hàng cũng như thông tin đăng hàng tồn kho thông qua phần mềm kế toán của họ. Cũng có thể chỉ định các bài báo và nhà cung cấp. Các cá nhân tư nhân không cần phạm vi chức năng này. Các chức năng này có giá 45,90 euro, 43 euro hoặc 39,50 euro, tùy theo thời hạn.

3. Reviso - hạch toán theo ba phương án giá

Với chương trình kế toán Reviso, bạn tạo biểu đồ tài khoản, hưởng lợi từ giao diện ELSTER và ghi lại các khoản thanh toán bằng các loại tiền tệ khác nhau. Bạn cũng có thể liên kết ngân hàng trực tuyến của mình, tạo báo cáo kinh doanh toàn diện, tờ khai thuế hoặc theo dõi bảng cân đối của bạn. Các tài liệu có thể được quét dễ dàng và do đó được số hóa. Bạn có thể gửi hóa đơn, lời nhắc, phiếu giao hàng, xác nhận đơn hàng và ưu đãi chỉ với một vài cú nhấp chuột. Quản lý nhà cung cấp và khách hàng giúp bạn theo dõi các khoản nợ phải trả của mình dễ dàng hơn. Đây là cách bạn quản lý chi phí của mình từ sự thoải mái của chính ngôi nhà của bạn.

Một nhược điểm của Reviso so với hai lựa chọn khác đã trình bày là số lượng đặt phòng bị giới hạn trong mỗi lựa chọn trong số ba lựa chọn trả phí. Đây là sự khác biệt duy nhất về giá cả. Các chức năng giống nhau ở tất cả các biến thể, chỉ khác nhau về số lượng đặt chỗ.

Đấu:	Tối đa 1.000 lượt đặt phòng mỗi năm với giá 15 euro mỗi tháng.
Doanh nghiệp nhỏ:	Tối đa 4.000 lượt đặt phòng mỗi năm với giá 29 euro mỗi tháng.
Cao thủ:	Tối đa 10.000 lượt đặt phòng mỗi năm với giá 39 euro mỗi tháng.

Nếu bạn chỉ cần một chức năng cơ bản và muốn xuất hóa đơn, SevDesk hoặc Lexoffice rẻ hơn với các nhà cung cấp khác. Tuy nhiên, nếu bạn muốn hưởng lợi từ nhiều chức năng hơn và đạt được 1.000 lượt đặt chỗ mỗi năm, Reviso có thể nhận được ưu đãi rẻ hơn với một loạt chức năng tương tự.

Cách chọn công cụ phù hợp với bạn

Nếu bạn muốn chọn một phần mềm kế toán, hãy xem xét tình hình cá nhân của bạn. Tùy thuộc vào việc bạn là một cá nhân muốn khai thuế với một chút hỗ trợ hay bạn là người sáng lập một công ty khởi nghiệp và bây giờ phải theo dõi chặt chẽ tài chính của mình, bạn có những yêu cầu hoàn toàn khác nhau về phần mềm tài chính của mình.

Ngoài quy mô của công ty, ngành của bạn cũng có thể ảnh hưởng đến quyết định sử dụng phần mềm kế toán. Các câu lạc bộ có yêu cầu phần mềm khác với các nhà quản lý bất động sản. Có các chương trình kế toán khác nhau cho các nhu cầu khác nhau:

• Với Money Manager EX, bạn có thể theo dõi thu nhập và chi phí, số dư tài khoản cũng như các khoản đầu tư và khoản vay của mình.
• OpenPetra là phần mềm miễn phí để quản lý một hiệp hội hoặc một tổ chức viện trợ.
• Berlussimo tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý các căn nhà cho thuê với các dịch vụ thủ công mỹ nghệ, sửa chữa và các đối tượng thuê khác nhau.
• Công cụ Monex đặc biệt thích hợp cho các hộ gia đình tư nhân và doanh nghiệp nhỏ khi cần quản lý thu nhập và chi phí.
• Các công cụ tài chính Hibiscus, cũng có thể thực hiện ngân hàng tại nhà, cũng như SynTAX và Jameica phù hợp để hỗ trợ kế toán cho các doanh nghiệp nhỏ.
• Tính năng sổ sách kép và tổng quan về ngân hàng trực tuyến hoàn toàn miễn phí với GnuCash.

Mẹo: Là một doanh nhân, bạn có thể khấu trừ chi phí hàng tháng hoặc một lần cho phần mềm kế toán dưới dạng chi phí kinh doanh từ thuế.

3 mẹo cho kế toán kỹ thuật số

1. Số hóa các biên lai giấy tờ của bạn ngay lập tức bằng máy quét và không để một đống giấy tờ phát sinh ngay từ đầu. Điều này giúp bạn tiết kiệm thời gian quý báu và không bị mất dấu vết.
2. Lưu tài liệu ở độ phân giải tốt và ở định dạng tệp khả thi như PDF.
3. Màn hình thứ hai được đặt thẳng đứng (ví dụ: có thể thông qua máy tính bảng) có thể giúp việc hạch toán dễ dàng hơn, vì các tài liệu kỹ thuật số hầu như chỉ nằm thẳng đứng.

Kết luận: phần mềm kế toán tốt sẽ làm được rất nhiều việc cho bạn

Sổ sách kế toán là một phần thiết yếu của một công ty và các cá nhân cũng như các chủ doanh nghiệp nhỏ không thể bỏ qua nó. Cần phải theo dõi các khoản thanh toán và chi phí đến để có thể hành động tiết kiệm. Cơ quan lập pháp cũng quy định rõ cách thức quản lý sổ sách kế toán. Phần mềm kế toán giúp bạn không bị mất dấu và luôn hành động một cách tuân thủ pháp luật.

Có thể tạo báo cáo tài chính hàng năm, EÜR, P&L và các tờ khai thuế GTGT tạm ứng bằng cách sử dụng các chương trình kế toán. Tài khoản doanh nghiệp của riêng bạn và phần mềm ELSTER của văn phòng thuế cũng có thể được liên kết với một chương trình kế toán. Nếu bạn chọn giải pháp đám mây kỹ thuật số, bạn có thể truy cập vào sổ sách kế toán của mình mọi lúc, mọi nơi. Bạn không phải cài đặt bất kỳ phần mềm bổ sung nào và về mặt lý thuyết, bạn có thể thực hiện việc ghi sổ kế toán của mình bằng các chương trình như Lexoffice, SevDesk hoặc Reviso mà không cần cố vấn thuế.

Khi chọn một phần mềm tài chính, điều quan trọng là phải biết bạn làm trong ngành gì, quy mô công ty của bạn như thế nào và yêu cầu kế toán của bạn là gì. Với một vài thủ thuật và phần mềm tốt, công việc này không còn gây khó chịu và hỗn loạn cho bạn nữa mà bạn có thể điều tiết tài chính của mình một cách an toàn hợp pháp và không sợ sai sót.