Phần đính kèm e-mail - bạn cần biết những mẹo này

Cách gửi tệp dưới dạng tệp đính kèm qua email

Mở phần đính kèm của e-mail - đây là cách nó hoạt động

Bạn có thể biết rằng một thư có chứa tệp đính kèm bằng kẹp giấy trong tiêu đề. Trong Microsoft Outlook, hình ảnh kẹp giấy được hiển thị ngay trước tên. Bằng cách nhấp đúp vào e-mail, bạn có thể thấy các tệp đính kèm ở khu vực phía trên. Chúng có thể được mở bằng một cú nhấp đúp khác. Cũng có thể xem trước tệp trong Microsoft Outlook và trong các chương trình e-mail thông thường khác. Ngoài ra, tệp đính kèm có thể được lưu trên ổ cứng trước khi xem.

Để có thể mở phần đính kèm của email, điều cần thiết là phải cài đặt một chương trình có thể hiển thị phần mở rộng tệp cụ thể của phần đính kèm. Ví dụ: nếu bạn muốn mở một tệp docx, bạn cần có phiên bản Microsoft Word mới nhất hoặc một chương trình miễn phí như Open Office hoặc LibreOffice. Nếu bạn mở tệp đính kèm trong phần mềm khác, lỗi định dạng chắc chắn sẽ xảy ra.

Các phần mở rộng tệp phổ biến	Chương trình gốc	Phần mềm thay thế
Docx, doc	Phần mềm soạn thảo văn bản	Open Office, LibreOffice
RTF (Định dạng Văn bản Đa dạng thức)	Microsoft WordPad	Microsoft Word, Open Office
ODT (Định dạng tài liệu mở)	Open Office, LibreOffice	Phần mềm soạn thảo văn bản
Xlsx, XLS	Microsoft Excel	Open Office, LibreOffice
ODS (Định dạng tài liệu mở)	Open Office, LibreOffice	Microsoft Excel
PDF (Định dạng dữ liệu di động)	Adobe PDF Reader	Nhiều trình xử lý văn bản
EXE (Có thể thực thi)	Microsoft Windows
MPG, MPEG, MP4	Các chương trình video các loại
MP3	Chương trình âm nhạc các loại

Tệp đính kèm trong e-mail - cách bạn phân biệt giữa e-mail thật và thư rác

Hãy tưởng tượng bạn nhận được một email được cho là đến từ công ty năng lượng địa phương của bạn. Khi xem xét kỹ hơn, nó có chứa các ký tự lạ và đồng thời là tệp đính kèm với tệp có phần mở rộng tên tệp là GIF.webp (Định dạng trao đổi đồ họa). Câu hỏi chắc chắn được đặt ra: Thư là thư được ủy quyền hay thư rác có đính kèm phần mềm độc hại?

Ngay cả khi email trông kỳ lạ vì định dạng của nó, rất có thể nó không phải là thư rác. Lý do cho sự xuất hiện lạ là chương trình thư của bạn không nhận được thư ở định dạng chính xác. Vì lý do này, email được hiển thị không chính xác và với các ký tự đặc biệt bất thường. Hiện tượng email không chính xác từ những người gửi đáng tin cậy thỉnh thoảng xảy ra:

Nếu chương trình thư của người gửi xử lý dữ liệu không chính xác hoặc
Không có hệ thống Windows nào được sử dụng để gửi.
Đã xảy ra lỗi khi chuyển thư đến hộp thư của bạn.

Trong mọi trường hợp, bạn nên kiểm tra một cách khách quan các e-mail từ những người gửi đáng tin cậy. Nếu người gửi, chủ đề và số khách hàng khớp với dữ liệu cá nhân của bạn, thì email không được chứa mối đe dọa. Tuy nhiên, nếu bạn nhận thấy các liên kết bị hỏng hoặc địa chỉ trả lời bất thường, sẽ an toàn hơn nếu liên hệ với người gửi và thảo luận vấn đề một cách cá nhân.

Tích hợp tệp đính kèm trong email - đây là các tùy chọn của bạn

Nếu bạn gửi e-mail cho người nhận và bạn muốn gửi các tệp, tài liệu hoặc ảnh quan trọng, điều này rất dễ thực hiện. Đầu tiên, soạn thảo văn bản của e-mail, nhập địa chỉ e-mail của người nhận vào trường địa chỉ và chèn một chủ đề. Cuối cùng, bạn sẽ tìm thấy các mục menu trong Microsoft Outlook trong thanh menu bên dưới "Chèn":

Thêm tập tin.
Nối phần tử.

Cả hai mục menu đều chứa các chức năng khác nhau.

Trong mục menu "Đính kèm tệp", bạn có tùy chọn đính kèm tất cả các loại tài liệu có trong ổ cứng của bạn hoặc trong bộ nhớ đám mây. Nếu bạn muốn tích hợp mục lịch hoặc danh thiếp Outlook của mình vào e-mail, bạn có thể thực hiện việc này với mục nhập "Thêm mục". Trước khi gửi, hãy đảm bảo rằng bạn đã chọn đúng tệp. Với một cú nhấp chuột vào "Gửi", người nhận sẽ nhận được tệp đính kèm email ngoài văn bản email của họ.

Trong Thunderbird, bạn có thể gửi tệp đính kèm theo cách tương tự. Mặc dù cấu trúc menu khác với cấu trúc trong Microsoft Outlook, nhưng các tùy chọn đính kèm là tương đương. Bạn cũng có thể chọn một phần đính kèm thư bằng biểu tượng kẹp giấy ở bên phải. Trong bước tiếp theo, bạn có thể gửi e-mail có tệp đính kèm.

Quan trọng:

Nói chung, không bao giờ được gửi e-mail mà không có tin nhắn, ngay cả khi chỉ có phần đính kèm e-mail là quan trọng. Điều này cho thấy là không chuyên nghiệp và không được người nhận đánh giá cao. Đồng thời, một thư không có nội dung hoặc chủ đề có thể được phân loại là thư rác và tạm thời được lưu trữ trong thư mục thư rác. Do biện pháp bảo vệ, thư với các tệp đính kèm quan trọng có thể bị mất.

Đây là cách lưu tệp đính kèm đáng tin cậy trên ổ cứng của bạn

Nếu bạn nhận được một thư có phần đính kèm thư đáng tin cậy, bạn có thể mở nó ngay lập tức trong chương trình đích hoặc lưu tạm thời vào ổ cứng của bạn. Để thực hiện việc này, hãy tiến hành như sau:

Trong Microsoft Outlook, nhấp vào "mũi tên xuống" hiển thị ở bên phải của tệp đính kèm. Một trường mở ra với một số tùy chọn. Chọn tùy chọn "Lưu dưới dạng" và xác định thư mục sẽ lưu tệp đính kèm. Các tùy chọn quan trọng khác là in nhanh tệp hoặc xem trước tệp, điều này cho phép bạn xem nội dung mà không cần mở tệp.
Sau khi lưu trong cấu trúc thư mục cá nhân của bạn, tệp đính kèm sẽ có sẵn để xử lý thêm.

Mẹo:

Nếu bạn không thể xem, mở hoặc lưu tệp đính kèm, điều này có thể do cài đặt bảo vệ dữ liệu không chính xác. Người dùng hệ điều hành Windows 7 nên đặc biệt kiểm tra cài đặt của họ. Những khách hàng sử dụng địa chỉ e-mail Telekom trong Windows 7 đã báo cáo rằng sự cố xảy ra sau khi Telekom chuyển quyền truy cập vào máy chủ e-mail của họ sang kết nối dữ liệu được mã hóa. Trong trường hợp này, cài đặt trong tùy chọn Internet của Windows 7 đã ngăn chặn việc lưu các tệp được mã hóa.

Giải pháp để thay đổi cài đặt bảo vệ dữ liệu nằm trong các tùy chọn Internet của Internet Explorer. Điều này đã được thay thế trong Windows 10 bằng trình duyệt Microsoft Edge.

Thay đổi cài đặt quyền riêng tư trong Internet Explorer

Trong Internet Explorer, bấm vào nút menu (bánh răng), sau đó bấm Tùy chọn Internet.
Trong cửa sổ tiếp theo, chuyển sang tab "Nâng cao" và hủy kích hoạt tùy chọn "Không lưu các trang được mã hóa trên đĩa" trong khu vực Bảo mật. Đóng cửa sổ bằng cách nhấp vào "OK".

Do đó, bạn có thể lưu các tệp đính kèm e-mail của mình mà không gặp bất kỳ sự cố nào. Lỗi này sẽ không xảy ra với người dùng Windows 10 và Microsoft Edge.

Gửi các tệp đính kèm lớn - bạn phải chú ý đến điều này

Bạn có thể sử dụng phần đính kèm e-mail để vận chuyển các tệp có lượng lớn dữ liệu. Nhà cung cấp địa chỉ e-mail của bạn chỉ định giới hạn đối với kích thước được phép của e-mail hoặc một tài liệu đính kèm riêng lẻ. Trong hợp đồng e-mail trả phí, 50 megabyte hoặc tối đa 100 megabyte dữ liệu có thể được gửi. Các nhà cung cấp địa chỉ e-mail miễn phí giới hạn kích thước của tệp đính kèm là 10, 20 hoặc 25 megabyte. Theo quy luật, các thứ tự cường độ được chỉ định là đủ để:

Tệp văn bản,
video nhỏ hoặc
Tệp nhạc

theo cách này từ hộp thư đến hộp thư dưới dạng tệp đính kèm thư.

Về cơ bản, email có tệp đính kèm không nên quá lớn. Điều này chủ yếu là do các lý do kỹ thuật. Kích thước của e-mail quốc tế được đặt tối đa là 5 MB. Điều này có thể hiểu được nếu tính đến việc các e-mail được chương trình mail chia thành các gói 256 KB mỗi gói.

Bộ định tuyến, được kết nối giữa thiết bị cuối và nhà cung cấp, giảm các gói xuống kích thước nhỏ hơn 1,5 KB. Điều này có nghĩa là tệp đính kèm có 10 MB bao gồm hơn 100 gói riêng lẻ. Chúng được gửi riêng và được người nhận đặt cùng nhau theo đúng thứ tự. Các thư điện tử có lượng lớn dữ liệu trong phần đính kèm thư cũng được hệ thống phân loại là thư vi rút hoặc thư rác và chuyển vào thư mục thư rác. Để tránh điều này, các tệp đính kèm của e-mail thường không được lớn hơn 5 MB.

Điều quan trọng nữa là người nhận cũng có khả năng nhận các tệp lớn hơn bằng tài khoản của mình. Nếu không đúng như vậy, email sẽ được trả lại với thông báo lỗi từ nhà cung cấp thông báo cho bạn rằng giới hạn gửi đã bị vượt quá.

Có một số tùy chọn thay thế để gửi các tệp và khối lượng dữ liệu lớn hơn:

Gửi nhiều email có tệp đính kèm không vượt quá giới hạn của nhà cung cấp.
Lưu tệp đính kèm email trong thiết bị lưu trữ đám mây như Dropbox hoặc OneDrive và chỉ gửi liên kết. Sau đó, người nhận có thể tải tệp một cách độc lập.
Nén tệp. Các chương trình như WinZip hoặc WinRAR là lý tưởng cho việc này. Bạn chuyển đổi tệp đính kèm thành tệp ZIP và có thể giảm kích thước từ 50-80%.
Lưu các tệp lớn bằng trình duyệt tệp như transfernow.net và cho phép người nhận truy xuất chúng. Có thể chuyển từ 4 đến 20 gigabyte ở đây.

Lưu ý cho người dùng Gmail:

Nếu kích thước tệp của tệp đính kèm vượt quá 25MB, tài liệu sẽ được cung cấp qua Google Drive. Sau đó, họ có thể được gọi lên thông qua quyền truy cập vào Google Drive. Quy trình này đảm bảo rằng các tệp đính kèm e-mail vượt quá kích thước cho phép cũng được vận chuyển.

Mã hóa thông tin cá nhân trong tệp đính kèm - đây là các tùy chọn của bạn

Bạn có thể mã hóa thông tin hoặc dữ liệu nhạy cảm một cách chuyên nghiệp với Microsoft Outlook. Trước khi dữ liệu của bạn có thể được mã hóa hiệu quả, trước tiên bạn phải đăng ký chứng chỉ mã hóa tương ứng từ Microsoft Trust Center. Mã hóa Outlook được cấu trúc theo kiểu mật mã. Trên thực tế, điều này có nghĩa là cả người gửi và người nhận đều cần chứng chỉ số để sử dụng tùy chọn mã hóa trong Outlook. Chứng chỉ số có thể miễn phí hoặc trả phí. Nó có thể được yêu cầu từ các tổ chức chứng nhận và sau đó phải được gửi trước cho người nhận thông điệp được mã hóa. Với sự hỗ trợ của chứng chỉ kỹ thuật số, chứng chỉ sau có thể giải mã cả phần đính kèm thư và nội dung của e-mail.

Ngoài mã hóa dựa trên phần mềm thông qua ký số, tài liệu có thể được bảo vệ bằng mật khẩu. Ví dụ: nếu bạn tạo tệp Word trong Microsoft Word, bạn có tùy chọn bảo vệ tệp đó bằng mật khẩu bất kỳ lúc nào. Người nhận cần mật khẩu để đọc tệp đã gửi. Bạn cũng có thể sử dụng phương pháp này để bảo vệ tệp khỏi bị truy cập trái phép. Bạn có thể truy cập menu trong Microsoft Word theo:

Tệp> Thông tin> Bảo vệ Tài liệu.