Thiết lập bộ lọc thư rác chuyên nghiệp và loại bỏ thư rác

Với các mẹo và hướng dẫn từng bước

Mọi người đều biết tình huống khi một e-mail từ một người gửi không xác định và vô số e-mail quảng cáo đến hộp thư. Các tin nhắn có nội dung khêu gợi hoặc tội phạm và liên kết đến các trang web đáng ngờ cũng được sẵn sàng gửi đi để gây thiệt hại. Email lừa đảo cũng trở nên phổ biến hơn. Ở đây người gửi cố gắng đánh cắp dữ liệu cá nhân của người dùng thông qua các tin nhắn giả mạo. Tất cả các thư loại này có thể được tóm tắt dưới tiêu đề thư rác hoặc thư rác.

Tại sao việc sử dụng bộ lọc thư rác trong chương trình e-mail lại quan trọng?

Trong bối cảnh âm mưu tội phạm, đánh cắp dữ liệu cũng như vi rút máy tính và các cuộc tấn công của hacker, việc sử dụng bộ lọc thư rác là điều quan trọng và bắt buộc. Điều này cho phép bạn xác định các thông báo nguy hiểm và loại bỏ chúng tốt nhất có thể. Nhưng ngay cả khi email spam không nguy hiểm, chúng có thể gây khó chịu và tràn ngập hộp thư đến của bạn đến nỗi mất nội dung quan trọng.

Bộ lọc thư rác đã được tích hợp trong hầu hết các chương trình e-mail

Người ta ước tính rằng hơn 50% thông tin liên lạc qua email hàng ngày bao gồm các thông điệp như vậy. Các công ty và nhà cung cấp email sử dụng bộ lọc thư rác để tự động lọc ra các thư quảng cáo không mong muốn từ người nhận. Trong hầu hết các trường hợp, cơ chế bộ lọc chuyên nghiệp là một phần của ưu đãi tính phí của nhà cung cấp e-mail, trong khi bộ lọc thư rác đơn giản, miễn phí được tích hợp theo sơ đồ.

Microsoft Outlook hoặc Thunderbird cũng có bộ lọc thư rác nhúng giúp phân loại thư và lọc nội dung cho người dùng. Bạn có thể tìm thấy thông tin an toàn chính thức về email spam và cách đối phó với spam trên trang web của Văn phòng Liên bang về An ninh Thông tin.

Bộ lọc thư rác - nó có nghĩa là gì về mặt kỹ thuật?

Bộ lọc thư rác là một lôgarit có cấu trúc có hệ thống, tự động quét tất cả các thư trong hộp thư đến e-mail và loại bỏ các e-mail không mong muốn. Thư không được yêu cầu bao gồm hàng loạt email, thư chứa phần mềm độc hại và quảng cáo không phân biệt. Hiện tại, các chức năng bộ lọc cũng đã được tích hợp vào các trình duyệt Internet hiện tại. Các bộ lọc trên Internet đảm nhận các chức năng tương tự như bộ lọc thư rác trên e-mail:

• Chúng ngăn chặn việc hiển thị các biểu ngữ quảng cáo trong các miền,
• xóa blogspam khỏi các blog hoặc
• tắt cái gọi là spam liên kết từ wiki.

Wiki là một hệ thống quản lý nội dung đơn giản, trong đó tất cả người dùng có thể thay đổi văn bản. Một dịch vụ nổi tiếng là mạng thông tin Wikipedia. Tóm lại, tất cả các bộ lọc thư rác đều có mục đích được khai báo là vạch mặt và lọc ra các thư không mong muốn hoặc có khả năng nguy hiểm. Để làm điều này, họ sử dụng nhiều phương pháp khác nhau.

Bộ lọc thư rác hoạt động như thế nào? Danh sách đen so với danh sách trắng

Bộ lọc thư rác sử dụng các phương pháp khác nhau để phân cụm các thư đến và lọc chúng một cách hiệu quả. Nguyên tắc danh sách đen và danh sách trắng được phổ biến rộng rãi. Danh sách đen là danh sách do người dùng thiết lập và duy trì trên đó lưu những người gửi e-mail đáng ngờ chỉ bằng một cú nhấp chuột. Tất cả thư từ những người gửi này được chuyển hướng trực tiếp bởi nhà cung cấp hoặc chương trình thư đến thư mục Thư rác Đáng ngờ.

Ngoài danh sách đen cá nhân, các nhà cung cấp dịch vụ email sử dụng danh sách đen công khai và không công khai để lưu trữ những người gửi đã được coi là khét tiếng hoặc đáng ngờ. Đối lập với danh sách đen là cái gọi là danh sách trắng, trên đó địa chỉ người gửi hoặc người gửi được phân loại, có thể không bị loại bỏ trong bất kỳ trường hợp nào. Danh sách trắng có thể dễ dàng được chỉnh sửa trong khu vực được bảo vệ của hộp thư đến e-mail. Tại đây, bạn có thể lựa chọn phân loại các địa chỉ riêng lẻ hoặc toàn bộ địa chỉ miền, chẳng hạn như "@ firma.de", như được bảo mật và sử dụng chúng.

Các tiêu chí khác mà bộ lọc thư rác hoạt động

Ngoài danh sách đen và danh sách trắng, bộ lọc thư rác sử dụng các tiêu chí sau:

• Các từ khóa và từ cụ thể thường được sử dụng trong thư rác trong dòng chủ đề hoặc nội dung văn bản,
• đánh giá chuyên nghiệp về địa chỉ và siêu dữ liệu của người gửi,
• và Trí tuệ nhân tạo (AI) để tự động tách thư rác và thư hợp pháp.

Đặc biệt, việc sử dụng trí tuệ nhân tạo để lọc thư rác ngày càng được đẩy mạnh. Học bộ lọc thư rác để xác định nội dung nào đáng đọc và nội dung nào đại diện cho thư rác dựa trên hành vi sử dụng và xóa của người dùng là hiệu quả và phù hợp.

Đồng thời, AI cần các giá trị thực nghiệm từ hơn 1.000 e-mail để điều chỉnh thuật toán với hành vi của người dùng. Ngược lại, nếu bộ lọc thư rác sử dụng dữ liệu công khai làm cơ sở để đánh giá, điều này có thể dẫn đến việc các thư mong muốn bị loại bỏ nếu phần lớn người dùng phân loại chúng là không quan trọng.

Việc sử dụng bộ lọc thư rác thực sự chỉ có lợi thế

Mọi phương pháp được sử dụng để lọc thư rác bằng cách sử dụng bộ lọc thư rác đều có ưu và nhược điểm. Về cơ bản, việc sử dụng bộ lọc thư rác luôn được đánh giá là tích cực. Trong giai đoạn tìm hiểu và sau đó, người dùng nên mở bộ lọc thư rác của họ định kỳ và kiểm tra sơ bộ các thư đã được lọc ra.

Nếu bạn cũng đánh dấu các email đến hộp thư đến của mình là spam hoặc đánh dấu nhầm các email bị đánh dấu là spam là “không phải spam”, thì bộ lọc spam sẽ “học hỏi” và thậm chí có thể hoạt động chính xác hơn trong tương lai.

Điều này cũng áp dụng khi sử dụng Microsoft Outlook với bộ lọc e-mail rác tích hợp. Tiếp tục kiểm tra thư mục Đáng ngờ là Thư rác đảm bảo rằng bạn không bao giờ bỏ lỡ bất kỳ e-mail quan trọng nào. Trong bước cuối cùng, nội dung của thư mục spam có thể bị xóa vĩnh viễn.

Mẹo: Yêu cầu nhà cung cấp dịch vụ email của bạn thường xuyên gửi cho bạn một báo cáo về những thư nào đã bị đánh dấu là spam và được dịch vụ lọc ra. Sau đó, bạn có cái nhìn tổng quan hơn nữa về hộp thư của mình và tất cả các e-mail đến trên máy chủ.

Cách kích hoạt bộ lọc thư rác với nhà cung cấp e-mail của bạn

Bộ lọc thư rác phổ biến là một phần trong danh mục tiêu chuẩn của hầu hết các công ty và nhà cung cấp e-mail. Nó không cần phải được kích hoạt một cách riêng biệt, nhưng tự động sàng lọc ra những thư rác nặng nhất.

Một số lượng lớn các nhà cung cấp cung cấp các tùy chọn cài đặt trong hộp thư để kích hoạt bộ lọc thư rác và điều chỉnh cường độ lọc.

Các nhà cung cấp e-mail được sử dụng thường xuyên nhất bao gồm GMX và Web.de. Ở đó, bạn có thể tự định cấu hình bộ lọc thư rác:

GMX: Ví dụ: tại nhà cung cấp GMX, bộ lọc thư rác phải được kích hoạt trong cài đặt nâng cao. Trong các tùy chọn, nó cũng có thể được xác định rằng "Danh sách chống thư rác của Nhóm GMC" và "Danh sách chống thư rác toàn cầu" có thể được sử dụng để có thể sử dụng danh sách đen do GMX và các chuyên gia bên ngoài tạo ra.

Web.de: Trong phiên bản miễn phí của mình, nhà cung cấp Web.de cũng đưa ra một thuật toán tự học cũng có thể được kích hoạt để phát hiện thư rác tốt hơn. Điều này được thực hiện trong menu con: "Cài đặt" - "Bảo mật" - "Phát hiện thư rác".

Sắp xếp e-mail thông qua Microsoft Outlook: Bộ lọc thư rác cũng là điều cần thiết ở đây

Các chương trình như Microsoft Outlook dưới dạng ứng dụng phần mềm có bộ lọc e-mail rác tích hợp. Điều này có thể dễ dàng được kích hoạt trong thanh menu của Microsoft Outlook. Nó nằm trong mục menu “Xóa” và được hiển thị dưới dạng “hình đại diện trong suốt với biển báo cấm”.

Sau khi nhấp vào biểu tượng, một menu xuất hiện trong đó mục phụ “Tùy chọn E-Mail Rác” phải được chọn. Sau đó có thể đặt cường độ lọc trong menu ngữ cảnh.

Định cấu hình bộ lọc thư rác trong các phiên bản Microsoft Outlook mới hơn: Đây là cách nó hoạt động trong 7 bước

Trong các phiên bản mới nhất của Outlook, bạn có sẵn một dải băng rộng để thiết lập bộ lọc thư rác của mình. Điều này áp dụng cho các phiên bản của:

• 2019
• 2016
• 2013
• 2010
• Cũng như đối với Outlook trong Microsoft 365

Để thiết lập bộ lọc thư rác của bạn trong các phiên bản Outlook này, hãy tiến hành như sau:

1. Bấm E-mail Rác, sau đó chọn Tùy chọn E-mail Rác.

2. Sau đó, chọn cấp độ bộ lọc thư rác của bạn trong cửa sổ tiếp theo: "Thấp" hoặc "Cao". Kiểm tra trong vài tuần xem biến thể nào tốt hơn cho bạn. Chọn "Cao" nếu vẫn còn quá nhiều thư rác đến hộp thư đến của bạn. Chọn "Thấp" nếu có quá nhiều e-mail mong muốn kết thúc trong thư mục spam. Bạn cũng có thể đặt rằng bạn chỉ nhận e-mail từ người gửi và người nhận an toàn, nhưng bạn phải tạo một danh sách các email này. Mọi thứ không có trong danh sách này đều nằm trong thư mục spam, đó là lý do tại sao biến thể này không phù hợp, chẳng hạn như đối với các doanh nhân thường xuyên nhận được tin nhắn từ khách hàng mới.

3. Trong "Người gửi bị chặn", bạn có thể thấy tất cả các địa chỉ đã bị chặn. Bạn cũng có thể xóa khối bằng cách nhấp vào "Xóa".

4. Đi tới tab “Quốc tế” trong “Tùy chọn e-mail rác” và đánh dấu các miền quốc gia nhất định ngay từ đầu là địa chỉ người gửi phổ biến cho e-mail spam.

5. Nếu, bất chấp bộ lọc thư rác, một e-mail đến hộp thư đến của bạn mà bạn không muốn, bạn có thể đánh dấu trực tiếp nó là "e-mail rác" bằng cách sử dụng ruy-băng Outlook. Bạn cũng có thể chặn người gửi và trong tương lai, bạn sẽ nhận được tất cả e-mail từ người gửi này trực tiếp trong thư mục thư rác.

6. Kiểm tra thư mục thư rác "Rác" của bạn thường xuyên để xem liệu các e-mail quan trọng đã đến đó chưa. Cuối cùng, có thể xảy ra trường hợp bộ lọc thư rác vô tình phân loại các e-mail bình thường là "e-mail rác".

7. Nếu một e-mail vô tình bị đánh dấu là rác, bạn có thể chuyển nó từ thư mục spam vào hộp thư đến và đánh dấu là “không có e-mail rác”. Nhấp vào “Không bao giờ chặn người gửi” để ngăn người gửi bị đưa vào thư mục spam.

Thiết lập bộ lọc thư rác trong Outlook 2007: Đây là cách bạn định cấu hình thư mục "Email Rác"

Để Outlook 2007 phân loại thư rác và chuyển nó vào thư mục "Thư điện tử rác", hãy thiết lập bộ lọc thư rác như sau:

1. Gọi lệnh "Công cụ, Tùy chọn".

2. Trên tab “Cài đặt”, nhấp vào nút “E-Mail rác”.

3. Chọn “Thấp” hoặc “Cao” làm mức bảo vệ. Chúng tôi đã có những trải nghiệm tốt với mức độ bảo vệ cao. Kết hợp với danh sách "Người gửi an toàn" được duy trì tốt, cài đặt này đảm bảo rằng phần lớn rác sẽ nằm trong thư mục spam. Tuy nhiên, sau đó cần phải kiểm tra thư mục "Junk E-Mail" thường xuyên để bạn không vô tình trượt một e-mail quan trọng bị xếp vào loại thư rác.

   

4. Chủ sở hữu Outlook 2007 vẫn có tùy chọn tắt siêu liên kết trong email lừa đảo và nhận cảnh báo về tên miền đáng ngờ. Bạn nên kích hoạt các tùy chọn này trong mọi trường hợp.

5. Cũng có ý nghĩa khi có các e-mail của riêng bạn được đóng dấu điện tử để những thư này được người nhận phân loại là không phải là thư rác (nếu người nhận sử dụng Outlook 2007).

Hai gợi ý khác:

• Tùy chọn “Chỉ người gửi và người nhận an toàn” chỉ có ý nghĩa nếu bạn chỉ muốn nhận e-mail từ một số người gửi được chọn. Điều này không phù hợp với mục đích kinh doanh - trừ khi bạn không muốn có khách hàng mới.
• Bạn chỉ nên sử dụng tùy chọn "Thư được xác định là e-mail rác … xóa vĩnh viễn" kết hợp với mức bảo mật "Thấp". Nhưng ngay cả khi đó bạn cũng có nguy cơ bị vô tình xếp vào loại thư rác và bị xóa ngay lập tức.

Các tùy chọn khác về cách loại bỏ email spam không mong muốn

Mozilla Thunderbird và hầu hết các công ty Internet toàn cầu cũng cung cấp bộ lọc thư rác để lọc ra các thư không mong muốn và người gửi đáng ngờ bằng các phương pháp khác nhau.

Mẹo của chuyên gia: Với chương trình "Spamfighter", bạn có thể loại bỏ tới 99% thư rác trong Microsoft Outlook, Microsoft Exchange và Thunderbird. Nó được phát triển với sự hợp tác của Microsoft. Ngay sau khi các email mới đến, chúng sẽ được phần mềm kiểm tra. Nếu một email spam được phát hiện, nó sẽ tự động được chuyển vào thư mục spam. Việc xóa thủ công của từng người dùng được sử dụng để tối ưu hóa cơ sở dữ liệu của tất cả những người tham gia. Bạn có thể thử nghiệm chương trình trong 30 ngày miễn phí.

Một giải pháp thay thế cho Spamfighter là "Spamihilator" miễn phí, theo tuyên bố riêng của mình, nhận dạng tới 98% tất cả các e-mail spam và tự động di chuyển chúng.

Đây là 10 phần mở rộng miền email spam phổ biến nhất

Các phần mở rộng tên miền phổ biến nhất được sử dụng để phát tán thư rác bao gồm:

1. .công việc
2. .tiền vay
3. .gq
4. .cf
5. .ga
6. .ml
7. .Đứng đầu
8. .nhấp chuột
9. .men
10. .tk

Kết luận về bộ lọc thư rác và ứng dụng của chúng

Hơn 50% tất cả các email được gửi trên toàn thế giới được phân loại là thư rác. Các email quảng cáo đơn giản từ những người gửi không mong muốn cũng xảy ra, cũng như các email lừa đảo.

Hầu hết các bộ lọc thư rác hoạt động với cái gọi là danh sách đen và danh sách trắng, đồng thời sử dụng các thuật toán tự động và trí tuệ nhân tạo để xác định địa chỉ người gửi đáng ngờ hoặc các cụm từ dễ thấy trong dòng chủ đề và nội dung văn bản. Các hệ thống có khả năng học hỏi và theo mặc định kiểm tra hộp thư đến của hầu hết các nhà cung cấp để tìm thư rác.

Trong các phiên bản Outlook mới, bạn có thể lọc các e-mail của mình một cách khá đáng tin cậy và bạn có nhiều tùy chọn cấu hình cho thư mục e-mail rác của mình. Ngay cả trong phiên bản Outlook 2007 cũ hơn, bạn có nhiều tùy chọn và chẳng hạn như có thể hủy kích hoạt các siêu liên kết trong email lừa đảo.

Các bộ lọc thư rác chuyên nghiệp hơn được sử dụng trong các hộp thư trả phí. Ngoài ra, các ứng dụng như Spamfighter hoặc Spamihilator có thể hữu ích để loại trừ các thư không mong muốn trong hộp thư. Theo nguyên tắc chung, điều cần thiết là phải kiểm tra thư mục thư rác thường xuyên để không bỏ lỡ bất kỳ thư quan trọng nào đã vô tình bị phân loại là thư rác. Nếu bạn tiếp tục theo cách này, bạn có thể có hầu hết mọi e-mail spam được bộ lọc spam tự động sắp xếp. Quy trình này giúp tăng tính bảo mật trong giao tiếp dữ liệu và tiết kiệm thời gian quý báu cho người dùng.