Bạn nên biết thông tin này về phần bổ trợ Outlook!
Microsoft Outlook có nhiều chức năng và tính năng theo mặc định. Sau khi cài đặt và nhập khóa cấp phép, người dùng đánh giá cao, trong số những thứ khác, khả năng của chức năng e-mail chuyên nghiệp, các tùy chọn để thay đổi ứng dụng khách và địa chỉ e-mail hoặc sử dụng sổ địa chỉ và chức năng lịch.
Ngoài ra, Outlook và các chương trình chị em của nó là Word, Excel và PowerPoint và Microsoft Office được đánh giá cao về tổng thể vì chúng có thể được nối mạng hiệu quả với nhau. Ngoài khả năng thay đổi cài đặt và tùy chọn riêng lẻ, Outlook còn gây ấn tượng với một loạt các chức năng. Đồng thời, rõ ràng là có những thách thức và nhiệm vụ cá nhân trong môi trường chuyên nghiệp hoặc riêng tư không thể được giải quyết bằng các công cụ tích hợp của Microsoft Outlook. Trong trường hợp này, các phần bổ trợ và mô-đun được sử dụng để cải thiện cụ thể Outlook.
Thông tin:
Phần bổ trợ là các macro hoặc ứng dụng phần mềm được Microsoft chứng nhận và tạo sẵn có chức năng như phần mở rộng trong Office. Chúng mang lại giá trị gia tăng mong muốn và hỗ trợ người dùng xử lý các tác vụ theo cách có mục tiêu hoặc hiệu quả hơn hoặc chuyên nghiệp hóa việc quản lý e-mail.
Theo quan điểm của người dùng, việc tích hợp các phần bổ trợ hữu ích và đã được thử nghiệm vào Outlook là rất hợp lý. Vì hiệu suất của Outlook bị chậm lại với mỗi lần tích hợp bổ trợ, nên cần xem xét cẩn thận trước khi tải xuống xem mô-đun có hữu ích và phù hợp hay không.
Tích hợp phần bổ trợ và mô-đun trong Outlook - đây là những tùy chọn của bạn
Nếu bạn muốn tích hợp một bổ trợ vào Outlook cá nhân của mình, bạn thường có hai tùy chọn:
- Tải xuống phần bổ trợ từ Internet và tích hợp nó vào Outlook sau khi cài đặt.
- Tìm kiếm và cài đặt các phần bổ trợ thông qua mục menu “Phần bổ trợ” trong tab “Bắt đầu”.
Tìm kiếm một bổ trợ trên Internet và tải xuống - bạn nên chú ý đến điều này
Phần bổ trợ có thể hữu ích và giúp người dùng làm việc hiệu quả hơn với Outlook hoặc soạn e-mail nhanh hơn và chuyên nghiệp hơn. Mỗi phần bổ trợ cũng được thiết kế để giao tiếp với các máy chủ hoặc chương trình bên ngoài và để xử lý dữ liệu từ Outlook. Vì lý do này, bằng cách tải bổ trợ, bạn đồng ý với các điều kiện cấp phép và bảo vệ dữ liệu của Outlook và nhà sản xuất bổ trợ.
Một công cụ được sử dụng rộng rãi và khuyến khích, đặc biệt là trong đại dịch coronavirus, là phần mềm hội nghị truyền hình Zoom. Zoom cung cấp cho người dùng tải xuống một phần bổ trợ để lập kế hoạch và bắt đầu các cuộc họp tức thì từ Outlook. Tiện ích bổ sung Outlook từ Zoom cũng hỗ trợ người dùng lập kế hoạch cuộc họp. Để tích hợp một bổ trợ, chẳng hạn như Thu phóng, vào Outlook, hãy tiến hành như sau:
-
Điều hướng đến trang đích mà từ đó bạn có thể tải tiện ích.
-
Sau khi bạn đã tải xuống mô-đun, hãy cài đặt mô-đun đó theo hướng dẫn của nhà sản xuất.
-
Sau khi khởi động lại Outlook, bạn sẽ tìm thấy tiện ích bổ sung Thu phóng mới trong tab “Bắt đầu” và bạn có thể bắt đầu và sử dụng nó riêng lẻ. Ví dụ: bạn có tùy chọn lập kế hoạch một cuộc họp mới và gửi dữ liệu truy cập trực tiếp đến tất cả những người tham gia qua e-mail. Với mục menu “Bắt đầu cuộc họp tức thì”, bạn có thể bắt đầu cuộc họp Thu phóng mới trực tiếp từ Microsoft Outlook.
Việc tải xuống và tích hợp cho tất cả các phần bổ trợ Outlook tương đương với việc cài đặt phần bổ trợ Zoom.
Tìm kiếm và cài đặt các phần bổ trợ thông qua mục menu có cùng tên "Phần bổ trợ" trong Outlook
Bạn cũng có thể chọn và thêm phần bổ trợ trong Outlook từ menu bắt đầu của Outlook. Trong tab “Bắt đầu”, bạn sẽ tìm thấy chức năng tương ứng trong trường lựa chọn “Phần bổ trợ”.
Nếu menu lựa chọn "Tải phần bổ trợ" không được hiển thị trong thanh bắt đầu của bạn, bạn có thể điều hướng đến thanh tìm kiếm và nhập các thông số tìm kiếm vào đó Thêm vào đầu vào. Trong trường hợp này, bạn cũng sẽ thấy menu lựa chọn “Tìm kiếm bổ trợ”, sẽ đưa bạn đến hộp thoại lựa chọn.
Với một cú nhấp chuột vào nút "Tìm kiếm bổ trợ" hoặc "Truy xuất bổ trợ", một cửa sổ lựa chọn sẽ mở ra trong đó bạn có thể tìm thấy các đề xuất cho bổ trợ trong danh sách hoặc tìm kiếm các tiện ích mở rộng hữu ích. Ví dụ: một nhà cung cấp các phần bổ trợ bên ngoài nổi tiếng là công ty Mapilab.
Microsoft phân biệt giữa trong cửa sổ tùy chọn
- Bổ trợ và
- Các đầu nối.
Sự khác biệt giữa phần bổ trợ và trình kết nối là điều dễ hiểu. Tên được gán tùy thuộc vào hướng giao tiếp giữa mô-đun bên ngoài và Outlook. Một phần bổ trợ cho phép Outlook gửi thông tin đến một ứng dụng khác. Ngược lại, một trình kết nối cho phép ứng dụng khác gửi dữ liệu hoặc thông tin đến Outlook.
Ví dụ, các phần bổ trợ nổi tiếng dành cho Outlook là các mô-đun Evernote trong lĩnh vực giao tiếp hoặc Salesforce dưới dạng phần mềm CRM chuyên nghiệp. Dropbox và PayPal cũng có thể được tích hợp vào Outlook dưới dạng phần bổ trợ.
Ví dụ: các trình kết nối được khuyến nghị và phổ biến cho Outlook là ứng dụng Internet được công nhận Mailchimp, được sử dụng để tự động hóa tiếp thị và tiếp thị qua e-mail. Google Analytics nổi tiếng - một mô-đun ghi lại khách truy cập vào các trang Internet và đánh giá thời gian lưu trú của họ - cũng có thể được tích hợp.
Các phần bổ trợ, mô-đun và công cụ hướng đến thực hành hơn nữa để làm việc hiệu quả hơn với Outlook
Với các tham số khởi động được tích hợp trong Windows, Outlook cung cấp các tùy chọn thiết thực cho giao tiếp cá nhân. Ví dụ: bạn có thể chỉ định rằng Outlook bắt đầu một mô-đun cụ thể khác thay vì vùng thư. Theo mặc định, những người dùng làm việc thường xuyên với danh sách liên hệ có thể sử dụng nó trước.
Người dùng nhận được nhiều thư rác có phần mềm độc hại hoặc thường xuyên phải quản lý các tệp đính kèm trong e-mail cũng có thể sử dụng các công cụ bên ngoài. Các chương trình tự động lưu và quản lý tệp đính kèm từ các e-mail đến có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian. Nếu phần đính kèm bị nghi ngờ bị nhiễm vi-rút, phần mềm vi-rút đặc biệt có thể kiểm tra tệp từ hộp thư một cách rõ ràng trước khi nó được mở.
Lưu danh bạ và làm cho mạng Outlook tương thích
Hàng ngàn địa chỉ mới đang được thu thập trong nhiều công ty thông qua tiếp thị và khuyến mãi. Việc xử lý từng địa chỉ bằng tay rất tốn kém và mất thời gian. Một giải pháp thay thế là phần mềm tự động trích xuất địa chỉ từ email. Phần bổ trợ tiếng Đức cung cấp một giá trị gia tăng tương tự ContactMaker, giúp đơn giản hóa việc tạo liên hệ mới từ e-mail. Ví dụ: với một cú nhấp chuột, bạn có thể tạo một liên hệ mới từ chữ ký email hoặc từ dữ liệu trong khay nhớ tạm thời của Windows.
Nếu bạn nhận được quá nhiều e-mail mỗi ngày và cảm thấy bị quấy rầy bởi các thư đến liên tục, bạn có thể sử dụng tiện ích mở rộng Outlook miễn phí "Trình ưu tiên email" chèn. Nó mở rộng phiên bản 2007 của Outlook với nút "Không làm phiền", bạn có thể sử dụng nút này để tạm thời chặn việc nhận email. Bạn có thể đạt được hiệu ứng tương tự với chức năng "Trả lời tự động" được tích hợp trong Outlook.
Các công ty muốn thực hiện mà không có Microsoft Exchange trong mạng vẫn có cơ hội làm việc cùng nhau.
Video hướng dẫn: Cách quản lý, bật và tắt bổ trợ trong Outlook
Chặn các phần bổ trợ hoặc tạm thời ngăn chặn việc thực thi của chúng
Do kích thước riêng lẻ của chúng, các phần bổ trợ có thể trì hoãn đáng kể việc khởi động Outlook hoặc dẫn đến sự cố và các vấn đề về tính toàn vẹn của hệ thống trên các máy tính cũ hơn. Nếu đúng như vậy, bạn phải hành động. Một tùy chọn cần thiết trong trường hợp bắt đầu bị trì hoãn hoặc thông báo lỗi là tạm thời chặn các phần bổ trợ hoặc ngăn chặn việc thực thi chúng.
Việc tắt hoặc xóa có thể được thực hiện trong tùy chọn Outlook bằng cách chuyển sang tab "Tệp" bằng cách nhấp vào dải băng trình đơn.
Kích hoạt hoặc hủy kích hoạt bổ trợ bằng cách nhấp vào nút “Bắt đầu” ở phần dưới của cửa sổ lựa chọn “Quản lý / COM Bổ trợ”.
Trong cửa sổ sau, tất cả các bổ trợ đã cài đặt có thể được kích hoạt hoặc hủy kích hoạt bằng cách nhấp vào hộp kiểm.
Phần bổ trợ và mô-đun: phần mở rộng hữu ích cho Outlook
Microsoft Outlook có một số lượng lớn các chức năng và tùy chọn hướng đến thực hành để hoàn thành công việc một cách chuyên nghiệp và hiệu quả. Mặc dù có rất nhiều chức năng, có những nhiệm vụ và thách thức cụ thể có thể được xử lý tốt hơn hoặc nhanh hơn bằng các chương trình bên ngoài.
Trong trường hợp này, các phần bổ trợ và mô-đun bổ sung các chức năng vào chương trình chính với các phần mở rộng hữu ích là phù hợp và được đề xuất. Phần bổ trợ cải thiện giao tiếp, tích hợp các chương trình bên ngoài trong Outlook hoặc liên kết CRM với Outlook. Sau khi cài đặt Outlook và nhập khóa cấp phép hợp lệ, người dùng có thể cài đặt các phần bổ trợ và mô-đun theo các cách khác nhau:
- Thông qua việc tải xuống bổ trợ bên ngoài và cài đặt. Phần bổ trợ hoặc mô-đun xuất hiện sau khi khởi động lại trong Outlook.
- Bằng cách nhấp vào nút "Tải phần bổ trợ" trong menu bắt đầu của Outlook. Sau đó, bạn có thể cài đặt các phần bổ trợ, mô-đun hoặc trình kết nối phù hợp.
Phần bổ trợ cũng có thể được sử dụng trong các chương trình Microsoft Office khác để bổ sung các chức năng trên bo mạch. Vì mọi phần bổ trợ đều làm chậm quá trình khởi động của Outlook, điều quan trọng là chỉ tải các phần bổ trợ hợp lý và thiết thực, chẳng hạn như từ các đề xuất do Outlook đưa ra. Bất kỳ ai tiến hành theo cách này với tư cách là người dùng sẽ thêm các chức năng cụ thể vào Outlook và sử dụng phần mềm như một trung tâm giao tiếp cá nhân và được nối mạng.
