Những gì Word có thể làm
Microsoft Word là công ty dẫn đầu trong tất cả các vấn đề liên quan đến xử lý văn bản. Là một phần của gói Office, Word đứng đầu trong số các phần mềm phổ biến nhất cùng với Excel và PowerPoint. Nhưng điều gì làm cho Microsoft Word trở nên đặc biệt và làm thế nào bạn có thể sử dụng chương trình viết tốt nhất cho nhu cầu của mình?
Microsoft Word: Chương trình này dùng để làm gì?
Microsoft Word là một phần của bộ Office (gói tiếng Anh cho Office). Chương trình xử lý văn bản thường được bổ sung bằng chương trình bảng tính Excel, phần mềm trình chiếu PowerPoint và thường là chương trình ghi chú OneNote. Một giấy phép cho gói hoàn chỉnh trong chi phí ban đầu khoảng 150 euro.
Phần mềm thay thế cho phần mềm trả phí của Microsoft là các phần mềm miễn phí như OpenOffice hoặc LibreOffice. Tuy nhiên, người dùng phần mềm này thỏa hiệp về khả năng tương thích với chương trình gốc. Kể từ khi Microsoft được thành lập rất lớn và hầu hết mọi người dùng máy tính - từ học sinh đến sinh viên cho đến người về hưu - đã quen với việc xử lý, công ty cho đến nay đã trở thành công ty dẫn đầu thị trường rõ ràng.
Microsoft luôn cập nhật các chương trình của mình với các bản cập nhật thường xuyên: không chỉ về mặt công nghệ mà còn về chức năng. Đã có rất nhiều đổi mới kể từ phiên bản đầu tiên của Word 2000. Word2022-2023 và được đặc trưng, chẳng hạn, bởi tùy chọn bổ sung viết tay mới thông qua màn hình cảm ứng.
Những gì Microsoft Word có thể làm - không chỉ là sản xuất văn bản
Word có thể được sử dụng để thực hiện tất cả các công việc liên quan đến soạn thảo văn bản theo nghĩa rộng nhất. Chương trình được chia thành mười tab được gọi là "Bắt đầu", "Chèn" và "Kiểm tra". Đây là các chức năng Word quan trọng nhất trong số tám tab trung tâm, mở rộng theo chiều ngang phía trên văn bản trên toàn bộ màn hình:
- tập tin: Lưu hoặc in tài liệu Word
- bắt đầu: Tạo văn bản và thay đổi kích thước, màu sắc và kiểu phông chữ
- Chèn: Chèn và định dạng hình ảnh và bảng
- Bản nháp và bố cục: Tinh chỉnh thiết kế
- thẩm quyền giải quyết: Thêm mục lục và chú thích cuối trang
- chương trình phát sóng: Viết các chữ cái nối tiếp
- Đánh dấu: làm việc với chức năng bình luận và chế độ sửa
Đối với mỗi tab, bạn sẽ tìm thấy một ruy-băng menu đã sửa đổi - còn được gọi là thanh công cụ. Nó nằm ở cạnh trên của màn hình ngay bên dưới thanh ngang với các tab và hiển thị rõ ràng cho bạn các chức năng (tính năng) có sẵn.
Chọn một chức năng bằng cách nhấp vào biểu tượng tương ứng. Ví dụ: nếu bạn muốn chèn ảnh, hãy nhấp vào bên dưới “Chèn” trên “Ảnh” và chọn vị trí lưu trữ thích hợp.
Cách bạn có thể sử dụng Word hiệu quả và thuận tiện hơn
Ngay cả những người thường xuyên làm việc với Word cũng thường không quen thuộc với tất cả các chức năng và trợ lý hữu ích. Có rất nhiều tính năng giúp làm việc với Word thậm chí còn thuận tiện hơn bình thường.
Thiết lập khả năng tương thích của các phiên bản Word một cách nhanh chóng và dễ dàngAi không biết chúng: Các vấn đề về Word với các phiên bản khác nhau của chương trình. Ngay sau khi một số người làm việc cùng nhau bằng cách sử dụng các thế hệ Word khác nhau, các vấn đề về khả năng tương thích sẽ phát sinh. Những thứ này hiển thị ở các tính năng khác nhau hoặc dưới dạng các rào cản khi mở. Các tính năng tiêu chuẩn trong các phiên bản trẻ hơn thường không có sẵn trong các phiên bản cũ hơn.
Do đó, đôi khi chúng có thể hoàn toàn không được hiển thị hoặc chỉ không chính xác trong các phiên bản Word cũ hơn. Ngoài ra, những thay đổi từ Word 2003 sang Word 2007 cũng bao gồm thay đổi về loại lưu trữ. Thay vì tệp .doc, Word 2007 trở lên tạo tệp .docx. Thật không may, các tài liệu .doc cũ hơn không thể được hiển thị chính xác với phiên bản Word mới hơn và các chỉnh sửa bị mất. Mặt khác, nếu thiết bị của bạn đang sử dụng phiên bản cũ hơn, thường không thể mở định dạng tệp mới.
Vì những vấn đề này phổ biến hơn, Word cung cấp một số giải pháp. Người dùng Word 2003, 2000 hoặc XP có ứng dụng “Gói Tương thích”, một tùy chọn để mở tệp .docx mới. Nếu bạn định làm việc trên tài liệu với người dùng phiên bản cũ hơn hoặc mới hơn, chúng tôi khuyên bạn nên làm như sau: Luôn lưu tài liệu ở định dạng tệp mà tất cả những người tham gia trong nhóm làm việc có thể dễ dàng chỉnh sửa. Bạn có thể thay đổi định dạng trong "Tệp" và "Lưu dưới dạng" trong menu thả xuống. Nếu bạn chọn “Tài liệu Word 97-2003”, tài liệu tương thích với tất cả các phiên bản cũ hơn.
Tuy nhiên, những thay đổi mà bạn thực hiện từ phiên bản mới hơn thường không thể được hiển thị. Để giới hạn phạm vi chức năng ngay từ đầu chỉ với những gì có sẵn trên tất cả các thế hệ Word, Microsoft đã phát triển chế độ tương thích. Tất cả các tính năng mới sẽ bị vô hiệu hóa. Điều này có nghĩa là tất cả nhân viên - bất kể phiên bản Office mà họ sử dụng - đều có quyền truy cập vào tệp Word, bao gồm bất kỳ bản sửa đổi nào được thực hiện.
Bảo vệ tài liệu - chỉ với vài bước để đến nơi làm việc an toànBạn làm việc trên các tài liệu mật cho mục đích kinh doanh hoặc cá nhân và bạn đang tìm cách để ngăn chặn truy cập trái phép? Bạn lo lắng rằng những tài liệu lớn sẽ bị thất lạc do sơ ý lưu lại? Cái này không cần thiết. Bởi vì Word có các cài đặt mà bạn có thể bảo vệ tài liệu theo cách được nhắm mục tiêu.
Có thể tránh được việc truy cập trái phép và thay đổi bằng các cài đặt thích hợp. Chỉ với một vài bước, bạn có thể gán mật khẩu cho một văn bản, chỉ cho phép truy cập vào những người nhất định hoặc thực hiện các thay đổi cụ thể. Đây là cách tài liệu có thể được bảo vệ một cách đáng tin cậy!
Cá nhân hóa Word - đây là cách bạn thiết kế phần mềm theo sở thích của mìnhNhờ cài đặt Word, không chỉ bàn làm việc trong văn phòng hoặc ở nhà có thể được thiết kế riêng, mà còn có phần mềm xử lý văn bản của bạn. Các chức năng mà bạn cần thường xuyên không phải lúc nào cũng sẵn sàng? Bạn có thể thay đổi điều đó nhanh chóng bằng cách tùy chỉnh Word.
Điều này bao gồm, ví dụ, thay đổi thanh menu ở trên cùng. Ví dụ: bạn có thể hiển thị toàn bộ tiêu đề tài liệu trong một trường bên dưới “Bắt đầu” bằng cách thêm nó làm biểu tượng. Điều này giúp bạn có cái nhìn tổng quan hơn về tệp hiện đang được xử lý. Tương tự đối với các tệp được sử dụng gần đây.
Trong “Bắt đầu”, bạn sẽ luôn tìm thấy mười tệp được sử dụng gần đây nhất. Bạn có thể dễ dàng mở rộng hoặc rút ngắn phần tổng quan này theo sở thích của mình. Tiếng Đức được đặt làm ngôn ngữ mặc định trong Word. Nếu bạn viết bằng tiếng nước ngoài, ngôn ngữ có thể được thay đổi trên toàn cầu hoặc bạn chỉ có thể chuyển sang ngôn ngữ nước ngoài mong muốn cho một phần. Bằng cách này, bạn có thể dễ dàng điều chỉnh Word theo nhu cầu của mình và làm cho việc sử dụng nó trở nên thuận tiện hơn cho chính bạn.
Phần bổ trợ Word - điểm cộng về sự tiện lợi và chức năngMặc dù có nhiều chức năng để thiết kế văn bản và hình ảnh trong Word, nhưng có thể các chức năng có sẵn trong một lĩnh vực là không đủ cho bạn. Các tính năng bổ sung - cái gọi là phần bổ trợ - sẽ giúp bạn đặc biệt nếu bạn đang theo đuổi một lĩnh vực cụ thể mà bạn quan tâm. Những điều này làm cho Word trở nên thân thiện hơn với người dùng và trong hầu hết các trường hợp là miễn phí.
"Add" là tiếng Anh nghĩa là "thêm" và "In" cho biết rằng các chức năng sẽ được thêm vào phần mềm Word hiện có. Điều này cũng tách chúng khỏi các ứng dụng - tức là các ứng dụng mà chúng cũng tải xuống.
Kể từ Word 2013, bạn có thể tìm thấy Phần bổ trợ Word trực tiếp trong tài liệu Word trong phần "Chèn" và "Tải phần bổ trợ". Ngoài chính tả, phần bổ trợ cũng giúp bạn làm cho văn bản hấp dẫn hơn, chẳng hạn như với hình ảnh hoặc biểu tượng cảm xúc - nghĩa là, biểu tượng mặt cười và các hình ảnh khác mà bạn cũng có thể tìm thấy trong các trình nhắn tin như WhatsApp. Ngoài ra, các phần bổ trợ phù hợp giúp chèn các phần bản đồ hoặc dịch toàn bộ đoạn văn bản sang ngôn ngữ yêu thích của trẻ.
Kết luận: Word - chương trình xử lý văn bản mạnh mẽ của Microsoft
Bạn có thể làm được nhiều việc hơn với Microsoft Word ngoài việc chỉ tạo văn bản. Với các thủ thuật phù hợp, bạn có thể điều chỉnh chương trình theo mong muốn và nhu cầu của mình. Họ không chỉ đặc biệt thiết lập khả năng tương thích của các phiên bản Word.
Với các cài đặt phù hợp, tài liệu của bạn cũng có thể được bảo vệ - chống lại việc mất dữ liệu hoặc truy cập trái phép. Nếu bạn muốn cá nhân hóa Word, bạn sẽ tìm thấy những gì bạn đang tìm kiếm với vô số phần bổ trợ Word - các tùy chọn mở rộng thông minh cho phần mềm xử lý văn bản. Chương trình Word thích ứng với mọi hoàn cảnh trong cuộc sống và mọi lĩnh vực hoạt động, cả với chủ nghĩa xã hội và lợi ích cá nhân của riêng bạn.
Câu hỏi thường gặp
Từ là gì
Chương trình xử lý văn bản của Microsoft được gọi là "Word". Nó là một phần của Office Suite - một loạt các ứng dụng dành cho công việc văn phòng. Word cho phép, trong số những thứ khác, tạo văn bản, nhúng hình ảnh và sử dụng chúng để thiết kế các tài liệu như thư, tài liệu phát tay hoặc lời mời.
Bạn sử dụng Word như thế nào?
Word chủ yếu được sử dụng như một chương trình viết. Tuy nhiên, nó có thể được mở rộng với nhiều chức năng và do đó thích ứng với nhu cầu cá nhân của bạn. Bằng cách thiết kế lại dải băng, bạn sẽ tìm thấy chính xác những cài đặt và công cụ mà bạn thích sử dụng và thường sử dụng. Với các tiện ích mở rộng đặc biệt, bạn có thể theo đuổi đam mê của mình - có thể là ngoại ngữ hoặc các bài toán.
